地产公司档案管理制度

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1、档案管理制度编号HNCJ-ZH-XZ-02版本号A/0生效日期2011年7月1日第一章 总则第一条 为规范公司档案管理，使档案管理有章可循，特制定本制度。第二条 本制度适用于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料（简称文件）。1. 管理文件：公司各部门在经营活动中具有重要依据作用的各类文件。2. 立项文件：包括项目可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等。3. 证照文件：指经营活动中产生的各类证、照文件等。4. 资信文件：至验资、审计、评估、权属报告文件等。5. 合同文件：至经营活动中产生的各类合同文件等。6. 征地建设文件（含图纸）。7. 规划报建文件（含图纸

2、）。8. 竣工验收文件（含图纸）。9. 技术设备文件（含图纸）。10. 声像信息类文件，指公司具有重要价值的或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。第三条 公司所有档案由综合管理部设立专门的档案室，并制定专人负责档案管理工作。第二章 档案管理基本要求第四条 凡属归档范围的文件，经办人应在办里手续完毕的，一个工作日内将原件及时存档，不得私自留存。第五条 工程项目或设计成果文件在形成过程中各阶段，有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理，不遗漏，不丢失，保证全套资料真实、完整、齐全地向综合管理部移交归档。第六条 以公司、项目名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由

3、综合管理部负责收集、整理，按年度立卷归档。第七条 为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明，并办理签收手续。各部门资料每月应与档案管理员核对档案的归档情况。第三章 档案的分类、立卷与保存第八条 档案的分类编号1. 档案室应根据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归档，保证档案调阅工作得顺利进行。2. 档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。第九条 档案的立卷1. 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼档案员配合。档案管理员负责组卷、编

4、目。2. 案卷质量总的要求如下：2.1 遵循文件袋，形成规律和特点。2.2 保持文件之间的有机联系。2.3 区别不同的价值。2.4 便于保管和利用。3. 归档的文件材料种类、份数意见每份文件的页数均应齐全、完整。4. 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、引件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形式的同一文件，分别立再一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随绝密文件立卷。5. 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放

5、在针对最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。6. 卷内文件材料应分不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；引件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。7. 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面左上角打印页号。8. 永久、长期和短期案卷必须按规定格式逐渐填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。9. 有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人

6、的姓名和日期填上，以示负责。备考表应置卷尾。10. 案卷封面，应逐项按规定用钢笔字书写，字迹工整、清晰。11. 按倦怠饿装订和案卷各部分的排列格式。11.1 案卷的装订：案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活接的方法装订。11.2 案卷各部分的排列格式。软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第十条 档案保存1. 档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案的完好无缺。一旦出现险情，须立即向综合管理部经理报告。2. 严禁无关人员进入档案室。

7、非档案管理人员无故不许在档案室逗留。3. 资料档案发生损毁丢失时，根据给格式所造成的损失大小按格式奖惩管理规定对有关负责人进行处罚。第四章 档案的借阅第十一条 公司人员借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理归还手续。第十二条 格式人员借阅非机密性文件（含复印件），须经所在部门负责人批准。借出原件时，须报综合管理部经理以上级别人员审批。第十三条 公司人员办理相关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所需的项目报建文件，办理产权所需项目资料时，未经综合管理部经理批准不得借出。第十四条 公司人员借阅机密性文件（含复印件），须经常务副总批准，绝密性文件（含复印件）须

8、经总经理批准。第十五条 下列文件资料复印件未经综合管理部经理批准不得借出。1. 国有土地使用权出让合同；2. 建设用地批准书；3. 建设用地规划许可证；4. 规划设计要点、方案批复；5. 建设工程规划许可证；6. 固定资产投资许可证；7. 报建图；8. 报建审核书；9. 建设工程施工许可证；10. 商品房预售许可证；11. 产权证。第十六条 外单位人员来查阅资料，应出示其单位书面证明，并经常务副总或总经理批准，方可查阅。第十七条 任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制的，须经综合管理部经理批准。如需要修改图纸须按文件修改

9、权限规定另行办理手续。第十八条 借阅档案者必须严守公司机密，不得将档案内容外泄。因泄露机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直至追究法律责任。第十九条 档案借阅期限。短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过15天，如确需延期，应提前办理续借手续。第五章 档案的移交与销毁第二十条 档案移交。如档案需向政府部门如城建档案馆移交时，档案管理人员需将有关规定及档案材料报综合管理部经理或以上领导批准，方可移交。第二十一条 档案销毁。1. 对需要销毁的档案，有档案管理员登记造册，经综合管理部经理和档案形成部门领导共同鉴定，报常务副总批准后，按规定销毁。2. 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时再行销毁，以免误毁。3. 销毁文件必须在指定地点进行，并由综合管理部指派专人监督，严禁将销毁文件作为他用，或做废纸出售。文件销毁后，监督人应在销毁注册上签字。第六章 附则第二十二条 本制度用综合管理部制定并负责解释。第二十三条 本制度经常务副总、总经理批准后，自颁布之日起实施。档案管理制度 第5页 共6页