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1、大连 XX 医药有限公司配送中心单证管埋制度文件编号PS2012-0004总版本A制定日期2012 年 1 月 1 日生效日期2012 年 1 月 1 日核准会签审查制订文件修订记录NO版次变更修订日期修订贝次修订内容摘要登录者1234大连 XX 医药有限公司文件名称配送中心单证管理制度制定日2012-1-1生效日2012-1-1文件编号PS2012-0004版次A页次1/41 .目的：为了加强配送中心验收组单证管理，特制定如下培训计划。2 .要求：2.1入库单：2.1.1装订：2.1.1.1将月的入库单整理装订成册，每月装订一册。2.1.1.2每册以每天入库单单证号码由大到小顺序排列，并审核
2、确保单证签字完整；2.1.1.3每册须在每天单证前面装订当天单证统计目录。2.1.2标识：2.1.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、单证起止日期、单证起止号码、编号；2.1.2.2装箱保存的单证，须在箱上贴上标识：记录名称、单证起止月份、数量。2.1.3保存地点：2.1.3.1由专人保管，在验收组文档柜，只保存近半年度的单证，上半年度的单证整理装箱保存。2.1.3.2当天的单证存放于入库单临时文件夹。2.1.4归档时限：2.1.4.1第二天上午整理完成前一天的单证存于临时文件夹；2.1.4.2每周一装订成册；每年 6 月 30 日、12 月 31 日将半年的单证整理封箱存档。2.1.
3、5保存期限2.1.5.1 5 年，逾期定期销毁。（或商品有效期后一年）2.1.6销毁2.1.6.1填质量记录销毁申请表及销毁清单，部门经理审核批准；2.1.6.2质量部审核批准后监督执行。2.2不合格商品拒收报告单2.2.1装订2.2.1.1按季度整理装订成册，每月一册；2.2.1.2每册以拒收单单证号码由大到小顺序排列，并审核确保单证签字完整；2.2.2标识2.2.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、单证起止日期、单证起止号码、编号；2.2.3保存地点大连 XX 医药有限公司2.2.3.1由专人保管，在验收组文档柜，只保存本年度的单证。文件名称配送中心单证管理制度制定日2012-1-
4、1生效日2012-1-1文件编号PS2012-0004版次A页次2/42.2.4归档时限2.2.4.1当天完成。2.2.5保存期限2.2.5.11 年，逾期定期消毁2.2.6销毁2.2.6.1填质量记录销毁申请表及销毁清单，部门经理审核批准2.3退库单2.3.1装订2.3.1.1按月份整理，每月装订成册，一月一册。2.3.1.2每册以退库单证号由大到小顺序排列2.3.2标识2.3.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、单证起止日期、单证起止号码、编号；2.3.2.2装箱保存的单证，须在箱上标识记录名称、单证起止月份、数量。2.3.3保管地点2.3.3.1专人保管，验收组文档柜，只保存近半
5、年度的单证，上半年度的单证整理装箱保存；2.3.3.2当天的单证存放于退库单临时文件夹。2.3.4保存期限2.3.4.15 年，逾期定期销毁；2.3.5销毁同上2.3.6归档时限2.3.6.1理货员返回单的当天（一般为交货的第二天）整理存档。2.4商品下仓处理单2.4.1装订：2.4.1.1按处理方式（转正品、转赠品、退厂等）月份分别整理装订成册，每月一册；2.4.1.2每册以下仓处理单号由大到小顺序排列；2.4.2标识2.4.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、月份、编号；2.4.3保管地点2.4.3.1专人保管，在验收组文档柜，只保存全年度的单证，上年度的单证整理装箱保存；2.4.
6、4保存期限2.4.4.15 年，逾期定期销毁文件名称配送中心单证管理制度制定日2012-1-1生效日2012-1-1大连 XX 医药有限公司文件编号PS2012-0004版次A页次3/42.4.5销毁2.4.5.1填质量记录销毁申请表，部门经理审核批准；2.4.5.2质量部审核批准监督执行。2.4.6归档时限2.4.6.1返回单的当天完成。2.5商品质量问题报告单2.5.1装订2.5.1.1按月份整理装订成册，每月一册；2.5.1.2每册以日期大小顺序排列；2.5.2标识2.5.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、月份、编号；2.5.3保存期限2.5.3.15 年，逾期定期销毁；2.5
7、.4销毁2.5.4.1填质量记录销毁申请表，部门经理审核批准；2.5.4.2质量部审核批准监督执行。2.5.5归档时限2.5.5.1当天完成。2.6下仓商品申请单、下仓单2.6.1装订2.6.1.1按月份整理装订成册，每季度一册；2.6.1.2每册按下仓商品申请单、下仓单排列并以下仓单证号由大到小顺序装订;2.6.2标识2.6.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、月份、编号；2.6.3保存期限2.6.45 年，逾期定期销毁；2.6.5销毁2.6.5.1填质量记录销毁申请表，部门经理审核批准；2.6.5.2质量部审核批准监督执行。2.6.6归档时限2.6.6.1当天完成2.7不合格商品销
8、毁记录：大连 XX 医药有限公司文件名称配送中心单证管理制度制定日2012-1-1生效日2012-1-1文件编号PS2012-0004版次A页次4/42.7.1装订2.7.1.1按月份整理装订成册，每年一册;大连 XX 医药有限公司文件名称配送中心单证管理制度制定日2012-1-1生效日2012-1-1文件编号PS2012-0004版次A页次5/42.7.1.2每册以不合格商品销毁记录表、下仓商品处理单：（报废）不合格商品报损审批表排并按销毁记录编号大小为序装订；2.7.2标识2.7.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、月份、编号；2.7.3保存期限2.7.3.15 年，逾期定期销毁；
9、2.7.4归档时限2.7.4.1销毁当日完成。2.7.5销毁2.7.5.1填质量记录销毁申请表，部门经理审核批准；2.7.5.2质量部审核批准监督执行。2.8收验单2.8.1装订2.8.1.1将每月的收验单整理装订成册，每月装订一册；2.8.1.2每册以每天收验单单证号码由大到小顺序排列，并审核确保单证签字完整；2.8.2标识2.8.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、单证起止日期、单证起止号码、编号；2.8.2.2装箱保存的单证，须在箱上贴上标识：记录名称、单证起止月份、数量。2.8.3保存地点2.8.3.1由专人保管，在验收组文档柜，只保存近半年度的单证，上半年度的单证整理装箱保存。2.8.3.2当天的单证存放于收验单临时文件夹。2.8.4归档时限2.8.4.1第二天上午整理完成前一天的单证存于临时文件夹；2.8.4.2每月装订成册；每年 6 月 30 日、12 月 31 日将半年的单证整理封箱存档。2.8.5保存期限2.8.65 年，逾期定期销毁。2.8.7销毁2.8.7.1填质量记录销毁申请表及销毁清单，部门经理审核批准；大连 XX 医药有限公司2.8.7.2质量部审核批准后监督执行。
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