万路运业有限公司库存管理制度(doc 10)

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1、万 路 运 业 有 限 公 司库 存 管 理 制 度 EZWL/GW08.0120001 目 的 保证库存管理按规定的标准在受控状态下进行。2 适用范围适用于万路运业有限公司材料、配件及工具等的库存管理。3 引用文件3.1 中国第二重型机械集团公司对全资、控股子公司的财务管理办法。3.2 中国第二重型机械集团公司子公司财务管理细则。3.3 万路运业有限公司财务制度。3.4 万通物资有限公司材料系统仓库管理工作规范。3.5 万路运业有限公司设备维修备品、配件采购及仓储管理制度。4 管理原则4.1 财产物资安全完整原则。4.2 购进物资性价比最优原则。4.3 分级负责制原则4.4 从采购、入库、保

2、管保养到出库、归档全过程管理原则。4.5 及时、准确提供财产物资变动状况信息原则。5 管理部门、实施单位职责5.1 公司设备工程部为材料、配件、工具等的采购计划和库房实物监督管理的归口部门。5.1.1 负责采购和库房实物管理制度的制定、报表格式的设计。5.1.2 负责督促分公司编制年度采购计划、汇总编制公司年度采购计划。5.1.3 负责对分公司的物资采购和存储规范管理进行业务指导、监督和检查。5.1.4 负责库存管理的档案资料归口管理，定期进行检查。5.1.5 负责组织全公司物资的盘点工作。5.2 公司财务部为材料、配件、工具等库存价值管理的归口部门。5.2.1 负责根据库房实物管理的要求，设

3、计相关的帐册、出入库单据。负责在库存管理制度制定中提出价值管理的相关条款。5.2.2 负责检查采购计划的执行情况。5.2.3 负责定期对库存物资价值进行审核，或指导审核。5.2.4 负责定期对因采购材料、配件、工具等发生的应收应付帐的清理或指导清理。5.2.5 负责提出档案资料中价值管理资料相关管理的建议。5.2.6 负责全公司财产物资的盘点价值汇总审核工作。5.2.7 负责对仓储人员给予记帐和凭证的业务指导。5.3 分公司（厂）为材料、配件、工具等的采购和库房管理的具体实施单位。5.3.1 负责编制本单位的年度采购计划，报设备工程部批准后实施。5.3.2 负责按制度规定办理物资出入库手续，登

4、记帐册。5.3.3 负责采购和库房管理的档案资料保管。5.3.4 负责按制度规定定期进行库房盘点工作。5.3.5 负责定期提供采购和库存状况信息。5.3.6 负责库存物资的安全、完整和规范管理。5.3.7 负责库房人员的定岗定员和维持库房岗位人员的稳定性。6 管理人员职责6.1 设备工程部仓储管理人员职责。6.1.1 负责库房实物管理制度的制定和库存物资状况报表格式的设计。6.1.2 负责对分公司（厂）的库存规范管理进行业务指导、监督和检查。6.1.3 负责库存管理的档案资料归口管理，定期进行检查、反馈库房管理信息。6.1.4 参与全公司物资的盘点工作。6.2 设备工程部物资计划管理人员职责。

5、6.2.1 负责库房实物采购制度的制定和采购计划的审查、核实。6.2.2 负责对分公司的物资采购工作进行业务指导和监督。6.3 财务部材料会计职责。6.3.1 负责根据库房实物管理的要求，设计相关的帐册，出入库单据。负责在库房实物管理制度制定中提出价值管理的相关条款。6.3.2 负责定期对因采购材料、配件、工具等发生的应收应付帐的清理或指导清理。6.3.3 负责提出档案资料中价值管理资料相关管理的建议。6.3.4 负责组织公司财产物资的半年、年终盘点价值汇总审核工作。6.3.5 负责对仓储人员的记帐给予业务指导和定期进行帐目检查。6.4 分公司（厂）分管行政负责人职责。6.4.1 负责领导本单

6、位的年度采购计划的编制，报设备工程部批准后实施。6.4.2 负责库房人员的定岗定员和维持库房岗位人员的稳定性。6.4.3 对库房物资的安全、完整、规范管理负全责。6.5 材料技术员职责6.5.1 材料技术员负责材料、配件、工具等到库后的质量检验和库存报废物资的鉴定，严格把好质量关。对入库后的材料、配件、工具等的质量负全责。6.5.2 当必须采用材料（或配件）代用品时，负责保证代用材料（或配件）的性能和质量满足使用要求。6.6 材料组长（兼材料计划）职责6.6.1 负责制定本单位各仓库保管员岗位工作职责、制定材料（或配件、工具等）采购计划。6.6.2 负责采购和库房管理的档案资料保管，保证归档资

7、料的真实完整。6.6.3 负责按制度规定定期进行库房盘点工作。6.6.4 对仓储物资的安全、完整、规范管理负责。6.7 采购人员职责6.7.1 严格按上级主管批准的物资采购计划进行采购，遵循货比三家、降低采购成本的原则，对所采购物资的质量负责。6.7.2 负责定期提供采购计划执行信息。6.8 库房保管人员职责6.8.1 负责按制度规定办理物资出入库手续，登记帐册。6.8.2 负责按制度规定对库房物资做好保管保养工作。6.8.3 熟悉库存物资动态变化状况（包括数量变化和质量变化），定期提供库存状况信息。6.8.4 负责按制度规定定期进行库房盘点工作。6.8.5 对所保管物资的安全、完整、规范管理

8、负责。7 定义7.1 “四号定位”：按照材料、配件及工具分类、品种、规格进行统一规划，确定各种材料、配件及工具存放的库（区）号、架号、层号、位号，统一编号，建立标牌或货卡，定位存放。7.2 “五五化”：根据材料的不同品种、规格、形状和要求，以五、十为基数，分别摆成五、十成行、成方、成堆、成串，定量装箱，过目知数。7.3 月结：月末在本月法定结帐日期最后一笔帐务记录下面，划一通栏红单线，结算出本月发生数额和结存数额，在摘要栏内加盖“月结”字样，划一通栏红单线。如当月只发生了一笔帐，可以不做月结。7.4 季结：季末在法定结帐日（本季末月20日），将本季三个月的收、发数额分别累计，得出当季度发生的数

9、额和季度最后一月末的结余额即季结数额，在摘要栏内加盖“季结”字样，并在下面划通栏红色单线。如当季末只发生一个月收发数额，可不做季结，当月数额相当于季结数额时，应在月结下划红色单线，以示季结。7.5 年结：在摘要栏内加盖“年结”字样，将四个季度的收、发数额分别汇总，得出全年发生的合计总数，最后一个季度数额即为本年末的结余额，并于下面划红色双线。7.6 上年结转：年终盘点后，应将余额转下年，在下年帐内第一行余额栏内填写上年结转余额，并在摘要栏内加盖红色“上年结转”字样。8 具体操作内容及程序8.1 材料、配件、工具等的采购。8.1.1 设备工程部、财务部有关人员严格遵循“万路运业有限公司设备维修备

10、品配件采购管理制度（WL/GW09.10-1999）”进行材料、配件、工具等的采购计划管理。 8.1.2 材料组长严格遵循“万路运业有限公司设备维修备品配件采购管理制度（WL/GW09.10-1999）”，根据本单位的实际生产需要，制定物资采购计划。8.1.3 采购部门严格按上级主管批准的物资采购计划进行采购，遵循货比三家，比价采购的原则，大宗物资采购可以实行招标的方法进行采购，对所采购物质的质量负责。若所购材料、配件、工具等在使用中出现质量问题，由采购人员负责与供应商协调质量三包、经济补偿的具体实施，以尽量减少材料、配件、工具等质量缺陷的直接经济损失。8.2 材料、配件、工具等的验收入库。8

11、.2.1 经万路运业有限公司设备工程部备案的材料、配件、工具等的供应商所供应的材料、配件、工具等，经质量检验合格，清点数量准确，凭证（含发货凭证和质量合格证明书）齐全，保管人员应及时验收，办理入库手续。对零星采购的小量、特殊的材料、配件和工具等，应有供应商作出的质量承诺。8.2.2 质量检验标准A、生产厂家提供的产品合格证、产品的有关技术资料。B、国家颁布的产品技术标准。C、外观目视检查，D、使用单位技术人员的质量鉴定书。8.2.3 材料、配件及工具等到库后，其所在单位材料技术员应在2日内检验完毕，保管人员在5日内办完入库手续。若检验不合格，材料技术员应开据不合格材料（或配件、工具等）通知单交

12、采购人员。不合格材料、配件、工具等不准入库，应进行隔离控制，同时应立即报告领导处理。8.2.4 配件、材料及工具等入库后应及时进行详细登记（登记栏目应设材料、配件、工具等生产厂家、产品合格证、产品技术标准、产品标识、出厂日期等内容，按栏目要求登记齐全，金额保留小数点后两位），并确保入库单日期和记帐日期一致。8.3 材料、配件、工具等的出库。8.3.1 对材料，保管人员必须凭证发放；对配件和工具，保管人员必须坚持凭证、交旧的原则进行发放。做好详细发放记录。8.3.2 当现有材料、配件的材质和规格不能满足供应需要而必须采用代用品时，在满足使用要求、保证质量的前提下，由材料计划员填写材料、配件代用许

13、可单，经单位材料技术员（或材料组长）和主管技术领导会签，手续齐全，给予发放。8.3.3 对经技术鉴定已批准的积压的报废材料、配件、工具等，保管人员应设定明显标志，隔离堆放，禁止其流入生产现场。8.4 保管保养8.4.1 对所有材料、配件、工具等，应按种类、性能特点、使用要求与保管要求分类，再按名称、规格、型号、顺序分别存放，因地制宜地做到“四号定位”、“五五化”，摆放方式（横放或竖放）因物而异，标志朝外，便于识别。8.4.2 对同种材料、配件、工具等实行批次管理，分批编号、入库，存放必须遵循先进先出推陈储新的原则。8.4.3 库房应保持干燥，应有由材料组长制定的保管岗位工作职责，保管岗位工作职

14、责标牌和物品标牌应悬挂在明显位置，排架行路一条线，物品按大小堆码，正面齐，架上无灰尘，库区通道畅通，无杂物。8.4.4 对不同的材料，应采取不同的维护措施；对配件和工具，应分批进行有效保养。经保养的材料、配件和工具，要达到不锈、不潮、不腐、不霉等，保持原有质量水平，并做好记录。8.4.5 对库房材料、配件、工具等每半年进行一次全面盘点、检查。如发现变质劣化，不能保证正常使用的，应填报报废报表，经主管领导和有关部门审批后，放入废品区隔离存放，并有明显标志，等待处理；如发现仓储物质年损耗率大于规定标准或其它异常情况，仓库人员应及时书面上报公司设备工程部、财务部及物主单位主要负责人，查明原因，及时采

15、取措施给予处理。8.4.6 认真执行安全、消防制度，杜绝违章行为。非本仓库人员进出易燃、易爆、贵重等重要库房必须办理登记手续，并严格执行有关制度，对搬运、装卸时发生损坏、溢出的物资要及时处理，防止留下不安全隐患。8.4.7 对于保管有特殊要求的材料或配件（如焊条焊剂、有精度要求的配套件），必须实行质量动态移交。8.5 帐务处理8.5.1 材料、配件、工具等入库必须分类按明细建帐（积压、报废的材料、配件、工具等单独建帐），登记其收、支、存动态情况，坚持日清月结，配合、接受财务人员的稽核监督。8.5.2 凭证填写严禁涂改、挖补、乱擦，严禁用铅笔和圆珠笔单联填写凭证，发生误笔时，应将错误文字或数字处

16、划一道横线，并加盖责任者私章，然后在划线上方写上正确的文字或数量，如果金额发生错误，此张凭证应作废，重新填写。多联凭证应用复写纸填写。8.5.3 记帐要依据凭证进行登记，填写准确、全面、帐面整洁。保管人员要对自己填写的帐、物、卡等原始资料的真实准确承担全部责任。8.5.4 严格遵守帐务规范，进行帐务月结（每月20日）、季结（本季末月20日）、年结（本年12月20日）、上年结转。8.5.5 在帐务处理中的具体要求8.5.5.1 记帐相符：凭证和帐面日期、名称、规格型号、计量单位、数量相符，收、支对应关系相符。8.5.5.2 凡结帐数字不平衡，数字计算错误或红字应用不当，均视为数字不准确。帐面运用

17、红字，表示蓝字数额的减少或负数余额。材料、配件、工具等退库应在发生栏内用红字冲减。8.5.5.3 摘要栏内应填明“供”、“发”、“退”的流向，单位名称可简写为：厂（公司）供、发、退，当余额金额只到“元”位，而没有“角、分”时，则应填写“00”（不含单位）。8.5.6 帐、物、卡三一致。8.5.7 验收单、销售单（含内销和外销）均应按材料、配件、工具等的下帐日期顺序分门别类进行装订。所有凭证份数不漏、不缺，应按月装订整齐，封面应填写清楚月份和张数。8.6 档案资料的管理8.6.1 所有凭证和记录，保管员应于年终结帐后转交给材料组长建档保管，在五年内不得销毁，不得随意转让，不得因各种变动（如工作变

18、动）而私自处理，处理时必须写出处理报告按档案管理制度规定程序报批后处理。8.6.2 归档的凭证和记录，应保持干净、完整、齐全、查阅方便。8.7 统计报表8.7.1 统计报表分采购计划执行报表和库存物质状况报表，用以反映相关项目变化信息。8.7.2 采购计划执行报表由采购员编制，每月20日结帐后进行报表编制，经单位负责人审核后报设备工程部和财务部各一份。8.7.3 库存物资状况表由库房保管员编制，每月20日结帐后，经材料会计稽核后进行编制，报表分别报本单位负责人、设备工程部、财务部。8.7.4 设备工程部将下属各单位上报的采购计划执行报表和库存物资状况表汇总后报公司主管领导。8.8 检查、督促和

19、指导8.8.1 每月不定时，设工部有关人员到各单位检查库存管理制度执行情况，同时给予仓储管理业务指导。对执行制度较差的仓库，提出存在问题，并督促整改，若经屡次整改后仍不符规定，则设工部有权建议领导给予有关人员处分。8.8.2 每年年底所有凭证和记录归档后，设工部有关人员到各单位对档案资料管理情况进行检查。8.8.3 每月从20日开始，公司财务部材料会计到各单位对库存物资价值进行审核，或指导审核，同时给予记帐和凭证的业务指导。8.8.4 在每年5月、11月财务部材料会计分别对采购材料、配件、工具等发生的应收应付帐进行一次清理或指导清理。9 附则9.1 本规范由设备工程部和财务部联合起草并归口。9.2 本规范由设备工程部和财务部解释。9.3 本规范从2000年3月31日起执行。 编制：江勇 王运 审查：唐建 杨崇臻 批准：毕庶凤