项目管理案列校园迎新晚会

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1、一.项目概述11.1 项目名称11.2 项目宗旨11.3 项目具体活动及相关事宜11.4 项目目标11.5 项目范围21.6 项目经理21.7 项目主要干系人21.8 项目总体进度计划21.9 项目总体预算31.10 各个职能部门应提供的配合31.11 项目审批要求31.12 本章程的批准3二项目范围管理4三项目时间管理5四项目成本管理94.1成本估算94.2成本预算13五项目质量管理14六项目人力资源管理15七项目风险管理197.1资金风险及应对207.2 场地及晚会时间的风险及应对217.3 资源方面的风险及应对217.4 进度和质量的风险及应对217.5 成本的风险及应对227.6 沟通

2、的风险及应对227.7停电风险应对方案：237.7灯光风险应对方案：247.8人员安全风险应对方案：247.9节目风险应对方案：24总 结26一.项目概述1.1 项目名称太原科技大学经管学院2014年迎新晚会1.2 项目宗旨 经管学院为了欢迎新同学，让新生更好的了解本院、融入本院，加深新生对经管学院的感情。丰富经管学院的人文气息，加强同学之间、师生之间的交流，让广大师生在努力学习与研究的同时，注意对同学各种才能的挖掘，以文艺活动的形式展示年轻一代的活力。同时也表达我院对新生的关怀与慰问。 1.3 项目具体活动及相关事宜晚会的主题：“飞扬青春，舞动梦想！”主办单位：经管学院。承办单位：经管学院学

3、生会。活动地点：太原科技大学校本部校师生活动中心六楼。参会人员：经管学院的全体师生。晚会筹备工作管理方式：项目式管理。1.4 项目目标在投资不超过3万元的情况下，办一台精彩的、能调动全体学生积极性的晚会。在晚会的热烈气氛中，能让新同学感受到经管学院对新生的关怀与慰问；让新生尽快的融入这个集体；能促进师生之间的互动、交流与沟通。分目标u 调动全院同学参与的积极性；u 成本控制在3万元之内；u 节目能展示全院学生健康向上、充满活力的青春色彩；u 同学之间、教师之间、师生之间要有一定的互动；u 晚会时间控制在2.5-3.0小时之间。1.5 项目范围主要的项目范围：经管学院的全体师生。主要的可交付成果

4、：办一台成功、精彩的学院迎新晚会。1.6 项目经理项目经理：学生会主席 郭大牙项目经理的职责：组建与管理项目团队；进行学生动员工作；在本章程规定的资金限额之内动用财务资源与开展项目活动。项目经理对在本项目章程不确定因素下成功完成项目负完全责任，即按照规范的项目管理方法对项目进行规划、执行、监控和收尾，确保项目在规定的范围、时间、成本和质量等要求之下完成。1.7 项目主要干系人外部干系人：活动场地管理人员（协助者）、赞助商。内部干系人：教师（观众兼评委）、学生（观众或参于者）、院学生会干部（组织者）、班干部（协调者）。1.8 项目总体进度计划 在不影响学生正常学习的情况下，进行节目的排练。启动时

5、间：2014年9月16日活动时间：2014年9月29日下午2:00结束时间：2014年9月29日下午5:00主要里程碑学生动员工作完毕：2014年9月20日初步节目单确定：2014年9月21日第一次彩排时间：2014年9月25日第二次彩排时间：2014年9月29日上午最终节目单确定：2014年9月29日上午活动结束时间：2014年9月29日下午5:001.9 项目总体预算项目总体预算为叁万元（30000元整），如果项目成本超出叁万元，需提出追加资金申请并说明理由，经院领导批准后方可增加资金。1.10 各个职能部门应提供的配合文体部：为整个晚会的策划、节目的收集、筛选、后期的排练、彩排、主持人选

6、择、服装道具等，提供相关支持。宣传部：为调动每一位同学参于的积极性，做好晚会的相关宣传工作。外联部：负责联系赞助商家以及完成承诺给予赞助商的相关服务工作。生活部：提供后勤保障、晚会各种用品的购买与供应工作。学习部：维持晚会期间会场纪律并协助学生会主席及处理一些紧急情况。班干部：为晚会的动员提供相关支持。1.11 项目审批要求 院领导负责对项目的策划方案进行审批，并对每次彩排工作提出相关建议；之后，由学生会主席负责监督，策划人员指导做出相关改进工作。1.12 本章程的批准 本项目章程于2014年9月14日由下列人员签字批准： 姓名：杨先明 职务：太原科技大学经管学院院长 签字： 盖章：二项目范围

7、管理基本信息项目名称：太原科技大学经管学院2014级迎新晚会项目经理：郭大牙编 制 者：唐立维编制时间：2014年9月13日一节目要求节目主要由歌舞、小品、乐器等等形式。要求能表达对新同学到来的欢迎之情，内容积极健康向上，充分展现师生的精神面貌、校园生活以及学院建设取得的成绩。二节目验收在彩排的过程，对节目的质量加以控制。对于不符合要求的节目，加以纠正或取消。三项目工作范围为了完成最终的可交付成果，本项目必须开展以下工作：u 晚会的整体策划；u 规范的项目管理文档的制定；u 晚会的宣传、动员工作；u 晚会节目的筛选工作；u 晚会节目的彩排工作；u 晚会所需的道具、服装、小礼品；u 游戏方式的选

8、择；u 主持人的筛选工作；u 节目单的制作。四可交付成果上演节目；规范的项目管理文档；游戏方式；主持人选；节目单。五主要制约因素u 2014年9月29日之前必须完成所有节目的排练工作，成本必须控制在1万元以内。为此，必须做好进度计划和成本预算，并严格执行。u 必须按照学院要求来租用或购买服装、道具、礼品、水果等晚会用品。u 2014年9月29日为中秋节，节目的参于者可借用假期大量的时间来排练节目。六主要假设条件u 大力动员和宣传，否则学生的积极性不会被充分调动；u 资金按时到位，否则项目的进度与质量将受到影响；u 各职能部门按项目章程的要求提供支持，否则将造成项目不能很好的完成。三项目时间管理

9、项目名称：太原科技大学经管学院2014级迎新晚会项目经理：郭大牙编 制 者：李健霞编制时间：2014年9月13日序号活动编号活动名称活动持续时间（工作小时）估算依据与假设012014级迎新晚会12策划及宣传221编写迎新晚会项目章程32.1.1明确项目宗旨142.1.2分解项目目标252.1.3确定项目范围1根据活动内容。62.1.4确定项目成员及项目干系人3根据活动参与人员的数量。72.1.5制定项目总体进度计划3根据项目活动数量及相关活动的安排。82.1.6预估项目总预算1根据活动规模。922项目章程交院领导审批1023编写宣传文件112.3.1网上宣传1根据以往经验。122.3.2布告板

10、张贴海报1132.3.3校园发传单2142.3.4学校广播站1根据学校广播站时间安排。1524下发通知162.4.1通知班干部1根据以往经验。172.4.2通知本院老师1182.4.3通知本院学生11925汇总节目单202.5.1歌舞类1根据节目数量。212.5.2表演类1222.5.3游戏类12326联系赞助商242.6.1赞助商提供的服务2根据以往经验。252.6.2学院提供的支持1263排练与彩排2731确定主持人283.1.1初选3根据初试人数。293.1.2复选2根据复试人数。3032各节目组自行排练313.2.1歌舞类5根据节目所需时间。323.2.2表演类5333.2.3游戏类5

11、3433第一次彩排353.3.1歌舞类3根据参加初选的彩排人数。363.3.2表演类3373.3.3游戏类33834第二次彩排393.4.1歌舞类2根据参加复选的彩排人数。403.4.2表演类2413.4.3游戏类2424迎新晚会4341主持人444.1.1通知时间1454.1.2通知地点4642嘉宾474.2.1邀请老师1484.2.2邀请学生24943节目表演504.3.1确定最终节目单2根据节目数量。514.3.2确定节目表演顺序1根据节目内容。5244节目评选534.4.1老师评选1根据个人喜好。544.4.2学生评选15545颁奖仪式564.5.1颁发三等奖1根据获奖数量。一等奖1名

12、，二等奖2名，三等奖5名。574.5.2颁发二等奖584.5.3颁发一等奖5946总结及寄语604.6.1党委书记寄语1614.6.2院长寄语625后勤服务6351场地安排645.1.1联系活动场地2655.1.2安排工作人员2665.1.3布置会场2舞台布置，场地布置。675.1.4清理会场16852灯光及音响安排695.2.1检查线路系统1705.2.2调试音响等设备17153服装、道具安排725.3.1准备演出服装1735.3.2准备相应道具17454礼仪755.4.1选定晚会礼仪2根据参选数量。765.4.2培训礼仪2根据培训内容。7755邀请与接待嘉宾785.5.1邀请嘉宾1795.

13、5.2接待嘉宾8056财务管理815.6.1租用场地开支5根据活动经费限额。825.6.2道具及设备开支835.6.3服装开支845.6.4礼品及食品开支855.6.5奖金预算865.6.6其他支出5根据活动需要。875.6.7备用金根据活动经费限额。8857礼品、食品895.7.1采购礼品2根据活动需要。905.7.2采购食品915.7.3准备奖金及审批1根据活动经费限额。9258机动事件处理935.8.1场地问题1根据备用金额度。945.8.2服装问题1955.8.3道具及设备问题1965.8.4采购问题1975.8.5赞助商问题1985.8.6奖金问题1四项目成本管理4.1成本估算基本信

14、息项目名称：太原科技大学经管学院2014级迎新晚会项目经理：郭大牙编 制 者：官映雪编制时间：2014年9月15日表10-1 成本估算序号活动编号活动名称估算成本（元）估算依据与假设012014级迎新晚会12策划及宣传22.1编写迎新晚会项目章程32.1.1明确项目宗旨42.1.2分解项目目标52.1.3确定项目范围62.1.4确定项目成员及项目干系人72.1.5制定项目总体进度计划82.1.6预估项目总预算30000根据晚会预算费用。92.2项目章程交院领导审批102.3编写宣传文件112.3.1网上宣传海报20×5=100元横幅5×100=500元传单200×

15、1=200元122.3.2布告板张贴海报，拉横幅600132.3.3校园发传单200142.3.4学校广播站500广播10次，10×50，共500元。152.4下发通知162.4.1通知班干部172.4.2通知本院老师182.4.3通知本院学生192.5汇总节目单202.5.1歌舞类212.5.2表演类222.5.3游戏类232.6联系赞助商242.6.1赞助商提供的服务252.6.2学院提供的支持263排练与彩排273.1确定主持人283.1.1初选293.1.2复选303.2各节目组自行排练313.2.1歌舞类323.2.2表演类333.2.3游戏类343.3第一次彩排353.3

16、.1歌舞类363.3.2表演类373.3.3游戏类383.4第二次彩排393.4.1歌舞类403.4.2表演类413.4.3游戏类424迎新晚会434.1主持人444.1.1通知时间454.1.2通知地点464.2嘉宾474.2.1邀请老师484.2.2邀请学生494.3节目表演504.3.1确定最终节目单514.3.2确定节目表演顺序524.4节目评选534.4.1老师评选544.4.2学生评选554.5颁奖仪式564.5.1颁发三等奖574.5.2颁发二等奖584.5.3颁发一等奖594.6总结及寄语604.6.1党委书记寄语614.6.2院长寄语625后勤服务635.1场地安排645.1

17、.1联系活动场地655.1.2安排工作人员665.1.3布置会场800布置舞台500元，布置会场300元。675.1.4清理会场685.2灯光及音响安排500租用一套音响灯光500元。695.2.1检查线路系统705.2.2调试音响等设备715.3服装、道具安排725.3.1准备演出服装735.3.2准备相应道具745.4礼仪755.4.1选定晚会礼仪765.4.2培训礼仪775.5邀请与接待嘉宾785.5.1邀请嘉宾795.5.2接待嘉宾805.6财务管理815.6.1租用场地开支30003×1000彩排2次，正式1次，共计3000元。825.6.2道具及设备开支1000演出道具开

18、支1000元。835.6.3服装开支1000演出服装开支1000元。845.6.4礼品及食品饮料开支700游戏小礼品20×20，共400元，食品饮料300元855.6.5奖金预算16000一等奖1名5000元，二等奖2名3000元，三等奖5名1000元，共计16000元。865.6.6其他开支400初期策划200元冲洗照片100元制作VCD 100元875.6.7备用金5300预防某些活动预算超标885.7礼品、食品895.7.1采购礼品905.7.2采购食品915.7.3准备奖金及审批925.8机动事件处理935.8.1场地问题根据备用金额度。945.8.2服装问题955.8.3道

19、具及设备问题965.8.4采购问题975.8.5赞助商问题985.8.6奖金问题原则上各项目不得超出以上预算，并所有支出经费需有正规凭证。如确实必须超支，须提前向部门负责人提出申请，并由部门负责人审核后向晚会总负责人报批。如所有资金超出总预算5300元（即超出备用金限额）须由晚会总负责人通过书面申请向学院申报。资金由学院、晚会总负责人、外联部负责人及赞助商讨论解决。4.2成本预算基本信息项目名称：太原科技大学经管学院2014级迎新晚会项目经理：郭大牙编 制 者：官映雪编制时间：2014年9月15日表11-1 成本预算序号活动编号活动名称估算成本项目预算012014年迎新晚会3000030000

20、12奖金、礼品164001640022.1一等奖5000500032.2二等奖6000600042.3三等奖5000500052.4礼品40040063宣传1300130073.1海报、横幅60060083.2传单20020093.3校广播500500104场地、道具63006300114.1租用场地30003000124.2租用灯光、音响500500134.3布置舞台、会场800800144.4道具租用10001000154.5服装租用10001000165杂项700700175.1食品200200185.2饮料100100195.3初期策划费用200200205.4照片冲洗10010021

21、5.5VCD制作100100226备用金53005300五项目质量管理基本信息项目名称：太原科技大学经管学院2014级迎新晚会项目经理：郭大牙编 制 者：官映雪编制时间：2014年9月15日节目质量标准：原则上，晚会要求节目多样化，积极向上，正面地反映学生校园生活、师生精神面貌等，突出校园大家庭的良好氛围，提倡集体的、多人的团体节目。节目筛选标准：由学生会主席郭大牙，辅导员刘岩，学生会文艺部干事李健霞，校艺术学院张老师，学院组织部王主任组成节目筛选小组，对节目进行指导和初步筛选，基本要求节目为以歌舞，小品，相声，魔术，杂技，器乐等方面，在保证节目质量的前提下要求节目多样化。晚会总时间要控制在三

22、小时以内，节目总时间要控制在两小时四十分钟以内，筛选节目时不得超过这个限制，并根据节目的类别需选取3-5个备选节目。表12-1 项目分工及责任明细表项目组工作人员负责人任 务节目组文体部成员李健霞（总）刘真（舞蹈、歌曲）赵燕（小品、相声）孙洋（魔术、杂技）张鹏（器乐及其他）完成节目收集、筛选及后期排练、彩排工作；主持人选择、形象设计及台词审核；负责节目的编排及晚会全流程的衔接；准备好晚会所需的一切服装道具。宣传组宣传部和外联部两部部员唐立维利用海报、横幅、校广播、校内网等方式开展宣传；现场摄影拍照。外联组外联部部员官映雪负责联系赞助商家以及完成承诺给予赞助商的服务工作。礼仪组外联部部员官映雪确

23、认晚会邀请嘉宾，及时送出请帖并确认嘉宾到来情况；物品购买及工作证制作（包括请帖及小礼品）；晚会当日准备好会场服务物品，如茶水点心，并接待好到场领导及老师；组织校广播站报道，拍摄人员到位。舞台组生活部部员林颖监督质量并确保舞台搭建及时；晚会期间舞台灯光设备、音响设备的安装调试，化妆室及更衣间的选制。机动组生活部及其他无任务的部员王建负责晚会期间会场纪律维持、后勤保障以及处理紧急情况。六项目人力资源管理基本信息项目名称：太原科技大学经管学院2014级迎新晚会项目经理：郭大牙编 制 者：林 颖编制时间：2014年9月13日表5-1 工作分解结构词典WBS编号工作包工作描述负责人质量要求2策划及宣传郭

24、大牙21编写迎新晚会项目章程根据学院的实际要求编写迎新晚会项目章程郭大牙项目章程具有可行性、符合学院实际要求22项目章程交院领导审批将编写好的项目章程送交院领导审批李健霞（文体部）项目章程获得审批23编写宣传文件如何宣传此次活动唐立维（宣传部）宣传文件具有可行性24下发通知以会议形式下发通知，通知到班干部，由班干部通知到每位同学；并在学院网站上宣传此次活动唐立维（宣传部）每位同学都知道此次活动且有积极性参加活动25收集节目单将各个节目单收集汇总到学生会文体部李健霞（文体部）节目实际存在且符合晚会要求26联系赞助商负责联系赞助商家以及完成承诺给予赞助商的相关服务工作。官映雪（外联部）确定好赞助商

25、及确定给予商家的相关服务工作3排练与彩排李健霞（文体部）31确定主持人收集主持人报名信息，通过表演确定晚会主持人李健霞（文体部）主持人形象健康、符合晚会标准32各节目组自行排练各节目小组在9月25日前将节目排定李健霞（文体部）节目符合晚会的主题“飞扬青春，舞动梦想！”33第一次彩排各节目小组于9月25日在通知地点进行彩排李健霞（文体部）确定节目名单、单个节目时间及节目顺序34第二次彩排9月29日各节目组在校本部师生活动中心六楼进行彩排李健霞（文体部）确定最终节目名单、单个节目时间及节目的顺序4迎新晚会郭大牙41主持人主持人按预计时间到位李健霞（文体部）主持人的衣着、化妆均完成，手稿备齐42嘉宾

26、学院领导及老师、学生都按时到会场王建（学习部）所有嘉宾按时到会场、并按预安排座位入座43节目表演节目按节目单和时间表演李健霞（文体部）节目按节目单按预计时间圆满完成44节目评选将节目评选单下发及收回统计王建（学习部）每章节目评选单有效、数量回收与下发一致，评选过程公平、公正、公开45颁奖仪式根据评选结果由院长宣读获奖名单王建（学习部）顺利完成颁奖仪式46总结及寄语学院党委书记对晚会进行总结和寄语王建（学习部）顺利完成总结及寄语5后勤服务林颖（生活部）51场地安排联系举行晚会的场地，确定使用时间、会场的布置及会后的清扫工作林颖（生活部）a、场地在预计时间能正常使用。b、会场的桌椅在晚会开始前按要

27、求摆放整齐。c、晚会结束后，会场清理干净。52灯光及音响安排灯光及音响在晚会开始前调试完毕，在晚会完毕前正常使用王建（学习部）灯光、音响可以良好使用。53服装、道具安排租借晚会所需服装、采购晚会所需道具李健霞（文体部）a、服装准备到位，且符合节目要求。b、道具在第二次彩排完毕时全部购买到位，在节目进行时能正常使用。54礼仪晚会开始前接待学院领导、教师及学生；在节目评选过程中，下发和收集节目评选单并进行统计；在颁奖仪式时准备奖状、奖金、带领颁奖嘉宾上场；在节目进行过程中发放小礼品李健霞（文体部）a、礼仪在晚会开始时就位。b、将领导、教师、学生安排到指定座位就坐，并发放水果、糖、瓜子等食品。c、完

28、成对参与节目的同学及老师的奖品的发放。d、公平、公正、公开完成节目的评选工作。e、顺利完成带领嘉宾上场颁奖工作。55邀请与接待嘉宾在9月28日前将邀请卡发到每位领导及教师手中，确定到场名单，在9月29日下午接待到场的领导及老师林颖（生活部）a、邀请卡于9月28日前发放完毕，确保每位领导及教师收到邀请卡，确定到场嘉宾名单及人数。b、9月29日下午准确安排到场嘉宾的座位，并端茶送水。56财务管理负责晚会所有的开支郭大牙确保晚会所有开支都在预算范围内，若项目成本超出3万元，需提出追加投资申请并说明理由，经院领导批准后方可增加投资。57礼品、小吃及奖金9月28日中午前采购礼品、小吃，获得奖金。郭大牙礼

29、品、小吃于9月28日前采购完成，并且在预算范围内。奖金获得领导审批，并拿到现金。58机动事件处理在晚会开始到结束过程中处理发生的意外事件林颖（生活部）顺利、圆满处理晚会进行过程中发生的各项突发事件。图6-1 工作分解结构七项目风险管理我们在启动项目的时候，就会发现项目的未来充满风险。风险是一种不确定的事件或条件，一旦发生，会对至少一个项目目标造成影响。如范围，质量，成本等，风险可能有一种或者多种起因，一旦发生就可能有一项或者多项影响，风险的起因包括可能引起消极或者积极地结果的需求，假设条件，制约因素或某种状态。我们在对举办迎新晚会这个项目的风险管理就包括了风险规划，风险的识别，风险的分析，风险

30、的应对的规划和监控等各个过程。我们进行项目风险管理的目标在于提高项目积极事件的概率和影响，降低项目消极事件的概率和影响。我们通过规划会议对迎新晚会的范围说明书、成本管理计划、进度管理计划、沟通管理计划、事业环境因素和组织过程资产等方面进行了分析，找出了迎新晚会的风险的类别。对迎新晚会的风险进行识别，将晚会的风险分成了两部分。第一部分为从晚会启动到正式开始阶段的风险，第二部分为晚会的开始到晚会结束阶段的风险。对第一部分的风险进行了分析和权衡后，可得到各类风险的优先次序如下：资金学院提供赞助商时间、场地资源进度成本沟通节目的丰富程度，数目，参与人员量质量图13-27.1资金风险及应对通过上面的优先

31、次序图，我们可以看到在迎新晚会启动前，首先要考虑的是项目的资金问题，而资金的来源有两个部分，一部分通过赞助商，另一部分则是通过学院的拨款。资金是否及时到位的风险决定着我们的晚会是否能如期启动，在两个资金来源中，赞助商的资金来源风险最大，我们需要通过外联部的同学，积极联系赞助商，增加对他的宣传的吸引力，来使他及时将赞助费用交付晚会管理部门，同时也要对费用的到位设定期限，并及时确认，这样将风险降低到最小。为了防止赞助商的资金到期不到位，我们应做应急方案，外联部可以在赞助款到位期限后，准备及时联系其他的赞助商。7.2 场地及晚会时间的风险及应对主要因为新学期各个学院都将会举办迎新的晚会，而且场地有限

32、，所以文体部要及时的与场地管理部门进行联系，避免与其他学院发生场地使用冲突的风险，还有就是为了回避参加迎新晚会的老师和同学不能及时到场的风险，晚会举行的时间要根据学院的课程安排，选择合适的时机，这样尽量减少课程耽搁，又能让老师和同学们都能参与到晚会中。7.3 资源方面的风险及应对 为了回避资源方面的风险，我们在启动晚会后，文体部应该积极地与各班班委联系，发动有才艺的同学积极报名参加表演，同时为了调动同学们的积极性，将有关的奖励原则向同学讲清楚。为了避免节目的单一性或者节目数量少，文体部可以要求各班保证节目的多样性和数量。后勤人员不足的风险，由文体部与班委商议，选一批自愿者补充后勤人员数量。7.

33、4 进度和质量的风险及应对在进度和质量方面，由于第一次彩排时间是2014年9月25日，第二次彩排时间是2014年9月29日上午，因此文体部应该在25日以前对各班上报的节目的准备活动应该进行摸底，做好备案。在25日进行第一次彩排时，如果节目过多，应进行一次筛选，平衡各班的节目数，同时要保证节目的多样性和节目的质量。在第一次排练后，对入选的节目文体部也要及时跟踪情况，对节目的改进进行指导。在29号进行的彩排，主要是注意有些节目由于人员的突发情况，而影响了节目的表演，因此，为了避免此类风险，文体部应该做好应急方案，假如影响的节目数少，可以临时增加个人表演，也可以邀请外学院的同学表演来应急。7.5 成

34、本的风险及应对在晚会从启动开始到节目开始，由生活部提供后勤保障、晚会各种用品的购买与供应工作，为了让成本在预算的范围内，生活部应该对各项花费进行跟踪，做好规划和预算，如果成本少量超出，可以进行申请资金，如果成本超过预算太多，生活部可以和文体部进行商议，对节目进行削减，平衡财务情况。7.6 沟通的风险及应对在沟通方面产生的风险，晚会项目经理所领导的团队应该加强与各个部门的联系，协调各部门的关系，各个部门分管的项目方面，由各部门自己领导协调沟通，指定专人进行负责，需要跨部门的工作由各部门上报项目经理，再进行协调处理。表7-1 第一阶段的风险登记册风险名称风险描述后果预防措施应急对策责任人资金资金来

35、源有两个部分，一部分通过赞助商赞助，另一部分则是通过学院拨款；赞助商的资金来源风险最大决定着我们的晚会是否能如期启动积极联系赞助商，为费用的到位设定期限，并及时确认联系及更换其他的赞助商外联部场地及晚会时间新学期各个学院都将会举办迎新晚会，但场地有限，场地使用时间冲突发生举办晚会时间冲突，无场地，晚会不能按期举行及时的与场地管理部门进行联系，确认场地空闲的时间，同时要常进行跟踪。避免发生场地冲突，可以选择更换晚会举办场地文体部资源同学参与晚会的积极性不高，致使节目数量少，不丰富，参与人员少影响了晚会的精彩和质量与各班班委联系，发动有才艺的同学积极报名参加表演，同时为了调动同学们的积极性，发布奖

36、励原则对各班分配任务，其次可以邀请外来人员表演文体部进度 在正式晚会前需要进行两次彩排，可能由于节目准备不及时，影响彩排的风险影响彩排的如期进行，影响节目质量加强对上报节目的跟踪与督促，规定在第一次彩排前未完成编排并无法参加的节目，取消演出资格更换节目文体部质量 由于准备不充分，节目单一，内容不丰富，表演不精彩影响晚会的精彩程度两次彩排的时候进行控制邀请外部人员表演文体部成本成本超过预算的范围资金不足，晚会的准备受影响各项花费进行跟踪监控，做好规划和预算超支少可申请备用金；超支多，进行节目的成本缩减或削减节目生活部文体部沟通由于晚会项目涉及到各个部门，班委，同学，需要进行有

37、效沟通沟通不畅，影响各项活动的进行建立明确的完善的沟通机制设置个应急小组处理紧急沟通问题项目经理团队其他风险突发风险影响晚会如期进行机动小组项目理经团队第二部分为晚会的开始到晚会结束阶段的风险，我们对第二部分的风险进行了分析和权衡后，得到了以下风险的优先次序如下：停电灯光，道具人员安全节目问题发生紧急情况人身安全游戏中的人身安全其他风险图7-3通过对以上风险进行评估、分析后，我们可以得到以下的风险应对方案。7.7停电风险应对方案：（1）若晚会前停电，晚会最多推迟1小时即15：00举行，此间观众自由处理自己的时间；如果15:00仍没有正常供电，则由主持人宣布晚会改天举办。（2）如果在晚会前半部分

38、之间停电超过10分钟，则由主持人宣布晚会改天重新举行；在晚会后半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会闭幕。（3）在停电期间，由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作；由礼仪组负责领导及来宾的服务工作；由商家组负责现场秩序的维持；由舞台组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。（4）在主持人宣布晚会改天举办或闭幕后，按“附则”中“会后工作分工细则”清理会场。7.7灯光风险应对方案：（1）四个照灯两个以内无法正常使用时，正常使用剩余照灯。（2）四个照灯两个以上无法正常使用时，启动准备的备用照明器具。7.8人员安全风险应对方案：人员安全风险分为两个部分，第一部分为参加游戏人员的安全风险，另一部

39、分为参加晚会的人员发生紧急情况的人员安全风险。对第一部分的风险，我们在制定游戏规则的时候就要尽力避免可能出现的安全隐患的情况发生，在游戏中需要用火用电，使用危险物品时，需要安排专人进行管理和检查，对参加游戏人员也要做到相应的告诫。在可能出现的紧急情况方面，如发生火灾等，需要安排专人晚会前检查安全通道的畅通，晚会项目经理团队应该考虑发生紧急情况时，人员的疏散，做好相关的方案，并派专人负责。7.9节目风险应对方案：（1）上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备，如果前一节目无法按时出演，下一个节目即时跟进。（2）任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时，由节目的领演人迅速组织演员重演此

40、节目；若重演仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消演出。其它紧急情况发生时，由机动组负责处理。表7-2 第二阶段的风险登记册风险名称风险描述后果预防措施应急对策责任人停电出现停电风险影响晚会的如期举行及时与场地管理部门了解当天是否会停电更换场地文体部灯光道具灯光效果不好，道具有问题影响表演的质量效果提前进行灯光、道具的检查使用备用设备生活部人员安全游戏参与者的安全风险，另一部分为参加晚会的人员发生紧急情况的人员安全风险造成人身安全危险对游戏进行安全评估，减少安全风险，对参与人员进行安全须知提醒。发生紧急情况，做好应急方案人员发生人生安全问题时，及时送医院进行治疗文体部节目

41、风险由于各种原因无法按时出演影响晚会的连贯性在一个节目表演时，及时通知后两个节目准备，并确认人员、道具等准备情况后一节目马上跟进文体部其它风险其他突发风险影响晚会正常进行 机动组我们应该在整个项目的生命周期中，实施项目管理计划中所列风险的应对措施，还应该持续监督项目工作，以便发现新的风险，风险的变化以及过时的风险。我们在监控迎新晚会的风险的过程中可能会涉及选择替代策略，实施应急或弹回计划，以及及时修订管理计划，风险责任人应该定期向项目经理汇报计划的有效性、未曾预料到的后果以及为合理应对风险所采取的纠正措施。迎新晚会技术类外部类组织类项目管理灯光、场地道具停电赞助商所邀请嘉宾资金资源优

42、先级估算规划进度天气沟通总 结整体来说，我们团队在所设定的时间内，每一个人都认真的完成了所分配的任务，这为整个团队工作的完成奠定了良好的基础工作。团队中的所有成员都非常配合，在约定的时间参与讨论会议，并展开激烈的讨论工作。通过本次案例，我们加深了对项目管理团队内涵的领悟，了解了项目管理在现实生活中的应用。最值的总结的是团队建设与沟通。五个不同知识背景、不同思维方式的组员从最初的粗糙碰撞，到最后如同精密仪器般协同合作，相互学习优点、弥补不足，发挥出大于五人之和的能力，这是值得肯定的。但第一次项目策划，我们仍有很多不足和有待改进的地方，例如：在整个项目的格式和进程上，虽然在课堂上有过学习，在大的进

43、程方面没有问题，但在小的工作分包和项目章程格式上每个人的理解不同，做出来的策划也就不尽相同无法连贯，幸得张岚岚同学找来了项目管理实验教程一书，才得以确立了流程、统一了格式，这才奠定了本次项目策划的基础；由于项目划分是按照工作包分解到个人，由个人下来独立完成，而在完成的初期过程中，并没有很好的进行沟通，使得一些有着联系的工作包在数据上没有很好的得到交流，最后在完结本项目策划前，不得不花费许多时间对数据进行核对修改。总而言之，我们小组成功的完成了这次项目策划，在这个过程中，我们发挥出了团队的力量，加深了对项目管理的理解，虽然仍有不足，但我们相信我们在项目策划、团队合作的道路上会走得更远，学到更多。