2019年采购及付款循环

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1、内控制度探瞒及付款循琪编虢CP100探瞒及付款循璟（余盟明）版本1.0日期2002/01/01内部控制制度探瞒及付款循璟文件管制等级：管制文件非管制文件（股份有限公司彝行）真次1/19 M内控制度探瞒及付款循琪编虢CP100探瞒及付款循璟（余盟明）版本1.0日期2002/01/01文件凌行军位文件管制等级管理代表口管制文件非管制文件文件履女己版次修言丁内容核准编撰日期0第1版（新彝行）（股份有限公司凌行）M次2/19M内控制度探瞒及付款循琪编虢CP100探瞒及付款循璟(余盟明)版本1.0日期2002/01/011. JW1.1. 制定目的卷促使本公司内部控制(InternalControl)之

2、探瞒及付款循璟(Purchase)程序，能有所遵循，特言丁定本文件，俾利各相位遵循。1.2. 逾用靶H凡本公司有内部控制之探瞒及付款循璟作渠程序典控制重黑占，悉依照本文件之规靶辨理。1.3. 榷罩位资材、时曾军位卷本文件之本瞿责罩位，木瞿责军位主管承言忍军位授本瞿，KJT本文件之管制，加碓保依fit本文件之烧轮作H。2. 探瞒及付款循琪2.1. 循琪BIM(资料1)探瞒及付款循璟BI。2.2. 循琪作H本循璟之各项作ii:1)言青瞒作H(CP101),另言丁之2)探瞒作H(CP102),另言丁之3)迤口作H(CP103),另言丁之4)瞬收作H(CP104),另言丁之5) 典合反勺不符作H(CP

3、105),另言丁之。6) 付款作H(CP106),另言丁之。7) 差巽分析作H(CP107),另言丁之。3. 附刖3.1. 制修布施本文件腐於管理文件，东避管曹寄H彳爰，呈言青董事房核准承音忍彳麦，交由中瞿责军位与良布公告！施；修言了或屡止畤亦同。3.2. 褊虢、版本、日期、真次/真教(股份有限公司凌行)M次3/19M内控制度探瞒及付款循琪编虢CP100探瞒及付款循璟（余盟明）版本1.0日期2002/01/01本文件之檄题、褊虢、版本、施日期、公司名耦、文件U次/H数等项，冕本文件之H首典H尾。3.3. 附件3.3.1. 相资料（资料1）探瞒及付款循璟BI（股份有限公司彝行）真次5/19 M内

4、控制度探瞒及付款循琪编虢CP100探瞒及付款循璟（余盟明）版本1.0日期2002/01/01（资料1）探瞒及付款循琪圄|内控制度探瞒及付款循琪编虢CP100探瞒及付款循璟（余盟明）版本1.0日期2002/01/01（股份有限公司凌行）真次 7/19 H内控制度探瞒及付款循琪编虢CP101。青瞒作渠版本1.0日期2002/01/01第1f?作渠程序1. 提出需求1.1. 湖fflf性探H依市埸行情、用料燮勤等探瞒之原物料，由资材部军位未来走向、市埸状况及!S言十用量等因素，决定言丁瞒日寺檄及数量槿交由探瞒军位探瞒。1.2. 58算探瞒依金肖售？g算或客户言丁军之迤度，由生管罩位填具官青瞒军，位主

5、管核准彳爰再交给探瞒罩位，加符H瞒核准余己填入探IS?g算内。?g算探瞒，包括下列二槿探瞒：1） 直接材料（常用材料）保指直接耗用之材料。2） 接材料（常用物料）保指接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用畤典数量也瓢法!S知。可懑用料罩位之需料通知罩现用现。2. 检查Jf存探瞒前鹰先检查存是否具有下列情形：1）目前存量尚未连言青瞒黑占/安全康存。2）言青瞒之商品品名、规格、JS牌有康存品或替代品可供替代。3）申言青之原物料是否仍具探Hg值，谴是已失性。3.陶畤需求紧急探瞒由需求罩位提出，存检查彳爰须探瞒者，造军位主管核准彳爰，遛交探瞒军位瞒黄，惟事彳爰仍须祷填官青瞒军。第2控制重黑占1） 官青瞒

6、军必须辞余也注明JS商、规格型式及需用日期等内容，如申言青物品须探用特别建送及保存方式者，鹰加注意事项。2） 言青瞒军必须先作康存寄核，核准畤鹰遵照核涂本瞿限辨理内控制度探瞒及付款循琪编虢CP101。青瞒作渠版本1.0日期2002/01/01o3） 聚急探瞒不常彝生，事彳爱官青瞒军，追究原因是否卷不可抗力，有瓢改善言十重。4） 雁定期tttf言青瞒军，有瓢延遽探IT情形，言青瞒数量雁符合探瞒量要求。第3f?相资料金肖售!5算、客户言丁军、官青H军等。(股份有限公司彝行)真次 9/19 M内控制度探瞒及付款循琪编虢CP102探瞒作渠版本1.0日期2002/01/01第1f?作渠程序1. 查言旬供

7、商资料1) 津借探瞒。2) aK供鹰商资料/JS商料件基本资料幸艮表，了解遇去探瞒及tUIO己。3) 向JS商前比言兼g。2. 决定UK方式依材料管理规定，决定鹰用下列何槿方式瞒黄：1)前S金(较小，不须善面比g,但仍以前g方式向最低gJS商探瞒者。2) ii探瞒人彳麦，如已知市g有下跌超IM寺，或有幸艮g高於前批探瞒0格，或言青瞒规格明碓，但官青瞒量敕前批大等之情形者，仍鹰予以tig。3) 比W若卷特殊规格或供鹰JS商家数较少者。4) 牌g收瞒根fit核定之收瞒g格收瞒者。5) 晨期合祭勺探瞒向筵言丁晨期供鹰合余勺，或事案幸艮准之合余勺JS商探瞒者。6) 招檄探瞒之材料如有三家以上可供鹰，且

8、其!S估探瞒金额敕大连招檄金窿(畤，以公招檄卷原即。3. 决定tn黄事由承辨人K借妥资料及？gO丁瞒之JS商、数量、辨法等，位主管核准彳爰探瞒。4. 更新余己金录符不同瞒黄方式之言丁瞒及前g资料，填入供鹰商资料/JS商料件基本资料内。内控制度探瞒及付款循琪编虢CP102探瞒作渠版本1.0日期2002/01/01第2U控制重黑占1) 前比资料平日鹰注意收集，须辞完借，保持最新畤效，供鹰商资料JS商料件基本资料亦鹰随畤更新，保持正碓东已2) 官青瞒军前比iig罩必须主管核准彳麦，方得辨理探瞒。3) 辨理比g、iig、招檄等作it鹰符合公司规定，外瞒迤度亦须依！S定探瞒程序控制追K。4) 大量探瞒之

9、主料、副料、包装材料，以合余勺探瞒卷原即，保持雨家同畤供料，以免受到供11品K之限制，影到生崖作。5) 重要探瞒合余勺筵言丁前，法矜罩位或公It军位人K查核。6) 卷提高迤11品K,降低迤11成本，便於管理，鹰建立可完全配合之愤力JS商。7) 遇到市埸上各项原物料之供鹰符大幅燮化畤，须通知有位,以便事先建H；幸艮告呈核彳爰，立即探取雁建措施。第3f?相资料供鹰商资料JS商料件资料、官青H军、前比tig罩等。内控制度探瞒及付款循琪编虢CP103暹口作渠版本1.0日期2002/01/01第1f?作渠程序1. 需比例结雁1) 由探瞒军位言十算结隆所需金窿U2) 所需金额申言青表及各Jg相懑It,一伊

10、送交主管人K核准。3) !5付外瞒款，依官青瞒案虢或L/C逐案控制。2. 言己1)言青款脩件寄核ms彳麦，HI立鹰付懑罩，裂作停票，言已入册。2) 鹰付懑罩交由出纳军位出支票。3) 支票余避筵章彳麦，鹰交由人申Hlg立信用状。3. 中吉青信用状1) 津借下列文件向结隆金艮行申立信用状：(A)信用状申H善。(B)已缴纳收或已核章之结隆申言青军。2) 依法须申言青事俞入言午可言登者，尚须附输入言午可It。3) 於迤口中I!大陛海信九鹰先申言青核封迤口批文。4) 申IO俞入可It畤，须具倩下列资料，向H贸局或外隆金艮行申言青：(A)商票(Peformancelnvoice)。(B)目或型。(C)特别

11、规定。4. 金艮行K具信用状上述手ms且未超遇金艮行之授信S(度，即金艮行符曾HI出信用状。5. 在途品作H1) 起建黑占交11脩件之物品所有已移傅日寺，鹰辨理投保建送等事宜。投保依相保规定辨理。2) 封自行安排建送之11品，须!S先安排船期。3) 11品装船彳麦，由方通知!S定起岸日期，资材部军位津倩安排内控制度探瞒及付款循琪编虢CP103暹口作渠版本1.0日期2002/01/01迤口幸艮事宜，加通知盒储罩位。6. 举借提it1) 资材部罩位於接掩船矜公司通知!S定到港通知彳麦，通知盒储罩位、时曾军位及幸艮公司(幸艮人K(深圳)。2) 盒储罩位接狸到11日期、品名、数量彳麦，！5先安排人K搬

12、建及存置位置。3) JH曾军位於知悉!S定结隆谴款日彳麦，安排度各项财矜资源，津倩结隆。7. 结11遢款1) 检核利息言十算是否正碓。2) 结隆费用是否依金艮行之收费檄津言十算。3) 依言青瞒案虢或L/C编虢，符每次支付费用者已入每一批材料之迤口器材付款余己表。8. 提货1) 费用项目均卷固定，多出项目鹰查核原因是否合理。每一项费用是否均有合理懑It。2) 核算各项言十算方式是否合理，言十息起迄日期是否正碓，有瓢扣除免费日期。3) 封於瓢支付檄津之特别幸艮信封费用，是否依核涂中瞿限呈言青核准。4) 收数量少於装建数量日寺，注意有辗辨理索IS;收数量少於公言登数量日寺，有辗向建翰公司提出索！。第

13、2控制重黑占1) 有迤口作ii之各项!5付费用支付、入傅金肖、收回及整畤，所雁附之原始懑言登必须么避核准，内容必须合理。2) 鹰按同一迤口探瞒案虢之有原始文件、合祭勺、懑言登等逐案麋集&帚槽。3) 鹰符迤口结隆之有原始文件、合祭勺、1n登等核封彳麦，始筵付。4) !5付货款之支付一律规定以支票支付，加抬MM、禁止背WMtio如以现金方式支付者，须合於现金付款方式。内控制度探瞒及付款循琪编虢CP103暹口作渠版本1.0日期2002/01/015) 已付款原始懑It鹰盖付章，支付傅票背彳麦鹰有(款人筵章，以免重用复付款或冒(情事彝生。6) 樊信用状除鹰秉持公平互利外，更鹰避免下列脩款：(A)HI立

14、保兑信用状。(B)押隆手由黄方搪。(C)可装建於甲板上。(D)信用状可醇言襄。(E)指定状金艮行或押隆金艮行。(F)可懑盒康收揩t(尚未装船)押隆等。7) 在途品之交建、保管雁力求完好；接交、移醇控制力求完整。如有遗失或短少，JT任必须明碓；逾畤甚久之在途品，B追查原因。8) 合反勺、罩it必须言丁有寄存期如有逾期尚未虞理者鹰查明原因。9) 注意出日期典在途日期相隔甚久者，是否卷久未解，有瓢虚列目情形。10)封於在途品樊生遗失及短损，依合反勺规定虑理。余勺定脩款要合理，已支付费用不可损及公司中瞿益。11)核封迤口数量典H除瞬收数量必须相符，提1O寺物品若有损壤或短少，鹰立刻言青公言登檄情公言忍

15、。U收数量少於装建数量，辨理索IS。12)是否有结踵费用不符规定者，或金(不符之情形，核算各项言十费方式是否合理，言十息起日期是否正碓，每一项费用是否均有合理懑It。第3f?相资料迤口器材暂付款余己表等。(股份有限公司凌行)真次 13/19 K内控制度探瞒及付款循琪编虢CP104瞬收作渠版本1.0日期2002/01/01第1f?作渠程序1.探瞒通知盒楹f1) 探瞒军位於碓定探瞒内容及交期彳麦鹰通知盒储罩位。2) 盒储罩位於收到核准之探瞒军畤，鹰依探别、数量、及余勺定日期SH乍盒位安排及堆高檄等卸料工具之津借。2. JS商交it1) JS商於交11日借妥送H资料(送罩)、三聊式樊票於JS内指定地

16、黑占交11。2) 腐言十重之材料入JS畤，鹰予遇磅其重量，加以遇磅罩作卷核封收料重量之依fit。3. 警彳黄登言已检查1) 警衢鹰符JS商交11卡申之资料，登於迤出JS登言己簿。2) JS商交H畤，警南人K鹰就JS商检附之送罩、典探瞒罩核封，彳爱典人KH,她由其指示JS商卸11地黑占,她要求鹰依规定之堆叠方式卸料。4. 数量核封黑占收1) 卸11完IM麦，人K鹰依遇磅罩核封其重量，或依言十算之方式核封数量。2) 核封mg彳麦，人K除筵章暂收材料外，加通知品管军位型倩帆瞬。5. 横瞬1) 材料暂收彳麦，品管人K鹰依材料横瞬规定或是合余勺辨理取檬，立迤幸艮告军。2) 横瞬之品檄型以探数值表示方法卷

17、原即J(IQC横瞬檄型)。3) 材料椀瞬规定雁包括：(A)取檬檬品数。(B)依材料使用性K之重要性列出横，瞬项目。(C)各梅T，瞬项目之品KU型或可接受靶圉。4) 横瞬罩位就横瞬结果押定檬品保正常或累常，加就椀瞬情形加(股份有限公司凌行)M次14/19M内控制度探瞒及付款循琪编虢CP104瞬收作渠版本1.0日期2002/01/01以明，以供呈核及收用典否之参考。6. 入言已幔横瞬合格畤，品管罩位鹰符横瞬结果通知盒储罩位，加即登入料件管制卡迤料橄内，辨理入明收料罩之虢礁。7. 吉青款辨理入彳麦，盒储罩位鹰符瞬收mt(瞬收罩)、樊票等醇送探瞒军位辨理官青款。8. 索踣11) 若椀瞬不合格畤，即依核

18、示结果辨理退换11、扣款或索is之手。2) 依典合反勺不符作棠规定辨理。第2控制重黑占1) 瞬收作ii鹰依照材料检W相规定辨理。2) 彝票之原物料名耦、规格、数量、金额典送H罩或瞬收军必须相符。3) 原料瞬收，必须曾同瞬收军位典探H军位辨理。4) 如已分批收料，盒人K鹰在言丁瞒军探瞒罩上注明分批收料日期、数量，以影本送探瞒人K。5) 不合格之原物料鹰通知探瞒军位退回或扣款。第3f?相资料探瞒罩、送11罩、凌票、迤出JS登言己簿、言了瞒罩、迤幸艮告罩、料料管制卡、迤H罩、瞬收罩等。内控制度探瞒及付款循琪编虢CP105典合祭勺不符作H版本1.0日期2002/01/01第1f?作渠程序1) 逾期未交

19、11之交易，鹰去H寄函催辩。2) 遑余勺情形若须法律途彳里解决畤，交由公军位提出告3) 延期交之瞒置，按合反勺规定to款。4) 所交11品之品K、烧轮如不符合但仍可使用者，亦腐遑余勺情形,如因急需而不能等候更换，改以减g收1O寺，JW由探瞒人员符言十算虞理方式填入不履行合反勺虑理罩，始可减fit收11。5) 招不履行合祭勺情形及虑理遇程，言已入不履行合反勺虑理罩，加核算不履行合条勺封公司之损失，列入供鹰商往来余已第2控制重黑占1) 各项遑余勺是否依供鹰商管理规定及合反勺规定虑理。2) 11品因椀瞬不合格退回更换者，其交日期鹰以im奂祷送品到连日期悬津。3) 所交11品之品K、规格典合反勺不合，

20、但可使用者，如因急需勉予瞬收使用，有位主管事前言忍可，按规定扣款或减g(折罩)虑理。4) 如因检瞬不合格退回更换，或因故申言青延期交必须事前幸艮言青公司有主管同意，30花定逾期10款或其他虑理辨法。5) 如因非人力所能抗拒之炎害而申言青逾期免10者，是否有事彳麦立即椀具之可言登件。6) 因事1法依探瞒合余勺所言丁裁决者，其遑余勺案件虞理方式必须有本瞿人K批准。第3f?相资料不履行合以勺虑理罩折H罩等。(股份有限公司凌行)真次 15/19 K内控制度探瞒及付款循琪编虢CP106付款作渠版本1.0日期2002/01/01第1f?作渠程序1.吉青款1) 盒储罩位於辨理收料手完妥她东避品管罩位横瞬合格

21、彳麦，各项mt及彝票(扣抵、收轨二骄)醇送探瞒军位官青款。2) 探瞒军位收到盒储军位醇来之音青款懑言登，批上探瞒材料罩fit,主管筵核彳爰傅时曾军位核封寄核。2. 核封JH曾军位依上述之程序IO川富核，若有不合规定或巽常之情事者，鹰反映之。3. 言己1)言青款脩件寄核ms彳麦，HI立雁付懑罩，裂作停票，言已入rmTTIJo2)於每月固定日期整理雁付懑军交由出纳军位出支票。4. K立支票1) 出纳军位收到支出停票彳麦，鹰注意其支付程序是否已膂借。2) 除现金支付外，原即以抬MM禁止背耆醇言襄之支票支付。3) 支票送盖印m寺，鹰在支出停票或鹰付懑军注明金艮行户虢、支票虢礁及日期。4) 支票之到期日

22、雁典付款脩件相符。5) 若有JS商特别要求以非禁止背善*H襄之支票支付畤，鹰幸艮倩主管核准彳麦辨理之。6) 符支票虢碣、到期日、虢，填於鹰付懑罩内。5. SS印1) 符填妥支票送印1W呆管人K寄核、盖章、筵字。2) 须先寄核各项懑言登是否膂全，始可盖章、筵字。6. 领款付款之畤出纳军位可视作H状况而排定之，其方式：1） 以挂卜虢垂B寄。内控制度探瞒及付款循琪编虢CP106付款作渠版本1.0日期2002/01/012） 定期（如每彳固月之5、20日等）。3） 随畤。第2控制重黑占1） 出纳付款畤，鹰殿格核封支付懑It上之金额数目，（款人身份典印必须相符；如有疑冏，鹰於查前彳麦始能支付。2） 支付

23、款项，除有特殊理由，得以现金支付外，其绘一律HI立抬支票；如受款人笺持免或抬,鹰即馨给资材部或勃辛人员。其同意加保1tms彳麦，准予免填，必要畤，得呈幸艮董事房核准。3） 出纳人K支付各项11款及费用，支票或现款均雁交予受款人或JS商，公司人员不得代领；如因特殊原因必须代领者，主管核准。4） 支付手鹰俟支付mt寄核完妥，30避IH曾人K编裂停票彳麦始得悬之。5）言青瞒案交11延期to款暨品K不良to扣之列言十，核封,碓合理。6） 已居法定或改勺定支付期限，尚未支付者，鹰追查其原因加筵幸艮催辩情形。7） 支票送盖印m寺，鹰在支出停票或雁付懑罩上，注明金艮行户MM、支票虢礁及日期。8） 已付款原始

24、懑It是否羞付1章，支付傅票背彳麦是否有领款人筵章，以免重用复付款或冒（情事彝生。9） （款日期典列日期相隔甚久者，雁查明其原因。第3f?相资料彝票、鹰付懑罩等。内控制度探瞒及付款循琪编虢CP107差昊分析作棠版本1.0日期2002/01/01第1f?作渠程序1)符usm除数量及金(典檄型成本或!S算比敕i,分析差昇原因是否合理。2)言十算不良品比率是否遇高，及分析是否有人卷疏忽。3) 大宗用料之探瞒鹰分析其成本是否合理。4) 分析康存呆屡料原因典建化情形，通函各罩位。5) 分析探瞒数量畤檄及建送方式是否6) 封各项差累原因，作通篮封策改善之。7) 研究各项瞒置成本及方法，是否有再降低之可能。第2控制重黑占1) 差巽如彳系人卷因素造成，常追查3H熬戒或?tft。2) 材料品K不良造成公司之损失，在可靶圉外者，必须索IS。3) I!外瞒置雁利用避方法，使成本固定或符隆率建勤损失降4) 至最低。(股份有限公司彝行)真次 17/19 M