关于进一步加强档案管理的几点意见

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1、档案管理实施细则为加强开发公司档案管理工作，使档案管理更加适应当前各项工作的需要，结合开发公司档案管理暂行办法的要求，制定本实施细则，进一步强调档案管理的几项规定。一、开发公司设两级档案管理体系。二、经理办公室是开发公司档案的业务管理部门，是档案综合管理、利用的责任部门，设档案室负责公司档案的综合保管和开发利用工作。档案室有责任和义务对各部门和项目部档案的归档和管理情况进行监督、检查、指导和支持，提出改进意见，并对兼职档案人员进行业务培训。三、各部门负责人、项目经理对本部门（项目）产生档案的收集、鉴定、整理、移交工作负有领导责任，是专业档案的技术审核人。各部门及项目部设一名兼职档案人员，负责本

2、部门各类档案的收集、整理、鉴定、保管及定期向档案室移交等工作。四、公司各部门员工在取得应归档的文件资料后，应立即移交给本部门兼职档案员保管，由兼职档案员向档案室登记备案，知会各相关领导、部门和项目部。达到归档条件时，由各部门负责人签字认可后向档案室归档。未达到归档条件时，兼职档案员要按照档案管理要求妥善保管，建立借阅登记制度，避免遗失。五、各项目部产生的各类档案资料，由项目部兼职档案员负责收集，知会各相关领导和部门，以及进行分类整理，项目经理签字认可后按专业移交到相关部门，由各部门兼职档案员按照档案要求统一归档。对于变更洽商、工程量核准等涉及费用的相关资料，必须确保完整，作为竣工档案编制和工程

3、结算的依据。六、关于档案范围的确定，凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均应归档。随着档案工作的不断发展，工作中产生的录音、录象、照片、光盘等非纸质档案不断增加。因此，各专（兼）职档案人员要注重各类载体档案的归档，保证开发公司档案门类的齐全、完整，以利于今后各项工作更好地开展。七、公司各部门在取得以下档案资料时，应随时向公司档案室归档，其它档案资料按照档案要求由各部门负责分阶段或定期归档。1、声像档案2、实物档案3、土地出让合同、国有土地使用证、建设用地批准书4、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证5、施工许可证、工程竣工验收备案表6、商品房销售许可证7、房屋所有权证附件：附表

4、一 开发工程档案归档范围和保管期限表附表二 营销类档案归档范围和保管期限表附表三 会计档案归档范围和保管期限表附表四 文书档案归档范围和保管期限表附表五 法律事务档案归档范围和保管期限表附表六 实物档案归档范围和保管期限表附表七 声像档案归档范围和保管期限表附表一开发工程档案归档范围和保管期限表序号归档范围保管期限责任部门一项目招、投标文件永久1招标文件市场部2投标函市场部3法定代表人身份证明书/授权委托书市场部4财务状况/资信证明市场部5开发建设方案市场部6规划方案市场部7中标通知书市场部二建设项目立项、土地、征地、计划任务等方面文件材料永久(一)项目核准相关文件1场地环境评价报告及批复规划

5、部2环境影响评价报告及批复规划部3节能专篇报告及审查意见市场部4项目申请报告市场部5项目核准批复市场部（二）土地出让、土地使用证等相关文件1地价评估报告、委托评估协议市场部2建设项目用地预审意见函市场部3地价水平通知单市场部4地价款交纳情况核实函（发证函）市场部5北京市国有土地使用权出让合同市场部6国有土地使用证（地籍测量成果、土地登记收件单）市场部7建设用地批准书、延期（请示、批准文件）市场部（三）征地安置相关文件1征地批复市场部、项目部2村界钉桩成果项目部3相关文件（地质灾害评估报告、压覆矿床证明、文物调查证明等）项目部4征地公示（村民代表大会决议公示、国土局公示、迁坟公告等）项目部5各类

6、协议（征地补偿、地上物补偿、临时占地、代管等）市场部、项目部6征地结案表市场部、项目部（四）商品房建设计划相关文件1商品房年度投资计划市场部2商品房开发建设计划调整单市场部（五）四源接用批复（临时、正式）市场部（六）统计年报市场部三建设项目规划设计阶段发生的各类档案材料永久1设计任务书规划部2规划意见书规划部3北京市勘察设计招投标有关文件规划部4审定设计方案通知书（方案复函）及附图规划部5建设用地钉桩通知单规划部6建设用地钉桩成果通知书规划部7建设用地规划许可证及图规划部8建设工程规划许可证及图规划部9建设工程规划验线合格通知书及测量成果规划部10六图二书（现状分析图、总平面规划图、总平面竖向

7、设计图、管网综合规划图、道路设计图、绿地规划图、详细规划总说明书、环境影响报告书）规划部11人防规划登记表规划部12人防审核意见及附图规划部13建筑消防设计防火审核意见书规划部14绿化补偿费审核意见书及附图规划部15交通规划设计审核意见函规划部16北京市建筑工程勘察成果文件审查报告规划部17岩土工程勘察报告规划部18建筑工程施工图设计文件审查报告及通知书规划部19申请安装门牌、楼牌审批表规划部20建设工程规划验收合格通知书及竣工测量报告规划部四建设项目施工方面文件材料永久（一）开工手续1建设工程施工许可证（正、副本）工程部2工程质量监督注册登记表(监督站）工程部（二）施工技术文件（设计变更、洽

8、商、分步分项验收记录等）工程部（三）竣工验收文件工程部1室内环境质量检验报告项目部2水质检验报告项目部3建设工程消防验收意见书项目部4北京市人防工程认可文件项目部5人防备案表项目部6建设工程档案预验收意见书工程部7北京市房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表项目部8工程竣工总结项目部9工程竣工照片规划、工程、项目部（四）竣工图工程部（五）监理文件1监理规划（监理公司）工程部2监理实施细则（监理公司）工程部3单位工程质量评估报告（监理公司）工程部4监理工作总结（监理公司）工程部5单位工程竣工移交书（监理公司、开发公司）工程部（六）市政工程（红线内、外）文件1大市政会议纪要及大市政管网综合图

9、工程部2自来水工程工程部施工委托书工程部咨询方案、设计方案工程部给水规划审批表、审批图工程部新建小区及高层图纸给水审批表工程部自来水计费协议、自来水缴费协议工程部自来水过户申请单工程部3雨污水工程工程部排水方案工程部4燃气工程工程部施工委托书工程部咨询方案、设计方案工程部报装手续工程部站点移交过户手续工程部燃气带气勾头协议（成本类合同）工程部燃气供用气合同工程部5热力工程（市政热力）工程部施工委托书（站点及一次线）工程部供热方案工程部供热营销协议工程部移交过户手续工程部6电力工程（正式）工程部高压供电方案工程部电力工程承发包合同工程部低压供电方案工程部配电室及低压电缆工程审图会议纪要工程部供电

10、营销协议（住宅）或高压供电合同（高压自管配电室）工程部产权移交协议工程部7电力工程（临时）工程部高压供电方案（施工电）工程部施工电营销协议工程部8电信合作协议工程部9路灯工程（交路灯处）工程部路灯维护费协议工程部路灯供电方案工程部10中水工程工程部咨询、设计方案工程部中水建设协议工程部11建设工程规划许可证（市政工程）工程部12建设工程施工许可证（市政工程）工程部13市政工程施工技术资料工程部14竣工验收手续及竣工图（红线内、外，各专业及管线综合）工程部五预、决算方面文件材料永久（一）施工招投标资料1招标资料（含资格预审、评标、中标资料及各项手续等）工程部2工程标底（含钢筋用量表）合约部3中标

11、单位投标文件（商务标、技术标）合约、工程（二）各类经济合同、协议合约部（三）各类工程预、决算文件合约部六其他需要归档保存的文件材料及图纸相关部门附表二营销类档案归档范围和保管期限表序号归档范围保管期限责任部门一商品房销售合同1北京市商品房买卖合同永久营销策划部2商品房结算款单永久营销策划部3经营、销售收款单永久营销策划部4购房人身份证及户口本复印件永久营销策划部5资金证明永久营销策划部6入住通知书存根永久营销策划部7合同申请及成交确认表永久营销策划部8预售登记备案表永久营销策划部9退购房款支付凭证永久营销策划部10抵帐申请、批复永久营销策划部11折扣申请、批示永久营销策划部二北京市商品房销售许

12、可证永久营销策划部三房屋所有权证永久营销策划部四其他需要保存的文件材料营销策划部附表三会计档案归档范围和保管期限表序号档案名称保管期限责任部门备注一会计凭证类1原始凭证15年财务资产部2记帐凭证15年财务资产部3汇总凭证15年财务资产部二会计帐簿类1总帐15年财务资产部包括日记总帐2明细帐15年财务资产部3日记帐15年财务资产部现金和银行存款日记帐保管5年4固定资产卡片15年财务资产部固定资产报废清理后保管5年5辅助帐簿15年财务资产部三财务报表类1月、季度财务报表3年财务资产部包括文字分析2年度财务报表(决算)永久财务资产部包括文字分析四其他类1会计移交清册15年财务资产部2会计档案保管清册

13、永久财务资产部3会计档案销毁清册永久财务资产部4银行余额调节表15年财务资产部5银行对帐单15年财务资产部6年度审计报告15年财务资产部7所得税清算报告15年财务资产部8相关资产评估报告15年财务资产部五其他需要保存的文件材料财务资产部附表四文书档案归档范围和保管期限表序号归档范围保管期限责任部门一上级机关召开的重要会议文件材料1主要文件材料长期经理办2其他文件材料短期经理办二上级机关颁发的文件材料1直属上级颁发的，属本机关主管业务的，和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料永久经理办2直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料长期经理办3其他需要执行的文

14、件材料短期经理办三党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本单位工作形成的题词、讲话、声像等重要文件材料永久所有部门四董事会文件永久董事会秘书五本单位党委、职工代表大会、工会、共青团会议的文件材料1决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料永久党办、工会、团委2讨论未通过的文件材料等短期党办、工会、团委六本单位党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料长期党办、工会七干部任免的文件材料1本单位领导人，本单位对直属单位领导人任免的文件材料永久党办2本单位内部机构负责人的任免材料长期党办八干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡

15、等文件材料长期人力部九本单位职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根长期人力部、党办十本单位职工、党员名册永久人力部、党办十一本单位党委和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件永久经理办、党办十二本单位召开会议的文件材料（一）本单位召开的工作会议和重要的专业会议文件材料1通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久所有部门2典型材料、代表发言、简报长期所有部门3小组会议记录、参考材料短期所有部门（二）一般专业会议文件材料1纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料长期所有部门2典型材料、代表发言、简报短期所有部门十三本单位制发的（包括与其他机关联合制发的）文

16、件材料1方针、政策法规性的，重要业务问题的永久经理办2一般业务问题的长期经理办3事物性有参考价值的短期经理办十四代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿1重要的法规性的长期所有部门2其他的短期所有部门十五本单位各种普查工作形成的文件材料1综合成果、专题成果、方案、总结、报告永久所有部门2原始记录长期所有部门十六本单位专题、典型的调查报告1重要的永久所有部门2一般的短期所有部门十七本单位的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示1方针政策性的重要问题的永久经理办2一般事务性问题的短期经理办十八本单位工作活动的工作总结、报告1主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的永久经理办2

17、半年的、季度的、一般专题的长期经理办十九本单位计划、规划、统计报表1汇总的、年度和年度以上的、专题的永久市场部2季度的、月份的短期市场部二十本单位机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料永久经理办二十一本单位组织机构沿革、大事记永久经理办二十二本单位劳动模范、先进工作者等的文件材料1省级以上的永久人力、党办、工会2地县级以下的长期人力、党办、工会二十三本单位对有关人员的处分材料1影响大、问题严重的永久人力、党办2一般的长期人力、党办二十四本单位财产、物资、档案等的交接凭证长期所有部门二十五本单位编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久所有部门二十六本单位与

18、国内外有关单位签订的合同、协议等文件材料(包括联建、合建协议)1有历史意义和长远利用价值的永久所有部门2重要的长期所有部门3一般的短期所有部门二十七本单位关于考察、友好往来、参加会议等活动形成的文件材料1重大活动的主要文件永久所有部门2一般活动的审批手续、考察报告长期所有部门3其它文件的材料短期所有部门二十八单位之间协商工作的往来文件材料短期所有部门二十九同级单位和非隶属单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料短期经理办三十本单位处理人民来信来访的文件材料1有省市以上领导人重要批示和处理结果的永久经理办2有上级单位或本单位领导人重要批示和处理结果的长期经理办3其它有重要处理结果的短期经

19、理办4没有处理结果的短期经理办三十一下级单位报送的总结、报告、统计报表1年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告长期经理办2年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的短期经理办三十二产权管理1子公司经营报告长期市场部2子公司股权转让交割单永久市场部3各子公司的董事会文件永久市场部4各子公司董事、监事、股东变更文件永久市场部三十三其他需要归档保存的文书档案所有部门附表五法律事务档案归档范围和保管期限表序号归档范围保管期限责任部门一生效法律文书1判决书永久法律事务部2调解书永久法律事务部3裁定书永久法律事务部4仲裁裁决永久法律事务部二各类协议1与律师签定的委托代理协议永久法律事务部

20、2与当事人达成的和解协议永久法律事务部三往来函件长期法律事务部四其他需要保存的文件材料法律事务部附表六实物档案归档范围和保管期限表序号归档范围保管期限责任部门一奖品实物档案（一）反映本单位重大政治、经济、科学文化等活动的奖杯、锦旗、奖状、证书1党中央、国务院颁发的永久所有部门2省、市、自治区各部、委、办颁发的长期所有部门3市各委、办颁发的短期所有部门4市属局、总公司颁发的短期所有部门5区县局单位颁发的短期所有部门（二）反映本单位一般政治、经济、科学文化的奖杯、锦旗、奖状、证书1党中央、国务院颁发的长期所有部门2省、市、自治区、各部、委、办和市级单位颁发的短期所有部门（三）反映本单位重大外事活动

21、的奖品、纪念品、信物等长期所有部门（四）反映本单位一般外事活动的奖品、纪念品、信物等短期所有部门二印信实物档案1撤消、合并单位印章长期经理办及相关部门2撤消、合并单位职能部门的印章短期经理办及相关部门三名人字画实物档案1党中央、国务院领导人的字画永久所有部门2社会知名人士字画永久所有部门3省、市、自治区领导人的字画长期所有部门四其他需要归档保存的实物档案所有部门附表七声像档案归档范围和保管期限表序号归档范围保管期限责任部门一反映本单位主要职能活动和历史面貌的声像材料永久1本单位党、政、工、团组织重大活动和召开重要会议形成的重要材料永久所有部门2反映本单位重要的生产活动、经营管理和科研成果的声像材料永久所有部门3反映本单位重要外事活动的声像材料永久所有部门4反映本单位重大事件、重大事故和特别情况的声像材料永久所有部门二国家领导人和著名人士参加本单位有关的重大公务活动的声像材料永久所有部门三本单位参加社会重要活动的声像材料一般活动的声像材料长期短期所有部门四本单位进行的文化体育、卫生宣传等活动中形成的声像材料短期所有部门五其他具有保存价值的声像材料短期所有部门14