关于做好文件材料立卷归档管理工作的通知-201405

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1、一、档案盒的规格及材质档案盒使用由山东省交通厅监制的标准档案盒。档案盒尺寸为31022040mm和31022060mm。31022040mm的档案盒装除图纸以外的资料；31022060mm的档案盒仅限用于图纸资料。二、档案盒封面、内封与脊背制作案卷封面、档案盒封面与脊背均采用与档案盒色泽一致的无酸牛皮纸制作。封面与脊背的粘贴使用白乳胶，要平整，避免产生气泡。三、档号的编制本工程项目档号形式：G18DYDQTS具体档号编制要求如下： G18DYDQTS（用4号宋体字）案卷流水顺序号 二级类目，依据附件1，八部分排序一级类目工程项目代号一级类目为工程项目代号，G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工

2、程代号为“G18DYDQTS”(其中“TS”指“提升”，“DYDQ”指“东营大桥”，G18根据具体桩号予以确定）。当材料中缺项时，依据下表（表1）序号应向前递补。表1序号归档文件材料整理归档单位保管期限一立项审批G18DYDQTS 11项目法人建议书及审批文件项目办永久2可行性研究报告及审批（核准）文件项目办3可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行性研究报告的审查意见项目办4专家对可行性研究报告的评审文件项目办5其他文件材料项目办二设计审批G18DYDQTS 21勘测、设计基础性资料项目办2初步设计及审批文件、专家审查意见及审查会议纪要项目办永久3施工图设计文件及审批文件（总体规划设计，审批

3、的各阶段设计及有关文件、公路用地图）项目办三工程准备及管理文件G18DYDQTS 31质量监督申请书及质量监督通知书项目办永久2建设前原始地形、地貌状况图、照片项目办永久3工程管理文件3.1项目法人就工程质量、安全、进度、费用控制管理文件永久普发性项目办针对性项目办有关单位3.2质量监督机构印发的质量监督相关文件项目办3.3项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要例会性项目办专题性项目办有关单位3.4计划进度报表项目办30年4科研4.1课题报告、任务书及批准文件项目办30年4.2协议书、委托书、合同项目办4.3研究方案、计划、调查研究报告项目办4.4试验记录、分析计算数据项目办4.5专家评审及

4、技术鉴定报告项目办5经批准的新技术应用资料项目办永久6声像资料6.1重大活动、重大事故处理项目办永久6.2国家、部级领导人视察公路工程项目办6.3省、市及行业主管部门的领导人视察公路工程项目办6.4招投标仪式及工程项目办重要会议声像材料项目办7隐蔽工程、关键工序、桥梁、隧道等结构物重点部位施工项目办、监理单位、施工单位8第三方检测、咨询文件8.1检测方案项目办30年8.2检测报告项目办四监理文件G18DYDQTS 41监理机构及人员情况，各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度监理单位永久2监理大纲、规划、细则及批复监理单位3监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件监理单

5、位4监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与施工单位的来往文件监理单位施工单位5监理组织召开的工地例会及专题会议纪要例会性监理单位专题性监理单位有关单位6监理平行试验及独立抽检文件材料（排序参照施工资料）监理单位7监理日志、巡视记录、旁站记录、监理日记监理单位8交工验收工程质量评定资料监理单位9合同管理控制文件、质量控制措施规定、指令及回复通知、开（停）工令监理单位10阶段性工作总结、监理月报等报表资料、照片等声像资料监理单位五施工文件G18DYDQTS 51施工准备文件永久1.1标段开工申请及批准文件（含施工组织设计）施工单位1.2技术交底、图纸会审纪要施工单位1.3开工前的交接桩记录、控

6、制点的复测、施工控制点的加密工程定位（水准点、基准点、导线点）测量、复核记录施工单位1.4组织机构及人员、岗位职责划分、施工组织、方案及计划安排施工单位2施工质量控制文件永久2.1工程及设计变更文件及台账（变更一览表及变更图纸）施工单位2.2计划进度报表、施工日志、大事记施工单位2.3永久性水准点坐标图、建筑物坐标高程测量记录施工单位2.4沉降、位移观测记录、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总资料施工单位2.5各项标准及工艺试验资料施工单位30年2.6工地试验室管理文件施工单位2.7施工管理文件、质量管理文件（质量保证体系、专项技术方案等）施工单位2.7.1各种原材料、半成品、成品、混凝土预制

7、件合格证及抽检、试验记录施工单位2.7.2产品、设备说明书、合格证及检验报告、质量鉴定报告施工单位2.8单位、分部、分项工程质量评定文件施工单位永久2.9施工原始文件施工单位2.9.1单位、分部、分项工程开工批准文件施工单位2.9.2各工序施工记录、试验、检测及报检文件施工单位2.9.3隐蔽工程验收记录施工单位2.9.4混凝土配合比设计报告、配料单施工单位2.9.5砂浆强度、混凝土强度、焊接、压实度、弯沉等试验检测报告及汇总表施工单位2.9.6事故情况及调查处理报告、补救后达到要求的认可证明文件施工单位2.9.7施工中遇到非正常情况记录、处理方案及观察记录，对工程质量影响分析施工单位2.9.8

8、施工安全及文明文件、天气、温度自然灾害记录情况、机电、监控设备安装调试及性能考核记录施工单位2.10开工及完工记录、交工验收自检评定、照片及声像档案施工单位3竣工图3.1总说明书施工单位3.2路线平、纵竣工图施工单位3.3路面维修竣工图施工单位3.4桥梁维修竣工图施工单位3.5沿线设施及其它工程竣工图施工单位3.6通用图施工单位六交、竣工验收G18DYDQTS 61交、竣工验收文件（档案、环保、劳动安全卫生、消防、规划、交工、竣工等验收文件）项目办永久2建设、设计、施工、监理单位工作报告（工程总结及交接表、工程名称、主要工程数量、固定资产价值）项目办3质量监督机构出具的交工验收质量检测意见项目

9、办4质量监督机构出具的竣工验收质量鉴定报告项目办5质量监督机构质量监督报告项目办6试运行记录、检测、观测记录及成果报告、缺陷整改文件材料项目办7单项验收文件项目办8接管养单位项目法人使用情况报告项目办9其它项目办七工程招投标及合同文件G18DYDQTS71招标文件项目办永久2投标文件项目办3评标文件（定标及招标会议纪要）项目办4中标通知书项目办5工程合同（协议书）项目办八资金管理G18DYDQTS 81支付报表项目办永久2决算及决算审计项目办示例：监理单位档号为G18DYDQTS4（流水号）施工单位档号为G18DYDQTS5（流水号）四、组卷要求（一）收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目

10、立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。复印件应清晰。（二）收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。（三）案卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰，耐久，用纸统一规范（A4,A3）制作和书写材料，必须利于长期保存。小于A4纸规格的出

11、厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡属易褪色书写材料（如复写纸、传真件）应复印保存。工程试验、检测等表格签字必须齐全，不能同一人代签。（四）案卷内不应有重份文件，卷内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。1. 分项工程开工申请批复文件由施工单位归于相应分项工程。监理单位施工期间存查，完工后不再整理组卷。2. 普发性管理文件（如质量、进度、安全、环保、廉政）按照谁制发谁归档的原则进行。3. 针对某一合同段，某一分项工程或某一事件（如原材料的确认）的管理性发文，相关合同段和制发单位都

12、应归档，便于相关责任的界定。4. 工程合同文件（施工合同、检测合同、监理合同、安全、廉政合同，招标文件、技术规范等）由项目法人统一归档，其他单位只做留存。5. 计量支付和最终计量支付文件由项目法人按合同段分别进行整理归档，按时间进行排列。（五）卷内文件材料系统化排列1. 立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。2. 设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。3. 工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。4. 项目法人及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联

13、系，结合重要程度依次进行排列。一般应正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。（六）施工文件材料1. 原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。2. 变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。3. 各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。4. 工程资料按工程路线统一的里程桩号，由小到大依次排列（施工阶段形成的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列）。各单位工程按分部、分项工程按照自下而上的顺序排列。5. 合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工

14、验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。6. 竣工图按照专业结合图号依次进行排列。7. 设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。（七）监理文件1. 监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。2. 监理抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。3. 监理日志按照监理机构和日志形成时间依次进行排列。（八）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。（九）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序依次进行排列。

15、（十）科研课题文件材料按照准备立项、研究试验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。（十一）卷内文件材料一般文字材料在前，图表在后。（十二）声像（照片）按照形成时间顺序排列。各单位档案资料按路线前进方向整理，按分部工程组卷，按分项工程排序。按档案盒厚度整理每一卷资料的厚度，不得出现盒空的现象，原则上一盒一卷，也可一盒多册作为一卷。不同类别的案卷不得装入同一盒内。封面与脊背的格式、字号大小请严格按照格式实施，脊背上档号原则按两行布设（详见附件）。在卷内文件目录等地方使用单位简称时，请参考下表（表2）。表2序号单位全称单位简称1东营黄河公路大桥有限责任公司东营大桥公司2山东恒建工程监理咨询有

16、限公司山东恒建东营大桥总监办3科达集团股份有限公司科达集团股份有限公司4中国公路工程咨询集团有限公司中国公路工程 咨询公司五、案卷题名案卷题名应简明扼要、准确的揭示卷内文件材料的内容。案卷题名应包括公路工程建设项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称、如属桥梁等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。封面上已写明工程项目名称，案卷题名可直接写具体内容。1. 公路工程档案资料案卷题名应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）及文件；项目法人、总监处管理文件案卷题名的表示形式：高速公路责任者问题名称示例：G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程总监代表处关

17、于加强安全生产管理工作的文件材料施工、监理单位管理性文件案卷题名的表示形式：高速公路桩号（标合同段项目总桩号）问题名称示例：G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程K0+000-K23+000关于加强安全生产管理工作的文件材料项目技术文件材料案卷题名的表示形式（施工、监理单位）：高速公路桩号工程结构部位名称示例：G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程K12+200-K12+300路面工程检测表2. 编制单位：是指案卷形成单位。（填写法人单位全称。如：科达集团股份有限公司）。3. 起止日期：是指本案卷内形成的最早和最晚的时间。（用阿拉伯数字填写，年、月、日不能省略，如2015年4月30日）。4

18、. 保管期限：填写其规定的保管期限。参见附表一“公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表”。5. 密级：参见附件1根据文件实际情况填写，有就填写，没有就空着。每一案卷外封皮都要写“G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程”简称字样，案卷题名直接写具体内容；脊背应写案卷题名的全称，工程项目名称统一为“G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程”。案卷题名中不允许出现关于文种的描述，比如“ 函”、“通知”等，统一概述为“文件材料”、“记录”、“会议纪要”等。禁止出现同类案卷题名，不便于日后文件检索，如工程变更文件（一），工程变更文件（二）。六、案卷页码卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页码。单面书

19、写的文件材料，在右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页码（此处所说的文件左、右下角均为装订成册后的左、右下角）。监理实施细则、施工组织设计等原本装订的材料，如自成一册的，不需重新编写页码；如与其他已装订的文件材料组成一卷的，不需重新编写页码，但每册应加盖档号章（档号章内容包括该册所在案卷档号和案卷内序号）；如与其他未装订的文件材料组成一卷的，应重新编页码，编页码时若封面与扉页内容一致，从扉页开始编页码，封面可以不编页码。借阅守则、卷内目录、备考表不编页码。案卷的页码，要求以卷为单位编写小流水。页码用铅笔或号码机编写，阿拉伯数字，应便于确认。七、竣工图的整理竣工图要

20、按照专业、图号分别整理组卷，竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。并详细填写设计变更文件与竣工图档号对照一览表。对于A3号图纸（420mm297mm）应装订，成册后对折入盒。对于大于A3图纸应采用手风琴式折叠方式，折叠成297mm210mm（A4）规格，加盖归档章入盒，图标外露，按顺序入盒。归档章的使用详见归档章使用说明。竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包

21、括：编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和监理负责人，图章规格尺寸为80mm60mm。（注：编制单位名称和监理负责人为公司全称，可以刻制在竣工图章上，其余必须为本人亲笔签名）。竣工图章（见下图）用红色印泥盖在竣工图右下方，竣工图标之上空白处；当该处有图表或文字时，竣工图章可盖在图纸的其他空白处；整个版面均无空白盖章处时，竣工图章可盖在图纸背面左下方。竣工图章统一刻制。 (编制单位名称)竣 工 图编制人技术负责人610mm编制日期监理单位名称监理负责人 80mm注：图章字体用4号仿宋刻制。将卷内目录、备考表装无酸牛皮纸卷内目录、备考表档案封中。八、装订方法所有文件在装订前取掉

22、金属物、塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。每卷文件装订采用三孔一线（双线）方法，用白色档案专用线装订，孔距80mm，装订线距左纸边10mm。装订时，文件材料装订边和下边一定取齐，横表格的文件材料，要求表头在上或在左，左侧装订。原件有破碎或小页纸的，要求粘贴在A4纸上，纸张规格大于A4型号的，要求按297mm210mm折叠成手风琴式，右下角的图标应外露。装订线压住文件内容的必须加边粘贴。九、备考表备考表，“检查人”下加一行，由监理单位在此手签。本页不加盖任何公章。十、档案移交公路工程文件材料归档交接时，要填写档案移交清单案卷目录，竣工资料移交时，案卷目录作为档案移交清单的附

23、件，依据移交单位情况一式三份，竣工资料经验收合格后，交接双方在档案移交清单上签字盖章。公路工程文件材料移交的同时移交内容相同的电子版（档案移交清单案卷目录），所用电子版全线采用统一格式，各单位要保证提供电子档案的完整与真实、并保证不出现数据损坏。档案移交时，用铅笔在封面和卷脊编写案卷流水号。档案移交时，同时提供档案移交目录、分部分项工程划分表、工程简介等资料。十一、各单位电子档案整理范围1. 声像资料；2. 各单位施工准备文件（含开工令）；3. 竣工图；4交工验收工程质量评定资料（监理负责）；5. 投标文件、工程合同；6. 工程变更；7计量支付；8决算申报文件；9各单位的发文。归档资料要整洁、

24、规范，严禁使用破损的档案盒。附件：1. 档案封皮样式2. 案卷卷脊样式3. 卷内目录样式4卷内备考表样式5. 竣工图封面样式6. 案卷目录样式7. 案卷移交清单样式8. 竣工图变更索引样式9. 照片档案目录10.照片档案格式 27 G18DYDQTS1-附件1档号用宋体四号字二号加粗宋体档案馆号档 号工程项目名称用宋体加粗一号字G18荣乌高速东营大桥及接线 综合提升工程 以下内容用宋体加粗三号字二号加粗宋体字案卷题名(空两格)密 级保管期限起止日期立卷单位（空两格，例2015年4月10日至2015年8月20日）（空两格）（空两格）（空两格） 二号加粗宋体字附件2档号用宋体加粗四号字档号G18D

25、YDQTS二号加粗宋体字上面空一行案卷题名首行空两格，三号加粗宋体字 G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程下面空一行三号加粗仿宋体二号加粗宋体字附件3 卷 内 目 录序号文 件编 号责任者文 件 材 料 题 名日期页次备注1东营大桥20151号东营大桥公司关于启用G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程总监2015042012处印章的报告3（三行不够时，不能改变表格的宽度，可输入下一格中，下格中居左上排列） 4四号仿宋体5总共13格6东营大桥20152号东营大桥公司关于启用G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程总监201504256-107处印章的报告89宋体加粗小一号附件4 卷 内 备

26、 考 表仿宋三号字说明：用碳素笔填写件数 总页数240mm 、 用碳素笔亲笔签名，不得代签 立 卷 人 立 卷 时 间 检 查 人 检 查 时 间170mm附件5 （注：竣工图封面用A3纸张打印）G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程28号楷体字28号楷体字（K+ K+）小一号楷体字72号楷体字加粗72号楷体字加粗竣 工 图 第 册 共 册 设计单位415施工单位监理单位小二号楷体字建设单位105mm65mm二十八号楷体字二一五年十月附件6 G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程宋体加粗二号案 卷 目 录单位:(三号仿宋加粗)序号档 号题 名日 期页数期限备 注仿宋加粗三号(内容首行空两格

27、，四号仿宋)总共9格附件7：档案移交清单宋体加粗二号仿宋小三字体G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程档 案 移 交 清 单案 卷目录号案卷目录题名或组织机构名称所属年度移交（接收）原因移交（接收）日期案卷数量备注小计其中永 久30年仿宋四号字体总共5格归档单位： 负责人： 移交人：监理单位： 负责人： 审核人：接收单位： 负责人： 接收人：接收日期： 年 月 日附件8 G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程设计变更文件与竣工图档号对照一览表 工程名称：KK段工程 标段：序号变更内容变更依据文件文号所在案卷号对应竣工图号所在案卷号附件9照 片 档 案 卷 内 目 录照片号光盘号照 片 题 名拍摄日期页数备注附件10 此处插入6寸照片（尺寸15.2CM10.3CM）与空格大小相同题 名：照 片 号：光盘号：参见号：摄影时间：摄影者：文字说明： 此处插入6寸照片（尺寸15.2CM10.3CM）与空格大小相同题 名：照 片 号：光盘号：参见号：摄影时间：摄影者：文字说明： 2