物流系统票务流程

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1、票务中心流程设计草案、户 、.刖百三毛物流经过十年的发展与沉淀，已成为山西本土深具影响力的物流企业， 并且具备了一定的品牌影响力。随着企业的进一步发展，原有的粗旷的操作方式 已经不能满足企业的现状，取而代之的是精细化流程作业，因此，提炼原有操作 流程中好的经验，做出各部门的标准作业流程就提到了今年的企业战略发展高 度。票务中心是三毛物流的窗口部门，而票务工作同时也是物流各项工作开始的 起始点和奠基石。而作为总部的票务中心其作业流程更是对其余分店起着一定作 用的指导作用，故而制定票务中心的作业流程更是刻不容缓， 所以，在各层级主 管和具有丰富经验的老员工的全力配合与支持下，制定本流程草案。第一节

2、人力编制及岗位职责说明1 票务中心人力编制为9人，含组长2名，开票员3名，划价员2名, 输票员1名，统计员1名2 票务组长：负责当班期间票务中心的全面工作。向值班经理汇报。3 划价员： 接待客户。检验货物种类，拒收禁运货物。指挥现场卸货 工作。货物数量的清点与复核。、货物标签的正确张贴，了解公司价格体系，并 对价格调整给出合理的建议，完成上级领导交办的其他任务。向票务组长汇报4 开票员： 热情、主动接待客户，并注重礼仪和细节，维护公司形象和利益； 准确、快速录单，无差错；解答客户疑难问题，处理一些日常开票及异 常问题；完成领导布置的一些工作任务。5 输票员：负责将所有的手工数据录入电脑，同时负

3、责当天各太原市内站点所有数据的收集与整理，并向省内各站点发送业务数据。向票务组长报告6 统计员：负责统计所有厢车的运费，并和飞扬数据核对。把所有回单整理后按不同到站装入信封，并交付调度中心。向票务组长报告第二节票务作业流程图询回堵俏服务货物入库协助却货进行划价第三节开票，划价，统计 操作流程表1 .接待客户.001.主动问好您好，欢迎光临接待客户一定要主动，让客户感受我们的真诚002.了解客户确认客户需求1) .不管多忙，都要跟客户打招呼2) .讲普通话，切勿使用方言，注意服务禁语（见附件）2.客户类型 001、看是否足长期合作且有固定定价的客户1、跟我司签订了运输合同或是协议的客户2、在我司

4、长期发货，且有固定价格的客户签单客户一定要先核实，后开票，切勿轻信陌生客户，无需划价的客户直接开票002、针对货物种类多、大小重量不等客户以及发货较少或是陌生客 户先划价再升票根据相应运价由划价员划价，开票员核实后方可开单划价单按照标准样式填写，信息要完整止确真实（具体可见附件详细解释）3.划价准备 .1001、准备划价工具划价员每人配备发货委托单、铅笔、黑色记号笔、白色油漆笔、计算器、卷尺。每月25日向行政部递交办公用品计划，保证卜个月划价工具齐全。工具认知：窿卷尺对讲机由用Hntaji计算器卜,昨.大头笔运价单一四&W.而一工:4,r002.、价格表熟记公司最新价格表及中转线路价格表价格表

5、为公司标准运价，各营业部及分 公司运价可以适当高于此运价，幅度为 10%;贵重、易损的货物，应在标准运 价基础上上浮15%-20% （可见附录中 价格表）003、起步价单件起步价标准：单件体积0 0.1m 3且重量025kg的货物按起步价计费货物起步体积和重量一要熟悉004、异形货物异形货物标准：超大：单件货物体积1m 3超重：单件货物重量150kg超长：单件货物长度4米超宽：单件货物宽度1.5米超高：单件货物高度1.5米异型货物应根据每项超标的情况分别上浮20% ,但总量不超过50%单件重货超过1.5吨、单件轻泡货超过6m 3的特殊货物，在划价前应电话通知 到达站负责人引起注意。4.协助卸货

6、001、指挥停车主动迎接客户车辆，指引其停到相应库区以方便卸货。先指挥车辆停到指定位置后再划价，保证道路畅通。002、卸货客户车辆停至相应位置后，指挥装 卸工迅速将货物卸到相应库区，并 点清货物数量。异型货物及50公斤以上的货物应两人 以上协同操作或指挥装卸工使用叉车， 货物卸下后应迅速码放至相应库区，给 车辆腾出离开的空间。003、引导车辆离开客户发完货后，迅速清理道路上的货物与车辆，指引客户车辆离开。要求客户牵车时应注意说话方式,态度谦和，切/、口与客户发生争执。3.确定货物品类001、确定货物品类严禁承运易燃（特别是铁桶装化工原料）、易爆（稀释剂、汽油、化工 原料、苯系列产品、高钮酸钾）

7、、强 腐蚀性（如盐酸、硫酸）、高压罐装（化妆品类除外）、装潢类油漆、汽 车装饰类含稀释剂的油漆（外墙涂 料、乳胶漆除外）、冻品、鲜活物品、 有毒（劣质农药）、强挥发性、细粉 末状（如炭黑）、放射性等危险物品 和禁运物质（游戏机、CD音像、光对违禁货物标示要有一定的认知（一些常用标记，见附录）碟、整车木材、整车原木、香烟、军火等）；不得承运汇票、支票、发 票、收款单、结帐单等启价证券或 重要单据。002、检查包装确认货物包装没有破损、打湿，且包装体积0.005m 3。若包装不符应向客户提供打包服务或注明“发货时包装已破损或打湿”，“货损、货差与承运方无关”。5.保价服务001、推广保价服务向客户

8、宣传保价运输。告知客户货 物发生丢失、短少、损坏时，保价 货物承运方按申报价值发生后的实 际损失赔偿；未保价货物则按双方 约定的相应运费的2至5倍进行赔 偿。002、确定保价费保价费率按货物中明价值的3%收取，具体标准如下：保价费不足1元按1元收取，1元以上如有小数位则按四舍五入制收取。6.其他增值服务001、送货上门服务客户要求送货上门时，划价员应通过相关部门和到达站站点负责人联系确定送货费单票代收金额 2万元不能提供送货上门服务。002、签单返回服务客户要求签单返回时，在发货委托单上注明签单事项在开票员操作手册也有解决，可经巧点数002、点数划价员应在卸货时点清货物数量，并在贴标后复核货物

9、数量。开票准备001.检查电脑等设备是否运行正常，打印机、电源是否启动检查标签打印机和票据打印机是否 开启，将票据打印机的换纸杆置于单页纸处，将纸厚度调节杆置于1 档位置。用自己的帐号登录开票系统,不能相互借用帐号。针式打印机在打印过程中，打印的是几层纸，调节杆就选择在哪一个档位，以免杆位选择错误，对打印头造成损害。002、准备办公物品按预计需求的数量准备托运单，标签，签字笔等开票录单双击飞扬2014-太原图标打开系统输入用户名和密码（初始密码为 6个1） 点一 .击发货管理点击货物运单录入进入页而002、录入到达站1、中转站是我司可以承运的所有:直达线路，中转线路只能在卸货地点中体现2、每条

10、线路都肩对应的一个代码，如代县2,繁峙41）、到站f 要跟客户再三确认到站，避免准确无误2）、涉及到中转的货物，在卸货地点栏内选出中转到站，切记开出中转预留（一般情况下总部与分店的比例是 6 ;4）3 ）、开票员应记住到达站点的数字代码（所有代码对应的站名见附件）003、收发货单位（人）及联系电话填写1收发货单位（人）f要写全称或全名，非签回单客户可不必填写发货单位（人）2 对于一卡通客户，在客户代1）、最好让客户提供手机和座机两种联系方式，座机前请勿输入区号2）、签单客户 f要填写发货单位，否则付款方式栏无法输入签回单付款码中输入卡号，则发货方信息自动生成3收货人一栏边上的客户代码栏不必填写

11、004、货物名称及包装类型1、由划价员核对并标注在划价单上1）、货物名称及包装类型f要填写正确，方便卜一个环节找货005、中明价值及保价费1、开单时必须由客户填写货物 的申明价值，尽量请客户提供 货物明细清单随货同行，保价 费按公司相应的保价规定进行 收取（见附件中保价标准和规 定）006、运费及付款方式1、定价客户运费由开票员核定，非定价客户运费由划价员核定；2、只能填写“现付”、“货到付”或“回执付。”1）、返程的酱菜、调料和过期食品及杂、 舌L、烂、价值极低、搬家等的货物，不 得开“货到付”及“签回单付” 2、“签 回单付”客户必须是经财务审计部核定 的客户，开单时必须填写发货单位名 称

12、，3、签单客户必须在开票系统中备 注栏里注明签单返回字样 4 如需要 开代收款回付，则代收款必须大于回付 的运费009、提交打印1、跟客户核对无误后方可打印1）、如单据开错，不允许在打印单上涂改，需作废重开。特殊情况另议010、客户确认签2、客户未保价，必须托运单背1）、客户签名必须签全名，不得使用“艺字面右下角客户签名处签字。术字”、“连体字”，否则为无效托运单；5.贴标，二次点数001贴标并核对1、标签应贴在货物的止向右上件数是否止确角空白处，并注明发站；2、编织袋包装的货物必须用记 号笔写全货号，或使用挂式标签；3、轮胎、铁、金属等不易贴标 签的货物要用粘胶带将标签捆 绑固定；4、50件

13、以下的货物必须每件 货物上写全货号；5、4m以上的长条形货物，如 管件、地毯、型材等须在两头写上该货物的两个同一标签；1）、返程货须将货物原有的旧标签撕下，严禁一货多个不同的标签。2）、贴完标签后必须核对货物件数，确认无误标签代码说明:1 该标签边框为蓝色，表示该标签是一张正程标签（返程是红色）2 这票货的开票日期是 2014年8月12日3 这票货是由太原总部开出发往轩岗的4 有些标签收货人一栏是有姓名的5 这一票货一共一件货大型非标门须在两侧贴上该货物的两个同一标签；石板须在两头的中间部位贴上该货物的D0812XG-19036-1两个同一标签；大件纸张须在正面和侧面的中间部位贴上该货物的两个

14、同一标签;在贵重物品和易碎物品的显眼位置粘贴附签Sift86.开票结束6这票货的货号是19036-1这票货的整体编码是001、使用欢送语请慢走，欢迎下次光临1）、开票员与划价员都应使用欢送语第四节输票员工作流程1准备输票步骤标准注息事项打开飞扬系统1 ID. Q D -1双击飞扬2014-太阳雪d汨I-JIH B,* I raBli *一.岫.原图标打开系统!- : .Ed- -8】， 1，亍 /4 WilT 2输入用户名和密码（初始密码为6个1)3点击发货管理4点击货物运单录入进入贞陶2输票核对手上票信息主要包括：至IJ站，收货人和发货人姓1 手工票票面信息字迹模糊时，电话名与电话，付款方式

15、，是否代收，代联系了工票开票员后再进行录入，如果收金额，货物品名，件数，是否中转，因时间太晚而无法联系手工开票员，则中转预留是否升出，手，开票员的/把该手工票折起做标记，次日核对清楚息，特殊事项备注？（比如打收条回后再行补录复，签单返回，破损自负等等字样）2输完后切记进行逐票检查3装车配载1001 打开系统【1】7 1口, *W * * , 0 *良身 _1 1J AU4 1 仞 20 1414sl 一 y *1太原图标- A. 一一 *【2】打开系统输入用户名和密码(初始密码为6个1)【3】点击发货管理【4】点击装车配载51开始做配载司机，车辆到站和中转站当中输入要做配载的省内分公司的数字代

16、码，保证代码致(比如代县2)(2)当界面上出现相关信息时点全选(3)全选后点保存(4)保存成功后确认4发送数据(1)依次在车牌号,配载做完后必须进行检查，检查方法在 中转站栏中输入省内分公司代码，如界 面上没有数据显示就表示该省内分公司的配载已做，反之，则未做在发送成功后，一定要多发送几次确保 万无失001 用有权限的用户名登录系统初始密码 111111002 点击发货管理中的发送数据，进入数据发送界面003消除标记处的两个对勾004 子公司信息选全选，配货站信息选全取消005点击导出数据到页面提示导出成功005点击开始发送数据到页面提示数据发送成功统计员工作流程步骤标准注思事项001工具准备

17、统计本，笔，计算器， 各厢 车交回的票据。针，线。信封002 开始统计把各厢车票据上的纯运费分别 统计出来，并在统计本上登记纯运费=总运费-送货费-其他垫付-叉车费003部分核对把可以核对的厢车运费和电脑 进行核对004 整理签单将所有签单依次装入该回单所 在到占地的信封，并点数登记005交接签单整理完毕后将装有签单的信封 送到调度办公室进行交接交8rt要有交有接，f 让调 度办公室相关接收人员签字确 认！收货人电话输入错误或代收款输入错误怎么办经手人处理方法开票员或财务中心值班人员如果发生收货人或发货人电话输入错误 ，或者代收款金额错误，当日发现则发货人拿货运 票副联到票务中心进行更改；或者

18、由发货人电话通知财务中心，进行数据更改，次日发现 则发货人与财务中心进行电话联系，由财务中心进行数据更改。收货人到站输入错误怎么办经手人处理方法开票员和质控专员如果当时就能够发现那么就档口和理货员一起把这件货找出来重新开上正确的到站发走， 如果大车发走后才发现，那么通知省内分公司将该货物做原返，然后重新转发（期间产生 的费用由发货人承担）收货人件数输错怎么办经手人处理方法划价员，开票员质控专员经发货人确认后，在备注栏内加实发 XX件，如货物已发则，由质控专员和发货人确认实发 件数后通知财务进行更改，并通知省内站点运费结算万式如何更改经手人处理方法开票员1,更改运费结算方式必须是收货人提货之前，

19、2 提付改现付，由发货人把运费交给开票 员然后做更改 3 现付改提付直接更改提货车的货物标签如何打印经手人处理方法开票员在货运单录入页面输入票面信息后保存，在是否打印条码的选择中选是即可，同时在条 码打印次数栏中输入需要打印几张标签,然后确定 货物标签如何补打?经手人处理方法开票员1 打开系统_|2点击业务查询第三节常见问题处理点击查发货查询所要补标签货物的信息4查到后，点击该货物信息，点击原始单据打印次数输入你所要打印的标签数量,然后在打印条码选项选择是，在条码打印机打印的字迹模糊不清怎么办经手人开票员处理办法检车色带是否更换划价员收货时包装已破损、打湿如何处理?经手人处理办法开票员应在特约

20、事项栏注明“发货时包装已破损或打湿”，“货损、货差与承运方无关”字样，并让客户签名确认!货物标签互相贴错如何处理 处理办法经手人开票员，质控专员如果在货物未发之前发现，则和理货员一起找到货物进行互换，如果货物已发，则由质控专员通知省内站点返回进行互换（货物返回时做窜货处理，不开运费）我的货明天是否能到 处理办法经手人 划价员开票员我们公司直达线路是第二天上午到，中转线路则最晚第三天到送货费怎么开经手人处理办法划价员，开票员1）送货上门货物，一般要求客户提供详细地址，由开票员电话联系分公司询价，严格按报价开单，并在特约事项注明送货地址和送货费；2）长期送货的客户可在系统中查询前期发货记录， 查出

21、送货费，在客户未搬家的情况下按定价收取即可！3）客户要求追加送货上门服务，首先要联系分公司确定费用后改单，并收回相应的送货费4）部分分公司存在市区限行或是送货特殊有特殊要求的情况，一定要事先与分公司沟通，以避免造成不必要的麻烦！5）杂、舌L、烂、价值极低、搬家的货物一般不能送货；票升重了怎么办经手人处理办法票务员，质控专员数据发送前前当场删除，数据已发后经由质控专员确认，财务中心人员在货运单里进行删除|划价员如何协调与指挥客户卸车经手人处理办法划价员卸车二组组长视客户的货量决定，货量相对较少则直接卸在接货区， 货物较大卸入档口，货量较大且数量 较多，如果该档口已进大车联系区域主管进行车倒车和客

22、户发生运价上的争议怎么办经手人处理办法划价员票务组长首先态度f要和气，不允许出现爱发不发之类的服务禁语， 其次尽量协调至客我双方都满 意，再次实在协调不通上报票务组长，票务组长拥有百分之 的优惠权。同时，高管拥有百 分之 的优惠权， 其它各层级主管拥启百分之 的优惠权。企业内部员工发货享有多大的优惠幅度经手人处理办法划价员票务组长小于件且小于方的完全免费，介于 方到力之间8.5折， 介于 方到 方之间8折第四节票务服务禁语1、这事不归我管；2、这是公司的规定；3、我不知道，不清楚；4、我忙着，没工夫处理你的事；5、这事我做不了主；6、你要投诉，我也没办法；7、办事的人不在，你下次再来；8、你这

23、个人太多事了；9、我们公司不在乎你这种小业务；10、你问我，我问谁去;11、没有车，自己送；12、你去找老总吧；13、不发随你的便；14、通知你没看见吗？15、没办法，下次再说吧！16、你打错电话了第五节操作术语运费 客户为运输过程中的服务所付费用声明价值 客户所发货物的实际价值送货费-客户为市内送货服务所付费用。市内送货不包括上门上楼！到付 货物到达目的地后收货方付款，现付 货物托运时发货方付款，保价费率 货物总价值的一个百分比（例如一个货物1000,保价3%0,则保价费为3块钱）中转预留-是指在货物需要中转时所预留出来的从中转站到卸货地点（也就是最终目的地）的运费第六节运单填写表格中红色标

24、记区为必填项，蓝色标记区为客户有需求才填的项目，绿色标记如果客户到站为中区要注意：如果客户到站为直达，则卸货地点与中转站相同, 转线路，则以卸货地点为最后货物到达地。附件第七节1 划价单1/553 贵重物品标识易碎物品标识5回单登记表样表设计日期市内店到站（如果到 站地属于中 转,靖 aE标 明中转地例 如侯马中转 曲沃灰勺回 单 份 数厢车司机 签名接收人签 名备注6回单交接签字样表日期当日回单份数票务交单人签名调度接单人签名7省内分公司代码表店名代码店名代码店名代码店名代码店名代码数 字 代 码字 母 代 码数 字 代 码字 母 代 码数 字 代 码字 母 代 码数 字 代 码字 母 代

25、码数 字 代 码字母 代码代县2DX五寨11WZ忻州21XZ介休30JX阳高39YG峨口3EK山阴12SY大同22DT灵石31LS浑源40HY繁峙4FS怀仁13HR朔州23SZ霍州32HZ广灵41GL砂河5SH五台14WT可风24KL洪洞33HT阳泉42YQ年6DY定襄15DA平鲁25PL临汾34LF盂县43YX灵丘7LQ应县17YX偏关26GP侯马35HM长治44CZ毋8XG三岔18CS河曲27HQ运城36YC45GPJ止 19NW嶂阳19GY保德28BD七二37ZY晋城46JC神池备注：10偏关-SC与高平原平的字母20代码:YP重合者府谷4是G29PFG右玉38YY五台山49TS9市内分

26、公司代码巾内店代码巾内店代码巾内店代码巾内店代码提货车B建南一部C太原总部D新万水E服装城F返货库F尖草坪二部G恒山路H尖草坪J二延日K蓝海L明珠M建南AN葡国电子城P青龙Q万水S昌泰T普汽V万柏林W迎泽Y鞋城X朝阳Z丈子头Z备注：华 旭和聚宝 彭无代码备注：朝 阳和丈子 头代码重 复，返货 库和服装 城代码重 复10体积计算公式长方体二长*宽*高正方体二 棱长*棱长*棱长圆柱体=2*半径*高圆锥体=2*半径*露*高/3 三棱柱=底*底高/2*棱高三棱锥二底*底高/2*棱高/311禁止服务项目项目何种情况禁止货物货物禁收情况见第三节当中货物品类说明杂、舌L、烂、价值极低、搬家的货物一般不能送货

27、；保价保额大于10000元，必须开箱验货，除协议客户外，保价货物必须是现付结算保额大于元，禁止办理保价运输回单非经财务部门许可的客户禁止办理回单业务代收运算结算方式为回付时，代收款金额必须大于运费金额12 运价表区域标准件起步价 （元）每吨（元）每方（元）忻州，定襄，原平，介休，灵石阳4120-14040泉 盂县大同 朔州宁武5150150五台，惇阳，代县，峨口，繁峙，砂河，轩岗，神池，五寨，浑源怀仁，山阴，应县，平鲁，临汾霍州 侯马 洪洞 运城，长治516060三岔，大营，带岚，晋城，高平518070河曲，保德，府谷，偏关620070灵丘，广灵 五台山6220-24080左云，右玉，阳高728090