JDS-02-02-04(1)合同管理制度

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1、-精品word文档 值得下载 值得拥有-合同管理制度版本号： V(1.0) 开始执行日期： 2013年 月 日 文件编号： JDS-02-02-04(1)管理文件核准使用情况表文件编号JDS-02-02-04（1）版本号V(1.0)执行日期2013年 月 日制 订行政人事管理部审 查 董事会批 准第一届董事会第 一 次会议决议批准日期2013年月 日管理文件修订情况表修订部门修订日期修订原因修订内容摘要审查批准执行日期批准版本号合 同 管 理 制 度第一章 总则 第一条 为加强公司各类合同管理，保证公司规范、安全运营，制定本制度。第二条 合同管理是公司管理的重要组成部分，是公司业务和其他工作的

2、重要保障，公司所有业务必须遵循先签订合同，再开展实际业务，严格禁止无合同开展业务操作，公司各部门和人员必须严格遵守本管理制度。第三条 合同管理遵循“事先审核，统一管理”的原则。第四条 本制度所指的合同，是指以公司名义和以关联公司名义对外签订的所有合同，主要分为业务类合同和非业务类合同。（一） 业务类合同是指公司经营性业务下产生的合同及合同履行过程中达成的任何变更或补充协议及其相关文件。因业务而产生的担保合同属于业务类合同。业务类合同包括进口类合同、出口类合同、采购类合同、分销类合同、虚拟生产类合同、运输合同、仓储合同、报关报检合同等； （二） 非业务类合同包括但不限于：与公司经营性业务不直接相

3、关的对外签订的合同及履约文件，如租赁合同、保险合同、合资合同、合作合同、非业务采购合同、装修合同、劳动合同、广告合同等。第五条 本制度所称合同管理，包括合同的订立、审核、批准、签署、履行、归档等各方面管理。第二章 合同订立第六条 公司设风控部负责公司各类标准合同范本的起草、修订。董事会下设风险控制委员会（以下简称“风控委员会”）将结合公司实际业务逐步制定并完善公司标准合同范本。第七条 各部门业务经办人员在业务活动中应优先选择公司合同范本，不得擅自修改公司标准合同范本。原则上，所有客户均应签订公司标准合同范本。第八条 所有合同必须具备如下形式要件： （一） 合同双方的法定名称和法定住所地（必须保

4、证每一个字准确一致）；（二） 明确的合同标的；（三） 合同标的数量和单位；（四） 标的价款或者服务报酬；（五） 明确的质量约定和验收标准；（六） 履行期限、地点和方式；（七） 违约责任；（八） 明确的争议解决方法（仲裁或法院两者只能选其一）；（九） 合同最终签字人、签署时间和公司印章或合同专用章。以上是合同的最基本条款，经办人员可根据实际情况增加条款，但原则上不得缺少上述相关条款。第三章 合同审核职责与流程第一节 业务类合同的审核职责与流程第九条 各业务部门负责人对本部门涉及的各类业务合同的真实性、合理性进行审核。第十条 财务部负责对公司业务类合同中的结算方式进行审核，并根据结算方式约定的服务

5、费、收款方式、付款方式与期限等，以及公司的资金状况提出该业务交易中资金流安全运转及收益预测的财务审核意见。第十一条 营运中心负责对业务类合同中的商务操作、物流操作、通关操作等涉及的各方面商务运作的安全性、可行性进行审核，并出具审核意见，同时出具是否符合政策法律法规的审核意见。第十二条 风控部负责对业务类合同中的业务风险和法律风险进行评估审核，并对业务部门提交的合同对方的公司资质进行审核。第十三条 特别重大的合同（如合同金额巨大、重大项目投资或合作伙伴重要等合同），应组织项目小组参与谈判。项目小组由业务部门领导牵头负责，并根据项目情况从风控、营运、财务等部门抽调人员组建项目小组参与谈判与审核。第

6、十四条 业务类合同的审批按照如下流程进行：业务部门经办人员提交合同营销拓展中心负责人审核财务部审核营运中心审核-风控部审核-总经理审核或批准（根据风控委员会运作细则所设定的权限）-风控委员会批准。第二节 非业务类合同的审核职责与流程第十五条 各经办部门负责人对经办人提交的非业务类合同的真实性、合理性进行审核。第十六条 财务部负责对公司非业务类合同中的付款方式、付款金额的合理性 进行审核。第十七条 风控委员会对公司非业务类合同的法律条款进行审核。第十八条 非业务类合同的审批流程：经办人员提交合同经办人员部门负责人审核财务部审核-总经理批准（在授权范围内）-董事会批准。第四章 合同签署和用章管理第

7、十九条 业务类合同由总经理在合同上进行签名；非业务类合同由总经理在合同上进行签名。第二十条 所有合同均须按本制度流程审核批准后并由总经理签名后方可加盖合同专用章或公章。第五章 合同履行和监控第二十一条 业务类合同签订并盖章生效后，业务人员将经审批的合同交接给商务部与财务部进行合同的履行，业务人员应监督合同对方切实履行合同义务。非业务类合同签订并盖章生效后，合同经办人应监督合同对方切实履行合同义务。第二十二条 公司各部门都是合同的履行部门，各部门负责人应督促本部门经办 人员严格按照合同规定履行合同，并按如下规定履行职责：（1） 对合同履行过程中产生的文件进行审核并及时提交相关部门归档；（2） 对

8、合同对方欠款进行催收；（3） 对合同对方运作、回款出现的异常情况及时通知风控部并通报风控委员会；（4） 货物库存出现异常的应及时通知风控部并通报风控委员会；（5） 其他非正常的业务操作要求。第二十三条 财务部按照财务管理相关制度对应收账款进行管理，财务部定期将欠款金额、欠款时间及欠款客户提交总经理并抄送风控委员会成员。第二十四条 风控委员会对欠款时间长，且欠款金额较大的客户进行专人实时跟踪催收，并采取一切必要手段（包括诉讼程序）维护公司合法权益。第六章 合同的保管第二十五条 合同管理实行专人负责制。第二十六条 合同经办人有义务在合同签订后及时将合同原件收回，所有合同正本均由财务部进行归档管理，

9、并由财务部指定专人作为合同管理人员，各相关业务部门自行保留复印件以备日常运作、查阅。第二十七条 合同或项目审批表应按照统一的编号规则进行编号，编号应为连续、不可更改，由合同管理员进行编号。第二十八条 合同正本入库均应进行登记，登记簿要标明合同所属年度、入库时间、合同类型等便于管理和利用的标识。合同管理员应对合同整理归档，进行排序、编写页码，填写档案目录、封皮等。档案装具应保管档案所用的文件柜应确保防盗、防火、防水。第二十九条 财务部负责人于每季度末对合同进行检查并形成书面检查记录。检查应核对登记簿与合同是否一致，并对当季度内合同的登记、保管、取出等合同管理行为是否符合档案规章制度作出说明。书面

10、检查记录应一式两份，一份上报分管领导，一份随同档案留底备查。第三十条 合同正本的取阅必须经过合同管理人和公司相关分管领导或以上级别领导双签同意，领取人员应签相应的收条，该收条一式两份，一份留底备查，另一份存放在原档案存放处。第三十一条 合同管理人员要对合同妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出合同正本或透露合同内容。涉及国家、公司和客户秘密的，合同管理人员、取出人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。 第三十二条 对于未按本规定履行职责，造成合同损毁、遗失，及擅自销毁、擅自对外提供、涂改、伪造和擅自透露机要信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

11、第七章 其他第三十三条 本制度由行政人事管理部解释和修订。第三十四条 本制度自2013年月日起生效并实施。附件：合同编号规则 附件：合同编号规则1一级编号：根据合同的类型不同，一级编号由二个大写字母表示，两个大写字母是合同类型前两个汉字拼音的第一个声母。补充协议前加两个合同类型前两个汉字拼音的第一个声母。例如：借款合同为JK，担保合同为DB，抵押合同为DY，借款合同补充协议为JKBC，担保合同补充协议为DBBC, 抵押合同补充协议为DYBC。2. 二级编号：为签署合同的另一方名称缩写。 如：我司与嘉德森公司签订的业务合同为：YW-JDS; 我司与富士康公司签订的采购合同为：CG-FSK; 如果出现另一方名称缩写有重复的现象，将在缩写后面予以注明，并用括号括住；3二级编号：二级编号为当天的年月日。例如：2012年3月1日出的合同，二级编号为：20120301。4三级编号：三级编号为当天出合同的份数，从01到99。例如：一天当中出的第一份合同：01；当天出的第二份合同：025编号之间用“”连接。 例如：2012年3月2日出的第二份借款合同，它的编号：JK-20120302-022013年 月 日-精品word文档 值得下载 值得拥有-