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1、企业行政文秘人员职业化训练教程 -沟通技巧训练【课程提纲】第一讲 你适合做行政文秘人员吗什么样的人员适合做行政文秘人员行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要掌握的专业技能行政文秘人员的主要工作第二讲 行政文秘人员职业形象设计行政文秘专业形象设计行政文秘的专业仪态第三讲 现代商务礼仪随从上司出行礼仪陪同上司商谈礼仪拜访客户礼仪第四讲 沟通技巧训练影响行政文秘沟通的四个因素行政文秘有效沟通的五个原则行政文秘四个有效的沟通技巧行政文秘如何与上司沟通第五讲 文秘的时间管理分析时间诊断工作环境，提高工作效率立即改变跨越时间管理陷阱第六讲 缓解工作压力 了解压力放松自我战胜压力 第七讲 办公室事
2、务办公室环境的布置邮件的收发与传阅妥善安排约会第八讲 口才训练与电话技巧电话口头表达训练电话基本技巧十大电话情景应对技巧第九讲 会议的筹划与管理会前的准备工作会间的组织服务会后的善后处理第十讲 公文写作技巧公文的写作方法和技巧商务公文写作的注意事项商务公文范本第十一讲 办公室沟通文书沟通运用商务餐建立良好沟通运用送礼建立良好沟通第十二讲 接待工作接待客人社交细节【本讲重点】影响沟通的四个因素五个有效沟通的原则四个有效沟通的技巧如何与上司沟通沟通是人类社会交往的基本行为过程，用任何方法或形式，在两个或两个以上的主体传递、交换或分享任何种类的信息的任何过程,就叫做沟通。企业行政文秘人员，其重要的工
3、作职责之一就是协调上下级、各部门之间的沟通与合作。作为呈上起下的中枢，行政文秘人员必须掌握专业的沟通技巧，才能够顺利的开展工作。一、 影响沟通的四个因素沟通是一个双向互动的过程，无论是信息发出者和接受者的主观原因，或是外在的客观因素，都会导致沟通的失败，双方无法就某一信息共享受或达成一致的认识。情绪因素由于身体状况、家庭问题、人际关系等因素而导致的情绪不稳定，波动性大，从而影响沟通正常的进行。其表现有：精神不集中。倒不一定是对对方的话题不感兴趣，而是仍沉溺于刚刚发生的事情，或其他担心的事情，没有把注意力转移到谈论的话题上来。过分怯场、胆怯。由于岗位的关系，行政文秘人员较之他人，有更多的机会与公
4、司的高层领导接触。本是一个展示自我的良好机会，结果由于紧张、慌乱，没有充分理解上司的指示、意图，反而留下了不好的印象。表达方法说话的语气令听众反感。自大，讽刺、严厉的批评，都会令对方难以接受你的观点，即使你的观点是对的。谈话也就不欢而散。在沟通中选择不合适的媒介来传递信息。选择合适的媒介而不要选择最先进的，当然也要视双方的地理位置、所处的场合而定。一般而言，面谈是最好的方式，可以进行及时的互动、反馈，可以从对方的身体语言、面部表情来洞察他的想法，改变谈话的方式或策略。个人因素因为世界是多元的，所以每个人的成长背景、性格、人生经验、教育程度、文化水平、价值观念是不同的，就导致对同一信息的阅读有不
5、同的理解。这样的情况下，求同存异是最好的做法了！环境因素在沟通过程中，选择不适当的时间、地点等，都会直接影响到信息传送。在午休的时间谈论下一步的工作计划，在大办公室里谈论薪酬问题，都是不合适的。二、 五个有效沟通的原则正确回应对方的话谁都不希望说了一大通之后，对方对此无动于衷，面无表情。那样的谈话只会草草结束，无任何建设性的进展，对方也会失去与你沟通的欲望了。注意沟通中的态度应该以谦虚的态度进行和对方的沟通，无论是否同意对方的意见，都应该给予尊重。在谈话过程中，应保持专业的坐姿，身体前倾，不要后仰，靠在椅子上，那样显得懒散；保持微笑，学会用目光与对方沟通，适时的反馈，令对方觉得你对他的话题很关
6、注；避免一些不礼貌的举止，如不停的看时间，玩弄钢笔，抖脚等。注意倾听倾听对方要表达的真实的意思。经常不断地确认沟通信息很有可能，谈话快结束时，才发现双方考虑的问题、理解的意思出现了重大的偏差。差之毫厘，谬以千里。为避免这种情况，在沟通过程中，需要不断地向对方确认求证，明确其所表达的真实意思，所以，“你说的是这个意思吗？”、“是这样的吗？”这样的语句是少不了的。表达出让人印象深刻的沟通话语三、 四个有效的沟通技巧表示尊重以客观、开放的态度去与人沟通。沟通的时候，应抱着“空杯心态”，要撇弃先入为主的做法。真诚，即使你已经明白了对方的意思，也不要急着打断对方的话语。避免破坏性行为。不要低估对方所谈论
7、的话题的严重性，老以为就自己做的事情是重要的，别人的都是不值一提；也不要有讽刺行为，挖苦对方，这样做会打击对方的积极性，也会使自己显得没有职业素质，破坏了在他人心目中的形象。易地而处的聆听不要从自己的角度来聆听对方的话，更不要以自己理解的意思来替代上司的指示，所以要尽可能地站在对方的立场来明确其真实的想法。上司或同事的话，或许说一遍就完了，你也不好意思老要求“I BEG YOUR PARDEN”，那样显得幼稚和不专业“怎么连话都不会听？！”。因此，务必学会换位聆听，务必专注地听。小测验 你能听懂上司的指示吗？上司的指示：象限一：在字母I字上画一个点。象限二：在空白处写上a b c d e象限三
8、：在园子里，有一只公牛爸爸（FB），一只公牛妈妈（MB），还有一只公牛宝宝（BB），谁不在哪里呢？请圈出来。象限四：请圈出与其它各字不是同类的字。可能出现的答案：大多数人会在I的上方加上一个点。很多人会在划线处写上a b c d e。MB BB。可能很多人选“鼓”。上司的答案：实际上，应该在I字本身上加一个点。按要求，应当在划线的空白处写，如，-a-b-c-d-e。当然啦，不可能存在公牛妈妈，所以应当是圈出MB。你可以打狗，打孩子或打鼓，但不可以打性别。因此，正确答案是性别。测验的启示：在接受上级指示时必须认真聆听，你的理解不等于就是上司的意图，对于任何不清楚的地方予以澄清。切记聆听的目的是要
9、明白对方的意思。恰当的提问提问，除了可以确认对方表达的信息，还可以集思广益、启发思路，使自己的想法更加成熟、完善。开放式提问：5W1H，答案不限制的提问方式。封闭式：以Y/N来回答，确定事实的提问方式。探讨式：就某一问题展开深入的讨论的提问方式。反射式： 就一个问题从不同的人寻求不同的意见的提问方式。给出建设性回应对方不仅在意你对所谈论问题是否重视，更需要你对此的看法、意见。给出回应，特别是建设性的回应，会增强双方的认同感，容易达成一致。回应对方，应该注意：回应必须对事不对人以改善而不是批评为目标把重点放在对方可以改善的行为上寻求对方的意见而不是强加自己的意见四、如何与上司沟通作为企业行政文秘
10、人员，经常会于上司、领导打交道。普遍的感受是“伴君如伴虎”，上司永远是不可琢磨，猜不透其意图。于是乎，战战兢兢，缩手缩脚，如履薄冰。其实，并非“老虎的屁股摸不得”，而在于如何去摸，在于掌握与上司沟通的技巧。案例三国演义第72回曹操怒斩杨修片段，分析行政文秘人员应该如何传达上司的指令？ 操屯兵日久，欲要进兵，又被马超拒守；欲收兵回，又恐被蜀兵耻笑，心中犹豫不决。适庖官进鸡汤。操见碗中有鸡肋，因而有感于怀。正沉吟间，夏侯惇入帐，禀请夜间口号。操随口曰：“鸡肋！鸡肋！”惇传令众官，都称“鸡肋”。行军主簿杨修，见传“鸡肋”二字，便教随行军士，各收拾行装，准备归程。有人报知夏侯惇。惇大惊，遂请杨修至帐中
11、问曰：“公何收拾行装？”修曰：“以今夜号令，便知魏王不日将退兵归也：鸡肋者，食之无肉，弃之有味。今进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归：来日魏王必班师矣。故先收拾行装，免得临行慌乱。”夏侯惇曰：“公真知魏王肺腑也！”遂亦收拾行装。于是寨中诸将，无不准备归计。当夜曹操心乱，不能稳睡，遂手提钢斧，绕寨私行。只见夏侯惇寨内军士，各准备行装。操大惊，急回帐召惇问其故。惇曰：“主簿杨德祖先知大王欲归之意。”操唤杨修问之，修以鸡肋之意对。操大怒曰：“汝怎敢造言，乱我军心！”喝刀斧手推出斩之，将首级号令于辕门外。分析：抛开杨修持才放旷，屡犯曹操之所忌，曹操妒才等因素不谈，就本案例而言：曹操只是犹豫不决，遂
12、以“鸡肋”为号，但未下令退兵，但杨修自以为洞察其真实意图，自作主张，视领导权威于不顾，是其罪名一也；大军初败，军心、士气为重，杨修扰乱军心，是其罪名二也。结论：不要以自己的看法替代上司的指令，自作聪明只会反被聪明误。传达上司的指令，要把握时机和场合。从上司所处的实际环境，发出指令的背景，来领会其真实意图。 由此，我们可以归纳出行政文秘与上司沟通的注意事项：把握时机和场合，根据上司所处的场合和当时的 心情注意领导的眼睛和手，了解上司的意图是什么向上司汇报工作的技巧理清思路。明白自己要说什么，所说事项的先后、轻重顺序；天马行空，云遮雾罩，不知所云是不可以的。突出重点。拣重要的说，汇报工作要有重点。
13、删繁就简。简洁明了，言简意赅，不要重复罗嗦，上司的时间你是不好随便浪费的。恭请上司点评。汇报完之后，不忘请上司评价一番，指出成绩和不足，并作出下步工作的安排。一来可满足上司的领导欲望，有机会显示其权威，二来留下一个谦逊、工作勤奋的好印象，何乐而不为呢？！批评领导的技巧批评尽可能私下进行。千万不要在会议等公开场合，提出对领导的批评，即使你说的是对的。领导的权威是需要维护的，在公开场合批评领导，等于公然对其权威提出挑战，非要分清个是非的话，那更让领导面上无光，下不了台。出于本能，领导也会为自己辩解，对异议予以反驳，那样的话，你所提出的意见也不会被采纳。以亲切的话语作为开场白。言辞要婉转，语气尽量温和，最好用商榷的方式，变批评为讨论。在这个时候，迂回战术比直捣黄龙更加有效。批评行为，而不是针对个人。提供答案。在提出问题的同时，应该提供解决问题的方案。一个过错只批评一次。改正错误，弥补工作的过失，都是需要时间的。所以，应该静观事态的发展，不要就某一问题纠缠不休，那样只会令领导反感。以友好的方式结束。批评上司的目的，是下属的职责，也是为了改进工作，提高效率。无论最终意见是否被采纳，也不要把上下级关系僵化，从此心存芥蒂，那样的话，得不偿失。以友好的方式结束谈话，给彼此留下一个回旋的余地，来日方长！
企业行政文秘人员职业化训练教程
