档案管理制度

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1、档案管理制度一、 总则第一条 为加强本公司档案管理工作，特制定本制度。第二条 档案是指企业过去现在从事社会经济、科学技术、文化等活动中形成的对企业以及社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录第三条归档的文件材料必须按年度立卷，公司内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都必须按照本制度的规定，分别立卷归档。第四条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性，及时将文件交档案保管人员归档。工作变动或因故离职应将经办的文件交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、 文件材料的收集管理第五条坚持部门收集、管理材料的原则。各部门均应指定专人负责管理本部门的文件材料并保持相对稳定。第六条凡本公司缮

2、印发出的公文，一律由办公室统一收集管理。第七条由几个部门参与形成的文件由主办部门收集归档，会议文件由主办部门负责收集归档。第八条各部门专职兼职档案保管员要掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件资料。三、 归档范围第九条 企业的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营状况、人事档案、会议记录、项目方案、委任书、合同、决定、决议、协议、通知、通告等具有参考价值的文件材料。第十条 上级机关发来的与企业有关的决定、决议、制度、通知、通报、批复、规定等，国家有关职能部门的各种批件、批文、批准文号等。第十一条 企业大事记、反映企业与企业领导重要活动的材料以及企业的荣誉证书、

3、奖杯等。第十二条 企业订阅的期刊、杂志以及搜集的重要商业信息等。第十三条 企业制定的各种产品广告、宣传照片、底片及相关说明。第十四条 客户资料及业务往来情况的记录等。四、 归档要求第十五条 各部门每季度形成的文书档案应于季度末移交综合管理部，企业各种证照、批文及办理的过程材料应在办理完毕后马上存档。第十六条 坚持平时归档与年终归档相结合的原则，可即时立卷归档的文件材料、声像材料要即时立卷归档。第十七条 归档时，要求把文件的批复、正文、底稿、附件收集齐全，保持文件的完整。应将其正本与附件、请示与批复、转发文件与原件分别立一卷内，不得分开。绝密文件单独立卷，少数普通文件如与绝密文件有密切联系，可随

4、同绝密文件一同立卷。第十八条不同年份的文件不得放在一起，跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在规划年；跨年度的总结放在后一年；跨年的会议资料放在会议开幕年。第十九条 归档文件资料须经交接双方详细清点，并填写文件归档登记表（见附表一），交接双方签字为凭证。对不符合存档要求（如缺页、残页、秩序混乱等）资料，档案管理员有权要求存档部门重新整理，直到符合要求为止。第二十条 统一档案模式，保证案卷质量，档案管理人员负责案卷的组卷及编目工作。1、档案管理分类应视文件资料内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类，先以部门别区分，部门别之后依文件资料性

5、质分为若干大类，再在同类中分为若干小类。2、档案分类应力求切合实用。3、同一“小类”之文件资料以存放于一档案盒内为原则，如文件资料过多，一个档案盒不足使用时，可分为两个以上档案盒存放。并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考。4、每一档案盒封面内页应按规定格式逐一填写文件目录（见附表二），文件资料归档时依序编号、登录，并以一案一个“目次”编号为原则，要求字迹工整。五、 保存期限第二十一条 文件保存期限除政府有关法令、本企业其他特定规章外，依下列规定办理：1、永久保存（1）企业章程：（2）股东名簿：（3）组织规程及办事细则：（4）董事会及股东会记录：（5）财务报表：（6）政府机关核准文件：（7）不

6、动产所有权状及其他债权凭证：（8）工程设计图：（9）其他经核定须永久保存的文书。2、十年保存：（1）预算、决算书类：（2）会计凭证：（3）事业计划资料：（4）其他经核定须保存10年的文书。3、五年保存：（1）期满或解除之合约：（2）其他经核定保存五年的文书。4、一年保存：结案后无长期保存必要者。5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。六、档案借阅第二十二条 借阅规定1、阅档案限于经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之文件资料，应经综合管理部负责人同意。2、总经理、副总经理借阅非机密档案，通过文档人员办理借阅手续可直接提档。3、企业内部人员借阅文件资料需经所在部门领导批准方

7、可借阅。4、外单位人员借阅文件资料需经总经理或副总经理批准后，方可办理借阅手续。5、借阅带有密级的文件资料必须经总经理或副总经理批准后，方可借阅。借阅者要妥善保管所借阅的文件资料，如发生泄密情况，借阅者要承担全部责任。6、文件资料的借阅期限最长为15天，借阅者必须按期归还所借文件资料。因特殊情况需要续借必须经综合管理部领导批准。7、借阅者要保持借阅文件资料的清洁与完整，不得涂改、复制、损坏、转借。如发生文件资料丢失情况，借阅者本人要写出书面报告，经副总经理签署意见，作出处理。8、借阅人应于规定期限内归还借阅档案，如有其他人员借阅同一档案时，应由档案管理人员进行借阅变更登记，不得私自授受。9、对

8、违反规定的单位或个人将取消其借阅资格，后果自负。第二十三条 借阅程序1、各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具档案调卷单（见附表三），经具有批准权限的负责人批准后，持单向档案管理人员借阅。2、档案管理员接到档案调卷单经核查后，取出该项档案，并于档案调卷单上填注借出日期后，将档案交于档案借阅人。档案调卷单则于预定归还日期之先后整理，以备稽催。3、于档案室当场借阅者，免填档案调卷单。4、档案归还时，档案管理员核查无误并与档案调卷单填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。档案调卷单留档案管理人留存备查。七、档案室管理第二十四条 档案管理员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。第二十

9、五条 带密级的文件资料、重要合同等，应设专柜保管。第二十六条 录音带、录像带、磁盘等要采取防磁措施，防止资料遭到破坏。第二十七条 各种档案应保持整洁、卫生，档案柜应定期通风，以防受潮、发霉或变质。第二十八条 档案柜周围严禁吸烟、有明火作业或电加热设备的使用，以防火灾的发生。第二十九条 对超期存档的文件资料，由档案管理员编制销毁清单，经主管部门负责人批准，报企业总经理或副总经理批准后，在有效监督的情况下进行销毁。第三十条 年度终了后，各部门将装订好的资料移交公司办公室档案保管人员保管。第三十一条 本制度由公司办公室负责解释。第三十二条 本制度自2009年12月1日起执行。附件一送 档 单送 档

10、人送 档 日 期 年 月 日NO送 档 文 件 名 称（按分类，如合同，详见例1）数量 (份/本）1合同100本送档部门经理审核送档文件齐 全是收档单位收档人签 字否，应再补送部门经理 备 注附件二 文件目录序号文件编号文件名称附件三档 案 调 阅 单借调部门借 调 人申请日期借调期间自 年 月 日至 年 月 日止 共计 天申请用途借调文件名称1 原件 暂借 不还 复印 份 暂借 不还2 原件 暂借 不还 复印 份 暂借 不还3 原件 暂借 不还 复印 份 暂借 不还4 原件 暂借 不还 复印 份 暂借 不还5 原件 暂借 不还 复印 份 暂借 不还备 注申请部门申请人档案管理部门经手人经理经理归还记录归 还 人归还日期10