秘书的多重角色浅论

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1、秘书的多重角色浅论摘要：秘书工作的多样性和复杂性衍生了秘书的多重角色。从秘书的概念出发,重新认识秘书,从秘书的工作内容以及工作表现出发,浅说秘书的多重角色。秘书似乎被赋予了过多职责,是其工作本身还是秘书的角色混乱?秘书的多重角色之间是否具有矛盾冲突？一个秘书在扮演多重角色的大前提下，能否恪守自己的职责,做好自己的工作?矛盾是解 决 问题的关键，也是事物发展的关键。恰当地转换角色,具有清晰的自我定位，以求更好的工作发展。关键词:秘书多重角色概念角色意识秘书的多重角色浅论秘书作为现代社会一个不可或缺的职务,位居上层机构中枢或领导人身边,从事办事办会、文书写作、料理杂事、联系各方等工作以保证领导工作

2、的正常运转。而秘书的多重角色却是一个不易言尽的话题,不仅在学术理论上对它的本质特征、基本属性及工作定位仁者见仁、不一而论;而且在工作实践中,每一行业.不同单仙不同部门的秘书人员所扮演的实际角色也存在着较大的不同。人们站在旁观者的角度对于秘书的多重角色存在着偏见,亦或固执己见,亦或刻板印象。不可否认,秘书作为一种社会职务，有常人所理解的角色特征,但也有作为具体对象,他们各自的特点并且各司其职,基于对秘书多重角色的思考,本文列举了对于秘书角色的理解和表现，或许更加有利于秘书工作者或对秘书工作不熟悉的人更加准确，全方位地理解和领悟秘书角色的内涵。一、秘书概念的再认识毛新伟对“秘书”作出以下界定:在管

3、活动中，管理者（特别是领导，指挥，决策人员)由于时间，工作重心及其他因素的限制,难以在特定时间内有效地完成组织目标所要求的管理任务(包括质和量),不得不在组织中引入某个成员或机构进行补充，以实现组织目标；当这个成员或机构履行的补充职能尚不足以专门化时，这个成员就是秘书人员,这个机构就是秘书机构,其所履行的职能就是秘书职能。也就是说,秘书是管理活动中的一项补充职能,补充时遵循剩余原则(如果能专门化，比如能专门化为监督,则就是监督职能而不是秘书了，所以秘书其实就是被专门化过滤后的职能，故用剩余原则来描述)。1秘书定义的新探讨在我国具有代表性的词语工具书辞海和现代汉语词典中，在解释“秘书”词条时都称

4、为服务名称。新版的辞海中对秘书的词义解释是:职务名称之一。我国现今秘书的主要职责是协助领导人综合情况,调查研究，联系接待,办理文书和多办事项等。在我国古代更有秘书作为官名、职务名一说。古代称掌管国书等官,如汉以来之秘书监、秘书郎皆是。唐李商隐有代秘书赠弘文馆诸校书诗;三国时更有秘书令，秘书丞。综上所述,秘书角色受多种同素的影响,是多种因素共同合力的结果，它的运动轨迹是不规则不确定的，无法用准确的图形来确定，2秘书角色定位之我见人们认识和研究秘书角色的角度、层次有别。苏式大诗人有一咏庐山的名句，“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。这两句诗后来被人们用来比喻一个人或一种事物的多样性,以及同类事物的

5、不同境界和现象。认识秘书角色也是这样,从不同的层次，不同的用度去考察,必然会得出不同的经论。3感悟秘书角色二理论意义上的秘书的多重角色概念1、单一角色拥点从单向性出发,秘书角色是一个高度概括的集合概念,它涵盖了各行各业、各种单位,各类部门的秘书人员，涵盖了各类专业，各种分工类型、各种级别的秘书角色。单一角色有两层意思，一是从秘书队伍的总体而言,秘书角色由若干个单一角色组成,一名秘书是一个分子。二是对某一具体对象而言，秘书角色担负着单一方面或几个方面的业务工作。也可以认为,单一角色概念包含单一型角色的意思，是指在一段时间内较为稳定，只担任某一单项工作的角色。2、复合角色概念对不少秘书朵说，其职责

6、并不是单一的，所扮演的角色也不是单一的。比如，一个人的职务是文字秘书,可能同时承坦部分行政秘书、机要秘书的工作;再如，有的人既担任某领导同志的秘书,又是秘书长或办公室副主任，实际上坦任着双重角色;另外；单一型秘书有时也要扮演不同的角色,他既是为领导服务的工作人员,有时又代表上级领导和机关听取汇报、传达指示基至作为工作组成员下去检查、指导工作。从私书角色的素质来看更是这样，秘书应是多面手，小事能干，大事也能干，只要工作需要，就有能力完成，那所谓复合到人才，研究复合型角色概念,有利于探讨和提高秋书角色的全面素质。3.现实角色概会秘书的现实角色是秘书在工作岗位上的客观实际状况。理想是一种可能性，在一

7、定条件下可以成为观实,但也有实现不了的理想。理论是一种经验的概括,它可以用来指导人们的行为，但是理论不是教条,不能生搬硬套。4理念角色概念即对角色的理想化或理论化,角色的理想化即对秘书角色的想象或希望。比如,提到秘书一职,有人就想到舒适的办公条件、优越的工作地位，平坦的发展道路等。再如,初为秘书，对自己所担当的角色充满美好的愿望，为自已的工作设计一些蓝图等，这些均属于理想化的秘书角色。三、浅淡秘书的多重角色秘书最基本的角色是事物管理，公司秘书负责处理直系领导派任事务以及日常事务,实施公司常规管理，包括公议记录管理,签收文件管理,上司日程管理，运行管理、档案管理等,其主要职责是保证上司或领导工作

8、的正常进行。在日常的管理活动中，秘书应当优化配置教学资源，精心安排领导活动.严格管理会议质量，通过合理组织形式、科学的管理方法,使公司计划达到预定目标。服务者作为一名秘书又必须奉行“为领导服务,为公司服务”的宗旨，特别是为直系领导服务,扎扎实实做好后勤保障工作，为领导和同事的工作提供全方位的支持。秘书只有将服务寓于管理之中，才能使公司管理工作有的放矢，落到实处。因为管理的最终归属就是服务,而且服务体现得更具体更直接,。联络者秘书是连接领导或上层工作与下层工作或与客户工作的桥梁和纽带。秘书可以上联领导，下接各个职能部门。秘书的联系对象广泛,要在领导和领导,领导和下层部门，领导与客户之间做好各类具

9、体事务的沟通协调工作,既将公司的政策制度规章传达给员工，又将下层的意见和建议反馈给领导,才能全局疏通,上下一致。综上，秘书的工作性质特点决定了秘书自身应具备三重角色:管理者,服务者和联络者，而这三种用色必须有机统一，融为一体。秘书角色的形象比喻代理主角主角即主要角色，在探讨秘书工作的地位作用时，人们常用主角与配角来形容领导和秘书的关系,这的确是一个非带恰当的比喻。从社会分工的角度看,先有领导,后有秘书;没有秘书，领导依然存在;没有领导,秘书则无存在的必要。从领导和秘书在工作中的地位看,领导对工作具有决策权，处置权,在工作中处于领导和支配地位，对事物的发展起着主要作用;秘书则没有这种权力和作用,

10、尽管像办公室主任,秘书长这样的角色,主管或分管一个秘书部门的工作，也有自己的下属人员,但在整体工作中,他仍不具备主角的权力和作用。然而在特定情况下,秘书也有双重身份,比如在受领导委派去下属单加传达指示,听取汇报、检查工作时，便是主角或代理主角。但在此时,秘书仍应把握好分寸,时刻都要有清醒的角色意识。配角配角就是次要角色,秘书的次要角色是由其工作职能所决定的。因为秘书工作的基本任务就是通过办文，办会，办事等具体工作,为领导当助手,当参谋,为领导工作提供方便和服务,从而使领导从繁杂的事务中解脱出来,集中精力抓大事。秘书工作的这种辅助性、从属性、服务性,决定了秘书的配角地位,即使有些老秘书资历很深,

11、级别很高,甚至比一些部门和单位的领导同态级别还高,但就其工作性质来说，领导工作就是秘书工作,秘书人员无论何时何地都要有工作,成为领导信得过,用得得心应手的工作人员，这样的参谋助手是应该提倡的。当然，秘书不能对领导阿谀幸承，曲意迎合、投其所好,更不能当和珅式的心腹人物。秘书多重角色之工作表现谈秘书角色的形象比喻时,有些是对角色的某种职责或工作表现而言的。在实际工作中,秘书的工作表现既有主观原因,也有客观因素，是主观努力和客观要求的一种产物，是秘书在工作中给人留下的一种印象,或者说是在工作中所达到的一种境界,所实际扮演的一种角色。听差角色听差是指随时准备听从差遣的人。秘书的职责虽不能说就是听差,但

12、有时却像听差。尤其是领导同志的秘书，每天上班来在领导前,走在领导后，坚守岗位,召之即来,呼之便去，即便是业务时间也要随叫随到，领导交待什么就去干什么，工作兢兢业业，忠于职导。初为秘书,往往无所适从，常常被动应付,团而秘书更像听差角色。所以，充当听差角色，既是工作要求,也有秘书自身的原因。不论如何，它是一种客观现实。随从角色随从即跟随，领导走到哪,秘书跟到哪，这是工作需要。为领导开车门，端水杯，拿皮包等等，事不分大小，主动服务。或是照顾他们的衣食住行,也是随从应尽之责。但秘书也不应只满员于做这些事,有的秘书前无计划，座谈无记录,跟着领导转了一圈，回来仍是腹中空空,既没有感受,也没有建议,只注重陪

13、同领导安排吃喝,而忽视其它工作，仅是“随从”。但如若要做好秘书工作,绝不能只充当随从角色。收发角色在秘书工作中,收发处理文件，电报，信件的比重也不小，但毕竟只是秘书工作的一个方面，而不是全部。有的单位和领导的确只要求自己的秘书只做好处文电.信件和守听电话工作,其他工作很少让他参与。秘书只管收发的情况，在国外军队中较常见，由于高级长官部配有私人参谋、秘书和副官，大事由私人参谋协助,生活方面的事由副官承办、,秘书的职责就是收收发发、守听电话、转报情况。我国虽然没有这种编制,但党、政、军高级领导人因工作需要，也不是只配一名秘书,负责内勤的恐秘书则只需要收收发发。简言之,秘书的收发角色是一种客观事实。

14、文书角色秘书与文书有相通处，又有明确区别。秘书是直接协助领导机构或领导人以及私人处理日常工作的执行和承办人员。文书则是指机关和部队中专事公文、信件等业务的人员。秘书的职责比文书面宽,责任也大，一般在较高的机关编配。秘书是领导的意参谋、助手,而文书工作相对较单一,并且文半工作仅是秘书工作的一个方面，实际工作要更为复杂。公关角色提起公关,可能有人认为那是企业中公共关系专职部门的工作,其实不然。公共关系虽然在我国是实行改革开放后才公开兴起的,并在企业界倍受重视,但其客观存在由来已久。公共当关系是指一个社会组织在日常运转中可发生的各种内部和外部的社会信息沟通关系。公共活动是一个组织为创造良好的社会关系

15、下环境，争取公众舆论支持的一种协调、沟通、传播活动.公共活动有自发的,自觉的、日常的、专职的等各种形式。企业中的公共部,公共秘书等,为专职的公关部门和公关人员。作为党,政、军机关的秘书虽然不是专职公关人员,机关中也没有专门的公关工作部门,但秘书人员在处理和协调各种关系的大量工作中,很多都常有公关色彩。秘书的“公关角色”是工作的客观需要,与庸俗关系是截然不同的。管家角色说秘书是管家好像贬低了秘书的形象，混淆了秘书的工作职能，其实不然，有些领导配有生活秘书,专门负责照料领导的生活。助手角色助手即帮手,指辅助别人办事。所谓秘书的助手作用,就是指秘书具有协助领导人、领导机构办文、办事、办会等职能，实实

16、际上这种概括是大致的，无论秘书有几个方面的作用,如参谋作用，切调作用，督查作用，信息作用等等，实际上都是助手作用。所以,助手的概念是广泛的。从西方国家一些政要的高级秘书（实际为高级顾问、某部门的长官、领导集团的成员),到只干一些具体事务工作的服务性秘书,无一不是起着助手的作用，所以人们对秘书工作具有助手作用的认识最为统一，但也最为笼统。由于秘书所处的地位、职权、能力水平等差别,其助手外用的大小就有很大的差别了。然而，有一点是改变不了的,那就是秘书的助手角色。参谋角色参谋角色是秘书角色定位中最高难度的。办公室秘书是处于决策层次的非决策者，参与政体,给秘书的自身及其工作发展带来消极影响。角色意识过

17、弱之现代社会秘书角色错位现状成为领导的替代品在现代的社会中不是所有的领导都是凭借着自己的真才实学才能够上位成功，不可避免地有许多人因为各种原因成为了企业的领导之一，在这种情况下秘书的学识和工作经验往往都超过了非正规渠道进入的领导者，以至于会出现领导在工作中完全依靠秘书进行决策,所有的工作都是由秋书来做的情况，或者秘书在外打着领导的旗号作威作福，以领导的名义为自己谋福利，很多工商企业和行政部门的秘书,不能正确把握自己的身份，在处理问时，自作主张,擅自行动，越俎代庖,在不了解领导的意图、目的，思路的前提下，也不请示领导，擅自作决定,俨然以领导自居。因此,秘书的角色意识过弱,成为领导的替代品是现代社

18、会秘书角色错位的主要问题。成为领导的奴才领导者是秘书的直接的领导,决定着秘书以后的前途,同时,在秘书为领导者工作的过程中，非常容易成为领导者的奴才，秘书的全部工作就是为领导服务,不止是工作中要为领导服务,在生活中也是如此,如若领导有需要，秘书还需为领导打理生活事务,因此，可以说秘书是助手和保姆的统一,但是在这种工作形式中，会有许多的秘书不能够找到自己最准确的定位,往往会成为领导的奴才,以至于在以后的工作中，秘书不能够提出自己的合理的建议，一味的盲从领导的指示,即便领导所做的决定是错误的也不敢提出严重违返了秘书这一职业的定位。因此,秘书成为领导的奴才是现代社会秘书角色错位的又一大问题。成为领导的

19、亲信在现代社会中,有许多的秘书会长时间的跟从一位领导，特别是一些在领导的在职期间表现良好,并与领导建立深厚友谊的秘书，当领导升迁或者职位变动时往往会将秘书带走，这样会比再熟悉一位新秘书要好得多,同样的这对秘书来说是一件非常有利的事情,秘书要了解领导的喜好和性格需要花费非常多的时间和精力,相比于重新与新领导磨合,跟着一位已经熟悉了解的老领导会更加的有利,但是,往往有许多的秘书不能够很好地把握这个机会,混淆了工作关系与私人关系,有的秘书自认为与领导关系好,以领导的兄弟自居，说话没有分寸,办事不讲原则,过分维护领导的利益,甚至包庇领导的错误,即使领导犯错误也不去揭发，甚至和领导同流合污,沆瀣一气.违

20、法乱纪,损害其他员工的利益,甚至走上犯罪的道路。因此,秘书成为领导的亲信也是现代社会秘书角色错位的最主要的问题之一。秘书的角色识过强之消极影响角色意识过强会弱化责任意识秘书是联络领导与群众的纽带,所以，秘书在领导活动中要有正确的角色意识，明白自已只有参谋的职责而没有决策的权利。但是，在决策的具体实施过程中,面对基层群众提出的疑问，作为决策知情人,秘书应该树立主人的意识,可以在一定的场合,根据既定的方针代表领导作解释,而不是让群众遇事都找领导解决，这会影响领导的工作致率。所以，秘书应在角色意识的基础上,增强自己的政治责任感和社会责任感。角色意识过强会削弱能动作用秘书是领导决策的坚定执行者和坚决维

21、护者,必须坚定不移地贯彻领导决策,执行领导决定。但是，如果秘书一味强调这样的角色意识，工作中就会缺乏主观能动性和创造性，盲目服从于领导既定的工作方法,而不注重实际情况,使工作简单化、程式化,也就不可能实现理想的工作效果。所以，一个好秘书应该保证在不偏离决策的情况下,主动调查、发现、选择和总结,找出一条最适合实际情况的实施办法。角色意识过强会减退职业热情秘书也有实现自我价值的需要。如果秘书的配角意识过强,把自己当成一个机械地履行秘书职能的“机器人”，长此以往,会对秘书的工作失去新鲜感,也就不可能把自己的全部热情和精力投入到工作中去,从而给秘书的工作质量和自身发展带来消极影响。综上所述，要扮演好秘

22、书的多重角色,对秘书本身有一定的要求，不仅要加强自身培养，善于学习,适应性强,擅长处理各种事务，更要尽可能做到学识渊博，多才多艺,善于组织,善于指挥。提升自己的核心能力也是提升工作能力的关键。沟通、文字表达、协调能力，时间管理能力也是扮演好秘书的多重角色的重中之重。5高校办公室秘书工作能力研究参考文献:1毛新伟.秘书定义的新探讨.J.秘书.2006（9)2朱欣文.秘书角色定位之我见.J.职业圈.2007（5)3王战国.感悟秘书角色试谈秘书角色的多样性.J.商.2015（3）4陆梅芸陈仁伟试论现代高校办公室秘书的角色定位及实践策略J.科技信息5江供高校办公室秘书工作能力研究J领导科学论法.2017（15)6思宁宁论秘书角色行为规范意识J发展2017（1）7金万车.浅谈秘书角色意识的培养J.办公室业务2018（12）8宋志凤，论秘书的工作意识J办公室业务2018(6)9王晓彤.试论秘书的隐性权力.秘书2017(12).10刘湘香,李是年秘书角色错位与正确定位探讨J商,2015（36)