行政办公管理制度(共5页)

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1、精选优质文档-倾情为你奉上一、 目的：酒店行政人员的形象、素质可以直接反映出酒店的管理能力和水平，为使酒店行政办公管理形成规范化、常态化，特制定本制度。二、 范围：酒店全体行政办公人员（含公司在酒店行政办公区域工作的人员）以及进入酒店行政办公区域的人员(嘉宾除外)均适用。三、 职责：行政部负责行政办公区域、办公设施设备及人员进出、设备维护及使用的监督和管理。四、 行为管理规范1 行政办公人员须按照酒店上班时间准时到工作岗位，做好各自办公区域的环境卫生以及对电脑、复印机、传真机、办公抽屉等设施仔细核查一遍，确定是否处理于正常状态。2 上岗前需做自我检查，按酒店要求着装，并保持整齐干净，佩戴好铭牌

2、，精神要饱满，工作期间保持良好的个人仪容仪表，站、立、行姿势要端正、得体。3 坚守岗位不随意走动或串岗闲聊，无工作需要不得擅自进入财务室及会议室。4 注意保持办公桌上文件、用具摆放整齐及维护办公室安静，严禁在工作岗位上粗言秽语，嬉戏喧哗，避免造成人员聚堆，对办公环境产生影响。5 接待来访者或业务洽谈，请在办公室或会议室进行。一般性内部事物不得随意使用会议室及会议中心。6 不得因私事拨打酒店长途电话或长时间占用电话，严禁长时间接打私人电话，干与工作无关的事情，不得在工作时间吃零食。7 上班时间一律不得在办公室梳理头发及化妆。8 严格遵守考勤制度，不得迟到、早退，无论任何原因，不得代人打卡。9 遇

3、到客人询问，做到有问必答，有不便回答之外要礼貌的回决，不得以生硬，冷淡的态度对待客人。10 来访者各有不同，事有大小，要区别对待。对应会见的人，应直接转达对方的意图，并引其入会议室或办公室。对不宜会见的客人在请示经理后以“不在”“正在开会”“工作很忙”为理由拒绝，如见面的则应礼貌回绝。11 因事外出需请示部门主管或经理，部门主管（经理）外出应向上级主管请示，如遇部门全体外出应与总经理办公室打招呼。12 不得将酒店的茶具、文具、办公物品等公物带回私用。13 不得利用办公设施、电脑做与工作无关的事情。在上班时间禁止登录与工作无关的网站、网页、观看视频、玩游戏及播放音乐等行为。14 严禁在工作时间聚

4、堆闲聊、会客和擅自领人参观酒店。15 酒店行政办公区域禁止吸（游）烟，如需要吸烟请到吸烟室。五、 礼仪规范一、电话接转 1 接转迅速、准确、用语简炼、清晰，回话礼貌、耐心；接听外线电话的标准用语为：“您好，斯达酒店” 然后仔细聆听，回答时语调要温和，勿忘使用礼貌用语，并记下对方的姓名，工作单位，有什么事情，根据对方情况，不妨碍时可明确回答。接听内线电话的用语为：“您好，再报部门名称!” 其他内容视具体情况回答。2 原则上外线找总经理的电话不直接转给总经理，首先需简单了解来电用意，在排除非推销类电话后，转总经理秘书，由秘书处理来电。3 对于总机转分机的，属客户类电话，如分机占线，可征求对方意见是

5、否可留下电话，然后通知“客户”所要找的部门人员进行电话回拔。4 外接电话时原则上不能把被访者的手机号码随意泄露，在对方要求提供手机号码时可采取对方留电话的方式进行，随后应及时通知到对方所要找的部门人员。5 电话转过程中严格遵守保密制度，不得窃听电话，不得泄漏秘密。二、工作中1 同事间交往应尊重对方，不要直呼其名或绰号，应称呼职称或根据姓氏按年龄大小以适当称呼。2 同事间工作往来，应使用礼貌用语：您好、请问、打搅一下、对不起、谢谢、再见等等。3 外出时应注意礼貌，询问情况时应注意礼貌用语：您好、请问、麻烦您、谢谢、再见。4 接待来访宾客时应使用礼貌用语：您好、请稍等、我通报一下、请坐、请您登记、

6、对不起打扰搅一下、好的、行。（切勿说不）5 接待来宾时面带微笑，与来宾谈话时应站立端正、讲究礼貌用心聆听、不抢话、插话、争辩，讲话声音频率适度、语气温和、文雅。6 与客人相遇要主动相让；与客人同行时，应礼让半步，让客人先行；同客人乘电梯时，让客人先上、先下。7 会见客人时，不主动握手，必须握手时，应面带笑容、姿势端正，用力适度，握手时不能用左手，且左手不能插兜。8 办公室人员上班前应注意将头发梳理整齐，男士头发不过耳，不得留胡子，女士提倡化淡妆，饰物佩戴应得当。9 行政办公人员在上班时间内要注意仪表，总体要求：大方、得体、整洁。六、安全管理1 非本酒店人员未经部门经理批准，不得使用酒店电脑及非

7、本酒店磁碟或U盘。2 不要随便安装或使用不明来源的软件或程序。不要随便运行或删除电脑上的文件或程序。不要随意调取计算机内的各项参数等。3 未经总经理或其他部门经理授意签核，不得索取、打印、复印酒店或其他部门制度、资料及不得私自携带外出。4 未经领导及他人许可，不要打开或尝试打开他人文件以及让非本酒店之人员操作电脑，以避免泄密或文件的损坏。5 不得随意下载和安装与工作无关的软件或程序在电脑上；（电脑内的软件及系统程序可按规定的范围和类型由网管负责安装及定期进行检查监管）6 下班时，各部门、科室行政办公人员应及时关闭照明设施（保留夜间规定开启的照明设施）、电源开关、空调开关、门窗以及办公设施如电脑

8、、打印机等的电源开关。如有人员需要滞留或加班的，在完成工作离开时应关闭所有的办公设施及电源开关，值勤人员负责按相关要求进行检查监督。7 未经批准不得私自卸载酒店安装的各类系统软件或程序文件。七、轮值管理1 酒店实施行政办公人员轮流值勤制度。每日负责值勤的人员由各科室、部门按月进行排定（值勤轮值表）报行政部，由行政部负责制定、发放和回收与查核。值勤的时间冬季为17：3017：45，夏季为18：18：15分，值勤的内容主要为：负责每日行政办公区域各科室部门的照明设施、办公设施、空调、门窗、门锁的检查和关闭；轮值制度的责任人包括行政办公区域的所有办公人员。2 行政办公公共区域由行政部负责安排人员进行

9、照明设施、办公设施、空调、门窗、门锁的检查。3 酒店各科室、部门（含财务及工程部）实施星期日值班经理轮流值班制度，主要负责酒店当日总体事务的协调和处理。八、人员接待管理1 行政办公人员接待来访客人，要礼貌大方、积极主动、热情周到；当客人走近至l-2米远时，面带微笑，向客人点头示意。2 对来访的客人，相关人员应主动询问来访意向，问清是否有预约，并通知被找人员。（凡进入办公区域的访客应在相关人员的引导下在会议室安排接待）3 拜访总经理的客人，行政办公人员应灵活接待，初步了解来意后，电话向总经理秘书请示（如秘书不在，可直接向总经理请示），征得同意后由相关人员引领到总经理办公室；特殊情况，如总经理不便

10、接见时，则视情况婉言谢绝，或通知相关部门领导进行接见。九、物品使用管理1 酒店行政秘书负责办公用品（具）、劳保用品的申购、发放、领用统计和汇总工作，对所领用的物品做好发放记录，并建立发放台帐；放置于公共场所的消耗品（如桶装水等）未经过行政秘书的允许及未办理领用手续的，一经查实按价进行处罚。2 办公用品（具）消耗品的领用时间：每星期五上午9：0010：00；劳保用品的领用时间：每星期五下午13：3014：30。桶装饮用水的领用时间为每日下午的15：00。3 办公用品（具）、办公消耗品、劳保用品的申购由行政秘书在每月月底28日前提出采购申请，报总经理审核后实施采购；各部门、科室物品申购由各部门、科

11、室负责人于每月月底28日前提出采购申请，报总经理审核后实施采购。4 酒店公共物品及办公设施、用品的使用、调配归口管理部门为行政部。各使用部门或人员不得私自挪做他用和拆卸，确需调配使用的必须报行政部审核同意后方可进行变更使用，未按规定执行的，查实后相关部门负责人负主要责任。5 零星（或急需的）办公物品的购买需先经该部门经理签核（无部门经理的报总经理审核）后报行政部秘书查核确认评估后实施购买。物品单价或总价金额较大时，需由总经理亲自批准后方可实施购买十、文印管理：1 每天认真检查文印设施，包括前台电脑、传真机和打复印机，确保处于正常状态。2 行政部负责文印设施异常反馈及跟踪，对耗材及时补充确保正常

12、工作需求。3 受理打印稿件时按文印管理制度相关规定执行。4 对公用打印机打印稿件超过5分钟无人员领取的，由行政部负责暂时收集妥善保管，并通知文件所在部门负责人领取，防止资料外泄，对长时间（超过4小时）无人领取的责任人或责任部门进行上报处罚。5 行政部对公用打（复）印机进行监督管理，对打（复）印与工作无关资料的人员给予阻止，阻止无效时，应予以记录，反馈上级主管人员进入处理。6 各使用打（复）印机的部门或科室应本着节约、杜绝浪费的原则节约使用A4纸，并主动回收已使用过且无效过期的平整A4纸（涉及酒店及部门秘密的信息应予以销毁）做二次循环使用。7 各科室部门打印资料使用的A4纸，每月至行政秘书处领取

13、自行保存，打印时自带纸张。十一、其他规定1 违反本制度的人员按酒店的相关规定进行处罚。2 本制度需经总经理签字批准，自颁布之日起正式实施，如有修改亦同。3 行政办公人员如违反上述规定，通报批评，各部门主管或经理应认真配合，督促本部门下属遵守本规定，未按要求执行的直属上级管理者负连带责任。十二、考核1、行政办公人员违返相关规定的按奖惩制度相关条款处罚。签发人签 名 行政部：现将行政办公管理制度抄发你部，请严格执行。 总经理： 日期：执行负责人 签 名总经理：兹收到行政办公管理制度，本人明白制度的详细内容，保证严格贯彻落实。 执行人：行政部 日期：编制/日期审核/日期批准/日期 水调歌头明月几时有？把酒问青天。不知天上宫阙，今夕是何年。我欲乘风归去，又恐琼楼玉宇，高处不胜寒。起舞弄清影，何似在人间？转朱阁，低绮户，照无眠。不应有恨，何事长向别时圆？人有悲欢离合，月有阴晴圆缺，此事古难全。但愿人长久，千里共婵娟。专心-专注-专业