AR应收账款操作手册

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1、 北京英斯泰克视频技术有限公司 操作手册 手册名称： 应收业务应用操作手册 适用部门： 财务部门、销售部门、 编写人员： 版本号 1.0 编写日期 2003 年 5 月 18 日 销售部门 纪 红 业务问题、操作问题 对 业务 口 支 持 技术  多 媒 体

2、董 欣 业务问题、操作问题 财务部门 曾 静 业务问题 财 务 部 白晓宇 软件问题、错误提示 8010083-202 计 算 机 网络、硬件、系统故障 8010083-108 1 目 录 一、部门职责： ..................................................................................... 错误！未定义书签。 二、部门岗位划分： ..........

3、................................................................... 错误！未定义书签。 三、系统业务处理流程： ..................................................................... 错误！未定义书签。 四、部门日常业务系统处理： ............................................................. 错误！未定义书签。 1、日常业务类型的界定： ......................

4、..................................... 错误！未定义书签。 2、普通应收业务日常处理： ....................................................... 错误！未定义书签。 3、月末结账： ............................................................................... 错误！未定义书签。 一、部门职责： 销售部门的日常工作在 ERP 系统处理中主要工作有： 1、 根据客户付款和开票要求

5、，通知财务部门进行开票。 2、 根据财务的应收政策，催收货款。 3、 协助财务部门进行对账。 财务部门工作： 1、进行针对发票通知的审核职责。 2、手工开具销售发票、列收入账。 3、进行其他应收往来业务处理。 4、进行收款核销业务处理。 5、进行其他的往来款项的转账处理。 6、原始单据制单。 二、部门岗位划分： 销售助理：系统内客户分类、客户档案的维护管理； 销售订单 /销售开票通知单的录入复核工作。 财务应收往来会计： 复核已录入的普通发票、红字普通发票，确保录入的发票金额与数量的正确

6、； 进行手工开具增值税或普通零售票； 进行核销客户往来款，往来对账； 原始单据制单。 财务出纳人员： 根据客户交款情况进行实际收款， 统计现金日记账等， 通知往来会计和总调室客户款项是否到位。 2 三、系统业务处理流程： 1、 货物发出后， 销售助理根据客户付款， 要求开票情况进行在应收账款模块做销售开票， 销售经理做现结复核处理。 2、 财务往来会计根据销售助理复核后的销售开票通知，完成后在应收账款模块中对销售开票通知单进行审核，核对开票申请的数量、单价手工

7、开具销售专用发票、销售普通发票，成应收账款往来。 3、 销售人员催要客户货款，收到后交财务出纳部门，往来会计在应收账款中录入收款单 进行审核、核销客户欠款处理。 4、 往来会计进行预收冲应收、应付冲应收、红票对冲等转账业务处理。 5、 往来会计对当月业务进行制单传递到总账系统。 6、 处理其他应收账款业务。 四、部门日常业务系统处理： 1、日常业务类型的界定： 销售收入核算分类： 按照销售产品大类进行分别列账 产品销售收入 ---转播车销售、机加产品销售、 商品销售收入 ---多媒体商品销售、材料销

8、售、其他商品销售。 结算方式划分： 现金： 按照开户银行划分结算方式： 2、普通应收业务日常处理： 初始设置： 基本科目设置： 【应收账款】 — 【设置】 —【初始设置】 ---基本科目设置应收科目设置 应交增值税科目设置 销售退回科目 预收科目 产品科目：【应收账款】 — 【设置】 — 【初始设置】 --- 基本科目设置 日常核算处理： 应收单据录入： 【应收账款】 — 【日常业务】 — 【应收单据处理】 ---应收单据录入 其他非主销售业务形成的应收账款（如对外临时借款等情况） ：

9、 点击【应收单据审核】时，在单据过滤条件中点击〖确认〗按钮，即可进入单据处理主 界面。在单据处理主界面，点击〖增加〗按钮 ，系统弹出 “单据类别 ”选择框，用户需要 输入要新增单据的单据类别。 3 单据名称：包括在初始设置设定的单据，用下拉框进行选择。 单据类型：包括发票和应收单。单击右方下拉框，选择要录入单据的类型。 单据方向：包括正向和负向，根据需要用下拉框进行选择。若输入的单据为红字单据，则可选择方向为负向。 选择完单据的类型、名称和方向后，点击〖确认〗按钮 ，屏幕即会出现该类型单据新增单据界面，可以输入有关栏目。点击

10、〖取消〗按钮，系统会取消刚才的操作。 参照栏目说明，进行单据录入。录入完成后，按〖保存〗按钮，即可保存当前新增单据。如果当前正处于增加状态，则新增加的单据的单据类型、单据名称和单据方向同上一张单据。 若新增加的单据名称、类型或方向与上一张不同，则需要退出单据录入功能，返回单据处理主界面，点击〖增加〗按钮，重新选择单据类别进行单据录入。 应收单审核 /弃审：【应收账款】 — 【日常业务】 —【应收单据处理】 ---应收单据审 核 /弃审

11、自动批审 用鼠标点击【日常处理】下的【应收单据处理】下的【应收单据审核】 ，系统显示一查询条件框。输入查询条件后，用户可以点击〖批审〗按钮，系统根据当前的过滤条件将符合条 件的未审核单据全部进行后台的一次性审核处理。批审完成后，系统提交单据批审报告，自动批审报告显示成功的张数以及明细审核单据。 用户可点击 按钮，即可显示成功审核的明细单据。 手工批审 可在输入过滤条件后，进入单据列表界面，进行选择。在选择标志一栏里，双击鼠标或者打对勾，然后点击工具栏中的审核按钮，则表示要将该张单据审核。可以〖全选〗图标将所有的单据全部选中；点击〖全消〗图标取消所做的选择。

12、选择单据后，单击〖审核〗图标将当前选中的单据全部审核。 批审完成后，系统提交单据批审报告，显示成功的张数以及未成功单据的张数。 用户可点击 按钮，即可显示明细单据。 批量弃审 用户也可在输入弃审单据的过滤条件后，点击〖确认〗按钮。进入已审核单据列表界面，通过点击〖全选〗 、〖全消〗按钮将列表中的记录全部打上选择标志或取消选择标志。 4 在需要进行弃审的结算单打上选择标志，点击〖弃审〗按钮，对当前应收单进行批量弃审。 批量弃审完成后，系统提交单据批量弃审报告，报告显示弃审成功的张数以及明细单据。 用户在批审报告中，点击

13、按钮，即可显示未成功弃审的明细单据。 单张审核 在审核列表界面， 可双击单据记录或点击 〖单据〗 按钮，则进入单据卡片界面， 直接单击 〖审核〗按钮将当前单据审核。 已收款销售发票审核的处理 当审核的发票是已经做过现结处理，则系统在审核过滤时需要选择“现结”记账的同时，后台还将自动进行相应的核销处理 。对于发票有剩余的部分，作应收账款处理。 【提醒】弃审说明： 弃审是审核的反操作，可以在已审核单据列表中，双击单据记录或点击〖单据〗按钮，则进入单据卡片界面，直接单击〖弃审〗按钮将当前单据弃审。 收款单填加： 收款单填加： 【应收账款】 — 【日常

14、业务】 — 【收款业务处理】 应收系统的收款单用来记录企业所收到的客户款项， 款项性质包括应收款、 预收款、其他费用等。其中应收款、预收款性质的收款单将与发票、应收单、付款单 进行核销勾对。 应收系统付款单用来记录发生销售退货时， 企业开具的退付给客户的款项。 该付款单可与应收、预收性质的收款单、红字应收单、红字发票进行核销。 点击〖增加〗按钮，录入收款单，录入后，点击〖审核〗按钮对其进行审核。 若用户不进行批量制单， 系统在此提供用户及时制单功能， 即总账系统启用后，在对结算单进行了审核后，系统会询问是否要立即制单。若选择是，则立即显示当 前结算

15、单的凭证界面； 如果不想立即制单， 则可以在“制单处理”功能中集中处理，则选择否，回到当前结算单卡片界面，只是该结算单处于已经审核状态。若希望批量审核收付款单，则也可在【收款单据审核】处进行批量的手工或自动审核。 此时如果希望立即指明这一次收款是收的哪几笔销售业务的款项， 可以对该收付款单进行核销处理。核销就是指确定收款单、付款单与原始的发票、应收单之间 的对应关系的操作。若在点击〖核销〗按钮之前尚未对收付款单进行审核，可直接点击〖核销〗按钮，则系统在后台直接审核该收付款单，并提示是否制单。在制单完成或不制单后，进入核销界面，进行核销处理。若希望批量处理核销业务，则以不在此进行核销

16、处理，到【核销处理】节点进行统一处理。但【核销处理】节点进 行的核销处理， 不可以处理异币种间的核销。 对于单据核销情况， 可到【单据查询】中进行明细查询。 在收付款单及原始的发票、 应收单都已制单后， 且核销双方的控制科目不同时，在选项中选择 核销制单 的前提下，可以在【制单处理】节点对核销处理进行制单。 收款单审核： 【应收账款】 — 【日常业务】 — 【收款业务处理】在单据界面进行审核 / 弃审 单张审核： 进入单据界面， 系统显示所选的单据格式， 及最后一次操作的单据。 用鼠标点击〖上 5 张〗、〖下

17、张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需要审核 / 弃审的单据；或点击〖定位〗按钮，利用 定位功能 查找需要审核 /弃审的单据。审核当前单据：点击〖审核〗按钮，系 统将当前单据审核，并将当前操作员写入表尾 “审核人 ”，同时〖审核〗按钮变为〖弃 审〗按钮。弃审当前单据：点击〖弃审〗按钮，系统将当前单据弃审，取消 “审核人 ”， 同时〖弃审〗按钮变为〖审核〗按钮。 在单据列表界面选择要审核 /弃审的单据： 进入单据列表界面，显示过滤界面。输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条 件的单据列表记录；用户可以按工具栏〖过滤〗按钮重新查询。将光标移到要审核 / 弃审

18、的单据的任一行，或点击〖定位〗按钮，利用 定位功能 查找要审核 /弃审的单据， 双击单据行进入该单据查询状态，进行单据审核 /弃审，操作说明见上。 在批量处理界面进行批审 /批弃： 进入批量处理界面，输入过滤条件。按〖批审〗或〖批弃〗则将符合过滤条件的 单据带入，如没有则系统提示 “没有符合条件的单据 ”。点击〖选择〗 ，则选择当前行； 再点击，则取消选择；可〖全选〗 、〖全消〗。选单完毕，按〖确认〗则所选单据被审核 /弃审，执行完毕系统显示 “批量审核（弃审）完毕 ”。 核销处理： 单据核销的作用是解决收回客商款项核销该客商应收款的处理，建立

19、收款与应收款的核销记录，监督应收款及时核销，加强往来款项的管理。 手工核销指由用户手工确定收款单核销与它们对应的应收单的工作。 通过本功能可以 根据查询条件选择需要核销的单据，然后手工核销，加强了往来款项核销的灵活性。 点击【核销处理】 -【手工核销】 ，进入核销过滤条件界面。 选择需要进行核销处理的客户，输入结算单、被核销单据过滤条件，点击〖确认〗按 钮，进入单据核销界面， 上边列表显示该客户可以核销的结算单记录， 下边列表显示 该客户符合核销条件的对应单据。 结算单列表显示结算单表体明细记录， 包括款项类型为应收款和预收款的记录， 而款 项类

20、型为其他费用的记录不允许在此作为核销记录， 核销时可以选择其中一条表体记 录进行。余额已经为 0 的表体记录不用在此列表中显示。 核销时，结算单列表中款项类型为应收款的记录其缺省的本次结算金额 =该记录的原 币余额；款项类型为预收的记录其缺省的本次结算金额为空。 核销时可以修改本次结算金额，但是不能大于该记录的原币余额。 用户手工输入本次结算金额，本次结算，上下列表中的结算金额合计必须保持一致， 点击〖保存〗按钮，即可完成本次核销操作。 用户也可手工输入本次结算金额后，点击〖分摊〗按钮，系统将当前结算单列表中的 本次结算金额合计自动分摊到被核销单

21、据列表的本次结算栏中。 核销顺序依据被核销 单据的排序顺序。用户可更改当前被核销单据的排序，可通过点击〖栏目 -单据〗按 钮，即可进行单据列表顺序的设置。 完成后，点击〖保存〗按钮，系统自动保存该结算单核销信息。 核销界面中点击〖 〖退出〗按钮则可退出单据核销功能。 自动核销指用户确定收款单核销与它们对应的应收单的工作。 通过本功能可以根据查 询条件选择需要核销的单据，然后系统自动核销，加强了往来款项核销的效率性。 点击【核销处理】 -【自动核销】 ，进入核销过滤条件界面。 6 输入过滤条件，点击〖确认〗按钮，自

22、动核销时提供进度条，使能够知道核销进程。 核销完成后，提交自动核销报告，显示已核销的情况和未核销的原因。 其他转账处理： 应收冲应收： 指将一家客户的应收款转到另一家客户中。 通过本功能将应收款业务在客商之间进行转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客商间入错户或合并户问题。 单击【日常处理】菜单项下【转账处理】中的【应收冲应收】 。 在货款、其他应收款和预收款复选框中选择需要处理的单据。 输入转出户、转入户等过滤条件，单击〖过滤〗按钮，系统会将该转出户所有满足条 件的单据全部列出。可手工输入并账金额，金额大于 0，小于等于余额。

23、预收冲应收： 处理客户的预收款和该客户应收欠款的转账核销业务。 选择【日常处理】菜单项下【转账处理】中的【预收冲应收】 。 也可以进行单个客户的预收冲抵应收款工作，则在 “预收款 ”页签中输入过滤信息。输入完成后，点击〖过滤〗按钮，系统会将该客户所有满足条件的应收款的单据类型、单据编号、单据日期、单据金额、转账金额等项目列出。可以在转账金额一栏里输入每一笔应收款的转账金额。 红票对冲 ：用某客户的红字发票与其蓝字发票进行冲抵，分为手工冲销和自动冲销： 手工冲销： 选择【日常处理】菜单项下【转账处理】 -【红票对冲】 -【人工红票对冲】 。 输入需要进行红票对

24、冲的客户、币种、方向。 输入红票过滤条件、蓝票过滤条件后，点击〖确认〗按钮，屏幕会显示该客户所有满足条件的红字及蓝字单据。 系统自动将红票原币余额带入红票的对冲金额中，用户可修改，但对冲金额不能大于原币余额。 用户可在冲销单据中输入对冲金额，点击〖保存〗按钮，保存对冲操作；用户也可通过〖分摊〗按钮，将红票金额依据蓝字单据顺序分摊到对冲金额中，蓝字单据顺 序可通过点 击〖栏目 -蓝票〗进行列表顺序的设置，点击〖保存〗按钮，保存 对冲操作。 自动冲销： 选择【日常处理】菜单项下【转账处理】 -【红票对冲】 -【自动对冲】 。 输入进行红票对冲的过滤条

25、件如日期、客户、币种。 输入后，点击〖确认〗按钮，进行自动对冲。自动对冲时提供进度条，显示自动对 冲进程，执行完毕后，显示自动红冲报告，显示红冲金额或错误原因。 应收冲应付： 用某客户的应收账款，冲抵某供应商的应付款项。系统通过应收冲应付功能 将应收款业务在客户和供应商之间进行转账， 实现应收业务的调整， 解决应收债权与应付 债务的冲抵。 选择【日常处理】菜单项下【转账处理】中的【应收冲应付】 。 用应收款冲抵应付款，则须选中 “应收冲应付 ”。选择 “预收冲预付 ”，则可选择预收款冲抵预付款操作。 【提醒】 如果需要红字应收单冲销红字应付单，则

26、可以将 “负单据 ”复选框选中。 点击 “应收 ”页签，输入过滤条件。 7 输入完成后，点击〖过滤〗按钮，系统会将该客户所有满足条件的应收款的单据类型、单 据编号、 日期、金额等项目全部列出。 可以在转账金额一栏里输入每一笔应收款的转账金额。 【提醒】 每一笔应收款的转账金额不能大于其余额。 如果在转账总金额中输入了数据，则可以通过点击〖分摊〗按钮，自动将转账总金额按照列表上单据的先后顺序进行分摊处理。 【提醒】 对自动分摊好的金额可以进行手工修改。 若已经分摊好转账金额，再次点击〖分摊〗按钮，则此时系统将自动清空所有

27、单据上的转账金额。 用鼠标单击 “应付 ”页签，输入或选择有关项目。输入完成后，点击〖过滤〗按钮，系统会将该供应商所有满足条件的应付款的单据类型、单据编号、日期、金额等项目全部列出，可以在转账金额一栏里输入每一笔应付款的转账金额， 【提醒】：每一笔应付款的转账金额不能大于其余额。 如果在转账总金额中输入了数据，则也可以通过点击〖分摊〗按钮，自动将转账总金额按照列表上单据的先后顺序进行分摊处理。 制单： 制单即生成凭证，并将凭证传递至总账记账。系统在各个业务处理的过程中都提供了实时制单的功能；除此之外，系统提供了一个统一制单的平台，可以在此快速、成批生成凭证，并可依据规则

28、进行合并制单等处理。 选择【日常处理】菜单项下【制单处理】进行制单 用鼠标单击左边选择 “制单类型 ”，制单类型包括发票制单和应收单制单、 结算单制单、核销制单、票据处理制单、并账制单、现结制单、坏账处理制单、转账制单、汇兑损 益制单。 输入完查询条件， 单击〖确认〗。系统会将符合条件的所有未制单已经记账的单据全部列出。 输入制单日期，并在 “凭证类别 ”栏目处，用下拉框为每一个制单类型设置一个默认的凭证类别。可以在凭证中修改该类别。 可以在选中一条记录，然后点击〖单据〗按钮，即可显示该条记录所对应的单据卡片形式。若该条记录所对应的单据有多条，则先显示这些单

29、据记录的列表形式，然后可以双击打开成卡片形式。 若希望在生成凭证的过程中系统自动形成凭证的摘要内容，可以点击〖摘要〗按钮，进行凭证摘要设置。为了快速地、成批地、有效的生成凭证的摘要内容，可以使用制单功能运用凭证摘要设置功能来达到这个目的。 选择要进行制单的单据，在 “选择标志 ”一栏双击，系统会在你双击的栏目给出一个序 号，表明要将该单据制单。可以修改系统所给出的序号。例如，系统给出的序号为 1， 可以改为 2。相同序号的记录会制成一张凭证。也可点击〖合并〗按钮，进行合并制单。 凭证删除： 通过凭证查询来查看、修改、删除、冲销应收账款系统传到账务系统中的凭证。

30、 【单据查询】，选择【凭证查询】 通过时间范围下拉框选择要查询的凭证的日期范围。 点击〖查询〗按钮，调出查询条件界面，选择查询条件。 8 点击〖单据〗按钮，联查当前原始单据。原始单据界面中提供打印、预览功能。 点击〖凭证〗按钮，联查当前凭证。 点击〖修改〗按钮，修改当前凭证 点击〖删除〗按钮，删除当前凭证。 点击〖冲销〗按钮，可作红字冲销。当凭证处于已记账状态时，不能修改和直接删除凭证，只能红字冲销，即生成一张与该凭证方向、金额相同的红字凭证，原蓝字凭证所涉及的单据或处理回到原未制单状态。但已审核未记账、未审核的凭证

31、不能做凭证红冲处理。 恢复操作： 对原始单据进行了审核、对收款单进行了核销等操作后，发现操作失误，可 将其恢复到操作前的状态，进行修改。 在菜单条上选取【其他处理】 -【期末处理】 -【取消操作】 。在 “操作类型 ”下拉框中选择恢复的类型。系统提供了如下类型：恢复单据核销前状态： 输入过滤条件后，系统将满足恢复条件的收款单列出； 在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此张收款单恢复到核销前的状态； 选择完成后，点击〖确认〗按钮，保存此次操作；点击 〖取消〗 按钮，取消此次操作。 【提醒】 如果收款单日期在已经结账的月份内，也不能被恢复。

32、 如果收款单在核销后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。 恢复其他转账处理前状态： 输入过滤条件后，系统将满足恢复条件的处理列出。 在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此次业务恢复到处理前的状态；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。 选择完成后，点击〖确认〗按钮，保存此次操作；点击 〖取消〗 按钮，取消此次操作。 【提醒】 如果转账处理日期在已经结账的月份内，也不能被恢复。 如果该处理已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。

33、 9 3、月末结账： 应 工 采 付 资 账 管 购 款 理 管 理 库 存 成 存 货 本 总 管 核 核 销 理 算 算 账 售 管 应 固 理 收 定

34、 账 资 款 产 当月月底结束时， 于每月自然月最后一天， 在销售管理系统的月末结账的前提下可以进行 应收账款模块结账，再有新业务则为下月单据。 【应收账款】 — 【业务】 — 【其他处理】 ---- 月末结账 进行月末结账： 进入【月末结账】 ，屏幕显示月末结账对话框。 用鼠标单击〖结账〗按钮，系统开始进行合法性检查。 如果检查通过， 系统立即进行结账操作， 结账后结账月份的已经结账显示为是； 如果检查未通过，系统会提示不能结账的原因。 进行月末恢

35、复结账： 当某月结账发生错误时，可以按〖取消结账〗恢复结账前，正确处理后再结账。不允许跳月取消月末结账。只能从最后一个月逐月取消。 【提醒】 应收账款模块与销售管理模块集成使用，应收账款模块应在销售管理模块结账后，才能对应收账款模块进行结账处理。 当选项中设置审核日期为单据日期时， 本月的单据 （发票和应收单） 在结账前应该全部审核。 当选项中设置审核日期为业务日期时， 截止到本月末还有未审核单据 （发票和应收单），照样可以进行月结处理。 如果本月的结算单还有未审核的，不能结账。 当选项中设置月结时必须将当月单据以及处理业务全部制单， 则月结时若检查当

36、月有未制单的记录时不能进行月结处理。 当选项中设置月结时不用检查是否全部制单， 则无论当月有无未制单的记录， 均可 10 以进行月结处理。 如果是本年度最后一个期间结账， 建议将本年度进行的所有核销、 坏账、转账等处理全部制单。 如果是本年度最后一个期间结账， 建议本年度外币余额为 0 的单据的本币余额结转 为 0。 11