Excel文件的加密与隐藏

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1、1、Excel 文件的加密与隐藏如果你不愿意自己的 Excel 文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保 护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的， 在这里要特别注意的 是，自己设定的密码一定要记住， 否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。 给文件加密的具体方法为：A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者 （另存为）”命令后，在弹出的“保 存或者（另存为）”的对话框中输入文件名；B、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保 存选项”的对话框中输入自己的密码；这里要注意， 它提供了两层保护， 如果你也设置了修改权限密码的话， 那么 即使文件被打开也还需要输入修改权

2、限的密码才能修改。C、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点 击“确认”，最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求 输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。2、对单元格进行读写保护 单元格是 Excel 执行其强大的计算功能最基本的元素， 对单元格的读写保护 是 Excel 对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两 类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制， 读保护是对单元格中已经存 有信息的浏览和查看加以限制。对单元格的写保护有两种方法：A、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单 元格或单元格集合，

3、然后从数据菜单中选择“有效数据”选项， 通过设定有效条 件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。B、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为 以下步骤：（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合；（2）从格式菜单中选择“单元格”选项；（3） 在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中， 选中“锁定”；（4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格 的锁定设置。对单元格的读保护有三种方法：A、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格集 合的背景颜色与字体颜色同时设为白色， 这样，从表面看起来单元格中

4、好像是没 有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。B、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以 达到读保护目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之 上， 从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项， 然后保护工作表， 以保证矩形不能被随 意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。C、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表， 使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。3、快速填充相同数据如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息， 那么你不必逐个单 元格一个一个地输入， 那样需要花费好长时

5、间， 而且还比较容易出错。 我们可以 通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据， 具体 方法为：A、 同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl 键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；B、输入要填充的某个数据。按住 Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的 所有单元格同时填入该数据。4、使用 Excel 中的“宏”功能宏的概念，相信使用过WOR的人都会知道，她可以记录命令和过程,然后将 这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上 , 当按下组合键时 , 计算机 就会重复所记录的操作。 在实践工作中， 它可以代替经常输入大量重复而又琐碎 的数据，具

6、体宏的定义方法如下： :A、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；B、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择 “宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；C、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动 对所进行的各方面操作记录复制。5、连续两次选定单元格我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值， 以查看引用此单元格的其 他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一 个 单元格，非常不便。 解决此问题的一般做法是通过选择“工具” “选项” “编 辑”，取消“按回车键后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输

7、入许多数 值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元 格方法就显得灵活、方便：单击鼠标选定单元格， 然后按住 Ctrl 键再次单击鼠标选定此单元格。 此时， 单元格周围将出现实线框。6、在工作表之间使用超级连接 首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签， 然后在引用工作表 中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话 框 的“链接到文件或URL设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名， 也可以通过“浏览”方式选择。 完 成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位 置

8、，即可实现中文 Excel2000 在自动打开目标工作表并转到相应的位置处， 这 一 点与WOR的使用很相似。7、快速清除单元格的内容首先用鼠标选定该单元格 , 然后按住键盘上的 Delete 键，此时你会发现你只 是删除了单元格内容 , 它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格 呢, 请看下面的两种操作步骤：A、选定想要清除的单元格或单元格范围；B、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单；C、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注” 中的任一个。8、快速修改单元格次序 在实际操作的过程中， 我们有时需要快速修改单元格内容的次序。 在拖放选 定

9、的一个或多个单元格至新的位置的同时， 按住 Shift 键可以快速修改单元格内 容的次序。具体方法如下：A、 首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键；B、接着移动鼠标指针到单兀格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖 放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志， 左右 拖拉时会变成垂直“工”状标志， 释放鼠标按钮完成操作后， 单元格间的次序即 发生了变化。9、在 Excel 中利用公式来设置加权平均 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到， 并不是一项很复杂的计算， 关 键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平 均 值，而不是简单的将

10、各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在 Excel 中可设置公式解决 （其实就是一个除法算式） ，分母是各个量值之和， 分子是 相 应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。10、用 Excel 绘制函数图像 函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太 好，而用 Excel 绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如 下：A、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命 令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格；B、然后在A列的A1格输入“ X= ”，表明这是自变量，再在 A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值

11、；实际输入的时候，通常应 用等差 数列输入法，先输入前三个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向 这 黑色矩形的右下角的小方块， 当光标变成“”后， 按住鼠标拖动光标到适当的 位置，就完成自变量的输入；C、 接着在B列的B1格输入函数式y=f （x）的一般函数表达式，如y=1/x ； 也可在点击工具栏上的函数图标“ fx ”后，在出现的不同函 数列表的选项中选择需要的一种；输入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角 的方框，当光 标变成“ + ”时

12、按住光标沿 B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。 注意一 定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自变量的绝对位置A2格，这样下 面计算的时候才会对不同的自变量进行计算；D最后点击工具栏上的“图表向导”图标，在出现的各种图表格式图标中 选择“X，丫散点图”，然后在出现的“ X，丫散点图”类型中选择“无 数据点平 滑线散点图”；这时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量 仅为正值的函数，也可用“图表向导”中的“折线图”格式绘制。11、跨表操作数据设有名称为Sheetl、Sheet2和Sheet3的三张工作表，现要用 Sheetl的D8 单元格的内容乘以40%,再加上Sheet2

13、的B8单元格内容乘以60%作为Sheet3 的A8单元格的内容。则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算 式：=Sheet1!D8 * 40%+ Sheet2!B8 * 60%。12、设置数据校验如下图，一个用Excel制作的考试成绩统计表，往往各分数阶人数统计错误， 如“与考人数”与“各分阶人数和”不相符，而“平均分”、“及格 率”等一 般都以“与考人数”做参照，自动计算，那么，就造成许多错误，很有必要对有 关数据进行校验。单元格 F6应当等于J6+L6+N6如何校验呢？ABC0EFG 1HIJKL1H0 P Q12考试處编纯计袁34科JEW与丐平均分5且年级单隹Aft总分分,率AM%6一

14、隼1011006531?55T二年方法是在Q6中输入：“=IF（OR（J6+L6+N6F60）,人数错啦！,） ”，按 回车即可。这语句的意义是：IF表示执行真假判断的函数，OR是配合IF执行这一校验 的命令（简单这么说吧，用太规范的函数术语更难懂），J6+L6+N6-F6本来应等于0,当大于0或小于0（即0）就显示人数错啦！，后面的引号空（）， 没有什么字符，表 示：不是上述的大于0或小于0,即等于0时，就不显示字 符，当然也可加上“正确”等字。输入时可要注意括号等字符不要漏掉，故上面语句特用紫色表示。读者运用中只要结合实际，将J6+L6+N6-F60改成适合你 设置的条件即可，显示的字符也

15、任你改。13、快速选取包含公式的单元格有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护， 或填入与其他单元 格不同的颜色，以提醒注意不能在此输入数据。你可以下面方法快速选取：选择 “编辑” *“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公 式”项，按“确定”按钮即可。14、数据的快速输入(1) 采用“记忆式输入” 创建一个电子表格时，往往需要在一个工作表中的某一列输入相同数值， 这 时采用“记忆式输入”会帮您很大的忙。如在职称统计表中要多次输入“助 理 工程师”，当第一次输入后，第二次又要输入这些文字时，只需要编辑框中输入 “助”字， Excel 97 会用“助”字与这一列所有

16、的内容相匹配，若“助”字与 该列已有的录入项相符，则 Excel 97会将剩下的“助理工程师”四字自动填入。可以按下列方法设置“记忆式输入” :选择“工具”中的“选项”命令，然 后选择“选项”对话框中的“编辑”选项卡，选中其中的“记忆式键入”即可。(2) 快速输入重复数据选定清单中任意单元格，选择“数据” * “记录单”，即可使用 Excel 的 记录单增加、编辑、删除以及搜索清单中的数据。在增加新行数据时，如果某项 数据与前一行重复，可以使用 Ctrl+Shift+ ”快捷键进行快速复制，而不必重复 输入。(3) 用“自动更正”快速输入 使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误， 也可能把一段

17、经常使用的文字 定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义 的 文字。您也可以定义自己的“自动更正”项目 :(1) 选择“工具”中的“自动更 正”命令；(2) 在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“爱好 者”，在“替换为”框中键入要替换的内容“广大计算机爱好者”； (3) 单击“添 加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确定”退出。以后只要输入“爱 好者”，则整个名称就会输到表格中。(4) 用“拖放复制”快速输入 当表格中有连续的几个单元格中都是相同的数据，这时用鼠标的“拖放复 制”可以大大加快输入数据。如输入“工程师”，首先移动鼠标指针到有“工程 师

18、”单元格的边框上，按下左键并拖到要移动的位置，按下 Ctrl 键，再松开左 键，即可将“工程师”复制到该单元格中。(5) 用下拉列表快速输入数据 如果你希望减少手工录入的工作量，可以用下拉表来实现。创建下拉列表方 法为： (1) 选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域； (2) 选择菜单“数 据”*“有效数据”，从有效数据对话框中选择“设置标签”； (3) 在“许可”下 拉列表中选择“序列”； (4) 点击“来源”栏右侧的小图标，将打开一 个新的 “有效数据”小对话框； (5) 在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目 和项目之间用逗号隔开，比如输入“工程师，助工工程师，技术员”，然后

19、回 车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框； (6) 单击“确定”即可。 (如 图 8)(6) 用“复制粘贴”快速输入 当表中输入相同数据时，可以用“复制粘贴”来实现。如复制“工程师”， 首先选择有“工程师”的单元格，其次从“编辑”菜单中选择“复制”命令或单 击常用工具栏中的“复制”， 再选择目标单元格， 最后从“编辑”菜单选择“粘 贴”或者单击常用工具栏中的“粘贴”按钮即可。（7）用快捷键插入函数的参数如果知道所要作用函数的名字， 但又记不清它的所有格式， 你可以用键盘快 捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接 函 数名，然后按Ctrl+A键，Excel则自

20、动进行“函数指南-步骤2之2”。当 使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法非常有 用。（8）自动切换输入法在一张工作表中， 往往是既有数据， 又有文字， 这样在输入时就需要来回在 中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：（1） 打开所用的中文输入法， 再选中需要输入中文的单元格区域； （2） 打开 “有效数据”对话框，选中“ IME模式”选项卡，在“模式”框中选择打 开， 单击“确定”按钮； （3） 选中输入数字的单元格区域， 在“有效数据”对话框中， 单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；（4）单击“确 定”按钮。 这

21、样，用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格， 五笔和英文输入 方式就可以相互切换了。15、快速删除空行 有时为了删除 Excel 工作薄中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除， 这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表 中插入 新的一行（全空），然后选择表中所有的行，选择“数据” *“筛选” *“自动筛 选”。在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中 的 情况下，选择“编辑” * “删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删 去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。16、批量修改数据在EXCEL表格数据都已被填好的情况下，如何方便地对任一列（行

22、）的数据 进行修改呢？比如我们做好一个EXCEL表格，填好了数据，现在想修改其中的一列（行）， 例如：想在A列原来的数据的基础上加8,有没有这样的公式？是不 是非得手 工的一个一个数据地住上加？对于这个问题我们自然想到了利用公式， 当你利用 工式输入A仁A1+8时，你会得到EXCE的一个警 告：“ MICROSOFTEXCEL不能 计算该公式 , ”只有我们自己想办法了，这里介绍一种简单的方法：第一步：在想要修改的列（假设为 A列）的旁边，插入一个临时的新列（为 B列），并在B列的第一个单元格（B1）里输入&第二步：把鼠标放在 B1 的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数 据长度，此时

23、B 列所有的数据都为 8。第三步：在 B 列上单击鼠标右键，“复制” B 列。第四步：在A列单击鼠标的右键，在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”， 在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符，在此我们选择“加”， 这是本方法的关键所在。第五步：将 B 列删除。怎么样？ A列中的每个数据是不是都加上了 8呢？同样的办法可以实现对一 列（行）的乘，除，减等其它的运算操作。原表格的格式也没有改变。此时整个工作结束，使用熟练后，将花费不到十秒钟。17、进行行列转置当我们设计好一份 Excel 表格后，如果发现行和列的位置不太符合自己的要 求，希望将行与列的位置进行调换。这时你可先将需要转换行列位置

24、的 单元格 选定，单击工具栏上“复制”按钮， 然后在复制区域之外选定粘贴区域的左上角 单元格。选择“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令， 选中“转置”选项， 点 击 “确定”按钮，这样就可完成表格行列转置。18、Excel 中常用函数一键完成功能微软 Excel 电子表格提供了上百种函数命令， 可是对于大多数普通人来说经 常用到的只是其中一些常用的函数，比如算术求和（SUM函数）、求 最大值（MAX函数）、求最小值（MIN函数）、求平均值（AVERAG函数）等，而且很多时候都是临 时计算一下，并不需要在专门的单元格内设置这些函 数来保存结果。其实， Excel 提供了一个非常实用的功能， 可以方

25、便地实现简单函数的运算， 只是它被大多数 人忽略了，让我们来找找看。具体操作非常简单， 首先确保 Excel 视图菜单的状态栏被勾选， 在选定需要 进行运算的单元格后，用鼠标右键单击一下 Excel状态栏右侧的NUM区域会弹 出一个小菜单（如图1），里面的“求和（S）、最小值（I）、最大值（M）、计数（C）、 均值（A） ”就分别对应Excel的SUM函数、MIN函数、MAX函数、COUN函数和 AVERAGE数，要想进行其中一项运算只需用鼠标作相应选择、 NUM域的左边 就会显示出运算结果。另外若您的机器年代久远、 怕这个自动运算的功能影响系统运行速度的话还 可选择小菜单中的“无”项来取消这项功能。