会议接待策划活动方案

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1、本文格式为Word版，下载可任意编辑会议接待策划活动方案 会议接待策划方案 一、会议主题：我为家乡做代言暨第六届国际食品平安年会GFSF 十大品牌新地标产品崛起评比 二、会议时间：2021 年 12 月 5 日至 2021 年 12 月 6 日 （早 9：00-晚 6：00） 三、下榻酒店：XXX 温泉度假酒店 四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路 16号云南创新生物产业孵化器 五、环境布置 （一）会场外区域布置 酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅 会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展现区域

2、 （二）会场内主要区域布置 会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放 会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等 会场氛围：主题布标、背景音乐 六、会议接待流程细节 1 1 ） 会前预备要求 1、确认出席会议的人数，参会人员的具体信息、会议名称，参加单位（包含：主办、协办、承办、指导），会议日程支配，会议的主宾身份，会议坐次挨次支配。 2、支配酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并支配酒店供应叫早服务。 3、预备会议资料，设计制作会刊，设计制作四份评分表，由承办单位按会议要求依据参会人数印刷。预备领导发言稿以及新闻通稿。预备会后赠送用礼品（由承办方负责）。 4、依据承办单位所供应的资料，在会议室外设置产品展现区

3、。 5、在会议室内为参会来宾供应茶歇服务（热茶、咖啡和糕点）。 6、确认会议室内各种用具和设施符合会议要求（签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔）。 7、确认会议设备就位，如：讲台、投影屏幕、LED 屏幕。调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。 8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。 9、会议摆台标准 签到桌及文具用品 a.在大厅门口处或会议室入口处预备好签到桌、笔、纸或簿。 b.如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前 30 分钟预备妥当。 10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间，并派专人职守。

4、 11、会议开头前三非常钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调，灯，话筒，投影等。 12、预备平安应急预案 2 2 ） 会议等候服务（会议开头前 0 30 分钟门口等候） 1、精神饱满，微笑有礼在门口等候客人，请来宾签到、发放资料（会议资料、评分表及会刊）、引领来宾就坐。（迎宾是否招募志愿者？还是工作人员？） 2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时留意分流指引客人进入会场。 3 3 ） 会议服务程序 1、工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。 2、当客人来到会议厅时，礼貌热忱地向客人问好，指引入座。 3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他缘由关闭）

5、，尤其.台需特殊关注。 4、先到达的客人入座后，供应饮用水服务。 5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，辨别会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。 6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。 7、会议中间休息，要尽快整理睬场（如：桌椅等），添补和更换各 种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。 4 4 ） 会议结束服务 1、打开会议厅大门，引领客人到出口。 2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。 3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题准时与会务组联系

6、并做好记录。 4、找合适机会询问主办方看法或建议。 5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。 七、会议流程细节 12 月 4 日： 全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到 来宾到达酒店入住以后，拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话，由对接人员进行登记完成报道。或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。 12 月 5 日： 8：30-9：00 迎接与会来宾签到并进场就座 9：00-9：15 与会相关领导发言致辞 9：15-9：30 国际食品平安协会及协会项目介绍 9：30-10：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介绍） 10：30-10：45

7、进行茶歇休息 10：45-11：30 与会约 15 家企业演讲并进行打分 11：30 相关领导或主持人宣布上午会议结束 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息 15：45-18：00 与会约 35 家企业演讲并进行打分 18：00 相关领导或主持人宣布当日会议结束 18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并进行 供应商与销售平台、产业链平台对接活动 注：根据每家企业约 3 分钟时长来进行演讲支配 12 月 6 日 9：00-10：00 主持人宣布今日会议开头；与会约 20 家企业演讲并进行

8、打分 10：00-10：15 进行茶歇休息 10：15-11：30 与会约 25 家企业演讲并进行打分 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息 15：45-17：00 与会约 30 家企业演讲并进行打分 17：00-17：30 依据打分表统计进行 优秀产品/企业评比 17：30-18：00 公布 第六届国际食品平安年会农业（食品）十大品牌评 选入选.公布 18：00 主办方宣布本次会议圆满结束并致答谢辞 18：30 返回酒店进行晚宴并由主办方向与会来宾赠送礼品 注：根据每家企业约 3 分钟时长来进行演讲支配 精 品 文 档 资 料 第 4 页 共 4 页