网络会议用户手册

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1、网络会议用户手册网络会议服务使用Live Meeting来实现，是一种 Web 会议服务，借助它，您只需使用 PC 和 Internet 连接，就能在任何地方与任何人通信和协作。从小型协作会议到大型演示，Live Meeting 是能够满足所有联机演示和会议需要的完美解决方案。Live Meeting 的使用范围Microsoft 统一通信提供了多种可能的会议管理方法。例如，对于日常的非正式通信而言，可以使用 Office Communicator 2007 与最亲近的同事进行对话。对于需要演示 Web 幻灯片或共享应用程序的较正式的演讲而言，可以安排较正式的 Live Meeting 会议。

2、Live Meeting 使集团员工无论身在何处，都可以与同事协同工作。对于联机会议、培训和活动，Live Meeting 是有效的会议方式，使员工不必离开办公桌即可与包含三个甚至数十上百个参与者的组进行协作。与会者通过 PC 参加会议之后，可以召开项目会议、集体讨论一些想法、编辑文件、在白板上进行协作以及协商业务，这样可以节省出差所需的大量成本并省去许多麻烦。会议的录制功能，为会议内容的分发、审核和会议纪要编写提供了极大的便利。下表可以帮助您决定使用哪种方法来举行会议。表 1 会议方案和推荐的方法如果您需要：请使用这种方法举行会议召开计划外的多方会议 例如需要各位同事做出快速的决策使用 Of

3、fice Communicator 的会议功能（请参考即时消息用户手册中的使用 Communicator 召开会议）。进行计划外电话会议使用 Office Communicator的会议功能（请参考即时消息用户手册中的使用 Communicator 召开会议）。在计划外电话会议上演示幻灯片、共享网页或执行桌面或应用程序共享使用 Office Communicator 开始会议，并根据需要升级到 Live Meeting 会议。安排将记入每个人的日历的电话会议使用 Microsoft Office Outlook 会议外接程序。安排要演示幻灯片、共享网页或执行桌面或应用程序共享的 Web 会议使

4、用 Microsoft Office Outlook 会议外接程序。 安装 Live Meeting 控制台如果计划启动 Live Meeting 会话，则需要安装 Live Meeting 客户端。如前面的表 1 所示，Microsoft Office 统一通信有多种可能的会议举行方法。例如，如果您决定需使用数据共享功能，则可以在进行会议呼叫的过程中，从 Office Communicator 打开 Live Meeting 客户端。如果需要召开较为正式的计划 Web 会议，则还可以从 Outlook 中安排 Live Meeting。安装 Microsoft Office Outlook

5、会议外接程序借助 Microsoft® Office Outlook 会议外接程序（如下面的图 1 所示），您可以通过 Live Meeting 安排 Communicator 电话会议呼叫和 Web 会议。图 1. Microsoft Office Outlook 的会议外接程序Microsoft Office Live Meeting 中有哪些新增功能？如果以前使用过 Microsoft Office Live Meeting，您将会注意到以下新增或改进功能：· “开始”菜单。从“开始”菜单中，您可以执行下列操作：以会议前模式打开 Live Meeting 客户端来启动

6、“立即开会”会议、更改“立即开会”会议选项或加入计划的会议。 · 音频和视频选项。Microsoft Office Live Meeting 同时增强了计算机音频和电话会议功能。您可以使用网络摄像机显示一位或多位演示者的视频。在使用计算机音频的会议中，视频将主动切换到当前演讲者。您还可以使用 Microsoft RoundTable 通信和存档系统向远程参与者显示会议室的全景视频，也可以通过连接两个会议室在位于不同地点的两个工作组之间举行会议。· 讲义。作为演示者，您可以在会议之前或会议期间分发与会者可以下载的内容。 · 共享说明。您可以创建并保存所有与会者都能够

7、看到的说明。参加会议当您收到 Microsoft Office Live Meeting 的电子邮件邀请时，可以通过单击邀请中的链接轻松加入会议。该电子邮件邀请还包含有关在您的计算机上安装会议客户端的信息。 当您连接到会议时，可以通过多种方式查看会议并进行参与。本节讨论下列任务：· 加入会议· 启动语音和视频· 使用 Microsoft Office Live Meeting 客户端加入会议您可以直接从电子邮件邀请中加入会议。该邀请包含的“加入会议”链接会自动启动 Microsoft Office Live Meeting 客户端并将您连接到会议。 加入会议

8、83; 请执行下列操作之一：· 在电子邮件收件箱中，打开会议邀请。· 也可以在日历中打开会议项。在电子邮件邀请或该日历项中，单击“加入会议”链接（如下面的图 1 所示）。Microsoft Office Live Meeting 将自动打开并使您加入会议。如果您的计算机上尚未安装该客户端，邀请中将包含有关如何安装该客户端的说明。图 1. 用于加入会议的链接如果您无法连接到会议，请通过以下方式打开 Microsoft Office Live Meeting 客户端：依次单击“开始”、“所有程序”、“Microsoft Office Live Meeting 2007”，然后单

9、击“Microsoft Office Live Meeting 2007”。输入电子邮件邀请或日历项中列出的“会议 ID”、“进入代码”和“位置”。启动语音和视频您可以通过计算机或电话会议呼叫与其他与会者进行通信，具体则取决于会议组织者设置会议的方式。另外，您还可以将一个网络摄像机连接到自己的计算机上，以便其他与会者可以看到您。 · 如果会议使用“计算机音频”，则可以通过计算机连接到会议并收听会议。 · 如果会议使用“电话会议”，则可以让会议服务呼叫您，您也可以使用电话拨入会议服务。在电子邮件邀请中，请阅读“音频信息”部分，了解会议使用的是计算机音频还是电话会议。然后执行下

10、面相应的操作。提示为了确保扬声器和摄像机能够正常运行，请在首次连接到会议后使用“设置音频和视频”。按 Ctrl + T。（也可以通过单击“更多”按钮 (>>)（如有必要）、单击“选项”、然后单击“设置音频和视频”，来访问“语音和视频”窗格中的设置选项。）然后按照向导中的说明指定并测试扬声器、麦克风和网络摄像机。连接到计算机音频1. 将扬声器连接到计算机以收听会议。如果计划在会议中发言，请连接麦克风。另外，您还可以使用内置有耳机和麦克风的头戴式耳麦。 2. 默认情况下，音频应处于打开状态。如果音频未打开，请单击“语音和视频”以打开“语音和视频”窗格，然后单击“加入音频”。通过让会议服

11、务呼叫您来连接到电话会议注意首次加入仅使用电话会议的会议时，将显示一个对话框，通过该对话框可输入会议服务用于呼叫您的电话号码。1. 单击“语音和视频”打开“语音和视频”窗格。2. 请执行下列操作之一：· 如果已连接到计算机音频，请单击“结束呼叫”按钮旁边的向下箭头，然后单击“结束计算机呼叫并连接我的电话”。· 如果未连接到音频，请单击“加入音频”按钮旁边的向下箭头，然后单击“呼叫我”。3. 如果这是您首次加入电话会议，将显示“新电话号码”对话框。请键入区域代码和电话号码，然后单击“确定”。4. 在“启用呼叫控制”对话框中，单击“加入”（如果您是参与者）。如果您是会议主持人，

12、请选择“主持人”单选按钮，键入主持人或 PIN 代码，然后单击“加入”。通过拨入服务连接到电话会议1. 单击“语音和视频”打开“语音和视频”窗格。2. 单击“加入音频”旁边的向下箭头。3. 单击“查看呼叫详细信息”，然后使用电话拨打列出的号码。连接到视频1. 如果主视频不可见，请单击“语音和视频”以打开“语音和视频”窗格，单击网络摄像机图标旁边的向下箭头，然后单击“显示主视频”。2. 如果要使用网络摄像机，请按照网络摄像机附带的说明将其连接到计算机上并安装驱动程序。然后单击“语音和视频”。在“语音和视频”窗格中，单击网络摄像机图标，然后单击“启动我的视频”。3. 如果会议使用 Microsof

13、t RoundTable 显示全景视频，请单击“语音和视频”。在“语音和视频”窗格中，单击网络摄像机图标。使用 Microsoft Office Live Meeting 客户端在会议期间，您可以调整扬声器和麦克风的音量，也可以通过聊天与他人交互或者向演示者提出问题。该会议客户端中的菜单项都是可移动的窗格。您可以单击菜单项，然后将标题栏拖动到屏幕上的任意位置。例如，要打开“语音和视频”窗格，请单击“语音和视频”，然后将标题栏拖动到 Live Meeting 客户端窗口的中间位置（如下面的图 2 所示）。图 2. Microsoft Office Live Meeting 客户端Office L

14、ive Meeting 客户端窗口中最顶端的元素是菜单栏，其中包含菜单项。下面的图 3 显示了菜单栏的菜单项和图标。注意根据会议的设置方式以及您是否具有使用某些功能的权限，其中一些菜单项可能不可用。A“菜单”按钮。您可以配置帐户信息和设置联系人卡片选项。 B“内容”菜单。演示者可以和与会者共享文档、应用程序或其桌面。C“与会者”菜单。您可以查看与会者列表或座位表。演示者可以邀请其他与会者、使其他与会者静音或设置与会者权限。D“语音和视频”菜单。您可以开始和停止音频和视频、使扬声器或麦克风静音或调整扬声器或麦克风的音量。E“问题和解答”窗格。您可以通过键入向演示者提出问题，演示者也可以通过键入来

15、进行解答。F“会议”窗格。显示会议详细信息，包括会议 ID 和进入代码。G“录制”菜单。演示者可以开始、暂停或停止对会议（包括音频）的录制。 H麦克风静音图标。单击可将麦克风设置为静音，再次单击可取消静音。I扬声器静音图标。单击可将扬声器设置为静音，再次单击可取消静音。J网络摄像机图标。单击可开始视频，再次单击可停止视频。 K“讲义”窗格。您可以下载演示者已添加到会议中的讲义。 L“共享说明”窗格。您可以创建并保存所有与会者都能够看到的说明。M“反馈”菜单。您可以更改反馈状态；例如，向演示者发出减慢速度的信号。图 3. 菜单栏的菜单项和图标调整扬声器或麦克风的音量· 要将扬声器或麦克

16、风设置为静音，请在菜单栏中单击“使麦克风静音”按钮或“使扬声器静音”按钮。 注意也可以通过单击“语音和视频”窗格中的“使麦克风静音”图标或“使扬声器静音”图标，来将麦克风或扬声器设置为静音。· 要修改扬声器或麦克风的音量，请在“语音和视频”窗格中单击麦克风或扬声器按钮旁边的向下箭头，然后向上或向下移动音量滑块。· 要显示视频，请在菜单栏中单击网络摄像机图标。 在会议中演示Microsoft Office Live Meeting 客户端的设计已经过简化，可将焦点集中于正在演示的内容上。您可以通过多种方式来演示内容，还可以利用多个选项来根据需要对会议进行自定义。本节讨论下列任

17、务：· 在会议期间演示内容· 分发讲义在会议期间演示内容在会议期间，演示者可以显示准备好的演示文稿，也可以在 Microsoft Office Live Meeting 客户端中创建新的演示文稿页面。您可以导入 Microsoft Office PowerPoint® 演示文稿图形程序文档 (.ppt) 或 Live Meeting 文档（.lmp 或 .pwp），也可以上载可以打印到 Microsoft Office Document Image (MODI) Writer 的文档，其中包括 Microsoft Office Word（.doc、.docx）和

18、Microsoft Office Excel®（.xls、.xlsx）文档。向与会者显示演示文稿或文档1. 单击“内容”，单击“共享”，然后单击“上载文件(仅视图)”。2. 导航到要添加的文件。3. 单击“打开”。将显示“上载文件(仅视图)”对话框，并指出可能会对文件进行病毒扫描。单击“继续”。4. Microsoft Office Live Meeting 会将文件转换为 Live Meeting 格式并将其添加到“内容”列表中。5. 在将文件添加到“内容”列表中后，便可以在会议中显示该文件，方法是单击“内容”，然后单击该文件名。要在文件中进行导航，请使用窗口底部的箭头（如下面的图

19、 4 所示）。也可以使用 Ctrl + 向上箭头和 Ctrl + 向下箭头在文件中导航。图4. 上移页和下移页箭头在已添加到会议的演示文稿中插入页面1. 单击“内容”，单击要向其中添加页面的演示文稿，然后单击“缩略图”。2. 在“缩略图”窗格中，右键单击位于要插入页面的插入点正上方的缩略图，单击“插入新页”，然后单击要添加的页面类型（“白板”、“网页”、“文本页”、“民意调查”或“屏幕快照”）。页面将添加到您在现有演示文稿中指定的插入点下。创建白板1. 依次单击“内容”、“共享”和“白板”。2. 打开“白板”后，请单击位于窗口底部的绘图和文本工具创建内容。 创建文本页1. 依次单击“内容”、“

20、共享”和“文本页”。2. 打开文本页后，请单击位于窗口底部的绘图和文本工具以创建内容。 创建民意调查1. 依次单击“内容”、“共享”和“民意调查页”。2. 在“创建民意调查”对话框中，键入一个问题，然后为每个选项键入标签。3. 单击“确定”。 共享网页1. 依次单击“内容”、“共享”和“网页”。2. 在“新建网页”对话框中，键入要将与会者指向的网页的 URL。3. 单击“验证网页”。将显示“网页检查”对话框。如果网页显示正确，请单击“创建网页”。 共享屏幕部分区域的快照1. 依次单击“内容”、“共享”和“屏幕快照”。2. 定位要共享的屏幕区域的框架，然后单击照相机图标。分发讲义作为演示者，您可

21、以将讲义上载到会议以供与会者下载。您可以在会议之前（推荐）或会议期间上载讲义。 将讲义上载到会议1. 在菜单栏中，单击“讲义”图标。2. 单击“上载”。3. 在计算机上导航到该文件，然后单击“打开”。4. 对于每个要添加的文件，请重复上述步骤。完成后请关闭“讲义”对话框。 下载讲义1. 单击“讲义”图标。2. 单击要下载的文件，然后单击“下载”。3. 在计算机上导航到要将该文件保存到的位置。4. 单击“确定”。创建会议本节讨论下列任务：· 提前计划会议· 开始即时的“立即开会”会议注意要创建会议，您必须拥有 Live Meeting 服务器帐户，并且必须对您启用会议。您的管

22、理员将为您提供配置 Live Meeting 所需的帐户信息。提前计划会议您可以使用 Microsoft® Office Outlook® 消息和协作客户端的会议外接程序来计划会议。配置用于 Outlook 的会议外接程序1. 按照管理员的说明在计算机上安装用于 Outlook 的会议外接程序。2. 在 Outlook 的“日历”中，单击“会议”，然后单击“用户帐户”。3. 在“用户帐户”对话框的“Office Communications Server”下的“登录名”文本框中，键入您的登录名。4. 如有必要，请单击“高级”。在“高级连接设置”对话框中，单击“使用这些服务器

23、”。在“内部服务器名称或 IP 地址”或“外部服务器名称或 IP 地址”文本框中，键入将连接到的 Office Communications 2007 Server 的服务器名称或 IP 地址。5. 要验证您的登录信息，请单击“测试连接”。6. 单击“确定”。使用用于 Outlook 的会议外接程序计划会议1. 在 Outlook 日历中，单击“计划 Live Meeting”。2. 在“约会”选项卡上的“主题”文本框中，键入会议的相关说明。在“收件人”文本框中，输入被邀请者的电子邮件地址并用分号将每个地址隔开。3. 要指定演示者，请单击“与会者/演示者”。在“与会者”列表中，单击一个名称，然

24、后单击“添加”。单击“确定”。4. 单击“音频”。请执行下列操作之一：· 单击“使用电话会议服务拨号接入会议”，然后填写音频信息。 · 另外，要使参与者能够使用带有头戴式耳麦或麦克风和扬声器的计算机进行连接，请单击“使用计算机音频连接到会议”。开始即时的“立即开会”会议通过使用“立即开会”选项，可以随时开始会议，而不用提前进行计划。开始会议后，您可以邀请其他与会者。首次使用“立即开会”功能之前，必须配置您的帐户。如果尚未配置帐户，请执行下面的步骤。配置帐户1. 单击“开始”。2. 单击“所有程序”，然后单击“Microsoft Office Live Meeting 200

25、7”。3. 如果您是首次打开 Office Live Meeting，则在“欢迎使用 Microsoft Office Live Meeting”页面上，将会显示“用户帐户”对话框。注意如果未显示“用户帐户”对话框，可通过依次单击“菜单”按钮和“打开用户帐户”来打开该对话框。 4. 在“用户帐户”对话框的“Office Communications Server”下的“登录名”文本框中，键入您的登录名。5. 如有必要，请单击“高级”。在“高级连接设置”对话框中，单击“使用这些服务器”。在“内部服务器名称或 IP 地址”或“外部服务器名称或 IP 地址”文本框中，键入将连接到的 Office C

26、ommunications 2007 Server 的服务器名称或 IP 地址。6. 要验证您的登录信息，请单击“测试连接”。7. 单击“确定”。开始临时的“立即开会”会议1. 单击“开始”。2. 单击“所有程序”，然后单击“Microsoft Office Live Meeting 2007”。3. 在“欢迎使用 Microsoft Office Live Meeting”页上，单击“立即开会”以开始临时会议。4. 要邀请参与者加入“立即开会”会议，请单击“与会者”。5. 在“与会者”窗格中，单击“邀请”，然后单击“通过电子邮件”。6. 在电子邮件邀请的“收件人”框中，键入参与者的电子邮件地

27、址并用分号将每个地址隔开。7. 要发送邀请，请单击“发送”。将电话会议升级为 Live Meeting Web 会议注意只有在计算机上安装并配置了 Live Meeting 的会议参与者才能使用 Live Meeting 菜单选项。使用 Office Communicator 2007，无需重新邀请参与者便可以将 Communicator 会议（可以是即时消息或音频/视频会议）升级为 Live Meeting Web 会议。 将电话会议升级为 Live Meeting 会议1. 首先开始会议呼叫。单击要邀请其加入会议的联系人时，按住 Ctrl，在联系人列表中选择多个联系人。右键单击最后一位联系

28、人，然后单击“开始会议呼叫”。2. 在会议参与者加入会议后，可以通过下列方式之一升级为 Live Meeting Web 会议：· 单击“对话”窗口中的“Live Meeting”按钮开始 Live Meeting 会话并向所有会议参与者发送 Live Meeting 邀请，如下面的图 2 所示。· 单击“Live Meeting”按钮右侧的选项箭头，然后单击下列选项之一：· 单击“使用 Live Meeting 共享信息”可向会议参与者发送应用程序共享邀请，此邀请请求将显示在会议参与者“对话”窗口的消息区域中。当邀请被接受后，将使用连接到承载电话会议的同一 Of

29、fice Communications Server 的 Live Meeting 会话进行应用程序共享。只有在将 Live Meeting 配置为连接到 Office Communications Server 时，才会显示此菜单项。 · 单击“立即使用 Live Meeting 服务开会”可向会议参与者发送使用 Live Meeting 服务加入 Live Meeting 的邀请。当邀请被接受后，将使用连接到 Live Meeting 服务的 Live Meeting 会话进行应用程序共享。只有在将 Live Meeting 配置为连接到 Live Meeting 服务时，才会显示此菜单项。图 2. 从“会议”窗口启动 Live Meeting登录到 Live Meeting 之后，便可以开始共享幻灯片、应用程序或在文本页上进行协作，如下面的图 3 所示。 图 3. 在 Live Meeting 会话的参与者之间共享文本页当您发送了 Live Meeting 邀请后，邀请的接收者会在 Communicator 的“对话”窗口中看到 Live Meeting 邀请，如下面的图 4 所示。图 4. Office Communicator“对话”窗口中的 Live Meeting 邀请加入 Live Meeting 会议· 单击邀请中的“开始”链接。