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1、会展企业信息系统的功能架构与实施方案摘要随着经济全球化速度加快，各行业与国际接轨的速度也随之加快，而会展行业更是走在了前沿，承办的会展更加的国际化，层次也不断提高。而在会展行业不断发展的过程中，信息化在会展行业发展中被重点注重。作为正在上升期的产业，会展业务信息化是非常重要的，所以本文就从会展行业存在的信息系统模式和信息化会展、会展信息化管理的模式、会展企业信息系统的功能框架与实施方案进行研究分析，希望能够帮助会展企业提高信息化水平。关键词会展企业；信息化系统；功能构架；实施方案1.信息系统模式和信息化会展会展是一个为各种行业和企业提供展示自己产品机会的行业，是大型的信息集散地，无数的消息在这
2、里被聚集，又以最快的速度传播到世界各地。它为各种企业带来无限商机，同时成为他们的交流平台。会展的举办对举办地来说是双赢的局面，会展企业通过举办一场成功的会展，提高知名度，带来更大的影响力；举办地通过举办会展吸引更多的商家前来,带来更多的投资。同时给举办地周边的酒店、餐饮业、旅游业等带来大量的客源。在这里，任何一个企业都能找到自己所需要的让任何咨询，不管是商品信息还是人才需求，都能在这寻找到，这对举办城市的发展来说是非常重要的，只有不断吸引各企业在城市内举办各种会展，才能以更快的速度推动城市的发展。随着科技的不断创新进步，会展企业的发展也更多的依赖信息化，在原来传统的通过电话、信件以及登门拜访邀
3、请各厂商和观众的基础上，以及电视报刊媒体上宣传等手段，增加了信息化手段，使得复杂的准备工作更加的快捷高效，通过网络手段将会展举办的消息以最快的速度向全国、全世界传播，而且通过网络各商品厂商与客户间的交流更加的方便，各种信息流通更加的畅通，这样还能降低参展方和与会方的交易成本。同时在网络上建立相关的专业网站，将会展信息放到上面，作为对现实会展的一种宣传和辅助，实时报道会展的情况，为来参加会展的参与方寻找潜在的客户，而且还能成为客户与商家交流的平台，维持双方的关系，将服务延伸等。实际上，会展是传播信息的一个平台，信息技术更是以各种方式融入到会展企业中来，例如信息数据的传播，交换和处理，以及企业内部
4、进行信息化管理，让会展企业在工作效率上更快速高，为企业的发展带来各种便利。举办会展的目的大多数是盈利，会展的承办企业在举办的过程中利用信息技术进行会展的管理降低了相关的成本，增大了利益收入，在传统会展的基础上利用信息化，逐渐成为会展的新的功能和手段。2.国内外会展信息化发展的现状2.1国内会展信息化发展的现状现如今，我国各大会展的发展速度是飞速的，每年在全国上下举办的展览会不计其数，利用先进的信息技术与国际接轨，跟上国际发展的步伐。在2003年的时候，我们国家遭受到了非典的袭击，同时国际上发生了伊拉克战争，使得93届广交会受到波及，但是也就是在那一届交易会上，广交会开通了网络洽谈业务的平台，不
5、需要亲自到场，就能够通过网络了解会展的实际情况和参展商的产品，在网络上跟全世界各地的客商进行交易，所以，这届广交会在现场交易量降低，但是网上的交易却补充了这个损失。而且信息化不止是用在与客商的交流沟通和信息的传播上，会展企业还在管理上应用了信息化，各项业务处理都离不开信息化，例如客户信息、会场管理信息、参展商的信息管理等等，都进行了信息化处理。而且随着信息技术的发展，会展企业的信息化管理更加的适合会展行业的独特性。我国基本上所有的会展企业都采用相对应的会展信息管理系统，进行管理会展展览活动。2.2国外会展信息化现状电子商务随着网络技术的发展而快速发展，信息化为国外的商务活动带来新的活力，那就是
6、网上交易，网上交流沟通，自美国本土出现恐怖袭击以后，欧洲大陆上各种恐怖袭击就没有间断过，法国和英国更是成为恐怖袭击的重灾区，至此人们对前往人流密集的地区就带有恐惧的心情，这个时候网络交易成为最好的平台，各企业能够在网络上进行商品的展示，交流信息、洽谈生意，在网上开会。招商、展览等。最近这些年，国外的实体展览越爱越少，他们更多的依赖网上展览，网上的信息交流，网上会展正快速发展。信息化还成功打入会展企业的内部他们最先应用了会展信息管理系统，例如ERP管理系统，以此提升企业的竞争力。3 .会展企业信息系统的功能框架信息化管理处在会展企业各个管理部分，为会展的承办方、参展商和专业观众提供相关的信息，以
7、帮助他们彼此进行交流、信息传递，信息管理系统包含：办公室信息化、现场管理信息化、网上信息化。三者数据互相共享，完全匹配。会展办公室信息化是有现场管理信息和网上信息共同构建的，它是三者之间的核心与基础。如图1所示。3.1会展企业信息化管理平台信息化管理系统主要包含三个模块：客户关系管理，企业资源计划管理系统,协作办公自动化。（1）客户关系管理模块：此模块存储了所有客户的信息，这些客户有已经在交流平台上留存信息的，也有潜在的客户信息，它就是以客户为中心建立起来的人力资源、无形资产等数据资源。它的存在能帮助会展承办方直接就能够找到客户和潜在客户，向他们发出邀请，减少了联系客户的时间，避免造成不必要的
8、浪费，降低成本，在网上开拓了新的交易渠道和市场。并且随时能与客户联系交流，能在网络上对客户进行调查，更改客户的满意值、需求、对商品的价格期望，盈利能力等方面，提升企业的竞争力和管理能力。而此管理模块的功能包含有：客户交流沟通参与的功能，即客户通过网络能够参与到会展的销售、展销等各种营销活动；客户在网上能够进行交易的功能；客户实现功能，即实现分析、支付货款、借贷等功能；对客户的服务功能，即售后服务、访问等各项体现企业的关怀服务的功能。（2）ERP功能模块，即企业资源计划模块，而偏管理应用于各种行业的企业管理中，会展ERP管理系统帮助会展承办方把参展商、客户和企业内部的活动等资源进行整合，形成一个
9、完整的管理链条，并对这条链子上所有资源进行合理地管控。此模块包含：展会管理、参展商管理、展位管理、财务管理、会务管理、现场管理、行政管理等。（3）办公自动化模块，为了满足现代社会企业对办公效率的追求，以及企业对信息处理要求越来越高，办公自动化管理出现。它的目标就是加快办公效率，将办公效率集中处理，并能远距离进行办公，提高对公司资源的利用率等。功能包含：文件管理、合同管理、资料管理、薪酬管理、员工管理等功能。3.2现场管理信息化以会展现场业务为中心展开，包括会场的准备、现场管理、展后服务三个阶段的工作。会场准备的阶段包含有参展商和专业观众的预制卡、批处理联系工具、现场触摸屏参观导览系统等功能。企
10、业会为参展商和观众提供现场服务管理，包含有：参展商登记、资料管理、欠费管理、申请服务管理、展位管理等参展商服务管理；观众服务管理包含观众登记、观众信息收集、制作证卡、统计分析、事件管理、观众抽样调査分析等功能。会展是否举办成功不但表现在收入上，还理应表现在服务质量上，而现场管理是最直接的证明。所以只有不断的提高展会现场管理信息化水平，才能更好的为来参展的众多客商和客户服务。3.3网络信息化在网络上，会展企业能够进行会展的宣传、销售和服务管理、数据收集管理工作等，很大程度上提高了展会的竞争力。它包含展会开始前的宣传准备工作，以及展会其它的服务工作，例如参展商、客户的在线登记、表单下载等网上服务系
11、统。网上交易将会展从现实搬到虚拟空间，打开了更广阔的交流领域。展会是一个邀请八方来客的开放的恶行业，但是竞争却非常激烈，所以展览承办方就必须考虑诸方面的因素，利用现在发达的网络信息技术，提高展览会的综合竞争力，提高对参展商、客户的服务管理质量，为他们提供一个完善的网络信息化交流平台。4 .实施方案建议（1）确定实施目的。会展上实施信息化目的就是为了能够给企业提供全面的、可靠的信息管理平台，帮助企业提高综合竞争力，提高服务水平。（2）利用先进的管理理念。利用信息化管理将企业所用有的各项资源数据进行整合。以为客户服务为中心，构建客户关系管理系统、建立新的ERP管理系统和企业自动化系统模块，帮助企业
12、将客户、参展商、供应商等信息资源优化和整合，使企业资源的利用达到最大化，为企业带来更高的利润价值。（3）统一规划，分步实施。会展企业内部的资料信息非常的庞杂，在企业人员和资金有限的情况下，应该统筹规划，然后分步进行。在企业已有的信息化基础上，为了实现企业管理信息化，分阶段逐步实施。5 .结束语通过对会展信息系统功能框架和实施方案的研究，得出会展行业信息化是企业能够更上一层楼的重要战略方针，只有企业逐步实现信息化，那么企业在竞争力和为客户服务的水平上就会不断提高。参考文献1肖温雅.会展企业信息化管理的探索与实践J.中国商论,2012：76-77.陈云妮,苏莉娟.重庆会展信息化管理对策研究卩.企业技术开发，2014（36）：70-71.3史红伟.会展信息化管理存在的问题与对策分析卩.西部皮革，2016,38（4）：110-110.4王晓.浅谈企业信息化建设与内部控制J.经贸实践,2016(11)：138-139
会展企业信息系统的功能架构与实施方案
