万通集团项目治理手项目施工进程文档治理操作指导书

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1、施工过程文档管理操作指导书编辑马洪波日期2007-11-28审核于琛、杨毅清日期2007-11-28批准许立日期2007-11-28修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人为保证项目的各项信息的传递的准确性、及时性，为保证项目治理的可追溯性，为减少和幸免因人员流动而造成的重要项目信息的流失，特制订本施工进程文档治理操作指导书。1 .职责1 .项目公司1.1. 负责项目文档治理程序的运行。1.2. 负责项目文档的搜集、整理、归类。1.3. 项目公司收到的所有书面文件都必需记录、存档。2 .项目工程副总2.1. 项目工程副总统一和谐施工进程文档治理。2.2.项目工程副总和文档治理员一路制订标

2、准发文模板，并由文档治理员治理。2. 3.项目工程副总和文档治理员一路制订文档的编号。2.4. 项目工程副总指导文档治理员成立项目电子文档的文件夹系统。3.项目公司员工3.1.项目公司员工所发出的与工程有关的函件应利用标准发文模板。3. 2.项目公司员工收到文件应及时交给文档治理员。3. 3.按期将由其操纵的电子文档拷贝给文档治理员4.文档治理员4.1. 所有施工进程收发文由文档治理员统一治理。4. 2.项目公司的所有图纸由文档治理员统一治理。4. 3.与项目有关的电子文档由文档治理员统一治理。4.4. 文档治理员对所发函件的格式及编码等进行审核。5. 承包商5.4. 承包商依照规定的程序和格

3、式提交文件。5.5. 总承包商无权将文件直接发给设计单位或其他独立承包商。总承包商可直接向分包商（包括专业分包商）发文。2.工作程序书面文件的发文程序发文的几种形式项目公司的对外发文可分为以下几种类型： 一般函件：其内容无固定格式、而需自行编写的文件，如发给施工单位的要求其遵守施工平安规定的函等。此种函件自身通常都写有明确的收文单位。 文件传递单：用于转递、传递本身未专门注明收文单位的文件，如图纸、施工方案等。 收文转发。此为项目公司从外单位收到文件后，需要转发给与项目有关的其他单位时采取的一种简单的转发方式。即项目工程副总在收文章的转发栏内填写转发对象单位的名称简写后，由文档治理员将文件或邮

4、寄给转发对象单位。 外部单位提供的标准表格。外部单位有时会提供标准的表格，如供电报装表格等，给项目公司填写。在此情形下，项目公司员工按表格的填写要求填写即可。 其他大量利用的标准化文件，如变更、洽商单等。此类文件应依照需要制订标准格式并利用。2.1. 2对一般函件的一样要求所有由项目公司员工对外发出的一般函件，都应知足以下要求： 写明收文单位名称。 若是文件以邮寄或手递方式发出，写明收文单位地址；若是文件以形式发出，写明收文单位号码。 写明收文人员的姓名、职位。 要有发文的编码（文号）。 写明事由（即文件的题目）。文件的题目应能归纳文件提及的事项，使预备阅读文件的人一看题目就能够明白文件是预备

5、讲什么的。 写明发文的日期。 所有的文件都要有签名或盖章。一样文件要由文件签发人的亲笔签名。文件的起草人也要小签。重要的文件要有签名并加盖公司章。需要签名的文件，签字人的姓名应在文件上单独列出，并清楚可辨。 写明签字人的职务名称。 写明文件的页数。 写明附件的名称。 写明抄送对象的姓名或单位。若是附件不发给抄送对象，应相应注明。 除有特殊要求外，首页应利用项目公司的信头纸。 对外发出的文件一概采纳新的纸张，不得利用反面已经利用过的纸张。 所有打印的中文文件需用宋体字体，大小一样为小四号。专门文字和题目等可采纳其他字体和大小。 要坚持一事一文。除会议记要外,对需要提及的每件事，都要单独发文。不该

6、该在同一文件中，讲述假设干不同的事项。2.1.3一般函件的编码对外发出的所有一般函件，都应有编号。发文编码格式：发文编码以英文字母和阿拉伯数字组成，并说明以下内容收文单位名称一年份一序号一签发人一起草人例：ABC-05-001-NIHB-GDPABC:收文单位名称之英文简写。05：发文年份，05表示时刻为2005年。001：说明此文件为发给该收文单位的第几份文件，001表示此文是发给发达公司的第一个函文.依此类推为002,003oMHB：文件签发人姓名之英文简写。此处，MHB代表MaHongBo。GDM：文件起草人姓名之英文简写。此处，GDM代表郭大明(GuoDaMing)。一般函件的格式请见

7、示范文本一般函件文件传递单利用范围项目的某些文件（如技术标准等），可能并未注明收文方，在发出或转发这种文件时，可利用通用的文件传递单作为封面发出。已注明收文方的文件，像一般函件、变更令等，因其文件案头中已包括传递途径信息，可再也不利用文件传递单作为封面。文件传递单中应列出所发文件的清单，或将详细的文件清单作为文件传递单的附件单独列出。若是文件传递单中的某些格式不能知足发文的需要，可对格式、内容作相应的补充和修改，以确保文件能够全面、准确、清楚的发出。任何发出的文件传递单都应复制一份由文档治理员归入发文档案中。文件传递单格式请见示范文本文件传递单发函进程项目公司员工所发出的与工程有关的函件应利用

8、标准发文模板。员工在以为其起草的函件能够发出时，应将函件草稿交给文档治理员审阅。文档治理员要对函件草稿的格式及编码等进行审核。在其确认正确无误后，函件进入签字程序。第一是函件起草人小签，然后是函件的最后签发人正式签署。函件的最后签发人在审查文件内容、重要性及是不是需要会签后，签发函件或要求对函件进行修改。关于不合乎规定的文件，文档治理员有权要求函件起草人从头提交。在函件签署后，应将函件原件及电子版交与文档治理员，由其发出及存档处置。标准发文模板由项目工程副总和文档治理员一路制订，由文档治理员治理。项目公司员工有需要时应向文档治理员索要标准发文模板。发给对方的文件（除外），要坚持让对方签收。重要

9、的，也应坚持对方书面确认收到。详见附录1文件发放流程图收文程序项目公司可同意的文件格式和发文程序一个良好的一般函件应知足以下要求： 写明收文单位名称。 若是文件以邮寄或手递方式发出，写明收文单位地址；若是文件以形式发出，写明收文单位号码。 写明收文人员的姓名、职位。 要有发文的编码（文号）。 写明事由（即文件的题目）。文件的题目应能归纳文件提及的事项，使预备阅读文件的人一看题目，就能够明白文件是预备讲什么的。 写明发文的日期。 所有的文件都要有签名或盖章。一样文件要由文件签发人的亲笔签名。重要的文件要有签名及公司章。需要签名的文件，签字人的姓名应在文件上单独列出，并清楚可辨。 写明签字人的职务

10、名称。 写明文件的页数。 写明附件的名称。 写明抄送对象的姓名或单位。若是附件不发给抄送对象，应相应注明。 写明发文单位的名称。除有特殊要求外，首页应利用发文单位的信头纸。 通常，在合同文件中会说明发文单位哪些人能够签发文件给对方。若是发文单位希望对方同意除前述人员之外的其他人签发的文件，那么发文单位应事前取得对方的同意，并以书面授权书的形式对此加以确认，不然，对方能够为发文单位的发文无效。书面授权书应写明被授权人的姓名、职务、可签署文件的类别、授权的有效期限等。授权书应有授权人的亲笔签名，并应注明“在授权的范围内，被授权人的签字等同于授权人的签字。”等字样。 要坚持一事一文。除会议记要外，对

11、需要提及的每件事，都要单独发文。不该该在同一文件中，讲述假设干不同的事项。项目公司应鼓舞或要求顾问方、承包商、供给商等依照上述程序、格式来提交文件。关于某些严峻不符合要求的文件（如无合法签名的文件、该盖章未盖章的文件、未标注日期的文件等），项目公司应要求其从头提交。若是项目公司是主收文方，而且文件是以邮寄、速递、面交方式传递的，项目公司应坚持要求对方发给项目公司的文件是原件而非复印件。项目公司应与有关各方协商，以确信某些标准化的文件（专门是表格）的格式。地址和邮件程序项目公司要将项目公司的邮寄地址、号码、项目收文专用邮箱（若是有的话）等明确告知与项目有关的各方。如：XXXXXX项目办公室地址：

12、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXX号码：XXXXXXXX邮件上需明确注明相关收件人（如项目工程副总、工程部领导、文档治理员等）。收文处置程序所有一LI程收文都由文档治理员收取。文档治理员在收到文件后，盖上公司专用收文传阅印章并填写收文日期，在收发文登录表（EXCEL格式）上对收文进行记录，然后放入项目工程副总收发文架之“收入”格供其批阅。项目工程副总阅读收文并在收文印戳处进行批注后将收文返还给文档治理员。山文档治理员按批注进行如下操作：1.执行：将该文件复印并当即发给“执行”人。2 .传阅：若是文件不超过20页，可将文件复印一份供有关人

13、员传阅；若是文件超过20页，那么可将原件进行传阅。文档治理员在原件前附上传阅表格。传阅人员应尽快阅读传阅的文件，有需要的话可自行复印，然后将传阅文件传给下一个传阅人。最后一个传阅文件的人应在阅完文件后，将原件交还给文档治理员。文档治理员应记录有那些文件在传阅进程中，并按期检查归回的情形，以避免有些文件在某个传阅人手中长期存留。3 .抄送：将该文件复印后，发给“抄送”人。4 .转发：将该文件或以信函的方式“转发”给与工程有关的外部单位。上述流程终止后，将原文件依照统一的归档编码系统编号后归档。注意：有时，与项目有关的各方会将文件直接交给项目公司的员工，而不通过文档治理员。在此情形下，收到文件的员

14、工应将收到的文件交给文档治理员，如该员工急需利用该文件，那么可复印该文件，自己存留复印件，而将原件交给文档治理员。除紧急情形外，发文方应依照正常的发文程序，将文件直接发给文档治理员。项目公司员工应了解我方的收文要求，并将其及时告知对方。详见附录2文件收进流程图2. 2.4承包商文件提交程序承包商应依照规定的程序和格式提交文件。 承包商应将需要审批的文件、方案、图纸和样本主送工程监理，同时，抄送给项目公司工程部。 向项目公司的提交数量必需很多于一式两份。 对监理的提交数量可与监理商定。 承包商应同时将所发文件的电子版本（若是有的话）提交给项目公司。除合同中明确规定某些文件必需直接发给项目公司外，

15、总承包方应将文件主送工程监理，并在其以为必要时或项目公司有要求时.，抄送给项目公司。总承包商无权将文件直接发给设计单位或其他独立承包商。总承包商可直接向分包商（包括专业分包商）发文。专业分包商的发文程序是：专业分包商总承包商工程监理项目公司工程部。在其以为必要或有关方面有要求时.，专业分包商的发文应抄送给工程监理和项目公司工程部。2. 3书面文件存档项目公司收到的所有书面文件都必需记录、存档。依照需要、文件可分为各类类型。对应于每一种类型，都应有一个编号。文档的编号由项目工程副总和文档治理员一路制订。文档治理员要将制订的文档编号打印出，并放置在存档文件柜（架）周围，以供有需要的人员查阅。项目公

16、司员工在查阅文件时，如需要，可要求文档治理员帮忙。文档编号可参见附录3公司对收文和发文都要在收发文记录表（EXCEL格式）进行记录。文档治理员应当每周一次将该记录发给公司的有关员工，以便于其检索文件。招标文件、合同文件等的记录和存档由本钱部来进行。2.4图纸治理项目公司的所有图纸由文档治理员统一治理。设计方、承包商或其他单位发图给项目公司时，应将所发图纸的清单以EXCEL或项目公司接收的其他电子格式发给项目公司，以便于项目公司记录图纸。文档治理员收到图纸后第一应查对图纸目录，确认所收图纸是不是与目录一致。如不一致，应及时向发图单位提出。确认一致后，在每张图纸上加盖收图章，填写收图日期。文档治理

17、员将收到的图纸登入图纸目录（EXCEL格式），打印出与图纸放在一路，并将图纸放在规定的位置（如挂图架）上，以方便项目公司人员能及时查阅。一旦有新图纸发行，文档治理员应及时用收到的新图纸替换旧的图纸。文档治理员需负责将旧图纸存档。通常情形下，应在旧图上加盖“已过时”印章。有时，旧图也可能有其他用途，在此情形下，文档治理员可按项目工程副总的要求，临时不盖“已过时”印章。不管是不是盖“已过时”印章，旧图都应与新图分开寄存。旧图应由文档治理员集中寄存，不该销毁或抛弃，以备以后查阅整个项目进程中的设计变更情形。项目公司宜设置专门的阅图室。文档治理员应当在阅图室保留一套最新的图纸，以便项目公司员工查阅。原

18、那么上，阅图只能在阅图室进行。若是需要将图纸带出阅图室，要取得文档治理员的同意。电子文件格式及存档文件的一样格式项目有关各方用于本项目治理的运算机软件需符合以下标准（或类似的其他审核通过的软件）：文本文件MicrosoftWord财务文件MicrosoftExcelCAD图纸AutoCad2004版或更新的进度打算MicrosoftProject以磁盘（或光盘）递交的文件需在标签上注明项目名称、日期和磁盘中包括的文件名。若是包括文件太多而无法填写于一张标签上，那么可附上文件传递单。若是用文件传递单代替标签，那么需在磁盘的标签上标明文件传递单的编号。磁盘必需按以下格式标明日期：YYYY-MM-D

19、DYYYY-年，以四位阿拉伯数字表述MM-月，以两位阿拉伯数字表述DD-日，以两位阿拉伯数字表述如：2005-08-12即表示2005年8月12日。对外发文的电子文档若是项目公司员工的发文是用电脑进行文字处置的，那么在贮存发文的电子文档时，文件名应知足下述要求：文件名应显示发文编号、文件题目等信息，以方便查阅。如题目太长可简写。如下所示：ABC-05-001-NIHB-GDP+发文的题目ABC-05-001-NIHB-GDP的含义见“一般函件的编码”显示文件题目或简要题目的目的是：方便电子文件的阅读者迅速从题目中判定出该文件是关于什么的。在完成发文后，有关员工应将所发文件的电子文档当即发给文档

20、治理员，由其统一对发文的电子文档进行保留。电子文档的统一治理及文件夹系统与项目有关的电子文档要由文档治理员统一治理。以下电子文件要集中在文档治理员处治理： 图纸 发出的电子邮件 收到的电子邮件 项目公司员工对外发文的电子文档 与项目有关的单位发文的电子文档上面列出的文件必需由文档治理员集中操纵并按期进行备份。有些文档是由文档治理员集中操纵的，如对外发文的电子文档。有些文档，如各个员工收到的电子邮件等，是由各个员工别离操纵的。各个员工应按期（至少每周一次）将由其操纵的电子文档拷贝给文档治理员，文档治理员将此类文档考入自己的电脑中。文档治理员应在项目工程副总的帮忙下，成立项目电子文档的文件夹系统。

21、各个员工应依照文档治理员成立的文件夹系统来进行应交给文档治理员治理的电子文件的存档。文档治理员应帮忙各个员工成立其各自电脑中的文件夹系统。为方便自己的工作，各个员工可自行设立方便自己利用的文件夹系统。可是，凡需交由文档治理员治理、备份的文件，都必需按由文档治理员成立的文件夹系统进行存档。山文档治理员治理的电子文档必需至少在两部电脑中有贮存。电子邮件电子邮件在项目的信息传递中利用的愈来愈多。项目公司员工在利用电子邮件时应注意以下事项：在有公司电子邮箱的情形下，必需第一利用公司的电子邮箱进行电子邮件的收发。如，大伙儿应当利用这一邮箱。若是对方有公司的电子邮箱，应当要求对方利用其公司的电子邮箱收发邮

22、件。若是对方无公司的电子邮箱，应请对方书面确认其提供的电子邮箱是有效的、并可用于本项目的联络的邮箱。重要的文件，应当利用书面函件的形式，而不能仅仅以电子邮件的方式进行收发。项目公司员工应付其所发出的及收到的电子邮件按期整理，并进行电子文件存档，然后交给文档治理员备份、编码、记录、并打印出书面文件存档。项目公司员工可要求文档治理员帮忙其进行电子邮件的整理、存档。项目公司员工在向外发出电子邮件时，应抄送给文档治理员。公司也应要求与项目有关的各方在发电子邮件给项目公司员工时，将邮件抄送给项目公司的文档治理员。文档的归集项目公司文档治理员负责日常文档的搜集、整理和归集，并在项目完工备案后30日内将文档

23、及电子版本文件依照公司的档案治理规定转交给公司有关部门。3 .支持文件3.1. 项目施工进程治理规程4 .相关记录1. 1.一般函件4. 2.文件传递单5. 3.文件传阅表附录1文件发放流程图开始项目团队成员草拟外发文件文件起草人将拟外发的文件送交文档管理员文档发放过程结束!文件发放流程图说明过程A本项目公司的成员如对外发放正式文件，须先草拟文稿，然后使用合适的标准文件格式，填妥文件编号，始可提交给文档管理员。过程B所有本项目往外发放的正式书信文件，在提交给文件签发人签发之前，应全部送交予文档管理员进行形式审核。过程C文档管理员审核发文草稿格式、编码等是否正确。审查内容是否按规定格式提交及是否

24、齐全。所有项目公司成员须按本项目规定的程序、格式和编码来提交文件。如未合乎，文档管理员有权要求其重新提交。过程D发文草稿格式、编码等不正确，文件草拟人需修改并重新提交。过程E文件签发人将审查文件内容并确定是否可以签发。过程F文件签发人按文件内容及重要性或其权限利判断是否需要会签。过程G不需会签的文件，文件签发人不同意签发，要求文件起草人修改。需要会签的文件，有关各方不同意签发，要求文件起草人修改。文件起草人按要求修改并重新提交文件。过程H有关各方审阅需会签的文件，并确认是否同意会签。过程J文件签发人签发文件。文档管理员分发原件及复印件，对所发文件进行登记，并按统一的归档编码系统将原件或复印件归

25、档。附录2文件收进流程图文件收进流程图说明附录3 文档编号（参考）过程A所有送交本项目的书信文件，包括邮递、手送、传真等，将全部统一由文档管理员收取。业主方所有人员，无论人任何渠道收到提交给业主的文件都必须先交予文档管理员。需自行紧急处理的文件，可自己立即复印，而原件必须在复印后立即交给文档管理员。过程B如文件外包装或封面未注明为“私人”、“密件”或“标书”，则进入程序Do过程c如文件外包装或封面注明“私人”、“密件”，文件直接送交予收件人。如文件外注明为“标书”，文件将直接送交予本项目招标负责人。文档管理员将不拆封及不登记该类文件。过程D文档管理员审核来件内容是否按规定格式提交及是否齐全。所

26、有设计及顾问单位、监理单位和承包商单位须按本项目规定的程序、格式和编码来提交文件。如来件严重违反规定，文档管理员可要求对方重新提交。过程E该有关单位将按规定修正文件并重新提交文件给文档管理员。过程F文档管理员按规定格式登记该来件，在首页盖上收文传阅章并填写收文日期，如何将来件交给项目工程副总。过程G项目工程副总将在收文传阅章上注明执行人员、传阅人员、抄送人员、转发单位的名字。过程H文档管理员按项目工程副总的批示为“执行”、“抄送”人员，每人复印一份文件。“转发”是指将该文件转发给与工程有关的外部单位（如设计单位、监理单位、施工单位等）。“转发”应根据需要以传真或信函的方式进行。“传阅”时如果文

27、件不超过20页，亦应将该文件复印一份供有关人员传阅。如果文件超过20页，可将该文件原件传阅。上述流程结束后，将来件原件按统一的归档编码系统归档。编号以“1”字开头的是由项目公司发出的文件编号发文单位收文单位1001项目公司所有从项目公司发给收文单位的的文件（包括信函、传真、传送单等）发达环球建筑设计咨询有限公司1011前进工程设计咨询有限公司1021精细建筑工料测量师有限公司1031网景市建筑设计研究院1041北京方正林国际工程咨询有限公司1201其他顾问公司1301网景市第六建筑公司1601其他机构或部门公司内部文件编号以“2”字开头的是由与项目相关的单位发出的文件编号公司名称备注2001发达环球建筑设计咨询有限公司该公司发出的与项目相关的所有工程文件2011前进工程设计咨询有限公司2021精细建筑工料测量师有限公司2031网景市建筑设计研究院2041北京方正林国际工程咨询有限公司2091其他顾问公司2101网景市第六建筑公司编号以“3”字开头的是政府部门发出的文件编号以“4”字开头的文件是关于该项目的报告及会议记要编号公司名称备注3001政府审批公共设施政府部门文件4001报告、会议纪要以上是已制订的文件编号目录，可依照工作需要，由项目工程副总和文档治理员随与项目有关的单位的增加而添加新的编号。