资料室管理制度(共15页)

《资料室管理制度(共15页)》由会员分享，可在线阅读，更多相关《资料室管理制度(共15页)（15页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、精选优质文档-倾情为你奉上阳煤集团青岛恒源化工有限公司资料室管理制度1.目的为加强公司的档案、资料管理工作，规范公司资料、文件、图纸的保管程序，保护公司的知识产权，保证各种资料的完整性，充分发挥档案在工程项目建设过程中的作用，提高档案保存质量，特制定本管理制度。2.适用范围本标准适用于文件类资料、图纸类资料、招标过程中的全部文件与资料、科技成果转让、技术引进等的全套资料、工程监理过程的全部成套资料、有利用和保存价值的文件与资料。3.职责3.1技术中心资料室负责收集归档全公司化工生产基本建设、新产品开发、可研、基建、工程监理等方面的技术资料，实行统一整理、装订和编号及做好所有资料的查阅、借阅的登

2、记和发放等工作。3.2技术中心档案室负责对中标资料、合同等收集归档实行统一整理、装订和编号及做好所有档案的查阅、借阅的登记、发放等工作。4.要求4.1档案、资料的收集4.1.1对技术改造和生产系统新增或更新的设备（包括电气、仪表）、管件、阀门等物资的图纸、装箱单、说明书、合格证等资料，由物管科填制文件清单同相关资料一并移交资料室。4.1.2外部单位施工的技术改造工程竣工后，由施工单位填写工程竣工资料移交表，经项目负责人、技术中心科长审核、主管副总审批后将完整的竣工图纸和随机所带资料移交资料室。4.1.3办公室、审计科、财务科等部室的资料，必须写清资料的清单，然后同资料一并移交公司档案室。4.2

3、科技书籍的订购4.2.1公司各部室、各科室将实际所需书籍名称和数量提交技术中心资料室，档案、资料管理员汇总后，交技术中心科长审核、主管副总审批。4.2.2审批合格后，档案、资料管理员到图书市场进行采购，做到成本最低，质量最好。4.2.3科技书籍购回后，资料管理员及时分门别类并登记入库。4.3资料和档案的编号、保管期限划分和密级划分4.3.1档案、资料归档前，档案、资料管理员应进行分类并按照编号规定，进行编号。4.3.2正式归档的档案、资料在正面封皮后第一页（无封皮的，应在适当位置上）加盖技术中心专用章。4.4档案资料应按永久保存、长期保存、短期保存分别组卷、编号。4.4.1技术中心档案、资料分

4、绝密、机密、密、普通四个等级，按性质、内容不同划分不同密级，并据此界定调阅权限。 4.5日常维护4.5.1注意防火、防潮、防光、除尘、防毒、防虫、防鼠和防盗。4.5.2档案、资料破损时，档案、资料管理员应向技术中心写出书面申请，说明原因，对破损严重的、不能修复的要作出“作废”标识，及时更换，并登记入档案、资料作废/销毁登记表。4.5.3档案资料管理员应时刻保持高度的警惕性，经常检查不安全因素，发现问题及时补救，堵塞漏洞，不论遇到任何危急情况，都必须保证企业机密的绝对安全。4.6档案、资料的查阅、复印4.6.1公司职工查阅公司档案、资料时，持胸卡即可。外单位人员查阅时，必须持单位介绍信，须经技术

5、中心科长、主管副总同意方可查阅，并记入档案资料借阅审批单。4.6.2档案的查阅一律在档案室进行，资料的查阅一律在资料室进行。4.6.3档案室、资料室的所有档案、资料复印时，须填写档案资料借阅审批单，表明复印原因、复印份数经部门经理签字，技术中心科长认可（机密以上还需主管副总审批）后方可复印。4.7档案、资料的借阅4.7.1密级以上的档案、资料原则上只能查阅和复印，不能借出。若确因工作需要借出时，借阅人应填写档案资料借阅审批单，经部门经理签字，技术中心科长审核(可研档案还需主管副总审批)，交一定的押金，方可借出，但时间不能超过一周(可研档案不超过三天)。4.7.2普通的资料、书籍在短期借阅（资料

6、的借期为一周内，书籍的借期为一个月内）时，借阅者要出示胸卡，填写档案资料借阅审批单，经部门经理签字，交押金后，方可借出。4.7.3所有档案、资料，原则上外单位人员一律不能借出，特殊情况下经过领导审批同意（档案、资料要借出时，须持单位介绍信，经技术中心科长审核，主管副总审批后，填写档案资料借阅审批单，履行档案、资料借 阅手续后，交纳一定押金后，方可借出，借期为一周。4.7.4短期借阅押金的收取，书籍按原价的1.5倍收取，资料每10页按50元收取。4.7.5长期借阅资料（资料的借期为一周以上，书籍的借期为一个月以上）时，由个人填写档案、资料长期借阅申请审批表经所属部门经理签字，技术中心科长审核、主

7、管副总审批（若长期借阅重要科研档案需总经理批准）后，资料室管理人员填写档案、资料长期借阅登记表，方可借出。如借出者调走，必须将所借资料归还资料室，方可办理离职手续。4.8归档的档案需更改时，由文件更改人填写档案、资料更改申请表，经其部门经理审批后方可更改，档案、资料管理员填写档案、资料更改登记表。4.9档案、资料的销毁、作废对保存期限已满且利用率不高的档案、资料,档案、资料管理员向技术中心提交需销毁档案、资料的目录由相关部门进行鉴定,经主管副总审核后进行销毁, 销毁时公司派两人监销（主管部门以及相关部门各一人），由资料和档案管理员具体实施销毁后，在档案、资料作废/销毁登记表上共同签名盖章。4.

8、10考核4.10.1档案、资料管理员每月25号要对借出的档案、资料进行统计。对超期未归还的档案、资料要进行通告，对超期未还，又不办理续借手续的，按2元/天份进行处罚。4.10.2借阅人员要爱护资料，保持所借资料的整洁、完好，不得转借、涂改、拆散、撕页、损坏，否则将根据损坏程度，予以价值3-5倍的罚款。丢失后，须及时向资料室提出申请，按价值10倍赔偿。4.10.3对上述罚款，由档案、资料管理员填写档案、资料罚款单，经技术中心科长、主管副总签字后，月底交人力资源部在工资上兑现，并由档案、资料管理员填写档案、资料罚款登记表。5.附则5.1其他未尽事宜按公司的相关规定执行。5. 2本制度自公布之日起执

9、行。6.相关记录6.1工程竣工资料移交表6.2档案、资料作废/销毁登记表6.3档案资料借阅审批单6.4档案、资料复印登记表6.5档案、资料长期借阅申请审批表6.6档案、资料长期借阅登记表6.7档案、资料更改申请单6.8档案、资料更改登记表6.9档案、资料罚款单6.10档案、资料罚款登记表专心-专注-专业工程竣工资料移交表专业工段日 期年 月 日序号名称图 号份数每套张数备注施工单位名称施工单位负责人项目负责人技术中心主任主管副总 说明：竣工资料及竣工图纸按照化工工程建设交工文件标准装订成册（一式两份）。档案、资料作废/销毁登记表序号类别名称编号作废/销毁原由实施日期备注档案资料借阅审批单单位：

10、时间：序号档案资料编号档案资料名称及图号查阅复印借阅页/份押金原因还期经手人： 部门（车间）负责人： 资料员： 技术中心主任： 主管副总：备注：1、档案资料（除图书）复印时间为一天，短期借阅时间为一周。2、押金收取：资料1-10页为50元收取，11-20页100元，依次类推。3、可研档案的借阅需主管副总审批。4、档案资料的查阅持胸卡即可。档案、资料长期借阅申请审批表单位： 时间：类别编号名称页数/份数借阅原因备注经手人： 资料员: 部门负责人： 技术中心主任： 主管副总： 总经理：备注：一式三联，档案室一联，借出单位一联，经手人一联。档案、资料长期借阅登记表序号单位类别编号名称页数/份数经手人时间档案、资料更改申请表单位： 时间：类别编号名称申请人部门负责人备注档案、资料更改登记表序号单位时间类别编号名称申请人备注123456789101112131415档案、资料罚款单 时间:序号单位类别编号名称份数丢失/损坏金额备注经手人： 资料员: 技术中心主任： 主管副总： 备注：一式三联，档案室一联，人力资源部一联，经手人一联。档案、资料罚款登记表序号单位类别编号名称份数经手人金额时间