高效的时间管理45

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1、高效的时间管理高效的时间管理上海图易经理人顾问有限公司上海图易经理人顾问有限公司Shanghai 2eManager Consultant Co.,Ltd郭巍郭巍2常见的问题常见的问题n这个来电话，那个来请示、投诉这个来电话，那个来请示、投诉n比谁都忙，到处救火，工作越做越多比谁都忙，到处救火，工作越做越多n计划赶不上变化，或计划从未兑现过计划赶不上变化，或计划从未兑现过n对什么都不放心，每天忙于事务性工作对什么都不放心，每天忙于事务性工作n工作抓不住重点，也没空去想何为重点工作抓不住重点，也没空去想何为重点n总无法说总无法说“不不”，因此总要打乱时间计，因此总要打乱时间计划划n3您的问题是什

2、么？您的问题是什么？1.2.3.4.5.4您的解决办法？您的解决办法？n无能为力；无能为力；n尽量加班；尽量加班；n减少自己的休闲时间；减少自己的休闲时间；n求助于老板；求助于老板；n把一些事情向后推迟；把一些事情向后推迟；n5格言格言n浪费他人的时间，浪费他人的时间，无异于谋财害命！无异于谋财害命！ 鲁迅鲁迅6学习目的学习目的n学会合理应用时间学会合理应用时间n掌握时间管理的几个原则掌握时间管理的几个原则n提高时间管理的技能，并在最差的方面提高时间管理的技能，并在最差的方面做出改变做出改变7必须建立的观念必须建立的观念n失去的时间是永远无法追回的失去的时间是永远无法追回的n我们都有相同的时间

3、，真正的价值在我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事于我们利用它做什么事n损失了时间就等于抵押你的未来损失了时间就等于抵押你的未来n时间是经不起浪费的时间是经不起浪费的n时间一流逝，我们就一无所获时间一流逝，我们就一无所获8我们为何忙乱？我们为何忙乱？n电话干扰电话干扰n会议没有计划和控制会议没有计划和控制n上司召见太随意上司召见太随意n下属不断请示汇报下属不断请示汇报n不放心下属工作，帮不放心下属工作，帮下属做事下属做事n事必亲躬事必亲躬n工作没有程序工作没有程序n做事没有主次和轻重做事没有主次和轻重缓急缓急n太关注细节和小事太关注细节和小事n不知道如何说不知道如何说“不不”n

4、对喜欢和熟悉的事尽对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事快做完，对棘手的事一拖再拖一拖再拖n不授权，下属闲，自不授权，下属闲，自己忙己忙9时间管理的障碍时间管理的障碍n障碍一：我的时间安排得挺好，我是一障碍一：我的时间安排得挺好，我是一个有序的人个有序的人n障碍二：时间管理有什么用，计划赶不障碍二：时间管理有什么用，计划赶不上变化上变化n障碍三：时间掌握在别人手中障碍三：时间掌握在别人手中n障碍四：时间管理太麻烦障碍四：时间管理太麻烦n障碍五：习惯不同，我就这样，不好改障碍五：习惯不同，我就这样，不好改10中层经理时间管理的特点中层经理时间管理的特点n特点一：关联多，经常把时间平均分配给上下特点

5、一：关联多，经常把时间平均分配给上下左右，没有主次左右，没有主次n特点二：难于抓住重点特点二：难于抓住重点n特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被动应付动应付n特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽误时机误时机n特点五：不能很好利用零散时间特点五：不能很好利用零散时间n特点六：会议多。没有会议计划特点六：会议多。没有会议计划时间哪里去了？时间哪里去了？对时间的分析对时间的分析12十大无效时间应用法：十大无效时间应用法：1.老是在做别人喜欢你做的事；老是在做别人喜欢你做的事；2.老是用同样的方式完成事；老是用同样

6、的方式完成事；3.做你不擅长的事；做你不擅长的事；4.做无乐趣可言的事；做无乐趣可言的事；5.总是被打断的事；总是被打断的事；6.别人也不感兴趣的事；别人也不感兴趣的事；7.超出预计两倍时间的事；超出预计两倍时间的事；8.合作者不可信赖或没有品质保偿障的事；合作者不可信赖或没有品质保偿障的事；9.不可预期进行过程的事；不可预期进行过程的事；10.煲电话粥。煲电话粥。13分析一：计算时间价值分析一：计算时间价值年薪年薪每天价值每天价值每小时价值每小时价值每分钟价值每分钟价值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.

7、023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作每天工作8 8小时，每年小时，每年242242个工作日个工作日14价值启示价值启示n你的每一天、每一小时、每一分钟都有你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值很大的价值n钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的分钟挤出来的n浪费多少时间，就会浪费多少钱浪费多少时间，就会浪费多少钱n规划时间，让有限的时间产生最大的效规划时间，让有限的时间产生最大的

8、效益和收益益和收益15分析二：你能支配你的时间吗？分析二：你能支配你的时间吗？n见附件见附件n测试一：您了解您的节奏吗？测试一：您了解您的节奏吗？n测试二：您能支配您自己的时间吗？测试二：您能支配您自己的时间吗？16分析三：时间清单分析分析三：时间清单分析n目标：分析每天（或每周目标：分析每天（或每周/ /月）的法定工月）的法定工作时间都是怎样用掉的作时间都是怎样用掉的n方法：运用方法：运用时间清单分析表时间清单分析表（附件）（附件）n内容：内容：n计划性如何计划性如何n有多少时段记不起来做什么了有多少时段记不起来做什么了n浪费浪费/ /超时多少超时多少n17分析四：工作清单分析分析四：工作清

9、单分析n目标：分析一个工作日内都做了哪些工目标：分析一个工作日内都做了哪些工作事项，用时如何作事项，用时如何n方法：见附件方法：见附件工作清单分析表工作清单分析表n内容：内容：n时间利用率时间利用率n延误、浪费多少时间延误、浪费多少时间n寻找原因与对策寻找原因与对策18分析五：工作（活动）分项分析分析五：工作（活动）分项分析n目标：分析一个工作日内各项工作分别目标：分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间花费了多少时间n方法：运用附件方法：运用附件工作分项分析表工作分项分析表n内容：内容：n计划用时与实际用时差异最大的是哪三项计划用时与实际用时差异最大的是哪三项n浪费浪费/延误最多的是哪三项

10、延误最多的是哪三项n无计划用时最多的是哪三项无计划用时最多的是哪三项19分析六：每周时间分析分析六：每周时间分析n目标：分析一周时间使用状况目标：分析一周时间使用状况n方法：运用附件方法：运用附件每周时间分析表每周时间分析表n内容：内容：n各项工作每周总计用多少时间各项工作每周总计用多少时间n用时排序，找出前三项用时排序，找出前三项n各项工作实际用时顺序，找出前三项各项工作实际用时顺序，找出前三项n误差最大的前三项工作？分析原因误差最大的前三项工作？分析原因n一周里，误差的总小时数一周里，误差的总小时数20分析七：工作分析分析七：工作分析n目标目标n分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析

11、分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析工作内容、责任、特征、必要条件等工作内容、责任、特征、必要条件等n了解自身职位与时间管理的关系了解自身职位与时间管理的关系n方法：运用附件方法：运用附件工作分析表工作分析表n内容内容n工作的时间、目标、概要、内容等工作的时间、目标、概要、内容等n费用支出、失误造成的损失费用支出、失误造成的损失n内部接触、外部接触内部接触、外部接触n监督、管理、能力要求监督、管理、能力要求21其他分析其他分析n工作紧急性分析工作紧急性分析n工作重要性分析工作重要性分析n高效益活动分析高效益活动分析n低效益活动分析低效益活动分析n授权分析授权分析n会见分析会见分析n会议

12、分析会议分析n出差分析出差分析n干扰因素分析干扰因素分析时间管理的原则时间管理的原则23原则一：原则一：80/2080/20原则原则n20%20%的工作占整个工作的工作占整个工作80%80%的价值的价值n集中集中80%80%的精力做好的精力做好20%20%的工作的工作n投入投入20%20%的精力做另外的精力做另外80%80%的工作的工作24如何坚持这一原则？如何坚持这一原则？n列出全部工作项目列出全部工作项目n对工作按价值进行分类对工作按价值进行分类n分配自己的时间和精力分配自己的时间和精力常见误区：常见误区：面面俱到面面俱到都想做好都想做好完全主义完全主义都想做完都想做完平均分配时间和精力平

13、均分配时间和精力25原则二：目标原则二：目标ABCABCnA A：必须做的：必须做的nB B：应该做的：应该做的nC C：暂时可以不做的：暂时可以不做的26原则三：排列优先次序原则三：排列优先次序紧急紧急不紧急不紧急重要重要不重要不重要A A：紧急：紧急 重要重要B B：不紧急：不紧急 重要重要C C：紧急：紧急 不重要不重要D D：不紧急：不紧急 不重要不重要27四象限原理解析四象限原理解析A A：紧急状况：紧急状况 迫切问题迫切问题 限期完成限期完成 突发事件突发事件B B：准备工作：准备工作 预防措施预防措施 计划计划 人际关系的建立人际关系的建立 真正的再创造能力真正的再创造能力 自身

14、能力的提升自身能力的提升C C：造成干扰的访问、电话、：造成干扰的访问、电话、信件、报告信件、报告 某些会议某些会议 迫在眉睫的急事迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事符合别人期望的急事D D：忙碌琐碎的事：忙碌琐碎的事 处理文件等函件处理文件等函件 电话电话 浪费性时间浪费性时间 逃避性活动逃避性活动28时间管理矩阵使用技巧：时间管理矩阵使用技巧：n不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；nB B做得多了，做得多了，A A就自然做得少了；就自然做得少了；n寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；效率；n比做比做“紧急且重要的

15、事情紧急且重要的事情”更重要的是把更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；重要的事变成紧急的事去做；n勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；解大的计划；n尽量将每件事情一次性做对。尽量将每件事情一次性做对。29原则四：制订计划原则四：制订计划n对工作做出计划，并按计划去执行对工作做出计划，并按计划去执行n必须留出处理不可预计事务的时间必须留出处理不可预计事务的时间n列出日、周、月的工作清单列出日、周、月的工作清单30原则五：养成习惯原则五：养成习惯Watch your thoughts 注意你的思想注意你的思想Watch your words 注意你

16、的话注意你的话they become words 它会成为你的话它会成为你的话they become actions 它会成为行动它会成为行动Watch your actions 注意你的行动注意你的行动they become habits 它会成为习惯它会成为习惯Watch your habits 注意你的习惯注意你的习惯they become character 它会成为你的个性它会成为你的个性Watch your Character 注意你的个性注意你的个性it become your destiny 它决定你的命运它决定你的命运高效时间管理的方法高效时间管理的方法32有效管理时间四大法

17、则：有效管理时间四大法则：法则一：明确目标法则一：明确目标n树立时间观念树立时间观念n设计职业生涯设计职业生涯n切实的短期目标切实的短期目标n合理进行目标管理合理进行目标管理法则二：分清轻重缓急法则二：分清轻重缓急n运筹时间，充分应用运筹时间，充分应用n只做最重要的事情只做最重要的事情n时间管理矩阵时间管理矩阵n20/8020/80原理的运用原理的运用法则三：制订计划表法则三：制订计划表n六项工作法六项工作法n制订有效计划制订有效计划n逐步实现远期目标逐步实现远期目标n自我激励自我激励法则四：立即行动法则四：立即行动n克服拖延克服拖延n有头有尾有头有尾n重视今日重视今日33方法之一：方法之一：

18、n只做重要的事情只做重要的事情六项工作法：六项工作法：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：1.1. 2.2. 3.3. 4.4. 5.5. 6.6. 34如何选择？如何选择？对于所有要做和想做的事情，都要有对于所有要做和想做的事情，都要有如下判断：如下判断：n我内心深处的潜意识是什么？我内心深处的潜意识是什么？n我真的必须做这些事吗？我真的必须做这些事吗？n假如我不做，会发生什么事情？假如我不做，会发生什么事情？n如果我拖延，会对我的生存环境有什如果我拖延，会对我的生存环境有什么影响？么影响？35方法二：日计划方法二：日计划ABAB表表A A表表

19、n六项工作六项工作n每项工作开始每项工作开始及结束时间及结束时间n每项工作完成每项工作完成情况情况B B表表n未完成事项未完成事项n未完成原因未完成原因n是否需要移到是否需要移到明天继续做？明天继续做？n明天能否完成？明天能否完成？36方法之三：方法之三：n标准化操作标准化操作电梯测试：电梯测试：由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，为此你精心准备了约为此你精心准备了约4040分钟的方案介绍演讲。分钟的方案介绍演讲。会议开始前，客户决策人对你说：会议开始前，客户决策人对你说：“实在对实在对不起，我必须马上去参加一个重要会议，无不起，我必须马上去参加一个

20、重要会议，无法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电梯的时间，你把要点大概和我说一下，如梯的时间，你把要点大概和我说一下，如何？何？”37用标准化来提高效率用标准化来提高效率n环境标准化：保证办公环境的整洁有序环境标准化：保证办公环境的整洁有序n时间标准化：计算时间，保证守时时间标准化：计算时间，保证守时n讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式料和若干种标准讲解方式n流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和高速解决问题和高速解决问题n操作

21、标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标准，并以此来培训员工标准，并以此来培训员工n38方法四：利用零星时间方法四：利用零星时间n最好的时间管理方法是：39讨论：讨论：n在各自的部门中，在自己的工作在各自的部门中，在自己的工作中，我们如何利用零星时间呢？中，我们如何利用零星时间呢？40如何充分利用零星时间？如何充分利用零星时间？有时仅仅需要调整一下工作的顺序！有时仅仅需要调整一下工作的顺序！41回顾回顾做好时间管理的方法：做好时间管理的方法：1.六项工作法六项工作法2.排列优先顺序，运用排列优先顺序，运用AB表表3.标准化操作标准化操作4.养成好习

22、惯，充分利用零星养成好习惯，充分利用零星时间时间42时间管理的革命可行吗？时间管理的革命可行吗？1.我别无选择，我无法自己运用自己的时间，我别无选择，我无法自己运用自己的时间，老板不会答应。老板不会答应。2.我得换工作，但我承受不起换工作的风险。我得换工作，但我承受不起换工作的风险。3.这对有钱有成就的人是很好的建议这对有钱有成就的人是很好的建议4.无法相信这么简单，如果像你说的那么简单，无法相信这么简单，如果像你说的那么简单，谁都做的到。谁都做的到。43你肯定行！你肯定行！我们经常听到别人我们经常听到别人用自信的语气说：用自信的语气说：“我没有自信！我没有自信！”现在，我们需要换现在，我们需要换位思考。位思考。我们需要告诉自己：我们需要告诉自己：“我只要坚持这一我只要坚持这一天。天。”当你有渴望时，你当你有渴望时，你就应该把你的意愿就应该把你的意愿变成行动。变成行动。你的老板永远不会你的老板永远不会反对你向高效率的反对你向高效率的工作进发。工作进发。立即行动！立即行动！这本就这本就是时间管理的要旨是时间管理的要旨之一。之一。44简单才有效！简单才有效！谢谢！谢谢！