采纳公司项目管理

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1、深圳上海北京成都采纳公司项目管理实操手册（参考版）采纳品牌营销顾问机构2010第1页共12页深圳上海北京成都目录前言第一篇、项目运作流程第二篇、项目运作规范及制度第三篇、项目运作中经验及技巧第2页共12页深圳上海北京成都第一篇、 项目运作流程项目运作是整个采纳公司运作的核心和重中之重，只有通过规范的运作流程才能使整个项目运作过程处于可控状态之中，并最终保证项目服务的质量和项目的收益。项目经理作为整个项目的直接管理者和推动者，对保证项目流程的规范化负有不可推卸的责任。一、成立项目小组在一个合同签订之后（甚至在有明确合作意向后） ，项目经理就应该考虑成立项目小组，并确定小组成员名单。一个标准的项目

2、小组构成如下：1、项目总协调（由项目总监或项目部经理担任）2、项目经理（由项目部人员担任）3、策划及文案人员1-2 名（由品牌部人员担任）4、设计人员1-2 名（由设计部人员担任）5、媒介人员1 名 （由媒介部人员担任）项目经理应根据每个项目的具体情况和公司的各部门人力资源情况，合理选择和搭配项目组成员。在确定项目人员时，还应听取各部门部门经理的意见，并最终由公司总经理（或副总）确定人选。对于一些规模较大的项目，还应和客户方有关人员一起成立项目联合小组 ，具体构成如下：公司我方客户方分工项目总负责总经理总经理项目总协调 /联络项目经理项目经理项目经理项目经理一般由客户方的营销部经理担任相关策划

3、、文案、设计、相关市场部、销售部、后勤、财项目组员调研媒介等人员务等人员二、项目计划书的编制1 合同签订后1 按照合同内容，根据公司的实际运作经验、工作程序和项目运作周期表，与相关的人员开完协调会后再制订项目计划书；2 项目计划中明确起、止时间，工作内容和责任人，安排具体工作日时应考虑扣除国家法定节假日。3 作为整个项目运作的纲领性文件和考核项目进度的尺度，编制时应考虑到项目小组的具体实际情况；4 编制好后提交给客户签字认可。2 工作展开时l 工作后的7-15 天内，根据项目的实际进展情况，如对前期的计划书进行修改，修改后提第3页共12页深圳上海北京成都交客户方签字认可；2 完稿的项目计划书应

4、分出工作的阶段，并按照工作的系统内容分别写出；3 工作过程中如遇到非项目小组原因需要对项目计划书进行修改时，应请客户方负责人在修改后的项目计划书上签字。4 若客户要求修改项目计划书时，所修改的项目计划书不得超出合同规定的工作内容，并报请公司项目总监和总经理同意。在确定了项目计划书后，项目经理乃至整个项目小组应该迅速对客户企业情况及市场情况有一个深入的了解，这是日后整个项目取得成功的关键。项目调研和客户方高层访谈正是达到这一目的的有效手段。3 目的1 迅速了解该项目所涉及的行业领域。2 迅速成为该领域常识渊博的专家。3 迅速清楚明确地知道客户高层的策划目的和要求。4 迅速熟悉客户企业内各层级的关

5、键性人物。4 做法：1 在短时间内运用一切手段搜集与该项目有关的资讯，资讯收集可以通过以下途径：图书馆专业书籍公司剪报资料库搜集行业快讯请教专家亲自使用该产品亲临现场感受气氛2 邀约客户高层作深度访谈了解以下问题。客户高层的真实目的具体要求目标状态脾气偏好、品味和意识策划的背景和内幕策划的资源和预算策划和历程的资信前期策划的效果与得失3 亲自到客户企业进行实地考察和内部访谈，主要内容如下：1 接触客户企业内各层与本项目的有关负责人，并给他们留下营销策划专家的印象；2 体察客户企业的管理实态和营运实绩；3 了解客户企划部营销和广告资料库；4 从侧面了解客户财务部的付款态度和资信程度；5 参观客户

6、企业的产品流水线和具体的工艺要求。6 体察客户企业的企业文化和凝聚力。四、项目工作的推进内容与方法1 “项目工作简报”：3 个月以上的项目应以月为周期刊编“项目工作简报”，项目工作简报应对项目做出阶段性总结，并提出项目运作目前碰到的困难和相应的解决建议。2 项目配合：在项目文案集中或项目的市场导入中需要在局部时间段进行突击时，由项目经理向项目总监或总经理提出申请，点名申请支援。3 项目质保体系：通过质保体系推进项目运作，包括规范的出品程序和项目运作流程。4 项目总监或总经理不定期抽检：第4页共12页深圳上海北京成都在项目工作的过程中，项目总监或总经理将不定期的对项目工作情况、文件（工作）质量进

7、行检查与考核，对项目工作进行有效推进。五、组织召开项目创意会1 时间： 不限，一般选择头脑比较清醒的时段。2 地点：不限，一般选择有山有水或音乐背景，灯光适宜的氛围，环境要使人心情放松，易于激发灵感最好是封闭式的。3 人选： 6-7 人比较适合，最好是知识结构能互补、平衡、专业和非专业的也要比重合理。一般由创意总监来主持。4 规则： 一般讨论时，任由参加人员自由发言，但需要注意以下四点：1 不能批评他人的主意2 欢迎“百家争鸣”的自由发言3 求量为先，以量生质。4 寻求综合和改进5 过程：1 主持人先谈会议规则2 主持人阐述本次议题、创意目的、背景和方向，并开始自由讨论。3 若小组人员过于拘谨

8、，主持人可以选一个较轻松的题目来练习来活跃气氛。4 若有人批评别人的主意，应立即予以劝止。5 提倡轮流发言制。6 记录主意1 创意会小组设记录员一人2 主意必须以数字标明顺序，以便查找。7 评定标准1 可行性、效用性、原创性、大众性以及其它优秀创意的各种素质参数。8 其它注意点：1 主持人应提前一个工作日，事先形成书面的创意会资料简纲 ，并告知每个参会人员文件路 径，让参会人员可以先思考一天。2 亦可在会上通告组员继续思考一天若还有主意可另以书面形式提出。六、项目工作的总结与评估1 项目工作的总结1 项目的月总结项目经理在每月月底必须做好项目工作总结，填妥客户服务月志，传真给客户，并一定要客户

9、反馈意见。2 项目策划的阶段性总结在项目策划的每一个阶段性推广工作结束后，应协同项目组和客户方共同做好总结工作，主要从推广的质量、效果以及在推广过程中人、事、物的利用程度来进行总结。6.2 项目工作的评估第5页共12页深圳上海北京成都1 自我评估制度项目组的每一位成员每周都必须自觉做好个人评估工作。2 组织评估制度应定期召开组织评估会，主要从业绩、组织效率、成本、收益和组织控制这几个方面进行评估，由项目总监进行评审。3 项目过程评估制度项目组对于项目策划的每一个推广阶段应进行评估，评估主要分事前、事中、事后的效果评估。4 系统总评估制度项目组对整个策划项目应作系统的评估，主要评估方法以还是事前

10、、事中、事后各三种，评估内容同上（项目过程评估）。第6页共12页深圳上海北京成都第二篇、 项目运作规范及制度一、项目经理的职责及与各部门的关系如前说述，项目经理是整个项目运作的核心和推动者，也是整个公司内部资源的协调者和调度者。可以说，项目经理的好坏和对其管理制度的严明及责权利的划分在很大程度上决定着项目运作的质量和公司的整个运作。1 项目经理的工作责任1 按照合同中规定内容，编制与修改项目计划书；2 按照确定的项目计划书组织项目工作人员，保质、按时完成计划任务；3 根据合同和客户要求完成平面设计及广告投放；4 独立组织完成项目有关创意会议；5 负责项目款的催收与项目现金的回笼；6 负责整理项

11、目的系统资料；7 负责项目工作的内外沟通；8 按公司规定做好项目工作的总结与汇报。2 项目人员与公司行政系统的关系1 项目经理是项目的负责人，项目组人员各自归各部门领导管理2 项目经理除应按其责任独立组织完成项目工作任务外，还应该将项目工作情况及时向本属的部门经理（主管）汇报。其需要汇报与知会的情况有：·项目合作内容·项目计划书·周计划与月总结计划·策划文案·项目进程·需要知会的其他事宜3 项目经理在布置任务时应开出工作单”并经部门经理（主管）签字，同时由本属部门经理（主管）出面协调。4 项目出品质量原则上由项目经理把关，但其策略性文

12、案和递交客户的阶段总结，必须经公司的出品流程检验合格后方可出品。5 部门经理（主管）不在时，或必须紧急处理的事宜，项目经理可以越级汇报，但在越级汇报后，仍应将其内容事后知会部门经理（主管） 。6 项目经理与项目人员，必须服从公司原有行政系统的管理，按工作要求完成公司规定的其他任务。二、客户档案的建立客户档案是公司为了明确和控制整个项目的运作流程而使用的一个基础性工具，是项目运作过程中的原始材料，对项目的总结、考评和规范管理有着重要的意义。1 建立时间：合同签订的当日2 登录说明：1 按公司统一的项目编号编写“客户编号”；将客户全称填写在“客户名称”后；“项目负责人”填写公司项目经理与客户方指定

13、的项目负责人的姓名；“项目小组成员”填写全体项目工作组成员的全名，并注明分工；“项目小组人员变动情况”应在变更时注明时间与变更人名。第7页共12页深圳上海北京成都2 项目内容介绍应根据合同，按策划、设计、媒体代理，服务等专项分类，分别填写清楚。3 登录客户的营销现状概况（访谈后登录） 。4 登录我方向客户方提供的所有文件的时间、提交人、签收人和文件内容。5 工作日志在工作发生时当日填写。6客户服务记事本中还应将工作日志收录其中。7 记事本在项目工作结束时同项目资料一并交公司行政归档。三、项目运作过程中用到的各种表单各种工作表单的及时填写是使项目运作科学、规范的重要保证，也是项目经理必需遵守的铁

14、的纪律。下面是项目运作过程中必需提交的各种表单及编制的时间：1、 项目计划书2、 客户服务备忘录（提交文件时）3、 客户服务月志（每月的月末）4、 客户咨询登记表（需要向客户进行单项工作咨询时）5、 工作单（项目任务中单项工作需要委派时）6、 工作周志（每周五）7、 工作月志（每月末）8、 项目情况简报四、关于请示和汇报制度项目经理作为公司项目运作的核心，其行为关系到整个公司的良性运作，因此必须对其加以指导和监督，特别是要将项目运作的有关情况及时向公司高层通报，以使项目的运作处于可控状态之中。1 项目经理必须在每周五到公司参加项目整体协调汇报会议。2 需要向总经理请示汇报的事有：1 项目计划的

15、变动；2 客户的投诉及回款情况；3 重大策划文案；4 项目人员的变动5 针对客户方高层管理人员的培训；3 需要向项目总监请示汇报的内容：1 凡是需要向总经理请示汇报的内容；2 需要把关的文案；3 项目工作中重大的与客户沟通事宜；4 整个项目工作进度；5 需要总监协调的跨部门工作；4 需要向部门的领导请示汇报的事有：1 月、周工作计划；2 项目人员的变动；3 项目工作中需要的后续支援；第8页共12页深圳上海北京成都4 项目人员的出差计划；5 项目工作的一般培训活动；6 其他按工作程序应让部门主管知道了解的事宜。五、关于项目费用的规定项目的回款和开支关系到整个公司的收益，是至关重要的大事，因此必须

16、对其实行严格的管理。1 项目回款1 项目回款由项目经理负直接责任，公司财务负监督责任。2 项目回款的日期不得拖延一周，如遇特殊情况必须提前通知公司总经理和公司财务。项目回款是现金时，必须在收到之时即刻通知总经理和公司财务。3 公司财务必须在项目回款日期到达的前一周，将收款通知单递传给项目经理，在回款日期到达后，以 3 天为一频率向客户方财务或项目负责人递传催款通知单，至回款收到止。2 项目开支的批准1 实行项目费用包干后的项目，项目经理可以在包干范围内报部门经理（主管）批准后，支配不大于当月项目回款额千分之五的开支。2 招待费、补贴、差旅费报销按公司财务有关规定执行。3 其它特殊费用须事前报部

17、门经理（主管） 、总经理批准方可。六、项目工作纪律鉴于项目工作的重要性，对其规定适当而严密的工作纪律是完全必要的。1 项目人员必须认真遵纪守法，按照合同要求为客户保守商业机密。2 项目工作的文件必须统一保管，并在阶段工作结束后交公司统一归类存档。3 因工作需要调看与复印下列文件时，必须经项目经理同意，并随借随还不得私自留底。1 市场调查的综合材料；2 市场定位材料；3 市场策划尚未公布的文案与创意材料；4 未予公布的营销政策。4 项目人员在工作过程和结束后，均不得接触客户与项目工作无关的其他材料。5 项目人员在工作过程中和结束后，均不得做伤害公司以及客户利益的任何事情。6 项目人员在工作过程中

18、必须严格遵守公司的有关规章制度和客户方所规定的相应纪律。7 有下列情形之一者，公司将给予当事人处罚，必要时将汇同客户对当事人提起诉讼。1 不按要求归档文件并私留底者；2 对经调查核实侵害公司与客户利益者；3 有意泄露项目机密者，造成公司与客户损失者，将直接提起诉讼并一并追究经济责任。4 项目工作中消极怠工者；5 项目工作中拒不服从领导，自由散漫与违犯项目工作纪律（处罚规定内的其它部门） ，经部门经理（主管）证实者；6 因个人工作与生活责任，客户投诉经核实者；7 闹不团结、制造矛盾、冒功领赏经核实者。第9页共12页深圳上海北京成都6.8 公司将给予违规人员以一次100-600 元罚款（视其性质、

19、后果取舍）。第10页共12页深圳上海北京成都第三篇、 项目运作中的经验及技巧一、项目运行中的沟通项目经理工作的主要内容之一就是公司内外部的沟通，并通过这种沟通来协调和整合公司各部门的资源，从而保证整个项目运作的流畅和质量。1 项目工作的内部沟通1 与公司总经理： 对于关系到项目合作与否、项目回款变动等重大紧急情况，必须第一时间通知公司总经理。但一些项目运作的日常事务，就无须通知总经理，而应向项目总监或部门经理汇报。2 与项目总监： 应将阶段工作的情况，项目单项工作的完成情况，客户方需要的信息，项目工作的变异，项目中的培训情况、不能保证出品质量的策划文件、文案等与其沟通。3 与设计人员： 应将客

20、户的设计任务、设计要求、尺寸、任务的时间，需要达到的平面创意标准，准确及时地通知项目设计人员。4 与媒体投放人员： 应将客户的媒体投放要求、时间、频次、平面要求、版面、时段要求准确及时地用书面形式通知到责任人。5 与文案人员： 应将客户服务的进度，项目小组需要本部门的支援，客户的特殊要求等次，准确及时地通知。6 为了达到内部的良好沟通，项目小组的所有组成人员每周不得少于一次情况通报会，人员不在一地时应通过传真互相通报。7 每周一项目经理和各部门经理召开项目工作会议，就某一议题进行研讨。2 项目小组与客户方的沟通1与客户总经理： 项目经理与客方总经理的沟通每月不得少于3 次，并视其必要提醒公司总

21、经理保持同客户总经理的对话。2与客户项目负责人： 项目工程总监每月与客方项目负责人的沟通不得少于4 次，项目经理应保持与客方项目负责人的经常性沟通。3与客方业务人员： 项目负责人必须保持同客户业务人员的及时沟通。4与客方内勤人员： 视项目的需要，项目所有策划人员必须保持同他们的经常性沟通。5 为了保证同客户方 良好沟通，项目小组应在每月提交月总结报告与月工作计划单时，召开了一次意见恳谈会，特殊情况下，可以建议客方项目负责人召开项工作问题研讨会。二、项目突发事件的处理虽然我们成立了项目小组，也编制了项目计划书，但项目的实际运行过程中往往会发生一些突发事件来打乱我们的计划，而此时也是最需要项目经理

22、来统筹把握、随机应变的时候。1 项目经理突然离职1 迅速调派新项目经理到位，翻查项目日志，与项目组成员多沟通，了解项目来龙去脉。2 迅速联络客户，做好合理的解释工作，稳定客户情绪，取得客户信任，强化客户信心，并对项目作一次阶段性的总结。3 新项目经理应主动安排一次与客户高层的见面机会，使客户与新项目经理能充分沟通。4 新项目经理迅速形成自己的策划思路，实现平稳过渡。2 客户方联系人突然离开项目组第11页共12页深圳上海北京成都1 项目经理应迅速与客户高层建立联系，了解实际情况，了解接任人员的情况。2 安排与新任人员的见面机会。3 把项目作初步的总结，与新任人员作充分的沟通，为新任人员接手工作创

23、造一切有利条件。3 项目过程中不可抗拒力的影响1 在项目推进过程中，如发生不可抗拒力（如台风、生产跟不上等） ，突然打乱了计划进度，项目经理应迅速调整思路，重新安排项目计划。2 给客户发传真，说明实际情况，希望能得到客户的理解和宽限。3 迅速推行新项目计划，重新分工，明确各自的责、权、利，多预留项目完成后修改论证的时间。4 项目资金突然短缺，预算一时无法到位1 项目经理应主动和客户高层和财务充分沟通，并清楚项目资金突然短缺的真正原因。2 如果客户确实遇到了财务危机，而且是突发性的，项目经理应权衡一下该客户的份量，核算一下若我们垫资所需的成本，以及客户以往的资信程度，最后召开项目组会议，请示总经

24、理决定是否垫资。3 如果客户陈述资金短缺原因时，闪烁其辞、模棱两可，项目经理应向客户高层坦陈事态的严重性，分清所造成后果的责任，由客户决定是否放缓项目进程。4 如果客户有意拖欠款，项目经理应再一次作催款的努力，款项较多，事态严重的要依靠法律手段解决。三、关于项目活化所谓项目活化，就是在项目遇到难题难以向前推进时，通过种种技巧和方法的运用，使这些难题得以解决（或缓解），从而使项目活起来。1 什么时候需要项目活化1 在项目的开始阶段，出现暂时不知从哪里入手时；2 在项目的定期检查阶段，出现项目个别内容未跟上进度时；3 在项目的应急检查中出现局部偏差时；4 在项目缺少活力、项目陷入僵局/ 困境、项目的转折阶段、项目人员出现问题时。2 项目活化的方法：1 项目工作“种子营”（在项目缺少活力时，应主动同客户方的项目负责人及有关人员一起对项目进行研讨，激活项目）2 项目工作“共识营”（在项目陷入僵局时，应主动同客户方的项目负责人及有关人员一起对项目进行磋商，形成共识）3 在项目人员出现问题时，项目经理或项目总监应及时同客方项目负责人及有关人员进行沟通，并及时提出有效的补救措施。4 在项目的转折阶段，项目经理、项目总监或公司总经理应向客户方提出自己的新思路或其他积极性的建议，激活项目。第12页共12页