行政部运行手册

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1、Beijing Futong Property Management Co.Ltd 富通物业管理公司 行政管理运行手册北 京 富 通 物 业 管 理 公 司Beijing Futong Property Management Co.Ltd目 录第一章 行政管理职责（1）第二章 行政机构设置及岗位职责（2）第三章 行政管理工作流程（5）第一节 日常费用报销流程图（5）第二节 审批流程图（6）第三节 文书编写流程图（7）第四节 物品采购流程图（8）第五节 物品报废流程图（9）第四章 行政管理制度（10）第一节 办公会议制度（10）第二节 办公用品（设备）购置使用管理规定（12）第三节 办公设备管理

2、规定（13）第四节 印章使用管理制度（14）第五节 合同管理规定（16）第六节 计算机使用管理制度（18）第七节 计算机网络应用管理规定（19）第八节 公司档案管理规定（21）第九节 公文管理规定（23）第十节 图书、报刊管理规定（24）第十一节 工服、工牌管理制度（25）第十二节 工作环境管理制度（26）第十三节 车辆管理规定（27）第十四节 工作餐管理规定（29）第十五节 业务招待费开支管理规定（30）第十六节 保密制度（31）第十七节 公司礼仪行为规范（34）第五章 工作程序（36）第一节 会议管理工作程序（36）第二节 公文处理工作程序（38）第三节 印章使用工作程序（40）第四节 合

3、同审批工作程序（41）第六章 外联工作（42）第七章 图表（44）第一节 文件会签表（44）第二节 公司合同报审书（45）第三节 请款报批申请单（46）第四节 公章使用审批单（47）第五节 培训记录表（48）第六节 文件接受表（49）第七节 物业公司文件归档目录（50）第八节 档案销毁表（51）第九节 入库表（52）第十节 办公用批请购单（53）第十一节 办公用品申领单（54）第十二节 会议签到表（55）第十三节 物品资料交接单（56）第十四节 图书借阅登记表（57）第十五节 复印登记表（58）第十六节 合同统计单（59）第十七节 要车单（60）第十八节 出车登记表（61）第十九节 部门洗衣情

4、况登记表第八章 格式（62）第一节 请示格式（62）第二节 通知格式（63）第三节 备忘录格式（63）第四节 传真格式（63）第一章 行政管理职责一、公司日常管理1、负责公司日常管理工作，编制组织工作计划，贯彻公司的管理意图、督查计划、任务的实施情况。2、负责组织规章制度的制定与修改，对外文函的起草，外来文函的接收、登记和处理，并跟踪调查其实施情况，及时反馈信息。3、归口管理、存档公司内部资料、公文、合同以及协议正本，兼管各部门分管资料的检查。4、负责计算机及网站等的日常管理。二、后勤管理负责公司的办公用品采购申请计划、二级库保管及物品发放。三、公共关系1、负责公司对外联络事务及各类资质证明的

5、办理、更换，接待来访人员，有效配合来访政府部门的工作，建立双方良好的合作关系。2、负责公司各项活动的宣传、组织，传播企业文化，树立企业形象。第一章 行政部机构设置一、岗位设置（一）部门组织机构图行政人事部经理()行政主管（1人）文员（1人）司机（3人）（二）人员编制：5人（三）部门岗位设置1、部门经理：对总经理负责，全面负责本部门工作。2、行政主管：对部门经理负责，协助经理做好公司日常管理、考核、检查、客户意见及回访等，负责宣传、印鉴、文件管理等方面的工作。3、文员：接受行政主管的直接领导。协助行政主管做好宣传、文件管理工作及后勤管理方面的工作，负责公司文控、总经理室及部门文稿的打印、归档工作

6、。4、司机：独立完成上级交办的任务。二、工作标准（一）公司日常管理1、次月5日前编制完成下月组织工作计划，及时督查计划、任务的施情况。2、按要求及时完成规章制度的制定与修改，对外文函的起草以及外来文函的接收、登记和处理，并及时跟踪调查其实施情况、反馈信息。3、公司内部资料、公文、合同以及协议正本等管理有序。（二）后勤管理1、按计划完成公司的办公用品采购，采购及时，标准以质优价廉为宗旨。2、做好后勤保障工作。（三）公共关系1、定期收集客户意见，为公司决策提供依据。2、定期出版企业信息，传播企业文化，树立企业形象。三、各岗位职责（一）部门经理直接上级：总经理直接下级：行政主管1、全面负责本部门各项

7、工作，直接对总经理负责，做好领导、部门间的协调沟通工作，上情下达，下情上达。2、根据总经理的要求，负责起草相关综合性报告、文稿，制定、修改公司的规章制度，审核待签发的文件。3、协助总经理组织制订公司各项工作计划，保证各项工作有落实、有检查。4、加强部门建设，开展业务培训，提高并保持部门员工的总体业务水平。5、审批/制订部门各项工作计划，落实部门各项工作，检查并指导各项工作的开展，控制总体工作质量。6、提交部门工作报告。7、完成上级交办的其他工作。（二）行政主管直接上级：部门经理直接下级：文员、司机1、协助经理做好公司日常管理方面的事务，安排公司行政会议和办公会议，做好会议记录，编写会议纪要和决

8、议。2、负责制定本部门的岗位职责和各项规章制度。3、负责制定本部门的工作计划，做好工作总结。4、协助经理做好考核以及各项工作的督办检查，负责考核资料的收集、统计及评估等工作。5、负责公司宣传活动的计划、组织与实施工作。6、负责文件管理工作，做好对外发文和外来函件的接收、登记和处理，防止机密泄露。7、负责公司印鉴的管理。8、完成上级交办的其他工作。（三）高级文员直接上级：行政主管直接下级：无1、协助行政主管做好文件管理工作，起草、拟订各类公文函件，协助做好客户意见调查资料的整理。2、协助行政主管做好公司宣传方面的工作，定期出版公司信息。3、负责与其他部门间的工作联络。4、协助行政主管完成考核资料

9、的汇总，负责考勤统计工作。5、负责总经理室及部门文稿的打印、发送、归档。6、负责文印室的管理工作，对打印室的设备负责。7、负责办公用品的购置、保管与发放的管理。8、完成上级交办的其他工作。（四）司机直接上级：行政主管直接下级：无1、在部门经理、主管领导下努力完成本职工作。2、严格遵守公司的各项规章制度，遵守各项交通法规，做到安全快捷。3、服从领导安排，凭派车单执行任务；遇紧急任务先出车后补办派车单。4、出车收车遵守时间，文明开车、文明服务。5、爱护车辆，保持车容整洁、性能完好，使车况保持可以出车的待命状态。6、及时办理车辆养路费、保险费的交缴和年审、办证、换证事宜。7、坚持安全教育学习和业务学

10、习，努力提高驾驶技术和维修保养技能。8、协助办理部内事务，完成经理、主管交办的其它工作。第三章 行政管理工作流程第一节 业务费报销流程图经办人有费用需报销 填写费用报销单/支出证明单并由经手人签名有关部门经理确认签字财务经理审批签字不合格退回完善手续合格总经理审批签字不合格合出纳付款出纳核对记账格第二节 审批流程图主管副总经理签字批准相关部门经理签字确认批准填写审批会签单执行请示请示不予执行执行总经理签字批准是否需要此请示总经理签字批准第三节 文件编写流程图提出文件编写计划草拟文件部门内部审定与有关部门协调会签重新修订 通不过 是是否需要此文件 通过 否部门领导和相关领导审查文件作废通不过 通

11、过批准使用第四节 物资采购流程图物品采购需求 仓管员根据库存和各部门需求填制请购单部门经理签名财务部汇总确认终止采购计划总经理审批不同意同意请购单交采购员询价采购物品验收入库退回采购员更换或重置不合格合格 入库第五节 物品报废流程图部门主管审核签名物品所属部门填写报废单工程部和相关部门鉴定是否报废 安排维修否报销单签名交财务记账物品报废第四章 行政管理制度第一节 办公会议制度 为了确保公司内部沟通的有效进行，完善内部沟通渠道，提高会议效率，特制定本办公会议制度。第一条 会议分类 会议分为固定性会议和非固定性会议 1、固定性会议为：经理办公会议，例会。（1）经理办公会由正、副总经理参加，于每月固

12、定时间召开。（2）公司例会于每月固定时间召开，对象为正、副总经理及各部门经理；会议由总经理召集主持，由行政人事部召集、记录，并按会议精神起草纪要、决议。会议内容主要传达上级有关文件、会议精神；公司重大业务及人事、制度等的决策、决定；重大关系的协调、裁定；各部门工作计划及工作完成情况等。 （3）部门例会由各部门决定召开频次及时间，出席对象为部门全体或部分员工，由各部门负责人召集主持，内容主要为传达上级工作安排及制定工作计划、落实、检查工作。2、非固定性会议为临时性会议。非固定性会议为临时召集的会议及无时间间隔的会议，会议内容不限，旨在解决问题、联系沟通。第二条 会议要求1、会前应准备事项：（1）

13、会议召开前，召集部门应作好会议场地的安排工作，确定议题及内容，准备好相关的会议资料及文件。对出席对象提前发出“会议/培训通知”，以备会议出席者能安排好手头的工作。 （2）会议出席者应准时到会并在“会议/培训签到表”上签到，如果无法参加，应事先向会议组织者请假，未请假或未经允许而缺席、迟到者，按有关出勤考勤办法处理，缺席者事后应及时主动阅读会议纪录，了解会议精神。 （3）会议需增加、延期、合并或扩大出席对象时，会议主持者商定后，由召集部门及时发出变更及扩大范围的通知。 （4）经理办公会因开会时间及人员相对固定，故不履行会议通知及会议签到程序，到会人员情况在会议纪要上反映。 2、会中应注意事项：

14、（1）出席会议人员应于会议前安排好工作，会议期间其他人如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话，安排适当人员做好接待记录后，再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时，应先得到会议主持者的允许，由其通知有关人员离开会场，并尽量不影响会议进程与发言，保持会议正常进行。 （2）与会者要严格遵守会场纪律，尊重他人发言，保持安静，不得随意出入会场。BP机、手机都要关闭或处以振动状态，以维护会议的正常秩序。 （3）会议应坚持讲效率、开短会的原则，发言者做到言简意赅，不讲题外话，切实以解决问题、提出措施为主，使会议能起到应有的效果。 （4）会议召集部门负责会议的记录及整理工作。 3、

15、会后应完成事项： （1）会议结束后，召集部门应根据会议记录及时（不超过8小时）撰写会议纪要，并将会议纪要发放到与会部门或人员手中，以便于学习及参照执行。（2）各部门例会上所布置工作的完成情况由各部门负责检查；行政人事部应对其他会议上所布置的工作进行检查、监督及评价。第二节 办公用品（设备）购置使用管理规定为了加强对公司办公用品（设备）购购置、使用的管理，特制订本规定。第一条 一般办公用品的购置与管理1、 各部门于年初提出年度办公用品使用计划，于每年一月五日前上报行政人事部。行政人事部根据各部门上报的计划经审核汇总后，上报公司领导批准。2、 一般办公用品由各部门根据年初公司核准的计划，依据部门的

16、需求情况予以购置、管理和使用，费用不得超过年初核定的标准，做到开源节流，减少浪费。第二条 低值易耗品的购置与管理 各部门凡购置价值200元以上，使用年限一年以上的办公用品、用具，需填制购置申请单，经总经理审批后交由财务部协助使用部门采购。第三条 大型办公用品（办公设备）的购置与管理1、大型办公用品（办公设备）主要是指计算机、传真机、打印机、摄象机、照相机、音响设施等。2、对上述办公用品（办公设备）由行政人事部协助财务部选择至少三家以上供应方，并对供应方进行综合评价、选择，最终确定一家并与其签定供货合同。第四条 办公用品的使用管理1、办公用品要设专人保管，建立办公用品明细台帐，定期盘库，做到帐物

17、相符。2、办公用品入库时要填写办公用品入库单并由各部门主管和经手人签字。3、办公用品领取时要填写办公用品领取单并由各部门主管和经手人签字。4、 各部门的低值易耗品个人使用要由使用人负责，公用部分要有专人负责。5、各部门调入调出人员，必须对自己所使用的低值易耗品进行交接。 第三节 办公设备使用管理规定 为了加强公司办公设备的维护与管理，确保管理服务工作的正常开展，特制定本规定。第一条 本规定适用于公司各部门办公设备的管理。第二条 职责1、各部门负责妥善使用和管理各办公设备设施，因操作不当或管理不善造成的损失概由当事人承担，并作出赔偿。2、行政人事部联系维修保养事宜。第三条 电话1、公司电话是联系

18、业务及沟通各项业务工作的工具，应爱护使用，提高效率，通话要简洁、明了，避免长时间占用线路。2、公司各部门办公要求安装电话，须由部门提出申请，报总经理审批后，由行政人事部统一办理。3、公司各部门办公用电话，除总经理办公室电话及传真机外，其余均不具有国际、国内长途功能，确因公需拨打长途的，应填写长途申请单，经办公室审批后指定拨打。4、不准用公司电话聊天及处理私人事务。第四条 传真机为确保公司传真机畅通，未经许可，任何人不得使用传真机挂拨市内及长途电话。第五条 复印机管理1、公司内部使用复印机由行政人事部指定人员负责其操作及日常维护。2、复印文件资料要办理登记审批手续，经行政人事部经理批准签字后，方

19、可复印，公司内部各部门需复印者，在“复印登记表”上详细填写复印部门、人员、内容及张数，由指定人员负责复印工作。3、行政人事部须根据轻重缓急对文件进行统筹安排复印，未经同意，任何无关人员不得进入文印室内自行复印。 4、不得使用复印机复印绝密文件和个人材料。复印机密文件需总经理批准。第四节 印章使用管理制度印章是代表一个公司的权利、职责的信任凭证。它具有法定性、权威性和效用性。为了加强公司管理，使印章在公司经营管理活动中发挥好印信作用，对印章的使用特作如下规定：第一条 印章的管理1、 公司印章由行政人事部设专人管理，并存柜加锁，各职能部门的印章由部门设专人管理；2、 行政人事部应建立印章保管登记册

20、，印章管理人员要明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用和盗用，印章用完后要随手锁好；3、一般情况下，印章不得委托他人代取代用，印章管理人员，因事外出，可临时委托他人管理，但要对他人代管时间、使用情况进行登记；4、印章管理人员要注意保养印章，确保印章清晰。第二条 印章使用审批印章使用实行申请审批制，部门或个人使用印章，首先要填写印章使用申请表，审批权限，根据内容不同，实行分级审批。1、一般性业务报表，部门有管理权或管理责任的经济、行政事务，由部门领导审批。2、对外经济活动中涉及的合同、协议、申请、证明、信函，以及以企业名义的行文等，由总经理授权主管副经理审批。3、 涉及企业重大经

21、营管理事项、商业机密、法律责任、民事责任、以及印章的特定环境使用等特殊情况，由总经理审批。第三条 印章的使用1、部门或个人盖章，首先填写印章使用申请表，视内容不同，按照分级审批的原则进行审批。经批准后，到行政人事部盖章。部门或个人未经审批，印章主管人员无权盖章。2、使用印章时，印章主管人员要十分谨慎。一要检查印章使用申请表填写是否完整，有无领导签字；二要检查盖章的内容是否与审批内容相符；三要检查留存材料是否齐全，凡有留用价值的，印章主管部门都要留原件。3、用印登记。印章管理人员，每次盖章都要登记。填写用印登记表。并将用印留存材料进行编号，归卷备档。若不需要留存的材料，要详细记载用印情况。4、

22、印章使用不能脱离印章管理人员的监督。使用印章要在办公室。一般情况下，不得将印章携带出公司以外使用。如需携带出公司使用，应由印章管理人员现场监印。管理人员不能去的，使用部门按本规定第四项履行印章借用手续。5、印章使用要规范。盖印要端正、清晰、便于识别。正式公文，在文末落款处盖章。盖章要“齐年盖月”。带存根的介绍信、证明或公函等，要两处盖章，一处盖在落款处、一处盖在信函的连接线上（即骑缝章）；重要案件的调查、旁证、座谈纪录，重要的对外经济合作。所形成的材料还要加盖“骑边章”。第四条 印章的借用1、部门代表公司承办的一些业务，工商、税务年检、机动车买卖等事项，需将印章出公司外使用的，要由部门领导签署

23、意见，行政人事部领导审批。2、特殊业务借用印章或使用盖有印章的空白凭证，一律由总经理审批。 对于因公借用印章的借用人，要填写使用印章申请表由批准人签字，留印章管理部门备查。借用人用毕印章，要及时退还，说明使用情况。填写用印登记表，对于使用带有印章的空白凭证的，使用人要书面说明使用用途，由批准人签字，印章管理人要对此类凭证逐页编号进行登记。使用人在办理完该项业务后，要及时向印章主管部门反馈使用情况，填写用印登记表，未用完的盖章凭证，使用人要如数退还。第五节 合同管理规定为了加强公司的合同管理工作，根据中华人民共和国合同法和其他法律法规及公司的有关规定，制定本办法。第一条 本办法所指的合同是指公司

24、依据合同法签订的各类经济合同、技术合同和其他合同等。订立合同要遵循平等互利、协商一致、诚实信用的原则。第二条 公司合同的管理部门是行政人事部。第三条 合同管理部门的主要职责是对合同专用章的使用进行专门的管理，办理签订合同委托手续；管理合同文本；协助企业法律顾问参与合同纠纷的仲裁与诉讼活动。第四条 签订合同，实行分工负责制，各部门负责本部门业务范围内的有关合同。第五条 对外订立合同，承办部门应首先调查了解对方权利能力和履行能力（包括资格、资信），应要求对方出示“营业执照副本”，“法定代表人证明书”、“授权委托书” ，订立数额较大（10万元以上）的合同，应要求对方出示银行资信证明或提供担保。担保者

25、必须是能够承担相应经济责任，具有法人资格的经济实体。第六条 签定合同，应当符合规范要求，避免漏洞和不平等条款出现，有国家统一合同示范文本的，应按合同示范文本签定，没有合同示范文本的，可参照相应的合同文本签定，合同需要公证、鉴证的，可以向法定的机构申请公证鉴证。可由常年法律顾问审阅。第七条 合同签字，盖章或公正、签证、审批等程序生效前，要按照以下内容进行审查，然后加盖合同专用章或单位公章。1、签约双方是否具有签订合同的法人资格；2、签约双方是否自愿平等；3、签约对方的经营范围、资产情况、履约能力；4、合同内容是否符合国家法律和行政法规的规定；5、合同的主要条款是否齐全，签定程序是否符合法定程序；

26、6、合同纠纷发生后，选择的仲裁机构和诉讼管辖、违约责任是否明确。第八条 签订合同的审查程序承办部门要按规范的合同制式起草合同文本，经财务部、行政人事部审查无误后，交由公司法定代表人审批。第九条 对外签订合同一般由主管领导在法定代表人的授权范围内以委托人的名义签定，因特殊情况超出授权的，承办人员要用电话等通话工具请示允许后实行，回到公司后补办手续。第十条 合同正式签定后，由承办部门把合同正本交由行政人事部留存，承办部门、财务部门留用复印件。如承办部门未及时向行政人事部提交合同正本，合同在履行与查询中出现问题由其承担责任。第十一条 行政人事部作为公司合同管理部门，经审查发现已签字生效的合同存在显失

27、公平和有重大误解问题的，应督促承办部门主动与对方协商修改。协商不成的，应在一年内向有管辖权的人民法院申请撤销。第十二条 在履行合同中发生纠纷的，承办部门、行政人事部要密切合作，按法律程序解决纠纷。第十三条 合同管理责任1、凡对外签定合同，因没有认真了解对方单位（签约人）资格和履约能力，给企业造成损失的，追究承办部门责任，并对承办部门处以损失额1020%的罚款。2、凡因企业不能完全履行合同而造成损失的，应查清原因，对造成损失有责任的承办部门按责任大小处以损失额1020%的罚款。3、凡因对方违约造成损失，而未及时追究的，要追究责任部门的责任，并处以损失额2030%的罚款。4、凡违反公司合同管理规定

28、，以及在签定和履行合同中，利用职权索贿，受贿，恶意串通，损害国家和本公司利益，应依据有关规定，追究有关部门的行政责任、经济责任，直至追究法律责任。第六节 计算机使用管理规定为了规范计算机的管理 ，保证员工工作的便捷性、计算机使用的高效性，特制定公司计算机管理规定。第一条 公司各部门计算机应有专人负责，计算机管理员要保证工作期间系统的正常运行。第二条 管理人员应对公司的计算机设置开机密码，以保正内部资料的安全性。密码仅告知公司内部人员。未经部门主管同意，密码不得告与他人。第三条 管理人员上班前必须开机，计算机使用者下班后使用完毕必须关机。第四条 公司人员不得在上班期间利用电脑处理个人事务，更不允

29、许玩电脑游戏、上网聊天。第五条 公司员工或客户带来的软盘必须经过消除病毒后方可在企业计算机或网络上浏览。第六条 公司员工要严格做好计算机内部资料的保密工作，对计算机内部资料、数据不得对外传播。第七条 因使用者使用不当或使用计算机上的他人资料而造成数据、资料丢失或计算机损坏的应有使用人负责。第七节 计算机网络应用管理规定 为了规范计算机的管理，营造良好的工作环境，提高计算机的使用效率，特对公司内部计算机网络的使用做如下规定：第一条 网络管理员的职责1、负责公司内部网络以及互联网的管理。2、有责任保证局域网及互联网的通畅，维护网络设备的正常使用。3、有权利在任何时间检查公司员工计算机使用网络资源的

30、情况，并对违反规定的行为人进行考核。第二条 内部局域网的管理1、为了正确合理地使用局域网资源，公司计算机必须登陆到指定的与工作有关的区域中，并严格按网络管理规定进行操作。2、包括网络管理员在内的公司员工未经上级主管授权不得进行超越权限的任何操作。3、公司员工不得安装和使用危害企业计算机硬件及网络安全的软件或外部设备（包括带有病毒的、或具有潜伏期危害性的软件），不得私自动用和调整企业网络设备；4、各级领导和各部门要按照各自的权限共享资源。否则，由此造成的一切损失由个人负责。第三条 互联网资源的管理1、不得浏览与工作无关的信息。2、严禁访问非法网站及色情网站。3、未经行政人事部授权或同意，严禁任何

31、人利用公司名义从事一切网上活动。4、未经上级主管同意及网络管理员授权，任何员工在任何时间不得私自使用调制解调器通过企业电话线上网。5、全天时间内不得玩网络游戏，不得上网聊天。6、不得私自下载软件。如因工作要求需要从网上下载应用程序或软件，须经上级主管批准并通知网络管理员后方可下载，下载时应保证其安全性及合法性，网络管理员有权删除未经允许的下载软件。7、全天时间是指上午8点30分至下午5点半。8、违反本规定每次考核当事人20元，给公司造成损失的，当事人要承担相应的责任。第八节 公司档案管理规定为了提高办公效率，充分发挥档案的作用，规范公司档案的管理和使用，特制定本管理规定。第一条 适用于公司所有

32、文件、资料的管理，包括公文、大厦资料、客户资料、管理文件与资料、财务资料、工程资料等。第二条 各相关部门负责本部门文件及相关文件的存放管理工作；行政人事部负责检查、督促、指导其他部门文件、资料的管理以及公司所有文件的归档管理工作。第三条 管理要求 1、文件资料管理全过程（1）文件的归档范围：（2）行政文书：内部通启、对外发文、外部来函。（3）人事劳资：员工档案、培训档案、工资档案。（4）经营财务：经营管理、财务管理、合同管理。（5）客户管理：住户资料、回访记录、消防治安管理、清洁卫生管理、绿化管理、停车场管理等。 ，（6）工程技术、设备管理：大厦竣工验收资料、改造变更资料、房屋及公共设施维修(

33、维护)资料、设备管理及技术资料、设备运行维护保养资料。（7）质量管理：质量体系文件、质量管理资料。2、文件的归档要求：（1）归档的文件资料必须字迹工整，纸张及文件格式符合国家要求。（2）归档时必须进行认真验收，并办理交接登记手续，同时必须确保文件资料的完整、系统、准确、真实性。（3）归档的文件必须是原件，在特殊情况下可使用复印件，但必须附上说明。（4）归档文件必须进行科学分类、立卷和编号，档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。3、文件的归档时间：（1）财务档案在会计年审后，由财务部门保管。（2）文书及管理资料在次年第一季度前经由职能部门审定，按归档要求整理后向档案部门归档。（3）基建项目、

34、改造工程的资料在竣工后一个月内归档，一年后向档案部门归档。（4）工程、设备运行资料必须在次年一季度前整理并向档案部门归档。四、档案借阅：（1）借阅档案（包括文件、资料）必须登记借阅簿，机密档案文件要经经理级领导批准方可借阅。（2）借阅档案期限不得超过二星期，到期归还，如需再借，办理续借手续。（3）借阅人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。（4）借出和归还档案时，应办理清点、登记手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，不得隐瞒不报，应立即写出书面报告，并按情节追究当事人的法律和行政责任。第九节 公文管理规定为统一公文

35、运行程序，加强公文管理，提高办公效率，制定本规定。第一条 各级政府、上级机关和其他单位报送本公司的公文，统一由行政管理部收管，并负责签收、分类、登记和分发、传阅工作。第二条 以公司名义发出的各种文件，由行政人事部编号、登记，统一对外发送。公文处理：1、公文登记分类，交行政人事部负责人审阅，提出拟办意见；2、根据拟办意见，行政人事部人员送领导及有关部门阅处；3、领导批办的公文，先交回行政人事部登记，由行政人事部人员按批示意见，交由有关部门的承办人员负责办理和签复，行政人事部应及时催办；4、如承办过程中有疑问或问题，应及时通过请示、报告解决；5、承办人办理完毕，应填写承办结果，连同原文件退回行政人

36、事部存档。第三条 公文传阅：1、据文件内容和性质，由行政人事部负责人提出传阅范围；送阅文件要抓紧时间传阅；2、一律由行政人事部人员传送，部门之间一般不横向传阅；3、文件阅后，阅文人要签名并写上时间；4、文件传阅完毕后，由行政人事部归档保管。第十节 图书、报刊管理办法本规定对公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等作出以下规定。第一条 购买图书由行政人事部根据公司业务发展需要及各部门经理的申请要求进行。第二条 购买程序：按财务采购程序办理。 第三条 图书采购人员按计划实施采购，并注意控制预算，不得超支。第四条 报销程序：填写报销凭证 购买的书籍交办公室登记 行政人事部在报销凭证上签字确认 财务审

37、核 总经理签字第五条 凡新购进的图书按图书分类科目进行分类整理与编号，贴上标签，输入图书管理系统。第六条 期限：普通图书借期一月，专用工具书籍的借阅期限视具体情况限定。第七条 继借：借阅图书到期，必须到行政人事部办理继借手续。第八条 归还：如有破损、遗失情况，照价赔偿。第九条 报刊订阅：公司由行政人事部负责刊物的订阅，各部门可以部门名义提出订阅刊物的需求，由行政人事部综合平衡并提交总经理审批后订阅。第十条 报刊收发：办公室每日收取报刊，整理并发至各部门以供阅览。第十一条 归档：每年年底将期刊装订成册，归档备用；报纸每季度处理一次。第十一节 工服、工牌管理制度 为了树立公司良好形象，规范管理，特

38、制定工牌、工服管理规定。 第一条 工牌、工服由行政人事部统一制作、发放和管理。 第二条 工牌管理 1、员工从入职之日起应配备相应的工作标牌。2、员工应妥善保管工牌，保持无破损；如丢失需交纳工本费方可补办。3、离职人员应将保存完好的工牌退还行政人事部布洗房。 第三条 工服管理1、工服由行政人事部分岗位统一订制，按员工所属部门及岗位对工服进行发放。2、行政人事部每月安排两次定期洗涤衣物，每月中和月末的周五下午5：30为收取衣物时间。3、每位员工对配发的衣物有保管和修补的责任，如有损坏或遗失将按成本价进行赔偿。4、特殊场合外，员工上班必须穿工服，每日上岗前须着装整齐。因事外出可以不穿公司工服。下班后

39、，将工服存放在公司配备的更衣柜中，不得穿戴回家。5、更衣柜的管理：（1）更衣柜两套钥匙，一套发给员工，一套由行政人事部盖章封存。钥匙如有遗失，应立即上报本部门，并缴成本费后办理补领手续。钥匙开启需保安部、行政人事部和本部门三个部门共同在场。（2）更衣柜不能私自调换，不能自装锁匙和私配钥匙。（3）更衣柜内不得存放贵重物品和食物，衣柜应锁紧，否则如有遗失公司不负任何责任。6、员工辞职、离职或解聘时，必须将工服交回，否则按遗失照价赔偿。衬衣等贴身衣物按折旧年限2年折算给员工，公司不予收回。 7、按照工牌、工服的管理要求，行政人事部负责监督检查。第十二节 工作环境管理制度 为给员工创造一个舒适、清洁的

40、工作环境，以良好的精神面貌做好服务工作，特指定本规定。 第一条 办公场所内不准吸烟，不得大声喧哗、打闹，办公时间不得越位闲聊。第二条 办公场所内的固定设施等不得随意搬动。第三条 各部门办公区及公用办公区要保持窗明几净，办公桌椅摆放整齐，无杂物，没有与工作无关的物品。第四条 办公桌、书柜、文件柜、沙发、电话、电脑、打印机做到清洁无垢、无积尘；第五条 公司配备的报纸看过后分类放回报架，不得随处乱丢；第六条 办公区地面每天要打扫、清洗一次，办公垃圾不准长时间停留在办公区内。第七条 墙面要保持清洁，不准在墙上乱涂乱画，不准在墙上钉钉、打孔。第八条 卫生间保持清洁卫生无异味，使用后立即冲洗，擦手巾保持清

41、洁，离开后随手关门；第九条 最后离开办公场所及休息场所者应检查电灯、电源及门窗的关闭情况，确保场所安全。第十条 行政人事部质检人员负责对所有办公场所进行检查，并根据有关管理规定进行考核。第十三节 车辆管理规定 为了加强公司的车辆管理，更好地发挥车辆在经营管理中的作用，特制定本制度。第一条 车辆管理1、公司公务车的证照及稽核等事务统一由专人负责，负责维修、检验、清洁等工作。2、公司员工因公用车必须事先向行政人事部申请调派，并填写派车单。车辆管理员依轻重缓急顺序派车，不按规定办理申请者，不得派车。3、每辆车要设置行驶记录表，并在使用前核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符，使用后应记载行

42、驶里程、时间、地点、用途等。管理部门每月抽查一次，发现记载不实、不全或未记载者，提出批评，对不听劝阻屡教屡犯者应给予考核。4、每车设置车辆使用记录表，由车辆管理核算员每月进行核算，以了解车辆使用和耗费情况。第二条 车辆使用1、使用人必须有驾照。2、公务车由专人驾驶，未经批准不得私自借给他人使用。3、使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如。水箱、油量、机油、刹车油、电瓶、轮胎、外观等）如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。4、驾驶人必须严格遵守交通法规和交通规则。5、驾驶人不得擅自将公务车开回家或作私用。6、车辆外出办事驾驶人一般不得离车，如需离开

43、，必须把车辆停放在有人看守的停车场或适当的位置。7、使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后应将车辆清洗干净。第三条 车辆保养1、车辆维修保养应先填写车辆保养申请单，注明行驶里程，经核准后方可送修。2、车辆应在指定修理厂保养，特约维护厂维修，否则维修费不准报销。自行修复者，可报销买材料零件费用。3、车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修理更换零件时，可视实际情况进行修理，但是不是迫切需要修理或修理费超过1000元，应向车辆管理负责人请示。4、由于驾驶人使用不当或疏于保养，导致车辆损坏或机件故障，所需修理费，由驾驶人负担相应的费用。第四条 违规与事故处理1、在下列情形之一情况下，违反交通规则

44、或发生事故，损失由驾驶人负担，并予以相应的处罚。（1）无证驾驶；（2）未经允许将车借于他人使用。2、违反交通规则，其罚款由驾驶人负担，公司还要对其进行考核。若造成公司交通违章超标，违章驾驶人还要承担交通管理部门对公司的罚款。3、车辆在使用中发生交通事故，可视责任大小协商解决或由公安交通管理部门处理，同时要及时向车辆管理部门和交通安全管理员报告。4、车辆发生甲方责任事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与企业共同承担。5、发生交通事故后，如需向受害人赔偿损失，经扣除保险金额外，其差额视情节由驾驶人与企业共同承担。第五条 其它1、公务车用油必须在指定的加油站用油本加油，油本与车辆必

45、须相对应，不得私自借用和转借油本使用，加油时不得代签或签署他人姓名。2、公务车因公发生的过桥费、停车费经行政人事部批准后方可报销。第十四节 工作午餐管理规定为了提高工作效率，加快工作节奏，解决员工就餐问题，公司实行午餐制，并制定如下管理规定：第一条 工作餐就餐时间：每周一至周五中午，其他时间公司一律不安排工作餐。工作餐标准为8元/人。第二条 工作餐就餐范围： 1、在岗正式员工； 2、三班倒员工，少数民族员工，按实际出勤天数（最多不超过20天），参照工作餐标准由公司予以补助。第三条 工作餐的管理1、工作餐由行政人事部管理，每月发给员工餐卡一张，餐卡只限持卡员工使用，不得转借他人，若有遗失，应立即

46、上报主管部门，办理补领手续，并按规定补交费用；2、就餐时间：11：3012：30，过时不候。用餐时应出示餐卡，接受餐厅有关人员的核实，午餐时间不允许饮酒，不得在餐厅内大声喧哗，损坏公物要照价赔偿；3、工作餐每人每天一份，凡因公因私不能在公司就餐的，公司不再另行补贴；4、员工就餐时，就餐部门要注意环境卫生，餐后要将餐盒、餐筷等垃圾放在指定地点，集中管理，统一回收；5、公司行政人事部将实行不定期的方式，对部门出勤人数、卫生情况等进行检查，检查结果与当月考核挂钩。若发现有人冒领、多领和将工作餐带回家中，将考核部门100元，考核责任人50；6、部门员工因就餐问题吵闹，将考核部门及员工各100元。第十五

47、节 业务招待费开支管理规定为加强公司业务招待费开支的管理，切实提高业务招待费使用效果，从而达到勤俭、节约、增效的目的，特制定本办法。第一条 公司各部门业务招待费的开支、报销，执行总经理一支笔审批制度。第二条 业务招待费开支范围在500元以内，须事先征得执行经理、副总经理、部门经理审批后方可安排开支。第三条 各部门人员外出业务费用开支，费用金额必须按批准的金额开销，如有特殊情况需超支的，须电话向部门经理申请，在部门经理征得总经理批准后方可执行。第四条 业务招待费开支一次超过500元（含500元）者，必须事先报请总经理批准，否则费用由当事人自负。第五条 现金报销须填制报销凭证，按凭证内容要求在“摘

48、要”处填写报销内容及金额，由部门经理、审核人员、总经理审核签字后交财务核报。第十六节 保密制度 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。 第一条 公司秘密是关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限定范围的人员知悉的事项。 第二条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。 第三条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。 第四条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。 第五条 保密范围和密级确定 1、公司秘密包括本制度规定的下列秘密事项：（1） 公司重大决策中的秘密事项。（2） 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经

49、营规划、经营项目及经营决策。（3） 公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。（4） 公司财务预算报告及各类财务报表，统计报表。（5） 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的信息。（6） 公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。（7） 其他经公司确定应当保密的事项。 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理贺料等内部文件不属于保密范围。 2、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭到严重的损害：秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害。

50、3、公司密级的确定：（1）公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；（2）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；（3）公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、客户资料，尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。 4、属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。 第六条 保密措施 1、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，巾总经理办公室或主管副总经理委托专人执行。采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部分负责保密。 2、对于密级的

51、文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： (1) 非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄； (2) 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施： (3) 在设备完善的保险装置中保存。 3、属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维 修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措。 4、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。 5、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，上办部门应采取下列保密描施： (1) 选择具备保密条件的会议场所。 (2) 根据工作需要，限定参加含议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；

52、 (3) 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件： (4) 确定会议内容是否传达及传达范围。6、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。 7、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。 第七条 责任与处罚1、出现下列情况之省，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下；(1) 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失达到的； (2) 违反本制度第五条规定的秘密内容的； （3） 已泄露公司秘密但采取补救措施的。 2、出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经

53、济损失的： (1) 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； (2) 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收头或违章提供公司秘密的； (3) 利用职权强制他人违反保密规定的。 第十七节 公司礼仪行为规范为了树立公司良好形象，规范管理，营造良好的工作环境，提高工作效率，特对公司礼仪行为的管理做如下规定：第一条 仪容仪表1、所有员工必须保持洁净整齐，按规定要求着装，并必须端正地佩带公司胸卡；2、任何时候，在公共场所不得穿短裤、背心、拖鞋、超短裙或过于透露的服装；3、皮鞋要保持干净、光亮，不准钉鞋底；4、男员工应每日修面，发长不能盖耳或触及衣领，不得剃光发；女员工应适当修饰头发，并梳

54、理成符合岗位要求的发型，不做怪异发型。5、上班穿制服前，应先确认面部、手部干爽清洁。女员工不得浓妆艳抹，并避免使用味浓的化妆品，不留长指甲（不长于指头2毫米）和涂有色的指甲油；6、上班时不要佩带过多或贵重的首饰。第二条 行为举止1、举止应大方得体，与人交谈双眼应平视对方，不要左顾右盼；2、遇上级或有客人来访，应立即起身相迎并问好，先请来访人员入座后，自己方可坐下；来访人员告辞，应起身移步相送；3、站立的正确姿态应是：双脚与两肩同宽自然分开，肩平、头正、双眼平视对方、挺胸、收腹；4、注意走路姿势，在楼道内行走脚步要轻，不要奔跑（紧急情况下除外）。5、进入上级领导或其他部门办公室前，应先在门外轻叩

55、门三下，征得同意后方可入内；若进去时门是关住的，出来时则应随手将门轻轻带上。6、进出办公室、电梯时，应主动上前一步先拉开门或按住电梯按钮，请同行的客户、女士或来访人员先行；7、坐姿要端正，不要翘腿、抖腿，严禁将脚置于桌上，在任何场合均不允许靠墙而立；8、如无工作需要，不得离岗随处走动，不允许随意翻看他人物品；9、不允许喧闹、粗言秽语或打斗。工作时，应避免不必要的谈话，在公共场所切勿高声说话；10、工作时间严禁吸烟、翻看报纸。严禁在员工食堂外饮食，未经同意，不能进入与工作无关的场所；11、上班时，谢绝亲友探访，不得处理私人事务；一般不得打（传）私人电话。如遇急事，通话时间不宜超过3分钟（禁止打声讯电话）；12、员工应使用服务电梯，上下一两层楼，尽量使用楼梯。除因工作需要外，不得使用客人专用电梯；13、所有员工须从员工出入口进入或离开公司，保安人员有权阻止员工从客人入口处进入公司；