也说项目时间管理

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1、精心整理 也说项目时间管理 在开始讲时间管理之前，我们先了解一些统计数据： 平均每天，美国全国有 170, 000170, 000, 000000 个会议。 20%20%勺工作时间是“关键性的”、重要的，80%80%勺时间用在了无意义的事情上。 I r 1 | _ 人们一般每 8 8 分钟会收到 1 1 次打扰，每小时大约 7 7 次，或者说每天 5050- -6060 次。平均 每次打扰大约是 5 5 分钟，总共每天大约 4 4 小时，也就是约 50%50%勺打扰是没有意义或者 极少有价值的。实际上，你每被打断一次，一般要损失 1010 到 1515 分钟的时间，所以, 乂/ I.I a I

2、1 / / / / 如果你在 1 1 小时内接到 4 4 个电话，这个小时可能就轻易地全部损失掉了。况且，在 电子化办公的今天，我们还要经常处理一些垃圾邮件。 我们经常听到身边的人抱怨自己太忙了。但是实际情况是不是这样呢？我们不妨看 一个案例。 c I X. * TomTomt备晚上 7 7 点开始看书，但由于晚饭吃得太多，想要看电视消遣消遣。他本来只 想看一点点，谁料节目太精彩，只好继续看完，这是已经过了两个小时。 9 9 点的时 候，刚想坐下看书，他却又折回来给女朋友打个电话聊天，不知不觉又花了 4040 多分 钟。这是，他又接了一个电话，花了 2020 分钟。当他走到书桌旁时，忽然看到有

3、人打 乒乓球，他不禁一时手痒。于是，他又打了一个小时的乒乓球。打完球后，他已经 全身是汗，就去冲凉。接着，他又有点疲倦，觉得应该小睡片刻。同事，因为打球 和淋浴后，他又感觉到有点饿了，所以还要吃点宵夜。这个原准备用功的晚上马上 就过去了，最后在半夜一点钟，TomTom 才打开书来。但是，这时候他已经看不下去了， 只好作罢，蒙头大睡。第二天早上他对教授说：“我渴精心整理 望你再给我一次补考的机会， 我真的非常用功，为了这次考试，我昨天晚上看书看到半夜两点呢！” 我们都希望企业中少一些这样的 TomTom 否则企业的管理人员大概是会比较烦心的。 如果在一个项目核心团队里，有这么好几个 TomTom

4、 那这个项目经理可能会感慨回天 乏力了。 I r- 1 | _ 时间是挤出来的，这个道理谁都懂。关于时间的名言也举不胜举，但在实际的生活 和工作中，认真有效的去管理自己的时间的人，却为数不多，其原因可能跟我们所 说的TOM一样。 、 1.1 汀；/ 时间是可以管理的，正如鲁迅先生所说，时间像海绵里的水，只要愿挤，总还是有 的。但是，如何才能高效的管理自己的时间？要想做到这一点，必须满足以下前 提： 第一需要积极的心态 fl ; 第二要有使命和目标 第三立即行动 Xj 当一个人的情绪比较悲观、消极的时候，我们常常能听到长夜漫漫。着名诗人杜甫 的“客睡何曾着，秋天不肯明”就是很好的例子。而爱因斯坦

5、向老太太解释相对论 的故事，则从另外一个方面说明了不同的人对时间不同感受。如果是明日复明日， 明日何其多的心态，想管理时间那只能是白日做梦。精心整理 在日常生活中，如果是周末，很多人都习惯多睡一会儿，晚上可能也会晚睡一会儿。 为什么呢？没有工作安排，没有非做不可的事情，那就放松一下，这就是没有具体 目标的体现。而一个多年未归的游子，在回乡的前夕，大概都会难以入眠，那是心 里在想着即将发生的种种情况而兴奋不已，是因为心中有了期待。相信大家都能体 验那是怎样一种计算分分秒秒的状态。 寒号鸟冻死了，可是从小就学习过寒号鸟的故事的你我，又有多少人还在重复昨天 的故事？没有行动，所有美好的愿望都只能是空

6、中楼阁。所有的激励演讲，你大概 I 1 都能听到立即行动的言辞，从李践、陈安之、林伟贤到安东尼罗宾，几乎无一例 外。 . ?. I . 、i / f i. z r I -7 丿/ i | 只要我们改变了自己的心态，立即采取行动，并养成良好的习惯，必将让我们受益 终生。这也就是前面我们说到的，思想引发行为，行为渐成习惯，习惯塑造品 - -全 球品牌网- -格，品格决定命运。 I1 有了这些前提条件之后，如果还能再熟悉一些管理时间的技能，则离成功管理时间 就更近了。我们再一起看一个企业案例： y. i| 美国有一位企业家查尔斯史瓦，他在担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾向管理顾 I_: 问艾伦莱金请教

7、说：“请你告诉我如何能在工作时间内做妥当更多的事？我将支 付给你顾问费。”艾伦莱金把一张白纸给他并说：“请写下你明天必须做的事， 并按其重要性排列先后次序。第二天当你走进办公室，先从最重要的那项工作做起， 并持续进行到完成此项工作为止。然后，你再重新检核你的办事次序，着手进行第 二项工作，即使着手进行的那项工作花掉你整天的时间，也不用担心，一定要这样精心整理 坚持下去，养成自己每天做最重要的工作的习惯，而且，还要让你的下属也这样做， 并养成习惯。当你觉得这样做效率高的时候，你再付给我报酬。”果然，试行结果 效果明显。 几周后这位企业家付给了艾伦莱金顾问费 2500025000 美元。这便是着名

8、的“莱金原 则”，即：把时间用到最为重要的事情上去。当然养成一个习惯并不容易，据统计， 养成一个新的习惯一般要用 3030 天。 前面，我们反复说过，道理是相通的，其实所谓的四象限时间管理方法，说的也是 这个道理。首先要处理既紧急又重要的事情，如果我们分不清，生活和工作就会陷 入瞎忙乎的恶性循环。 =7 丿i I 我们知道，博恩崔西是一个优秀的管理者，在企业管理方面有他的独到见解。有一 个崔西定律： (1)(1) 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有 3 3 个执 行步骤，则此工作的困难度是 9 9,而完成另一工作有 5 5 个执行步骤，则此工作的困难 度是 252

9、5,所以必须要简化工作流程 (2)(2) 简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。 、 11 I I 在项目管理上，我们都知道，对于时间尺度的管理，最常用的有两个方法，一个是 关键路径法 CriticalPathMethod CriticalPathMethod ，个是计划评审技术 PerformanceEvaluationandReviewTechnique PerformanceEvaluationandReviewTechnique 。而名噪一时的 Goldratt Goldratt 的关键链的 方法，我觉得其实是对关键路径的扩充。 很多人可能熟悉使用 ProProj

10、ectject 或者 P6P6 来做 PERTPERT 分析，但是，我们需要随时提醒自 己，软件只是一种工具，它并不能为你做所有的事，当一个人对项目管理一无所知 时，给他一个强大的进精心整理 度表软件，只会使他精确地记录错误！美国着名项目管理专 家刘易斯给我们提出了这个忠告。 中国有句俗话，万事开头难。在项目开始的第一个阶段，项目经理往往感觉有些乱， 甚至有些茫然不知所措，这都是正常，但是我们千万不能马虎了事，项目的时间计 划一定要认真，否则你就在一开始便走向了失败。在几年前，美国对一系列的国防 I 1 项目进行了专题研究，结果发现在 1515 渐段出现困难的 800800 个国防项目中，无一

11、能够 走出困境，JamesPJamesP 丄 ewisewis 称之为 15%15%则。这绝对值得每一个项目经理引起高度的 重视。有些人可能对项目中能预知的时间拖延存在侥幸心理，这事应该不会那么久 吧，应该不会拖延时间的。我想告诉你们几条规律： -I f j (1)(1)凡是可能出错的都会出错； I1 每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方； (3)(3) 不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限； (4)(4) 不论您估算多少的开销，计画的花费都会超出预算； 11 I (5)(5) 您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作； 这就是大名鼎鼎的墨菲定律。 还有一条帕金森定律，我们在项目管

12、理中同样需要注意，这条定律说，工作总是要 拖到规定的时间才能完成。因此千万别忘了跟踪项目的进展，实时了解项目的进度， 在项目执行的过程中去发现和解决问题。否则的话，我们又会掉到另外一个陷阱。 着名项目管理专家 GoldrattGoldratt 告诉我们，项目会积累延期，却绝不会积累提前的时间。 如果在项目执行的时候出了一个问题，我们没有及时解决，等到项目接近尾声的时 候，这个问题往往会把项目搞得一团糟。 精心整理 说了这么多， 似乎没有说到什么实质内容， 其实只要我们把这里所说的应用到我们 的项目管理、企业管理甚至日常生活中，都会起到意想不到的效果。可能很多人都 知道法国的雷洛和日本的尼桑这两

13、大汽车制造商，戈恩先生同时管理这两个企业， I 1 依然还有周末与家人度假的安排，我想这就是一个很好的例证。 III,1I: .I al I 5 z J II I ; . / ； / 古人在经验教训中总结出了很多规律，只是我们很多人并没有真正理解，更不愿意 =7 丿./ J I | 采取行动。例如今日事，今日毕，很多人，很多企业不愿意做，但是海尔愿意做， 海尔说日事日毕，日清日高。那么我们知道海尔现在是个什么样子，张瑞敏是个什 么样子。我们也一定听说过砍柴不误磨刀工，孙正义在创业之前调查了 2727 个行业, 那么我们现在都知道日本有一个软银。 在实际的项目执行过程中， 很多项目经理往往抱怨项

14、目周期太短， 然而抱怨是改变 不了事实的。对项目而言，项目周期总是有限的，而且由于竞争日益激烈，项目执 行的周期往往会被压缩，主要存在以下几种情况： 1 1、招标人制定的项目周期被压缩。招标人受各种因素的影响，在项目招标过程中， 不得不压缩工期。例如某公司经过市场调研后，急于抢先于竞争对手推出某新产品， 原本规划在三年内完成，结果工期被缩减到两年。对于投标人，单从项目时间来说， 其压力是可想而知的。精心整理 2 2、 开标时间延迟导致项目周期缩短。在很多项目招标过程中，投标人往往采取各 种手段，投诉，喊冤，导致开标时间一再延迟，而有些项目又是有截止日期的，例 如 20082008 年北京奥运会

15、，20112011 年深圳大运会的相关项目。最终，留给项目执行的周期 自然就大大缩短了。 3 3、 投标人主动缩短工期。当投标人有多个项目需要执行的时候，可能存在人力资 源、资金等冲突，为了缓解压力，不得不主动缩短项目执行周期。 4 4、 受意外影响，项目周期被压缩。例如，在项目执行过程中，由于受海啸、地震、 金融风暴等影响被迫中断， 但项目截止时间却不能发生变化， 或者能延迟的时间远 比中断的时间少。 j. -7 丿./ J I 项目经理必须明白，当这些事实无法改变的时候，唯一能做的就是认真做好项目时 间管理。 最后我以自己负责的一个电信工程项目的案例来结束这部分内容： C I I 印尼最大

16、运营商 TelkomTelkom 的某 CDMCDM 项目中，新建基站有近 150150 个，涉及到韩国三星 设备的搬迁和调试，包括三星基站和核心网。一般来说，设备供应商的工程师只熟 悉自己设备的开通与调试，由于一些协议存在厂商自定义的内容，因此一个供应商 、11 基本上不太可能对另外一个供应商的设备进行调试，因此项目比较复杂。在这个项 目中，从KalimantanKalimantan 岛的东南部拆卸下来的设备要重新安装到本岛的西北部，而岛 上交通很不发达，存在诸多未知因素。鉴于这些情况，仅仅是工程货物的安排就需 要做大量的工作。经过与项目组核心团队成员的通力合作，我们把工作任务分解到 每一个基站的硬件安装、上电、软件调试等可以准确计算工时和费用的地步。因此 仅仅是供货，我们就需要考虑公司内部的排产发货、货物包装、国内内陆运输、海 上运输、印尼清关、印尼内陆运输、印尼海上运输、设精心整理 备到货地点仓储等一系列过 程，在这个过程中，相关出关、入关手续，分包商的确定，仓储地点的准备等等， 一一一确定时间，并考虑与其他项目的可能存在人员安排冲突以及海上风浪等不确定 因素，最终制定了一个完整的日期安排，后期的项目执行，基本都在计划之中，因 而项目的进展十分顺利。 I r-