重要接待事宜作业指导书

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1、重要接待事宜作业指导书1.目的：使公司各项接待及保障工作规范化，流程化。2.适用范围：全公司3.职责：3.1人力资源部总经理负责重大保障全局统筹，明确各保障人员分工3.2会务主管负责拟定保障流程3.3 人力资源部各员工协助配合各项保障工作4.工作程序4.1保障类型：餐务保障、会务保障等4.2餐务保障4.2.1餐务保障流程： 4.2.2接到餐务保障通知后应第一时间打印餐务保障流程核查单（附件1）并确定用餐标准并询问意向性用餐地点及用餐喜好，用餐标准具体如下表：标准类别参考餐务额度宾客种类参考提示语A人均800-1000党和国家领导人，国家各部委、行业主管部门主要领导，各省、市主要领导，重要外宾以

2、及集团和公司领导指定作为特别重要宾客的特别重要宾客B人均500-800除特别重要宾客以外的，各党政机关厅局级干部、与公司已有重要战略合作关系或有重要战略合作意向的宾客、集团和公司领导指定作为重要宾客的重要宾客C人均100-500除上述以外的其他宾客重要朋友4.2.3 自备用餐需提前两日通知人力部，便于食材准备及相关事务安排；4.2.4食材准备4.2.4.1应确保购进原料得到最大限度应用，不得以次充好，同时应注意及时性、时效性；食材品质应严格把关，积极思考，劣质食材切勿采购；4.2.4.2确保购进原料得到良好储存，避免因储存不当导致食材品质降低；4.2.4.3食材准备应讲究营养均衡，并应根据用餐

3、时间及用餐情况调整各类食材准备比例，做到荤素合理搭配。如中午用餐，需确保以素菜为主，肉类为辅；如晚间用餐，且有饮酒需要，需确保肉类食材占多数，素菜比例需降低；4.2.4.4菜肴分量上，应以每人平均吃500g左右净料为参考依据，同时应注意：a)菜肴品种少，每个菜肴的分量要多些，菜肴品种多时，每个菜肴分量可少些；b)宴会档次高时，菜肴分量需减少，品种和形式应丰富，制作方法应精巧，宴会档次低时，菜肴分量可加大；c)结合宾客出席宴会目的准备菜肴，若目的是为品尝菜肴，应减少菜肴分量突出菜肴味道，若目的不在菜肴上也应减少菜肴分量； d)凉菜的数量应以一桌人数减四来配凉菜，如一桌10人，应配5-6个左右凉菜

4、，一桌6人，应配1-2个凉菜；4.2.4.5部分食材选择可参考附表；4.2.5餐前准备4.2.5.1桌椅摆放：如就餐人数为双数，应确保餐椅以餐桌中心呈中心对称摆放；如就餐人数为单数，应确保餐椅等距围绕餐桌摆放。4.2.5.2餐具摆放a)餐碟：餐碟与桌边相聚1.5厘米；b)筷子架、筷子：筷子架摆在餐碟右上方，筷子放在筷子架上，筷子后端不可悬空，筷子后端距桌边1.5厘米，筷子套图案朝上；c)汤碗、汤匙：汤碗摆放在骨碟前方偏左，汤匙摆放在汤碗内，梗把朝左；d)酒具、茶杯：根据菜肴的准备，确定所需酒的种类，如海鲜配红酒或白酒，火锅配啤酒，从而确定摆放白酒杯或葡萄酒杯，如喝白酒需准备量酒器，酒杯摆在筷架

5、右侧1厘米处；茶杯摆放在酒杯右侧0.5厘米处，不碰到酒杯就行；e)牙签：牙签需准备袋装牙签，摆在筷子与餐碟之间；f)餐巾：将45厘米长的餐巾折叠整齐摆在餐碟中；g)如吃火锅等需准备漏勺；4.2.5.3食材摆放：食材及菜肴摆放应注意色彩搭配，荤素比例，切忌将生鲜带血肉类过多的摆放在桌上影响宾客食欲，肉片、鱼片等应洗净切好整齐摆放在铺满碎冰的盘中方显档次与品质；吃火锅时，调味用的杂粮不宜摆放过多，可适当多摆新鲜蔬菜；4.2.5.4座次排序：席位需事先安排，根据宾客身份、地位等具体情况，按照礼仪规范及主办方要求进行排序；a)主人位根据具体环境确定，如面朝房间正中位置或最突出醒目的位置和重要装饰面的面

6、前正中位置均可，一般排在靠里面朝门处；b)主人位确定后要安排主宾（第一宾客）位，安排在主人右侧首席位置上；c)副主人位置安排在主人对面，以便主人和副主人能招待好整个餐桌两头的宾客；d)副主宾（第二宾客）位有两种安排方法：一是主人位左侧首席，二是副主人位右侧首席，具体视宾客要求而定；e)其他座次按顺序安排；f)高等级宴会应设置副陪人员，位列主宾右侧首席，为主宾添菜斟酒；4.2.5.5入席引导：由专人引导用餐人员入席，期间负责用餐人员外套及随身物品收纳摆放；4.2.6用餐过程中保障4.2.6.1上菜应先上凉菜后上热菜，切不可冷热混上，火锅宴请时，如遇有碍视觉生鲜菜品，应尽快分让完毕或下锅后扯盘；4

7、.2.6.2保障人员给客人斟酒时应注意斟酒礼仪和动作规范；4.2.6.3准备适当饮料、冰块以备客人不时之需；4.2.6.4餐务保障人员在宾客用餐过程中应在门外等候，随时准备应对宾客要求；4.2.7餐后保障4.2.7.1茶水准备：根据菜肴安排，准备适当茶水，如菜肴中凉性食物较多，不可准备绿茶等凉性茶水，用餐即将结束时，应主动为各位用餐人员斟茶；4.2.7.2纸巾准备：用餐即将结束时，保障人员应再次上纸巾或湿巾，方便用餐人员清洁；4.2.8用餐酒店选择：在接到餐务保障通知后，应及时确定宾客喜好，或根据领导指示选择相应标准的用餐酒店，提早进行预订；对预订酒店需提前到场进行考察和准备；4.2.9交通保

8、障：如去酒店用餐，应明确车辆保障负责人，根据接待级别及接待人数合理安排接待车辆；提前对车况进行检查，保证车内环境整洁；提前协助车辆驾驶员熟悉行车路线、路况、车速及注意事项等内容。4.2.10外出用餐餐前准备、用餐过程中保障及餐后保障均有酒店专业人员完成，但应确保餐务保障人员对酒店人员进行管控，严格参照4.2.5监控保障过程中各处细节4.3会务保障4.3.1会务保障流程4.3.2会议确认：打印会务保障流程核查单（附件2），确定会议内容、会议时间、会议地点、会议议程、与会人员（含联系方式及时间安排）。4.3.3会前准备4.3.3.1会议材料准备：a)撰写会议议程，报领导审批；b)收集整理会议材料，

9、撰写各项会议文稿，制作演示文稿PPT；c)会议材料审核修改，进行完善，形成定稿；d)撰写会议指引，打印发放会议材料，下发会议通知，下发会议议程及参会指引；e)突发情况预案拟写；4.3.3.2会场准备：a)与会人员座次排序（按汇报顺序），桌牌摆放及制作；b)会议设备调试：麦克风、投影仪、音响、录音设备、摄影设备、网络设备、电脑、激光笔等；c)会议物料准备：会议签到表、会议入场证、饮用水、记录纸笔、背景墙、横幅、欢迎牌、指引牌、会场轻音乐、植物、毛巾、毛巾盘等；d)环境准备：电力供应、温度湿度、会场清洁等；4.3.3.3人员报到：人员签到、会议资料领取、参会证领取；4.3.4茶歇保障4.3.4.1

10、茶歇种类：水果、茶、咖啡、点心等a)水果应选取易食用易保存新鲜的：橙应切四瓣并切有边角方便食用，苹果梨类应切小块插上牙签，可选取黄桃、火龙果、菠萝块等较为上档次的水果；相应需准备果盘、沙拉酱、保鲜膜等用品；b)茶的选用应结合环境情况，空调温度较低应避免凉性茶叶，茶品选择应事先调查，做好研究；相应需准备茶杯、茶具等；c)咖啡有提神功效，以现磨咖啡为佳，需准备咖啡相关小包砂糖、奶、咖啡伴侣等方便与会人员调味，相应需准备咖啡具、搅拌匙等；d)点心可选用曲奇饼干、华夫饼、等档次较高产品，相应需准备茶歇盘,按人数摆放分配；4.3.4.2茶歇用具：茶歇小圆盘，牙签、一次性手套、纸巾、垃圾桶等。4.3.5会

11、中保障4.3.5.1设备维护技术人员保障，根据突发状况预案形成临时应急措施；4.3.5.2突发状况保障责任人确定，随时待命；4.3.5.3摄影人员需注意拍摄技巧，提前调试好相机光圈快门，确保适应会场光线，达到最佳拍摄效果，同时需注意拍摄技巧，拍摄构图等；4.3.6会后工作4.3.6.1会议纪要、会议记录整理发放，需注意时效性；4.3.6.2会议宣传报道拟写，发布；4.3.6.3会务费用结算报销；4.3.6.4会务保障工作总结交流；4.3.6.5会议布置工作任务后续跟踪管理等；4.4重要保障注意事项4.4.1对重要保障事项需迅速反应，比对保障核查单逐项做好保障准备工作；4.4.2保障人员需逐步积累各项保障相关知识，提升保障工作品质；5.相关文件5.1接待工作管理规定5.2会议制度5.3会议室管理规定6.相关记录6.1餐务保障流程核查单6.2会务保障流程核查单6.3保障方案6.4食材选择建议表6.5酒店选择建议表6.6会务用品选择建议表