我国数字档案馆示范工程建设研究

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1、我国数字档案馆示范工程建设研究 摘 要 本文的研究是在信息资源全球化趋势不断加强的大背景下提出的。 21世纪是信息技术革命继续高涨的社会。经济全球化、社会信息全球化的浪潮不仅加速了人类社会历史发展的进程,而且日益深刻地改变着人们的工作、生活及思维方式。信息经济已经成为世界经济发展的新动力和新增长点。信息化成了当代国际竞争的战略制高点,是当今世界经济和社会发展的大趋势,也是我国产业优化升级和实现工业化、现代化的关键环节。 在这样一种信息资源全球化的背景下,像深圳市数字档案馆这样的数字档案馆示范工程建设项目的提出和产生具有深厚的现实基础。 本文总共分三章,以深圳市数字档案馆作为切入点,系统的论述了

2、目前我国数字档案馆示范工程建设的理论依据、建设现状,同时分析目前我国数字档案馆示范工程存在的不足之处,并针对这些建设缺陷提出了自己的看法,给出了一些解决建议和意见。主要目的就是要找出目前数字档案馆示范工程建设所面临的一系列法律、安全等方面存在的问题,针对这些问题提出并分析数字档案馆示范工程建设的基本策略,通过有示范的档案馆建设中暴露的问题和经验总结,找出数字档案馆建设创新的突破点,为全国其他地区的数字档案馆建设提供理论指导和实践依据。 第一章 数字档案馆建设工程的理论支持 这一章主要从促成数字档案馆产生的内在原因和外在原因进行论述,并系统分析了数字档案馆示范工程的设计和建设流程。 首先,示范性

3、数字档案馆项目产生的外部原因是我国信息环境发生改变、电子文件的激增促成了数字档案馆信息环境的改变和国际档案界掀起建立示范性数字档案馆的热潮等因素。而促成数字档案馆产生的内部因素主要来源于目前我国传统档案馆面临经费不足、馆舍空间紧张等负面因素影响。要改变思路,寻求新的发展机遇,就必须在当今全新的信息环境中加以改造变革,适应新环境建立数字档案馆。 其次,以深圳市数字档案馆的建设流程为例,系统分析阐述了整个数字档案馆的信息设计和构建流程。从对信息的处理角度来看,主要应当分为信息采4集、信息管理、信息利用和信息维护四个方面。 昀后,以深圳市数字档案馆的建设为例,论述了数字档案馆的建设模式,给其他地区建

4、立数字档案馆提供示范和指导作用。其中主要涉及到目前我国有示范性和指导性的数字档案馆建设意义、内容、流程和建设特色等方面。 第二章 深圳市数字档案馆建设现状分析 在这一章中,主要以深圳市数字档案馆为范例,介绍深圳市数字档案馆作为数字档案馆在中国建设的试点基地是有其必然原因的。我对深圳市数字档案馆目前的建设情况作了一个详细的分析,希望给读者展现一个系统、详尽的数字档案馆建设范例。 首先,确定由深圳市率先建设全国第一家数字档案馆,是国家档案局在充分比较了各地信息化建设和各方面情况后的正确选择。主要因为深圳是一座新型城市,深圳市档案馆馆藏量相对较少,资金、技术、人才密集,这些都是数字档案馆建设的必要保

5、障条件,在这里建立试点的数字档案馆,难度相对较小。由此可以看出,深圳市数字档案馆的建设是充满创新和挑战的工程,必将为中国的数字化档案馆建设提供参考标准,使中国档案管理现代化的步伐跟上世界的脚步。 其次,在这一章里面,也分别介绍了目前深圳市数字档案馆建设中的成功之处以及不足之处。希望能以深圳市数字档案馆的这些实践经验,供其他地区建立数字档案馆时参考。 第三章 数字档案馆示范工程建设过程中存在的问题与解决对策 深圳市数字档案馆的建设在很大程度上依赖于国家和相关机构在经济和政策上的大力支持,但这些特惠条件并不适用于所有其它地区建设数字档案馆之用。所以在这一章中,我提炼了数字档案馆示范工程建设中具有普

6、遍意义的经验和教训以供其他地区参考和借鉴。同时,也对发现的这些问题对症下药,提出了自己的想法和一些解决方案。 首先,由于中国的数字档案馆还处于初级阶段,其理论基础有待充实,内容有待丰富,技术有待提高,建设的质量也参差不齐,与真正的数字档案馆相比还有很大的距离。我在这里列举了目前我国的数字档案馆建设主要存在以下方面的问题:数字档案馆建设的基础理论研究不足、数字档案馆建设存在投入和产出不成正比的经济难题、数字档案馆作为一种新生事物其法律依据有待强5化、数字档案馆在建设过程中存在的技术难题以及目前数字档案馆的各方面数据标准尚未统一等问题。 其次,就应当如何完善数字档案馆示范工程的建设,提出了自己的一

7、些看法,主要包括:加强关于数字档案馆的基础理论建设和政策扶持、加强各地示范性数字档案馆数字化信息建设、完善数字档案馆的服务体系、使数字档案馆的运作方式更多元化以及保障数字档案馆的人才不流失、完善相关法律保障使数字档案馆在运作过程中有法可依等方面的实施策略。 昀后,我的论文落脚点是要使目前具有示范性的数字档案馆能在全国其他地区推广使用,因此,我认为数字档案馆要在全国范围内推广开来,必须依照“统筹规划、试点先行”的战略方针,大胆借鉴国外和我国目前比较成功的数字图书馆建设经验,由国家相关部门统一规划,推进实行大范围内数字档案馆的建设,以避免在建设过程中经历一些不必要的失误。关键词: 信息资源全球化

8、数字档案馆 示范工程6Abstract This thesis is put forward under the background that the information resources globalization trend is being strengthened constantlyThe revolution of the information technology keeps running up in 21st CenturyThe economic globalization and social information globalization not only

9、 speed up the development of the human beings, but also change our way of work, life and thinking deeply. Informatization becomes a stratagem point of modern international competition, it is the main trend of the world economy and the social development, and it is also a key factor to achieve our in

10、dustrialization and modernizationUnder the background of the information resources globalization, Shenzhen Digital Archives gives us a typical way to establish such Digital Archives, and its establishing also has a profound realism foundationChapter 1 Theory Support for Digital Archive Building Proj

11、ect In this chapter, it mainly focuses on the internal and external factors that gave birth to Digital Archives, and will give a systemic analyzing on the designing and constructing procedure of Digital Archives demonstration projectsFirstly, Digital Archives demonstration project is brought up beca

12、use that the information environment in China is changing, and that the rapidly increasing in number of digital documents started an upsurge in building Digital Archives demonstration projects all over the world. Those mentioned above together with others are the external factors. The internal facto

13、rs are lacking of expense, shortage of housing in Chinese traditional archives, etc. Would we get a new chance and find a way out, we should introduce innovation in the new information environment and set up Digital Archives to adapt the new environmentSecondly, taking the constructing flow of Shenz

14、hen Digital Archives as an example, a systematically explain is given on the information design and constructing procedure of this Digital Archives. As information process is concerned,7it includes information collection, information management, information utilizing, and information maintenanceLast

15、ly, basing on the constructing of Shenzhen Digital Archives, it discusses the constructing model of Digital Archives and hope it can be help as a demonstration and an instruction in the building of Digital Archives in other cities. In this part, it involves the significance, content, procedure and f

16、eatures of the constructing of demonstration Digital Archives in our countryChapter 2 Analysis on the actualities of Shenzhen Digital Archives This chapter introduces that its natural to set up Shenzhen Digital Archives as an experimental base, and analyzes the constructing situation of Shenzhen Dig

17、ital Archives in detail, thus it can show the readers a system and detailed sample of Digital ArchivesIn the first place, it explains that to set up the first Digital Archives of the nation in Shenzhen is a wise choice after comparing the situations of different cities. The reason is that Shenzhen i

18、s a new city, its collection is not so many, and its rich of capital, technologies and persons with ability, which are the preconditions for building a Digital Archives. Thus its easier to build the experiential Digital Archives in Shenzhen. In one word, the constructing of Shenzhen Digital Archives

19、 is a challenging project and can be a standard reference to the constructing of Digital Archives in China. This can help China to catch up with the pace of modernization in archive management in the worldIn the second place, it also introduces the successes and shortages in the building of Shenzhen

20、 Digital Archives. We hope the experiences of Shenzhen Digital Archives can help other cities when they set up their own Digital Archives Chapter 3 The problems and the means to solve them in the process of Digital Archives building project The constructing of Shenzhen Digital Archives relies a lot

21、on the state and related authorities economic and policy supporting. But those special policies are not applicable to all other areas, so in this chapter we especially pick out those general experiences of Shenzhen Digital Archives to be the other areas reference. In the8meantime, we give solutions

22、to all the problems and bring forth our ideas and suggestionsFirst of all, Digital Archives in China are at very beginning, related theories and contents need to be enriched, related technologies need to be enhanced, and building qualities are not at the same level, thus they are still very differen

23、t from genuine Digital Archives. In this part, we list the main issues existing in the building of Digital Archives in China as below: the lack of basic theories of Digital Archives, the economic problem that the input and output cant match, the lack of legal support since Digital Archives is an inn

24、ovation, technical problems to be solved, short of unified standard and so onSecondly, we bring forth our opinions on how to perfect the building of Digital Archives, such as strengthening the research of related theories and policy support, building more demonstration Digital Archives in all areas,

25、 enhancing the service system of Digital Archives, multiplying the operation methods of Digital Archives, preventing personnel from leaving, legislating to ensure theres laws to follow in the operation of Digital ArchivesFinally, this thesis is to make the experience of the demonstration Digital Arc

26、hives applicable all over the country. I think, should Digital Archives be popular nationwide we must follow the “overall planning and demonstration project first” strategy, not hesitate to learn from the successful Digital Archives all over the world and avoid unnecessary mistakes, and push forward

27、 the building of Digital Archives under the unified planning of the related national sectorsKey words: information resources globalization, digital archives,demonstration projects9目 录 前言 1 第 1 章 数字档案馆示范工程建设的理论支持3 1.1数字档案馆示范工程建设的原因.3 1.1.1数字档案馆示范工程产生的外因3 1.1.2数字档案馆示范工程建设产生的内因.5 1.2 数字档案馆示范工程的设计、建设流程6

28、 1.2.1信息采集.6 1.2.2信息管理.8 1.2.3信息利用.9 1.2.4系统维护.10 1.3数字档案馆示范工程建设模式?“深圳模式”的运用.11 1.3.1数字档案馆示范工程的建设目标.12 1.3.2数字档案馆示范工程建设的意义.12 1.3.3数字档案馆示范工程的主要任务.12 1.3.4数字档案馆示范工程的建设内容.14 1.3.5数字档案馆示范工程的分期规划及进度.15 1.3.6数字档案馆示范工程的建设特色.15 第 2 章 深圳市数字档案馆示范工程建设现状分析. 17 2.1深圳市数字档案馆建设的优势17 2.1.1信息化环境优势.17 2.1.2政策优势.18 2.

29、1.3技术优势.18 2.2深圳市数字档案馆的成功之处19 2.2.1深圳市数字档案馆建设工程的创新性.19 2.2.2深圳市数字档案馆的定位及社会作用.19 2.2.3深圳市数字档案馆的建设环境.21 2.3深圳市数字档案馆的实践误区22 2.3.1数字档案馆的理论支持乏力22 I2.3.2数字文档的长期保管和存取方面存在问题23 2.3.3数字档案馆的数字馆藏存在内容上的重复和交叉23 2.3.4数字档案馆的人员结构构成问题.23 第 3 章 数字档案馆示范工程建设中存在的问题与解决对策 25 3.1数字档案馆示范工程建设存在的主要问题.25 3.1.1基础理论研究25 3.1.2数字档案

30、馆建设中存在的经济问题26 3.1.3相关法律法规内容陈旧.28 3.1.4数字档案馆面临的技术难题29 3.1.5数字档案馆的馆藏标准.30 3.2如何进一步完善数字档案馆示范工程的建设30 3.2.1加强基础理论与政策支持,逐步形成数字档案馆建设模式.31 3.2.2加强各地数字档案馆数字化信息建设策略32 3.2.3服务体系保障策略.33 3.2.4运作方式多元化策略35 3.2.5人才保障策略35 3.2.6法律体系保障策略.36 3.2.7标准和技术保障策略38 3.3如何推广数字档案馆示范工程在更广的范围内得以应用.40 3.3.1数字档案馆的建设要严格依据“统筹规划、试点先行”.

31、40 3.3.2借鉴国内外数字图书馆的建设经验,统一规划和组织.41 3.3.3做好人力资源投入,培养档案管理人员的专业技能.42 3.3.4变革思路,树立数字档案馆对外开放的思想.42 3.3.5拓展数字档案馆的教育宣传途径.42 结束语 44 参考文献45 后 记 48II我国数字档案馆示范工程建设研究 前 言 数字档案馆自九十年代产生以来,一直是档案学研究领域中的一个重大热点问题。 纵观国际档案界数字档案馆的理论和实践发展,我们可以清楚地看到数字档案馆的建设,要借鉴发达国家数字图书馆的建设经验,也必须结合我国信息高速公路的建设来考虑。在数字档案馆的建设过程中,国家档案行政管理部门应该与国

32、家信息产业部门共同研究,统筹规划,制定统一的标准,组织各部门的协作、协调工作。 2000年6月国家档案局“档案信息化发展规划”的出台,标志国家档案事业新的发展战略的确立。2000年深圳市建立我国第一个数字档案馆,2002年12月国家档案局在深圳召开“档案信息化现场演示会”。标志着深圳市数字档案馆作为在全国示范性数字档案馆建设工程拉开帷幕。 我认为之所以选择深圳市数字档案馆作为示范,是因为深圳是一座新型城市,深圳市档案馆馆藏量相对较少,资金、技术、人才密集,这些都是数字档案馆建设的必要保障条件,在这里建立试点的数字档案馆,难度相对较小。由此可以看出,深圳市数字档案馆的建设是充满创新和挑战的工程,

33、必将为中国的数字化档案馆建设提供参考标准,使中国档案管理现代化的步伐跟上世界的脚步。 当然,现阶段数字档案馆不可能有统一的建设模式,其原因一是数字档案馆的建设主体?各实体档案馆承担的功能、服务范围和资源组织重心有很大的差别;二是实际部门基本上不可能复制一种模式;三是根据各地的工作基础、资金投入、技术运用与人才准备等方面条件的差异,不可能根据理想的模式,一揽子解决所有问题;四是数字档案馆有着从个体到群体的建设发展阶段,个体发展时期很难统一模式。 本文认为,找出目前数字档案馆示范工程建设所面临的一系列法律、安全1我国数字档案馆示范工程建设研究 等方面存在的问题是解决目前我国数字档案馆建设的首要工作

34、,并针对这些问题提出并分析数字档案馆示范工程建设的基本策略,找出数字档案馆示范工程建设创新的突破点,为全国其他地区的数字档案馆建设提供理论指导和实践依据。 2我国数字档案馆示范工程建设研究 第 1章数字档案馆示范工程建设的理论支持 1.1 数字档案馆示范工程建设的原因 21世纪是信息技术革命继续高涨的社会。经济全球化、社会信息化的浪潮不仅加速了人类社会历史发展的进程,而且日益深刻地改变着人们的工作、生活及思维方式。信息经济已经成为世界经济发展的新动力和新增长点,信息化成了当代国际竞争的战略制高点,是当今世界经济和社会发展的大趋势,也是我国产业优化升级和实现工业化、现代化的关键环节。 在这样一种

35、全球信息化背景下,像深圳市数字档案馆这样的数字档案馆示范工程建设项目的提出具有厚实的国际、国内环境基础。 1.1.1 数字档案馆示范工程产生的外因 数字档案馆的产生主要源于档案馆所处信息环境的改变。随着近几年我国对数字档案馆研究的升温,许多关于数字档案馆的理论和实践经验都在积累中。在这一过程中,需要有像深圳市数字档案馆这样的示范工程给我们提供一个实践参考。 (一)信息环境发生改变 信息基础设施俗称信息高速公路的建设,是档案馆所处信息环境发生变化的重要原因,也是数字档案馆得以实现的重要推动因素。 信息高速公路的建设,使整个社会信息流通的基础结构发生了根本性的变化,从而也使档案馆所处的信息环境有了

36、根本改变。同时,信息高速公路的建设和实施,一方面要昀大限度地应用大量 已有先进的信息技术,另一方面又将进一步推动信息技术的继续发展,而这些先进的信息技术恰恰为数字档案馆的建设提供了技术基础。 3我国数字档案馆示范工程建设研究 除此之外,Internet的迅速推广与普及构成了现代信息环境的第二个重要变化。它为数字档案馆的建设提供了现实的网络环境和丰富的网络信息资源。网络通讯系统是数字档案馆的重要基础设施,丰富的网络信息资源也是数字档案馆“虚拟”馆藏的重要来源,而使用户能够通过网络联机存取档案信息资源是数字档案馆建设的重要目标之一。Internet的迅速推广和普及,必然推动数字档案馆在档案信息资源

37、建设和档案信息服务的广度和深度方面有一个质的提高。 (二)电子文件/档案的激增促成了数字档案馆信息环境的改变 电子文件/档案是数字档案馆的重要物质基础,是数字档案馆得以产生的信息资源基础。目前对电子文件/档案的整理和保管需求日益迫切,也使得有示范意义的数字档案馆建设项目显得尤为重要。示范工程建设好,才能更好的为其他地区的数字档案馆提供理论和实践的指导作用。 随着1999年“政府上网工程”的实施,档案管理部门作为政府系统的有机组成部分,也必然要参与其中,迫切需要为政府各部门及社会公众提供联机在线的电子文档服务。此外,我国于 20 世纪 80 年代开始的档案自动化工作,也已将部分传统档案进行数字化

38、处理转换成了电子文件。这些日益增多的电子文件/档案为数字档案馆的建设提供了充足的一级文献“货源”。在档案信息化建设的浪潮中,面对日益增多的电子文件/档案,如何充分应用现代信息技术,实现档案信息资源的数字化、标准化、系统化、网络化管理,以满足社会各方面日益增长的对档案信息的利用需求,是各级档案部门面临的重要问题。解决该问题的关键是首先要建立起有示范意义的数字档案馆。 由此可见,数字档案馆示范工程的建设成为档案信息化建设的重中之重。 (三)国际档案界掀起建立示范性数字档案馆的热潮 在国外档案界,关于“数字档案馆”的研究逐渐升温,相关的研究项目越来越多,其中以英美两国关于“数字档案馆”的研究项目比较

39、集中,如:美国的西北数字档案馆数据库于 2002 年初由 13 个机构共同建立,该项目得到美国国家人文基金批准,资助金额为两年 35 万美元,参加该项目的 13 个机构,除了高校和历史协会之外,还包括华盛顿州档案馆、西雅图市档案馆等。该数据4我国数字档案馆示范工程建设研究 1库将昀终安装在华盛顿州立大学,为各类研究人员提供在线的信息检索和服务。1.1.2数字档案馆示范工程建设产生的内因 数字档案馆示范工程产生的内部驱动力量主要源于为了解决当代传统档案馆所面临的困境问题而寻求进一步发展机会的自我变革动力。 (一)目前传统档案馆面临的困境 目前,传统档案馆面临的困境主要表现在以下几方面: 1、经费

40、不足。我国各级国家档案馆的经费来源主要依靠政府投资。尽管改革开放以来,国家和地方各级政府逐步加大了对档案馆的投入,使得档案馆的经济状况有了较大改观,但就各档案馆实际情况看,档案馆仍普遍受经费不足的困扰。由于经费不足,使档案馆的业务工作质量和服务水平受到严重影响。 2、馆舍空间紧张。我国各级国家档案馆目前主要仍以收藏纸质档案为主,而传统载体档案的体积较大、存贮密度低的弱点使档案馆的馆舍空间不堪重负,空间不足是档案馆普遍存在的一种“慢性病”。“全国现有3128个国家综合档案馆,其中无档案馆库479个,占15.3%;1990年前建的档案馆为1047个,这些档案馆由于面积狭小,现馆库容量已趋于饱和。无

41、馆库也好,面积狭小也罢,都严重影响了档案的接收进程,应进馆的档案不能及时进馆,有的档案馆未进馆2的档案甚至比馆藏档案还要多。”3、馆藏无特色。在馆藏建设中,由于缺乏宏观规划和管理,条块分割,各自为政,热衷于追求“小而全”或是“大而全”的规模,盲目追求档案实体的拥有,从而造成各馆之间特色不明显,却又有大量不合理的重复,你有我也有,你无我也无。馆藏体系自身的缺陷,外加档案信息化整体水平低下,从而导致各馆之间档案信息资源共享程度不高,制约了档案信息资源效用的昀大发挥。 (二)传统档案馆为摆脱困境,必须在当今全新的信息环境中加以改造变革 建立有示范作用的数字档案馆应该是传统档案馆改造变革的昀佳选择。但

42、是数字档案馆建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行传统档案数字化的投入等都需要高昂的费用,至于建成后后续的维护和使用费用也十分高1于丽娟,国外数字档案馆建设概论,中国档案,2003.32李晨,发展中的国家档案馆馆库建设,中国档案,2004.12 5我国数字档案馆示范工程建设研究 昂。资金问题的确是目前数字档案馆建设的一个瓶颈。因此,数字档案馆的建设要量力而行,不搞一刀切,具备条件的档案馆可以先建设数字档案馆,确有困难或条件不具备的档案馆切忌急躁冒进;即使具备条件的档案馆在建设数字档案馆时,也要分步实施,讲求实效,不能一开始就求大、求全、求高,企求一步到位,要始终明确数字档案馆的建设是一

43、项长期而艰巨的任务,不可能一蹴而就,只能逐步建设,逐步完善,持续发展。 同时,数字档案馆的建设昀好能纳入国家和地方的信息化建设和电子政务建设的规划之中,如此可以赢得政府部门的重视与支持,获取必要的建设资金和政策支持。 1.2 数字档案馆示范工程的设计、建设流程 任何企业和单位都存在生产和交付产品以满足客户需要的业务流程,对这一流程进行合理的规划,涉及到根据客户的需求,需要对单位的产品或是服务进行流程设计。 以深圳市数字档案馆的建设流程为例,整个数字档案馆的信息设计和构建流程从对信息的处理角度来看,主要分为四个方面:信息采集、信息管理、信3息利用和信息维护。1.2.1信息采集 负责档案资料数字化

44、和接收在线(离线)电子文件信息、采集相关信息,主要包括立档单位信息在线接收系统、文件中心接收系统、各类档案馆接收系统、专业信息接收系统、其他信息采集系统等。 (一)信息接收系统 1、接收立档单位信息按接收范围在线实时或离线定时接收各个立档单位产生的档案信息,并对接收的信息进行整理、分类。通过该系统的运行,可以保证在网络环境下信息的及时收集和利用。 3/0. 6我国数字档案馆示范工程建设研究 2、接收文件中心信息通过网络在线实时接收或离线定期接收文件中心文件目录及全文信息。 3、接收下属档案馆信息将通过网络在线或以脱机方式定期采集区级档案馆有关档案的目录及全文信息。 4、专业信息接收采集政府各专

45、业职能部门信息中心的各类行业信息,包括专业数据库、相关数字内容信息及背景元数据。 (二) 馆藏数字化系统馆藏数字化是数字档案馆建立过程中数据资源库的重要资源,也是应用系统开发中需要先期实现的功能模块。根据馆藏档案资料的载体的不同形式,馆藏数字化系统包含如下子系统: 1、纸质档案扫描子系统纸质档案是目前档案资料保存的主要形式,目前深圳市档案馆保存的纸质档案资料约20万卷,还不包括下属档案馆单独保存的档案资料。除了对纸质档案的扫描外,该子系统还应包括扫描图像去黑边、图像纠偏等图形图像处理功能。2、缩微胶片数字化子系统在计算机和大容量存储设备广泛使用前,为了档案文件原件的安全及长期存储,需对大量纸质

46、文件进行缩微化处理。为了使已缩微的档案文件更方便地在网上提供利用,需要对已缩微胶片进行数字化处理。 3、视频资料数字化子系统视频资料各种录像带等是档案内容保存的重要形式,与纸质档案比较,视频资料包含的内容更丰富、直观。 4、音频资料数字化子系统音频资料主要包括各种录音带等资料。由于录音带在保存、使用过程中易发生损坏、品质下降、声音失真等现象,对于资料的长期保管和利用十分不利,因此音频资料数字化,特别是那些具有重大历史意义的音频资料十分重要。 (三) 信息搜寻系统数字档案馆的信息资源是多样性的,除了档案系统本身保存的信息资料外,7我国数字档案馆示范工程建设研究 还包含了其他信息。 1、档案征集数

47、字档案馆除按接收范围进行信息采集外,还将按照征集要求,通过网络广泛地征集相关档案信息。 2、与数字图书馆链接通过网络与数字图书馆链接,采集相关信息。 3、其他信息 通过互联网采集国内外档案信息。 1.2.2信息管理 信息管理负责对采集的各种信息进行鉴定、元数据格式处理、有序整合、编目加工、数据维护、统计等。包括档案信息标准化、分类及主题词标引、元数据录入、鉴定、目录管理、报表制作、信息统计以及信息备份。(一) 档案信息标准化为了保证档案信息的真实性、完整性、可读性和长期存储的需要,遵循国家和国际有关的技术标准,对采集接收的各类信息进行有序整合。对于非标准格式的电子文件进行格式转换,数据文本格式

48、标准将采用国际标准的XML格式。 (二) 分类号、主题词自动标引数字档案馆建立丰富的主题词库,根据文件的题名经过系统的分析处理,自动标引分类号和主题词,便于信息的分类、整理和检索查询。(三) 元数据著录系统提供文件信息元数据著录功能,依照不同的电子文件元数据项目进行标准录入,并形成文件信息的元数据和对象数据库。 (四) 信息鉴定对采集的各类信息进行价值鉴定。系统将建立专家鉴定系统,按照电子文件保管期限表对文件进行鉴定处置。 (五) 目录管理目录是文件信息的分类的方式,文件目录管理包括目录完整性维护、目录权限设置、目录清单维护。系统可进行目录数据校验,设置用户访问权限,并8我国数字档案馆示范工程

49、建设研究 制作目录报表。 (六) 报表打印为便于档案信息的管理和利用,提供各种档案目录数据报表,报表的格式样式按有关规定确定。系统还提供自定义报表规格的功能,以满足新报表的增加和报表格式更改的需要。(七) 信息统计 通过统计得到档案数据信息以及利用信息。信息统计格式有报表、图形等 1.2.3信息利用 负责为数字档案馆的用户提供相应的服务,主要包括档案信息开发系统、综合智能查询系统、视频点播系统、虚拟演播系统、网站维护系统、光盘发布系统等。信息利用模块包括以下一些系统: (一) 档案信息开发 开发的手段主要是编目和编研。经过编研整理建立起有效的、方便的文件索引目录和参考文献,提供摘要式、汇编式和

50、著作式的编研成果。根据需要,将充分利用丰富的多种媒体的文件信息和先进的技术手段,提供不同专题的素材并加以编辑、加工、制作和输出。(二) 综合智能查询系统随着信息量的加大,原有的档案业务查询手段在查询效率和查询准确率上越来越不适应需求。数字档案馆在这方面具有无法比拟的优势。数字档案馆的综合智能查询系统按照功能划分为以下几个子系统: 1、文档查询子系统文档查询包括关键词查询、文件号查询、档号查询等基本的条目查询方式,同时还可以进行全文检索查询,为用户提供全文范围内的查询检索结果。文档查询子系统可以保证高的查准率和查全率以及查询速度。 2、图形图像查询子系统在数字档案馆的资源库中,图形图像资源占据了

51、很大一部分。图形图像查询子系统提供了对图形图像数据的有效检索查询手段,包括基于内容的查询、基于形状的查询、基于条目描述的查询等。 9我国数字档案馆示范工程建设研究 3、语音资源查询子系统语音资源查询子系统可以根据样本语音资源在数据库中快速检索到正确的语音档案,改变了原来需要对语音档案先进行内容标定再按照标定内容进行手工检索的方法,提高了查询的效率和准确性。 4、视频资源查询子系统视频资源查询子系统可以根据用户给定的检索画面在视频资源库中自动搜索到包含或近似包含检索画面的视频资源。视频检索技术改变了传统的按照人工标引检索的方法,提高了检索的准确率,减少了由于人为主观因素造成的误检索。 (三) 网

52、站维护系统网站维护系统负责数字档案馆网站的信息发布、资源维护、用户管理等工作,具备在 Internet 上开放档案信息的功能,用户能够通过 Internet 浏览器检索阅读档案目录信息、全文信息以及相关图形图像信息,具有Internet安全机制,拒绝非法访问和恶意破坏。 (四) 光盘发布系统整理组织档案目录和档案多媒体信息资料,将文字、照片、图形图像、语音、视频、虚拟现实场景等信息制作为电子出版物对外发布,满足政府机关等用户对某一专题文件档案信息的需求,实现档案知识化管理。 1.2.4系统维护 信息维护模块负责数字档案馆数据资源安全、网络运行安全、物理安全、信息安全保密管理等。包括权限管理、用

53、户认证、信息加密、数据备份恢复系统。 (一) 权限管理系统权限管理系统包括功能模块访问控制及数据访问控制。凡进入系统的用户均应得到系统授权来确定用户使用功能、可访问的文件信息范围。 1、用户权限管理用户权限管理包括系统用户管理和设置用户可访问的功能模块。可根据用户部门和角色分成若干等级:政府领导、专门用户、一般政府用户、社会公民。10我国数字档案馆示范工程建设研究 根据不同级别用户权限管理系统将赋予这些用户不同的操作权限,通过对操作权限的控制保证文件资料的安全利用。 2、档案信息利用权限管理档案信息在进入资源库时需要根据重要程度划分成不同的保密等级和使用范围,不同密级文件的公开范围和程度均不同

54、。不具备查阅相应密级和使用范围的用户将不能对该文件进行操作。 (二) 用户身份认证数字档案馆的用户中大部分是通过网络进行访问的。用户认证系统首先对用户的身份真实性进行确认,防止不具备访问权限的用户越级访问以及非法用户的登录。用户认证系统采用用户密码检查、数字签名确认等手段保证用户身份的真实性。数字身份认证系统是一种遵循标准的密钥管理平台,采用加密和数字签名等密码服务所必需的密钥和证书管理,以保证系统安全、网络安全、信息安全及数字文件的原始性、完整性。 (三) 信息加密在存储和流通过程中,为保证文件的安全和原始性,系统采用算法加密、信息隐藏、数字指纹及图像的数字水印技术。 (四) 数据备份恢复系

55、统数字档案馆中保存的数字资源虽然利用方便,但相对传统载体的档案资源来讲更容易受到外界不可知因素的影响和攻击。因此数字档案馆更需要数据资源的保护和受损害后的恢复系统。该系统的主要功能包括数据备份、数据转移、防御非法数据攻击等。 1.3数字档案馆示范工程建设模式?“深圳模式”的运用 2000年5月,国家档案局把“数字档案馆工程研究与开发”作为该年度全国重点档案科技攻关计划,下达给深圳市档案局与国家档案局科研所共同承担,并将其纳入国家档案局的“十五”规划,这是我国第一个数字档案馆的研究与开发项目。 11我国数字档案馆示范工程建设研究 41.3.1数字档案馆示范工程的建设目标 深圳市数字档案馆工程的建

56、设目标是: (一) 在网络上形成超大规模的、高度有序的分布式数字档案资源库群,并通过网络向政府和公众提供高效服务、研究制定一套相关标准规范。 (二) 采用国际主流技术,实现多方式的电子文件及各类数字信息采集、查询、利用服务,保证电子文件保存、利用的长期性,为日益广泛产生的电子文件的管理,提供理论及实际应用的支持。 (三) 开发具有中国特色的数字档案馆智能应用系统,提供数字档案管理的整套方法及相关软件;培养一批高水平的专业队伍,持续发展数字档案馆工程,为中国数字档案馆的建设探出一条新路。 1.3.2数字档案馆示范工程建设的意义 数字化档案馆的研究和建设是二十一世纪档案人的使命。数字化档案馆的建立

57、目前在国际上尚属论证阶段,各国对此的理解各不相同,深圳市数字档案馆作为充满创新性的工程,必将为中国的数字化档案馆建设提供参考标准,使中国档案管理现代化的步伐跟上世界的脚步。 同时,深圳市数字档案馆建设是深圳市实现电子政府、企业实现电子商务的必要准备。 “十五”期间,深圳要通过信息技术在有关领域的应用,初步实现政府信息化、企业信息化、社会公共领域信息化、家庭信息化。而各个领域的信息必将产生大量的原始记录,这些记录的归档便形成大量的数字化档案,缺乏完善的数字化档案管理方案和基础建设必然会制约各领域信息化发展。深圳市数字档案馆的研究和建设是一项非常紧迫并且是必要的任务。 1.3.3数字档案馆示范工程

58、的主要任务 (一) 起到对其他不同地区的引导和示范作用,主要包括: 1、通过深圳市数字档案馆的建设,在全社会范围内加强社会档案意识,使更多的机关和公众了解数字档案馆带给我们生活上的便利,这样为其他地区建4/. 12我国数字档案馆示范工程建设研究 立数字档案馆提供了舆论支持和认可。 2、通过深圳市数字档案馆的建设,进行档案专业的人才储备。并在数字档案馆的建设过程中,不断地发现需要哪方面的人才,比如计算机类人才、企业管理类人才等等,这样为今后其他地区数字档案馆建设的人才聘用提供详尽的职位规划。 3、为其他地区数字档案馆的建设提供现成的技术参考和工作标准参考。例如目前深圳市数字档案馆已经制定了深圳市档案资料机读目录数据库机构格式(试行)、 深圳市电