[社会保障,管理工作,部门]浅析人力资源和社会保障部门档案管理工作

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1、档案是国家机构、社会组织和个人实践活动的历史记录，具有一定的法律效用和参考作 用。档案是对部门工作进行合理评价的重要依据之一，档案管理的服务对象包括了各类人群， 与单位和个人的利益息息相关。一、人力资源和社会保障部门中档案管理工作的现状目前，我国档案管理正在向信息化迈进，档案类型也呈现出多元化，档案管理工作要求 也越来越高。不管是任何部门，都需要重视档案管理工作，发挥档案的价值。我国人力资源 和社会保障部门组建较晚，服务对象比较广泛，档案管理的信息资源庞大、项目繁多。虽然 近年来其档案管理工作取得了长足的进步，但是仍然有很多问题存在。二、人力资源和社会保障部门中档案管理工作存在的问题（一）档案

2、管理部门之间不够协调统一。现阶段，人力资源和社会保障档案管理部门之 间缺乏有效的联系，沟通和交流不足，工作配合不一致，整体档案管理工作缺乏统一，而且 有关档案管理体系构建都是在部门内部针对专门问题而设置的，没有实现全面、系统化管理， 导致档案管理比例失衡的现象出现。例如关于就业方面的档案管理，相关负责科室主要针对 我国当前较大的就业压力和就业情况进行档案管理，造成就业管理处档案室内大多是有关就 业压力的。而且就业管理处档案也占据了所有档案的一半以上。再如社会劳动保险管理处档 案室里，其档案资料也都是关于退休职工档案的保管。另外，由于各档案室之间是独立的， 每个档案都有自己的管理制度和管理办法，

3、没有统一的管理体系，就很容易造成各档案室之 间出现档案重复管理和管理不到位的情况，各管理系统之间不能很好地兼容，档案资源根本 无法实现共享，在很大程度上造成了人力、物力、财力的浪费。不过，人力资源和社会保障 部门很多领导也认识到了这个问题，已经开始着手改进，但是由于长期以来，档案管理部门 之间缺乏有效配合，为整合档案管理资源带来了很大麻烦。（-）基本设施设备落后。人力资源和劳动保障档案管理工作量特别大，面对复杂的档 案，不仅仅需要人力资源基础，还需要有效的设施设备做保障。但是，由于我国人力资源和 劳动保障部门成立较晚，档案数量很大，档案管理工作压力大，相关的设施设备没有及时补 充到位，硬件资源

4、跟不上，导致许多工作出现问题，像归档混乱、归档延迟、归档错误、档 案丢失等等现象。由于档案室没有实现统一管理，各个档案室管理比较分散，在硬件设施上 不能进行统一采购和装配，每个档案室内的设施设备几乎一样，造成了人力资源和劳动保障 档案管理设备重复投资，在一定程度上造成了资源的浪费。另外，有的部门没有设置专门的 档案室，往往将办公室作为存档的地方，档案缺乏有效的管理，很容易造成损坏或丢失。（三）数据库缺乏统一标准。我国目前档案管理基本上建立起了数据库，除了在基层或 者乡镇单位电子档案相对滞后外，总体上都用计算机检索和存储代替了手工信息检索。但是 在人力资源和社会保障部门的档案管理工作中，因为硬件

5、设备更新慢，档案管理人员计算机 水平有限，还没有真正实现多电子档案的有效使用。同时，人力资源和社会保障部门档案管 理工作至今还缺乏一个统一规范标准，档案管理信息化建设比较缓慢，没有形成一个有效的 信息化管理系统。此外，人力资源和社会保障部门的档案管理系统每次调档时还得通过对档 案目录进行检索，查出档案资料后，才能去档案库房调档给使用者，可以说是数字信息化技（四）档案管理机构和制度不健全。人力资源和社会保障部门工作量相对较大，面对的 档案也比较多，需要档案管理人员付出很大的精力和时间，同时也要求档案管理人员具有一 定的综合能力和敬业精神，这样才能体现政府机构的公共服务功能，为有效地开展人力资源

6、和社会保障工作提供保障。然而，现阶段我国人力资源和社会保障部门中档案管理工作出现 人手不足、工作压力大、不够专业的情况，无法有效地完成档案管理任务。尤其是人力资源 和社会保障部门档案管理工作比较繁琐，需要管理人员有足够的耐心和细心，但是在面对太 大的工作量时，档案管理人员会感到自己的压力太大，工作起来精神不振、感觉疲倦，很容 易在工作中出现疏忽大意、埋下隐患。再加上，管理人员本身能力有限，档案管理专业性不 强，导致归档整档中发生错误，工作缺乏准确性，从而使得档案管理质量相对降低C此外， 人力资源和社会保障部门档案管理的相关制度也不完善，无法全而、有效地对各个部门的档 案管理行为进行规范，部门之

7、间出现沟通难、埋怨多、推诿多的现象，加重了档案管理的负 担，也在很大程度上使得档案管理工作处于混乱局而。三、完善人力资源和社会保障部门档案管理工作的策略（一）制定统一的档案管理发展规划。改善人力资源和社会保障部门档案管理工作首先 要从整体上进行统一规划，要摆脱以往那种各自为政的不和谐局面，要制定出档案统一管理 的计划和措施，同时与其他部门在档案管理上进行合作，在科学合理、相互配合的统一规划 下开展档案管理工作，这样才能实现档案资源整合和共享利用。此外，部门领导要高度重视 档案管理工作系统的完善，要加大力度宣传和教育档案管理的重要性和必要性，让人们尊重 和支持人力资源和社会保障部门档案管理工作。

8、（二）完善档案管理的基础条件。一是要改善档案管理的环境，要保证设施设备齐全， 可以采用办公和档案独立进行设置的办法，在档案室配备能完全进行档案管理的电脑设备， 还要在档案库放置抽湿器、空调等仪器，并且还要做好防火、防虫的预防和控制，保证档案 室和存放库干燥整洁，为档案管理提供一个良好环境。二是要增加人手，档案管理工作比较 复杂，特别是人力资源和社会保障部门涉及的档案资料较多，档案管理人员压力较大，所以 领导要从以人为本和工作负荷的实际出发，给予档案管理室一定人力资源做保障。三是要解 决资金匮乏问题，经费是开展工作的前提条件，档案管理当前工作不能有效开展，原因之一 在于经费不够，在档案管理上投入

9、少，效果也就不明显。（三）档案管理工作标准化。人力资源和社会保障部门涉及的内容较多，所以其档案也 就比较繁杂，相比其他部门档案管理要特殊得多，档案内容包含了多个领域.因此，为了保 证档案管理工作的有效性和整体性，必须实行集中统一管理，确定档案管理工作的标准，并 严格按标准执行。例如电子文档的生产、保管、传递以及数据处理和存贮结构等都要设定统 一标准。（四）完善档案管理机构和制度建设。一方面，完善档案管理机构。要配备专职的档案 管理人员，解决人手不足的问题，避免一人多用，要合理调配工作，明确岗位负责人及其职 责。另一方面，加强档案管理制度建设。要根据人力资源和社会保障部门档案管理的现状， 修改和完善相关制度。同时，要建立健全激励机制和绩效考核，激发管理人员的积极性，促 进档案管理效率的提高。总之，人力资源和社会保障部门应该积极改进档案管理存在的问题，各部门之间档案管 理要统一规划、整合资源，完善档案管理的基础条件，实现档案管理工作的标准化，并建立 健全档案管理的相关机制，只有这样，才能推动档案管理工作稳定高效地开展。