新标准文件控制程序

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1、新标准文件限制程序文档编制序号：KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688文件限制程序文件编号：ZG-P-01版次： A/0受控状态：受控制定审核批准姓名部门口期变更履历版本变更日 期变更条款变更内容1目的保证生产经营全过程的有效筹划、运行和限制所需的文件、资料包括外 来文件受控,对质量、环境、职业健康平安治理体系以下简称综合治理体 系运行有关的文件、资料进行有效限制.2范围适用于综合治理体系运行有关的文件、资料,包括外来文件,如法律法 规、技术标准、相关方提供的文件、规章制度等.3责任3.1体系中央是综合治理手册、程序文件的归口治理部门；负责手册、程序文件 的编制,

2、负责通过0A平台对文件进行更新.3. 2研发中央是技术文件及外來技术文件的归口治理部门；负责产品标准的获 取、更新、贯彻执行；负责外来技术文件的收集、发放、保存,并做好相关记 录.3.3 EHS部负责环境、职业健康平安治理体系覆盖的程序文件及有关的法律法规 及其它要求的收集、更新.3. 4总经办负责外来行政类及政策类文件的收集及公司外部公文的发放工作,信 息中央负责技术文件的发放、回收、保存,并做好相关记录.3. 5市场部负责有关客户要求标准文件的获取.3. 6各部门负责部门内治理制度、标准的编制、审批；各部门必须保证本部门的 治理文件有效；各部门的治理员须做好本部门文件的签收、更换、宣贯、存

3、 档、整理工作.4工作程序4. 1文件分类4. 1. 1文件分为：治理文件、技术文件、外来文件治理文件分为：手册、程序文件、治理制度包括治理制度及治理标准、 记录表单等.4. 1. 2外来文件a. 国家、行业、地方颁发的适用的法律法规、政策等文件；b. 有关标准如产品标准,国际标准等、国家和行业技术标准、产品图 样和标准；c. 顾客提供的知识产权保护如图样、标准等；4.2文件的编制和收集4.2.1手册、程序文件由体系中央负责编制、更改,各部门协助.按文件编 码规定编号.4.2.2治理制度、治理标准由归口部门编制,部门主管审核,有关责任部门 会签后报体系中央编号、标准化检查后,报归口负责人批准.

4、4. 2. 3技术类文件由相关业务部门编写并按按编号规那么编号,部门负责人审 核,部门主管副总经理批准,各部门负责将文件相关信息登记到部门【受控文 件清单】中.4. 2. 4文件需要釆用统一的格式,首页需有编制、审核、批准人签字统一中文签字,文件审批走纸质流程.4.2.5外来文件的收集和治理4. 2. 5. 1总经办负责公司级的法律法规、政策等文件的收集和治理.4. 2. 5. 2研发中央负责与产品有关的国内外标准,行业标准的收集和管 理,负责产品图样和标准的收集和治理.4. 2. 5. 3市场部负责顾客相关的文件的收集和治理.4. 2. 5. 4 EHS部负责与质量、环境、职业健康平安治理体

5、系有关的法律, 法规的收集、登记、更新和组织评审、宣贯.4. 2. 5. 5各部门所收集到的外来文件必须加盖“外来文件章,以区别于 公司内部文件,并以清单形式提交给体系中央,由体系中央及时更新公司级 【外来文件清单】.4.2.6记录格式的审批.各部门根据需要,自行设计记录格式,统一编号后经部门负责人审批后报体系中央备案.体系中央定期检查各部门的记录编号、 填写、保管等情况.4. 3文件编码规定文件类别文件内容编码一级文件综合治理手册ZG-M-2021:级文件程序文件ZG-P_* 顺序号三级文件治理类文件ZG-10 *部门代码一* 顺序 号技术类、其它类 文件ZG-* 文件类型代码一*部门 代码

6、一* 顺序号四级文件记录样式ZG-文件编号一* 顺序号*/* 版次备注1：文件类型代码见4. 3. 1-文件类型代码规定 备注2：顺序号从01开始登记,依次增加.4. 3.1文件类型代码规定文件类型名称类型代码治理制度、标准类文件10技术类文件 操作指导 书、操作手 册等作业指导书、作业手册20设备指导书21检验指导书22工艺卡23检验方案24 技术类文件其它技术标准30物料清单B0M,安装专用工 具清单,易耗品清单,备品 备件清单,风场维护工具清 单,风场安装物料清单31流程图32抽样表螺栓抽样表,检验 抽样表等33技术描述34图纸参照?图纸零件号编号规 定?分析报告技术分析报代40缺陷分析

7、报告41 协议、合同技术协议50保密协议51销售合同52釆购合同53劳动合同54图书00外来文件根据外来文件固有的文件 号登记外发公文根据如下备注样式登记备注：外发公文编号样式规定如下卡*号I*万|启其中部门简称：市场部-MT；年份：2021年即2021：丿挪两第儿份公文,如第一份即01；例如文件编号为ZG-MT202101号,即中国风电市场部2021年度外发的第 一份公文.4.3.2部门分类代码序号部门代码1总经办0102人力资源0113财务部0204投资部0305市场部0406研发中央总工办0507研发中央机械部0518研发中央电气限制 部0529研发中央系统分析 部05410研发中央技术

8、支持 部05511研发中央R&D办公 室05612研发中央现场工程 部05713运营及工程部07014工艺部05315制造部08016供给链09017质量部10018平安环保部12044文件的格式和内容4.4.1文件页面设置要求用A4 (210X297mm)标准,页边距按以下标准设置：上边距为：2.54cm;下边 距2.54cm;左、右边距为：2. 5cm；装订线：0mm；页眉：1. 5cm;页脚：1.8cm. 字体与间距：首页文件名称为一号宋体,文件编号、版次等为四号宋体,正文 为五号宋体,字间距设置为标准字间距,行距设置为1.5倍行距.1级章节标题 采用四号宋体,行距设置为1.5倍行距,段

9、前、段后间距0行,居左.2、3级 标题采用五号宋体,行距设置为1.5倍行距,段前、段后间距为0行,居左.4. 4. 1. 2中国风电LOGO图标如下:在文件中使用公司LOGO时,尺寸设定如下：文件首页中如使用公司LOGO 时,那么尺寸大小设定为高1. 5cm,宽：5.46cm,正文页文件表头中如使用公司 LOGO时,那么尺寸大小设定为高1. 0cm,宽3. 69cm；其它相关表单设计时,如需 要使用公司LOGO,那么设定尺寸：高1. 2cm,宽4.3cm.4. 4. 2文件版次的更改：文件版次包含版本号和修改次数,其中文件版本号 采用英文字母大写方式,从A开始登记,修改次数采用0, 1, 2,

10、 3方式,当文件 修改次数超过3次时进行文件版本升级.例如：某文件初始制定时版次为A/0,修改一次版次为A/1,修改第二次版 次为A/2,修改第三次版次为A/3,当修改到第四次时,那么版次为B/0,依次类 推进行登记.4. 5文件的归档文件编制、审批、整理完成后须进行归档处理,申请人负责在0A系统上填 写【归档申请单】经部门领导批准后通知并且提供归档文件给文件治理员.文 件治理员在接收到【归档申请单】后仔细核对归档文件的名称、编号、数量、 完好状态等无异常后,填写完【归档记录表】中信息.非技术类体系文件由体 系中央负责存档保存,技术文件由信息中央负责存档保存.4. 6文件的发放和接收4.6.1

11、手册、程序文件、治理制度、治理标准类文件由体系中央在0A上发 布,各部门直接在0A上查阅.纸质版本只在体系中央保存,各部门不再发放；4. 6. 2技术文件由信息中央根据下发需求下发.下发的文件在分发前必须加 盖文件受控印章和分发号部门代码.接收文件的人员在【文件/图 纸发放-回收记录表】上签字并在本部门的【文件接收台账】上登记,便于后 续文件发放、接收的追溯性查找.4. 6. 3对于需要提交给客户或供给商的文件必须经过归口负责人批准审核通 过前方可提供.所有文档未经审核不得直接提交给客户或供给商.电子文档提 交时必须处理为不能任意修改的形式方可发出.4. 7文件的更改文件除技术协议、图纸需要变

12、更时,由变更申请者填写【文件变更申 请单】进行变更.综合治理手册由治理者代表审核、总经理批准变更；程序文件由体系中央 更改,治理者代表批准变更；其它文件由归口负责人批准后进行变更.体系中 心负责接收【文件变更申请单】和修改受控文件清单,以显示文件的最新状态 和版次；同时更新0A上更新文件的版本.体系中央负责在作废文件上盖“作 废章,同时要保存一份旧版文件底稿,在底稿文件上盖“作废和“留存 章,便于追溯.4. 8文件的治理与销毁4. 8.1受控文件清单的整理各部门负责整理本部门的技术文件和外来文件的受控文件清单,部门新增加 文件或者文件更新时需要及时更新【受控文件清单】并报部门领导批准后提交 体

13、系中央汇总,体系中央将公司级【受控文件清单】汇总更新后经治理者代表 批准.4.8.2文件的保管：体系文件中治理手册、程序文件、治理类文件由体系中 心负责存档保存；技术类文件由信息中央负责存档保存；记录文件由各部门文 件治理员负责收集,分类保管；相关的带有受控标识的文件,应保持清楚,不 得随意涂改,不得污损,方便存取和查阅.4. 8. 3文件的销毁：各部门文件治理员对作废的文件及时做好标识并登记到 【作废文件销毁清单】中,由部门归口负责人批准,由文件治理员提交总经 办,对作废文件清单及文件进行核查无误后销毁,文件到保存年限不需要再保 存的由总经办统一收集销毁,所销毁的文件应及时记录在【作废文件销

14、毁清 单】中.4. 9文件的评审各部门每年对本部门内文件的有效性和适用性进行检查,整理需要修订的 文件目录,提交相关部门对制度的版本和有效性进行评审,或提出修改意见由 制定部门进行修订完善,以保证文件是适宜的、有效的.4. 10受控印章治理4. 10. 1文件受控印章包含：体系文件受控印章以及技术文件受控印章.其 中体系文件受控印章使用权归体系中央所有,技术文件受控印章使用权归信心 中央所有,其它部门未经总经理批准不得損白篆刻文件限制印章.4.10.2体系文件受控印章包含：“受控、“留存、“作废、“外来 文件；技术文件受控印章包含“机密受控(05) 、“受控(05) 、“归 档(05) 、“外

15、来文件(05) 、“作废(05) 、“留存(05) 、“样 品试制(05) o4. 10.3受控印章如下5相关文件?文件限制程序?ZG-P-026相关记录【受控文件清单】ZG-P-01-01 (A/0)(文件/图纸)发放-回收记录表】ZG-P-01-02 (A/0)【文件变更申请单】ZG-P-01-03 (A/0)【作废文件销毁清单】ZG-P-01-04 (A/0)【外来文件清单】ZG-P-01-05 (A/0)【文件发放清单】ZG-P-01-06 (A/0)【文件(领用/借阅)申请单】ZG-P-01-07 (A/0)【文件借阅登记表】ZG-P-01-08 (A/0)【文件归档申请单】ZG-P-01-09(A/0)【文件归档记录表】ZG-P-01-10(A/0)【文件接收台账】ZG-P-01-1KA/0)