档案干部培训系列讲座之：《会计档案管理》讲座

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1、档案干部培训系列讲座之：会计档案管理讲座 本讲座主要是讲有关会计档案和会计档案管理的知识与方法，以达到正确的理解和掌握规范的操作方法为目标。 第一讲 会计与会计基础工作 认识会计与会计基础工作，对于做好会计档案工作具有特别重要的意义。一、 会计会计是伴随人类生产实践和经济管理的客观需要而产生的一项管理活动。人们进行生产，必然会关心自己的劳动成果，关心用多少劳动时间，消耗多少物资，对比投入产出情况，这就需要把生产过程的经济活动记录下来，会计活动便由此产生。因此，会计是随着生产力的发展，逐渐从生产职能中分离出来的一种管理职能。其本质就是对一定单位的经济事项进行确认、计量、记录和分析、报告，并通过所

2、提供的会计数据做出预测，参与决策，实行监督，以实现最优经济效益的一种管理活动。由此可见，会计是管理国民经济活动的一种重要工具，会计管理就是对机关、企业、事业单位的经济活动进行综合、连续、系统的核算和监督，并以此为主要依据，对经济活动进行定量的分析、预测和控制。会计的基本职能是会计核算和会计监督。会计核算是会计工作的核心和重点，其基本内涵是：以货币为计量单位，运用专门的会计方法，对生产经营活动或预算执行过程及其结果进行连续、系统、分类、综合、全面的记录、计算、分析，定期编制并提供财务会计报告和其它一系列内部管理所需要的会计资料，为经营决策和宏观经济管理提供依据。在市场经济条件下，会计活动已经渗透

3、到了生产经营和业务活动的全过程，包括对经济业务事项的事前预测、事中控制和事后核算。会计核算的基本要求，一是要以实际发生的经济业务事项为依据，二是会计资料必须符合国家统一的规定，严禁生成和提供虚假会计资料。会计核算的内容主要包括：款项和有价证券的收付；财物的收发、增减和使用；债权债务的发生和结算；资本、基金的增减；收入、支出、费用、成本的计算；财务成果的计算和处理；其它新出现的经济业务事项。会计核算的年度是公历1月1日至12月31日，以人民币为本位币，以人民币“元”为单位。会计监督是我国经济监督体系的重要组成部分，它通过核算对经济活动依法进行检查，使经济活动按照国家和企业的既定方向和目标健康发展

4、。会计的对象，最基本的就是资金活动情况，如企业里的经营资金、行政事业单位的预算资金、建设项目资金等等。这种资金运动的具体体现，就是企业、事业和党政机关、社会团体在不断地发生着的各种各样的经济业务活动。而对于这每一项经济业务，会计人员都要根据国家有关规定，通过专门的会计核算方法，进行逐项记录和系统整理，如填制和审核会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表等。二、会计基础工作会计基础工作是会计工作的基本环节，是经济管理工作的重要基础，与会计档案形成的质量和会计档案管理的水平联系紧密。我国十分重视会计基础工作，颁布会计法，把包括会计档案管理在内的会计基础工作纳入了法制轨道。制定了一系列规章、制度，用以规

5、范会计基础工作。1984年4月，财政部发布了会计人员工作规则，对建立会计人员岗位责任制、使用会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表、管理会计档案、办理会计交接等问题，做出了具体规定。1996年6月又根据形势发展的需要和以往的经验总结，制定发布了会计基础工作规范，对会计基础工作的管理、会计监督、单位内部会计管理制度建设等做出了全面的规范，这一方面为广大会计人员开展会计基础工作提出了准则，使加强和改进会计基础工作有了明确的目标和具体努力方向；一方面，为各级财政管理部门、档案行政管理部门监督检查会计基础工作、会计档案管理工作提供了政策依据和考核标准。根据会计工作的法律法规、标准规范和会计

6、学的理论，会计基础工作的基本内容可以归纳为以下8个方面：（一）审核原始凭证；（二）根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，填制记账凭证（包括收款凭证、付款凭证、转账凭证和通用凭证）； （三）根据记账凭证逐项登记现金日记账和银行存款日记账； （四）根据原始凭证、原始凭证汇总表或记账凭证，逐项登记各种明细分类账；（五）定期根据记账凭证编制记账凭证汇总表；（六）根据记账凭证或记账凭证汇总表或现金日记账和银行存款日记账，登记总分类账；（七）按照要求将总分类账与日记账、明细分类账定期进行核对；（八）根据总分类账、明细分类账定期编制会计报告。为了从源头上确保会计档案的质量，这里我根据财政部印发的会计基础工

7、作规范专门讲一下对会计基础工作的要求。首先，关于会计凭证的填制要求。原始凭证必须具备：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位的名称、公章和填制人姓名、经办人签名盖章、接受凭证单位名称和经济业务的内容、数量、单价、金额。原始凭证不得涂改挖补。记账凭证必须具备：填制日期、顺序编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及填制人、稽核人、记账人、会计主管的签名或盖章。其次、关于会计账簿的登记要求。现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿，不得用银行对账单或者其它方法代替。启用会计账簿时应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，在账簿扉页上应当附上启用表并按要求填写盖章。启用订本式账簿应当从第一

8、页到最后一页顺序编定页号。使用活页式账页，应当按账户顺序编定页号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页号，并加具目录，记明每个账户的名称和页次。编页号时，账页正面有记载编写在右上角，背面有记载编写在左上角，不得有缺号、重号、跳页现象。第三、关于财务报告的编制要求。财务报告包括会计报表及其说明。会计报表包括会计报表主表、会计报表附表、会计报表附注。会计报表应当根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其它有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、项目齐全。财务报告要依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章。封面上应当注明：单位名称、单位地址、财务报告所属年度、季度或

9、月度，报出日期，并由单位领导人、总会计师、会计主管人员、签名或盖章。第二讲 会计档案会计档案既是会计核算、会计监督成果的载体，也是档案的一个重要门类，属于档案家族中的专门档案。一、 会计档案及其特点会计档案就是会计部门根据国家有关规定，使用专门的方法和技术，在核算和监督资金活动的过程中形成的作为历史记载保存起来并对以后查考研究有价值的会计核算材料。简而言之，会计档案就是在核算和监督经济业务活动的过程中形成的具有利用价值的原始会计核算专业材料。会计档案具有以下四个特点： （一）内容直接反映财政经济活动。会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物，直接反映企业、事业、行政单位的经济业务活动，具有很强

10、的专业性。（二）各类材料之间内容联系紧密，不可分割。会计档案的形成，是先有凭证，再依据凭证登记账簿，再依据账簿编制会计报表，一环扣一环，联系紧密，缺一不可。所发生的经济业务，都要用数字反映在凭证、账簿和报表上，不能有分文误差。这说明会计档案具有极强的连续性和严密性。（三）会计核算专业材料形成的内部性和形成渠道的专一性。归档之前的会计核算专业材料除部分外来原始凭证外，都是由会计人员经手办理的；除会计报表要按规定定期编报外，账簿、凭证不存在收发问题。（四）会计档案主要分为会计凭证、会计账簿、会计报告三大类。它们虽然在内容上联系紧密，但外观形式差异大，区别明显，这就在整理保管方面形成了与其它档案迥然

11、不同的方法和要求。二、会计档案的作用会计档案具有三个方面的重要作用：（一）经济决策参考作用。即会计档案能够以数据的形式作为重要依据之一，提供有关领导和部门在进行决策时予以参考。如国家各级领导层通过会计部门提供的专项或综合的数字，可从宏观上了解经济业务活动的情况，分析预算执行情况，进而发现问题、总结经验，以获得科学决策的可靠依据；财政部门利用会计档案可以寻找生财、用财、聚财之道，提高资金运用的经济效益，促进国民经济的良性循环；企业利用会计档案，可以为挖掘潜力、改善经营管理、提高经济效益提供科学依据。（二）经济事项凭证作用。会计档案除了伪造、涂改的以外，一般都具有原始记录性质和无可辩驳的法律证明效

12、力。通过查阅会计档案，可以审计个人或单位执行财经纪律的问题，可以证明一个人、一个单位、一个地区乃至一个国家经济、财产权益的合法与否。在一定情况下，会计档案还可以和其它档案相互佐证，共同发挥作用。（三）史料研究作用。这可具体体现在两个方面：一是会计档案从一个侧面反映了国家财政经济发展的历史面貌，有关部门和人员可以将其作为研究我国财政经济发展历程的宝贵史料加以利用；一是会计档案反映了我国会计工作的原理和方法，通过对会计档案的系统开发利用，可以使会计理论研究获得丰富的素材和各种典型实例，推动会计学的发展。三、会计档案的分类及形成（一）会计档案的分类。正确地给会计档案分类的意义，在于正确地认识会计档案

13、，进而科学地整理、保管和开发利用会计档案。从档案管理的角度出发，按照外观形式和用途的不同，会计档案可分为四大类：1、会计凭证类。会计凭证是会计人员在核算经济业务活动中形成的用以载明经济业务、分清经济责任并作为记账依据的书面证明。它由原始凭证和记账凭证构成。原始凭证是在一项经济业务发生时或发生后，由当事人从他处直接取得或由会计人员自行填制的具有法律效力的书面证明。他既是证明经济业务活动实际情况和机关单位或个人经济责任的凭据，又是会计人员登记账簿的原始根据，如银行收款通知单、职工工资单、购货发票等。记账凭证是会计人员根据原始凭证填制的用来登记账簿的会计凭证。在实际工作中，收支业务小的单位一般使用一

14、种通用记账凭证，收支业务量大的单位考虑到管理的方便，则分别使用收款凭证、付款凭证和转账凭证。2、会计账簿类。会计账簿是以会计凭证为依据，以数字形式全面、系统地记录反映一个单位或某一方面经济业务活动的专用载体。它由“账簿启用表”、账户目录、账页并加封面封底构成。通过账簿可以获得经济活动总括的和明细的核算材料，分析考核资金活动或预算完成情况，了解财物增减情况，并为编制会计报告提供系统的基础数据。根据用途的不同，会计账簿分为日记账、总账、明细账、辅助账和固定资产卡片。根据结构的不同，会计账簿可以分为订本式、活页式和卡片式三种。按照规定，现金日记账和银行存款账必须采用订本式账，并不得用银行对账单或其它

15、东西代替。3、财务报告类。财务报告过去称为会计报表，它是以统一的货币计量单位为标准，把一定时间内的经济业务活动情况，按照一定的要求进行汇总整理，用以概括地反映一定时期内经济活动或生产经营成果的一种表格式文件。编制财务报告，是为了把日常分散的会计核算专业材料，加以归纳整理，形成完整系统的会计核算指标体系，用以概括、全面地反映一个单位、一个建设项目在一定时间内的经济活动的综合情况和结果，财务报告的种类，从档案管理的角度考虑，主要是按照时间分为月度、季度和年度（又称决算），其中年度财务报告最为重要。4、其它类。会计档案中的其它类主要有：会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及银行余额调节

16、表、银行对账单。会计移交清册是会计人员新老交替或调出调入时，相互之间办理交接手续造具的关于各种会计核算材料及有关数据的目录和凭据，其作用在于严格会计交接工作手续，明确经济责任，保证会计工作和会计档案的连续性和完整性；会计档案保管清册是由会计人员编制的一种关于会计档案的目录，通过它既可以了解一个单位历年会计档案形成的种类和数量，有可将其作为一种基本的检索工具，供查阅调取会计档案使用；会计档案销毁清册是在销毁经过鉴定已无保存价值的会计档案材料时，由会计部门或档案部门编制的销毁会计档案的目录，这也是管理会计档案以备日后查考的重要依据。（二）会计档案的形成。根据会计账务处理的一般过程，结合档案形成的一

17、般规律，会计档案的形成可以分为十个步骤：1、经济业务发生；2、由当事人从他人或他单位取得原始凭证，或由会计人员根据工作需要实事求是地自制原始凭证；3、（根据审核无误的原始凭证填制原始凭证汇总表）；4、根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证；5、（根据记账凭证填制记账凭证汇总表）；6、根据记账凭证或记账凭证汇总表登记会计账簿；7、按照要求将总分类账与日记账、明细账等进行相互核对，简称对账；8、根据总账、明细账定期编制财务报告；9、定期（凭证按月、账簿和财务报告按年）按要求整理好各种会计核算专业材料，并编制目录，妥善保管；10、由会计部门（或会计人员）按要求定期向本单位综合档案室（馆）移交会计档

18、案，也即归档。以上“3”和“5”根据单位会计业务繁简程度和工作量大小的不同，有的单位有，有的单位没有。若对以上十个步骤进行分析归纳，可将会计档案的形成分为相对独立而又紧密联系的四个阶段，即：会计凭证形成阶段、会计账簿形成阶段、会计报告形成阶段和各种会计核算专业材料整理归档会计档案最终形成阶段。在会计档案形成的过程中，每一个环节都是在前一个环节的基础上，并以前一个环节为依据形成的。在这一过程中，会计人员使用了凭证的填制和审核、账簿的设置登记和核对、报表的编报和审批等一套专门方法，这是保证会计档案系统、连续、真实、可靠的基本手段。会计人员应当严格遵守会计核算规定，确保形成高质量的会计档案。第三讲

19、会计档案的鉴定 整理与管理一、 会计档案的鉴定与销毁（-）、鉴定会计档案的意义与内容鉴定会计档案，就是按照国家有关规定，科学地确定会计核算专业材料的收集范围、可靠程度、价值大小、存期长短的一项工作。这是一项政策性、科学性很强的工作，应当从生产建设、科学研究、工作查考和政治斗争等方面的实际需要出发，全面、历史、发展地考查会计档案的价值，准确地判定会计档案的保管期限，慎重地把不需保存的材料剔除销毁，确保会计档案的质量，充分发挥会计档案在国民经济与社会发展中的重要作用。 及时准确地鉴定会计档案，对于提高会计档案管理水平具有重要意义。通过鉴定，可以发现应归档材料是否齐全完整，以便及时采取补救措施；可以

20、发现内容不真实的材料，以便及时妥善处理，提高会计档案的质量；可以掌握会计档案保存利用价值的有无和大小，以便及时地剔除那些无保存价值的材料，节省人力、物力和财力，而使有利用价值的会计档案得到更好的保管和利用。鉴定会计档案的内容一般有五个方面：1、材料是否属于会计档案的范围；2、材料所载内容是否真实可靠，形成的程序和手续是否完备；3、应归档的会计核算专业材料是否齐全完整；4、材料是否有保管利用价值，有多大的价值，应当保管多少年；5、已经超过规定保管期限的会计档案是否还有利用价值，有利用价值的应当根据具体情况适当延长保管期限，无利用价值的应当按规定登记造册，报批销毁。（一）鉴定会计档案的方法与步骤1

21、、会计核算专业材料范围的鉴定会计核算专业材料的范围在整理工作开始时就应彻底划清。会计核算专业材料是会计部门形成的，但会计部门形成的文件材料并不都属于会计档案的范围。按照性质和作用的不同，会计部门形成的文件材料可以分为两大部分：一部分是会计凭证、会计账簿、财务报告等核算专业材料，一部分是财务预算、会计工作的计划与总结、财务会计规章制度、财务会计工作调研报告、经济活动分析报告等。在这两部分材料中，前者属于会计档案的范围，后者则属于文书档案的范围，二者既有紧密联系，又有根本区别。联系是：二者都是围绕着财务工作产生的；区别是：会计核算专业材料是在具体的会计核算过程中形成的直接记录和核算经济业务活动特别

22、是资金运动的，而预算、计划、制度等则是管理性、研究性的文件材料，它一般不直接涉及具体的资金运行事项。正由于上述原因，会计档案管理办法明文规定，预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案的管理办法。2、会计核算专业材料可靠程度的鉴定鉴定会计核算专业材料的可靠程度，包括两个方面的内容：第一、根据国家有关规定，结合本地区、本系统、本单位的实际情况，鉴定所载内容是否真实、准确、完整、规范，有无伪造、涂改或经济业务不合法等问题。如果发现问题，会计人员应当及时找有关单位或个人进行核对，直至报告单位领导处理。第二、根据有关规定，鉴定会计核算专业材料的各项手续是否完备。如发票有无制发者的盖章或签名，有无经办人的

23、签字或盖章，有无单位领导的签批手续；装订好的会计凭证有无封签、骑缝章和会计主管的签字盖章；账簿启用表是否按照要求填写盖章等。如果发现漏洞，会计人员应当按照有关规定及时弥补。 3、会计核算专业材料完整程度的鉴定 鉴定会计核算专业材料的完整程度，应穿插在整理阶段进行，这主要包括两个方面的内容：第一、严格按照时间顺序排列全部会计核算专业材料，检查其是否有缺年短月、丢卷少册、丢张少页的问题。如有此类现象，应当及时查找弥补。确实补不上的应查明原因，分清责任，并报领导处理。第二、检查会计核算专业材料是否有虫蛀鼠咬、受潮霉烂、字迹褪色的问题。如发现有此类现象，应查明原因，及时堵塞漏洞，消除隐患，并对受损材料

24、进行妥善处理。4、会计档案价值鉴定的两个阶段第一、归档前的鉴定。包括两个方面的内容：一是剔除没有归档价值的材料，按规定登记销毁；二是逐卷逐册确定会计档案的保管期限。第二、档案室的鉴定。档案室鉴定会计档案的工作内容主要是：判定哪些会计档案保管期限已满，保管期限已满的是否有继续保存的必要。对有继续保存必要的确定出继续保存的时间，对已无保存必要的按规定剔除销毁。档案室的会计档案鉴定工作应会同会计部门共同进行。（三）会计档案保管期限的确定根据财政部、国家档案局1998年8月联合发布的会计档案管理办法第八条的规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年五个

25、档次。凡是反映本单位经济业务活动情况，在经济建设和科学研究等各项工作中需要长远利用的会计档案，应当永久保存。凡是在一定时间内对经济建设、科学研究、工作查考有利用价值的会计档案，应当予以定期保管。各种会计档案的保管期限均从会计年度终了的第一天算起。各种会计档案的保管期限具体如下：第一、永久保管的会计档案：1、财政总决算、行政单位和事业单位的决算、税收年报（决算）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；2、企业和其它组织的年度财务报告（决算，包括文字分析）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。第二、保管25年的会计档案：1、行政单位、事业单位的现金出纳账和银行存款账；2、税收会计的税收日记账（总账）

26、和税收票证分类出纳账、现金出纳账和银行存款账；3、企业和其它组织的现金出纳账和银行存款账。第三、保管15年的会计档案：1、财政总预算的拨款凭证及其它会计凭证、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册；2、行政单位和事业单位的各种会计凭证、日记账、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册；3、税收会计的各种完税凭证和缴库退库凭证、农牧业税结算凭证、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册；4、企业和其它组织的各种会计凭证、日记账、总账、明细分类分户账或登记簿（除过现金出纳账和银行存款账）、会计移交清册。第四、保管10年的会计档案：1、财政总预算会计收到的国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证

27、、各收入机关编送的报表、行政单位和事业单位编送的年度报表、税收年报（决算）、国家金库年报（决算）、基本建设拨款贷款年报（决算）；2、税收会计收到的国家金库编送的各种报表及缴库凭证、月度季度税收会计报表（包括票证报表）。第五、保管5年的会计档案：1、财政总预算会计、行政单位和事业单位会计的月度季度报表、已报废固定资产的明细账（卡片）；2、企业和其它组织的银行余额调节表、银行对账单和已报废固定资产的卡片。这里要特别强调的是，以上关于会计档案的保管期限，均为最低的保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按此执行，如与特殊情况应进行具体分析。（四）无价值会计档案的销毁销毁会计档案是一项严肃认真、政策性强

28、的工作，必须准确掌握标准，严格履行手续，并按照以下程序进行：1、由本单位分管档案工作领导负责，由档案机构、会计机构共同组成鉴定小组。2、对已到或超过保管期限且打算销毁的会计档案逐卷进行鉴定。3、抽出正在建设之中的基建项目会计档案和未结清债权债务的原始凭证及会计账簿，继续进行保管。4、对已无保存价值并确定销毁的会计档案，分门别类地逐卷编制销毁清册，列明卷号、名称、形成年月、应保管期限、已保管期限和销毁原因，并提出书面销毁意见。5、将销毁意见和销毁清册提交单位领导审查，同意后由单位负责人签署意见。6、各单位销毁会计档案由本单位档案机构、会计机构共同派员监销，其中党政机关、人民团体同时要有同级财政部

29、门、审计部门派员参加监销，财政部门同时要有同级审计部门派员参加监销。7、监销人员在销毁前要依据批准的销毁清册，对即将销毁的会计档案进行认真清点，销毁后要在销毁清册上签名或盖章，并将销毁实施情况报告本单位领导。二、会计部门对会计核算材料的整理根据会计档案管理办法的规定，各单位每年形成的会计核算专业材料，都应由财务会计部门指定专人，按照归档要求整理立卷，装订成册。整理会计核算专业材料，应按其形成的规律和特点，分成会计凭证、会计账簿、财务报告和其他三大类进行，做到保持有机联系，便于保管利用。（一）会计凭证的整理方法和要求1、每月10日前完成上个月会计凭证的整理装订工作。2、装订之前，应先按照会计基础

30、工作规范第三章第二节的规定，认真做好各项基础工作。如有缺漏，应当责成有关责任人按规定予以弥补。3、原始凭证粘贴、折叠的长度与宽度，应与省财政厅规定的会计凭证封面相同，每本凭证装订的厚度一般保持在2厘米以内，特殊情况不超过2.5厘米。4、会计凭证整理好后，统一按照记账凭证编号顺序逐月逐年排列并编写案卷顺序号。如果会计凭证特别多（每年超过100册），可一年断一次案卷号；如果会计凭证比较少，可每五年断一次案卷号；如果会计凭证很少，可以每十年断一次案卷号。5、每年的会计凭证整理完毕后，统一编制案卷目录一式三套。6、所有的会计凭证编好案卷目录后，即应装盒入柜保管。每盒装几本以凭证薄厚确定，装满为止，但一

31、般不能跨月跨年装盒。7、整理好的会计凭证须达到项目齐全完整、签章手续完备、装订整齐美观、排列编号准确、查阅利用方便的要求。（二）会计账簿的整理方法和要求1、一本账簿无论其薄厚大小，均视为一个整理保管单位，也就是一卷，各种账簿厚度一般不应超过2厘米，以便于整理、保管和查阅复制。2、每本账簿都要从“1”开始，统一用铅笔编写页号（计算机生成的账簿要有自动编制的连续页号，否则仍需人工编写）。正面有数据记载的编写在右上角，背面有数据记载的编写在左上角。活页账簿整理时将正反两方面都无数据记载的空白页抽出；现金日记账和银行存款日记账必须保持原状，不得拆散或抽去空白页。如果账簿已有印好的符合要求的页号，则无须

32、再编。3、每本账簿都要在账页之前放置“账簿启用表”，并须认真填写，整理时如无账簿启用表务必补上。4、每年的账簿统一按照现金账、银行存款账、总账、明细账、日记账、辅助账的顺序进行排列，且从“1”开始，逐年连续编写案卷顺序号。5、案卷号编好后，逐卷（本）编制案卷目录一式三套。6、凡整理好的账簿，要按照排列编号顺序统一装入卷盒内。每盒装几本，以账本薄厚确定，装满为止，但不同年度的账簿一般不能混装在同一盒内。7、整理好的会计账簿应达到结构完整、项目齐全、页码准确、平整美观、查阅方便的要求。（三）财务报告的整理方法和要求1、各单位每年的财务报告统一分为下列两部分分别进行整理：A、年度财务报告（也称决算，

33、包括文字分析）；B、月、季度财务所告（包括文字分析）。2、日报、旬报、半月报可不立卷归档，由财务部门视具体情况保存使用并处理。3、各单位的财务报告视页数多少，一年立一卷或若干卷，不得与月、季度报表混合整理；月、季度财务报告视份数、页数多少，可一年立一卷，也可每季度或每半年各立一卷；每卷厚度一般不超过2厘米。4、一个卷内有若干份报表时，按时间顺序进行排列，其中纸张太小的应按照A4标准进行背贴。5、凡财务报告卷编写页码，正面有字的编在右上角，背面有字的编在左上角。每本卷均从“1”编起，一卷一个顺序号。6、年度财务报告统一按年度顺序单独排列并编写案卷顺序号；各年度的月、季度财务报告统一按时间顺序另行

34、排列并编写案卷顺序号，逐年接续；年度财务报告与月、季度财务报告整理好之后，应分别装进按规定制作的卷盒内，不同度年不能混装。7、案卷顺序号编好后，逐卷编制案卷目录一式三套。8、整理好的财务报告，应达到目录备考齐全、页码编写无误、装订整齐美观、封面填写正确的要求。（四）其它类材料的整理方法与要求与财务报告基本相同，其中永久保管的会计档案保管清册、会计档案销毁清册因其数量少，可归入相应年度的年度财务报告之后整理、排列、编号、编目；保管15年的会计移交清册因其数量少，可归入相应年度的会计账簿之后整理、排列、编号、编目；保管5年的银行余额调节表和银行对账单因其数量少，可归入相应年度的月度季度财务报告之后

35、整理、排列、编号、编目。三、档案室对会计档案的管理会计档案由于其外观形式的特殊性，所以进入档案室后的管理与其它门类的档案有所不同，这里要强调的是：（一）会计凭证、会计账簿、财务报告应分别入库排列保管，并设计制作规范的标签，贴在醒目处，做到整齐美观，查阅方便。要坚决避免一些单位按年度混合排列、杂乱不堪的现象。（二）要购置专门的会计凭证柜保管会计凭证，做到既整齐美观，又查阅方便。要坚决避免一些单位会计凭证或成包成捆，或层层垒叠，存取困难的不良现象。（三）要建立健全并认真贯彻执行会计档案管理制度。制定会计档案管理制度，是为了保证和促进会计档案工作的持续健康发展，充分发挥会计档案的作用。有了会计档案管

36、理制度，可以使会计人员有章可循，有利于齐全、完整、系统的会计档案的形成。会计档案管理制度的内容主要包括五个方面：一是立卷制度，主要规定由谁立卷、何时立卷、采取什么方法立卷、案卷质量应达到什么标准等；二是归档制度，主要规定归档的范围、时间和要求以及应当履行的手续；三是保管制度，主要规定会计档案保管应当具备的物质条件、安全措施、注意事项等；四是查阅利用制度，主要规定查阅会计档案的手续、审批权限、保密守则等；五是鉴定销毁制度，主要规定鉴定会计档案的依据、标准、鉴定工作的组织领导，会计档案销毁的审批、执行和监销等。会计档案管理制度根据具体情况可单独制定，也可与其它档案共同制定。制定好后按照正式文件印发

37、各有关部门和人员周知，以便于贯彻执行。第四讲 会计档案的装具与使用为了进一步推进全省会计档案管理的标准化、规范化工作，省财政厅和省档案局于2003年初制发了甘肃省会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范（甘财办200312号），下面根据文件规定将档案装具的使用做以介绍。一、会计凭证封面、备考表、包角纸、凭证盒各项目的填写（一）会计凭证封面各项目的填写 会 计 档 案立卷部门类 别会计凭证案卷名称会 计 凭 证 （ ）起止日期 自 年 月 日起至 年 月 日止凭证编号自第 号起至第 号止保管期限 年册 数本月共 册 本册是第 册归档号全宗号目录号案卷号财务主管 会计 装订 （图一）会计

38、凭证封面样式见图一，各项目填写规范如下：1、上部黑线“会计档案”四个字前面填写单位名称或通用简称，如“庆阳市水利局”、“中共临泽县委办公室”等。填写方法：如需求量大可与厂家联系直接将单位名称印上，如需求量较小，可以刻制大小适当的条形单位名章盖上去，以求整齐美观。2、“立卷部门”项：填写本单位财务机构名称，如“财务处”、“财务室”等。3、“类别”项：应填写“会计凭证”，因已统一印好，故不必再填。4、“案卷名称”项：如果本单位使用的是通用记账凭证，则此项再不需填写；如果本单位使用的是分类记账凭证，则根据实际在扩号里面填写上“收款”、“付款”或“转账”字样，以示区别。5、“起止日期”项：填写本册会计

39、凭证第一张和最后一张记账凭证编制的日期，年、月、日均不得省略。6、“凭证编号”项：填写本册会计凭证第一张和最后一张记账凭证的编号。7、“保管期限”项：无特殊情况应填写“15年”，但不得写成“长期”或“短期”。8、“册数”项：填写本月会计凭证的总册数和本册会计凭证在本月的排序编号。9、“归档号”项：填写本册会计凭证在在本年度所有会计凭证中的排序编号。10、“全宗号”项：填写档案馆给本单位档案确定的代号。如未确定，暂不填写。11、“目录号”项：填写登记本册会计凭证的目录本的编号。12、“案卷号”项：填写本册会计凭证在本单位全部会计凭证或某一时间段内所有会计凭证中的排序编号。13、“财务主管”项：由

40、财务主管签章。14、“会计”项：由会计人员签名盖章。15、“装订”项：由装订本册会计凭证人员签名或盖章。（二）会计凭证备考表样式如图所示：备 考 表本卷需要说明的情况： 财务主管： 装订人： 年 月 日 （图二） 各项目填写规范如下 1、“本卷需要说明的情况”项：记载整理时或日后保管查阅过程中遗留、出现的问题，以备查考。如无问题，则本栏不填写。2、“财务主管”项：整理好的会计凭证由财务主管检查，合格后由其签名盖章。3、“装订人”项：由整理装订人员签名或盖章，以示负责。4、“年 月 日”项：由立卷人填写本册会计凭证整理装订完毕的日期。（三）会计凭证包角纸样式和各项目的填写如下：年 月20026凭

41、证编号1 25案 卷 号881、“年 月”项：填写本册会计凭证产生的年月，应与封面“起止日期”项相同。2、“凭证编号”项：与封面“会计凭证编号”项相同。3、“案卷号”项：与封面“案卷号”项相同。（四）会计凭证盒样式和各项目填写规范如下：（图四）会 计 凭 证全 宗 号目 录 号年 月凭 证 编 号案 卷 号1、“全宗号”项：填写档案馆给本单位档案定的代号。如未确定暂不填。2、“目录号”项：填写登记本册会计凭证的目录本的编号。 3、“年月”项：填写盒内所装会计凭证所属年月，如“2003.5”等。4、“凭证编号”项：如盒内装一本会计凭证，该项填写与会计凭证封面对应项目相同；如盒内装有几本会计凭证，

42、该项填写第一本凭证立卷部门类 别案 卷名 称起止日期自 年 月 日起至 年 月 日止卷内页数保管期限年归档号全 宗 号目录号案卷号的起号与最后一本凭证的止号。5、“案卷号”项：如盒内装一本会计凭证，该项填写与会计凭 证封面对应项目相同；如盒内装数本会计凭证（装盒不跨月），该项填排序第一本与最后一本的案卷号，如“1-3”“20-22”等。二、会计账簿、财务报告的封面、备考表和卷盒的填写（一）会计账簿、财务报告封面、卷脊样式和各项目的填写：1、上部黑线“会计档案”四个字前面填写单位名称或通用简称，如“庆阳市水利局”、“中共临泽县委办公室”等。填写方法：如需求量大可与厂家联系直接将单位名称印上，如需

43、求量较小，可以刻制大小适当的条形单位名章盖上去，以求整齐美观。2、“立卷部门”项：填写本单位财务机构名称，如“财务处”、“财务室”等。3、“类别”项：根据情况填写“会计账簿”、“财务报告”或“其他”字样。 4、“案卷名称”项：是会计账簿时填写会计账簿的名称，如“现金日记账”、“总账”、“固定资产账”等；是财务报告时填写财务报告的名称，如“2001年度财务报告”、“2001年1-6月财务报告”、“2001年直属单位年度财务所告”等；是其它类时，根据具体材料拟写案卷名称。5、“起止日期”项：会计账簿填写启用的年月日和最后一笔账登记的年月日；财务报告填写该报告（报表）的起止日期。 6、“卷内页数”项

44、：填写账簿或报告的总页数，正面有数据的在右上角编号，背面有数据的在左上角编号；自“1”编起，不论薄厚，一本账一个顺序号；如账簿已印好页码的不再重编；财务报告按组成的卷一卷编一个顺序号，编页号方法与账簿相同。7、“保管期限”项：按照会计档案管理办法规定，填写“永久”、“25”、“15”、“10”或“5”年。8、“全宗号”项：填写档案馆给本单位档案确定的代号。如未确定，暂不填写。9、“目录号”项：填写登记本卷会计档案的目录的编号。10、“归档号”项：填写本卷会计档案在本年度本类别中的排序编号。11、“案卷号”项：填写本卷会计档案在本类别中的排序编号或在本类别某一时间段内的排序编号。（二）会计账簿、

45、财务报告备考表各项目的填写与会计凭证备考表各项目的填写相同。（三）会计账簿、财务报告卷盒、卷皮样式和各项目的填写1、“单位名称”、“年度”、“保管期限”、“全宗号”、“目录号”的填写，与盒内所装档案的封面的各对应项目相同。2、“归档号”项：如盒内装一本，按封面对应项目填写；如盒内装几本，则按顺序写成 “1-2”、“3-5”等。3、“案卷号”项：如盒内装一本，按封面对应项目填写；如盒内装几本，则按顺序写成 “1-2”、“3-5”等。 4、盒脊项目填写同盒面各对应项目。会计档案会 计 账 簿全宗号目录号年 度单位名称立卷单位保管期限年案卷号全宗号归档号目录号案卷号 （图六）（四）填写会计凭证盒、会

46、计账簿盒、会计报告盒脊背各项目的技术要求：1、“全宗号”、“目录号”、“年度”、“案卷号”、“归档号”、“保管期限”项等，应选购或刻制大小适当的数码章，统一盖上去。2、“保管期限”项中的“永久”和“单位名称”项，应刻制大小适当的“永久”章和“单位名称”条形章，统一盖上去。3、盖章使用的印泥的颜色，一个单位要统一，不能今年红色明年蓝色。4、盖章位置应统一居中，且年年一样，坚决避免高低不一的随意现象出现，使得所有档案盒上下四个项目盖章后，排列在一起形成四条直线，做到整齐美观。 三、会计档案案卷目录的编写会计档案案卷目录编制要求如下：会 计 档 案 案 卷 目 录案卷号归档号案 卷 名 称起止日期卷

47、内页数凭证编号保管期限备注 （图七）1、按照整理好的会计档案的排列编号顺序逐册逐卷进行登记。2、“案卷号”、“归档号”、“案卷名称”、“起止日期”、“保管期限”各项目，按照整理好的会计凭证、会计账簿、财务报告或其他类案卷封面上的对应项目照录。3、“卷内页数或凭证编号”项：如所登记案卷是会计账簿或财务报告，此项按照案卷封面的“卷内页数”项照录；如所登记案卷是会计凭证，则此项按照会计凭证封面的“凭证编号”项照录，如“1-25”、“26-50”。4、“备注”项：简要填写本卷存在的问题或需要说明的事项，无则不填。第五讲 会计档案的行政管理 一、 会计档案工作的监督指导（一）分工。根据有关规定，财政部、

48、国家档案局共同负责全国会计档案管理的监督指导；省财政厅和省档案局共同负责包括中央在甘单位在内的全省会计档案工作的监督指导；各市（州）、县（区）财政管理部门和档案行政管理部门共同负责本市（州）、县（区）所属各级各类单位会计档案工作的监督指导，同时接受上级财政管理部门和档案行政管理部门对本级会计档案工作的监督指导；各级专业主管部门的会计机构和档案机构共同负责本系统直属单位会计档案工作的监督指导。（二）职责。各级财政部门和档案行政管理部门、各专业主管部门监督指导会计档案工作的主要任务是：1、宣传贯彻上级有关会计档案工作的法律和法规，制定并组织实施本地区、本系统有关会计档案工作的办法、规定、标准和规范

49、；2、采取多种形式，促进会计基础工作的标准化和规范化，确保会计档案材料的齐全完整与真实准确，充分发挥会计档案在国民经济与社会发展中的重要作用；3、对会计人员、档案人员进行会计档案管理知识培训；4、依法对违反会计档案管理规定的案件进行查处。二、会计人员与档案人员在会计档案管理方面的分工会计档案是一项涉及到会计与档案两个方面的工作，所以既需要二者的密切配合，也需要进行合理分工，以利于工作的健康发展。根据甘肃省会计档案管理办法实施细则第六条的规定，会计人员与档案人员的分工是：（一）会计人员负责会计档案的积累、整理、编目和移交及相关工作，其中出纳人员不得整理、保管会计档案；（二）档案人员负责会计档案的

50、接收、保管和日常查阅服务等相关工作； （三）会计人员与档案人员共同负责对到期无价值的会计档案进行鉴定与销毁。三、单位发生变化时对会计档案的处置由于种种主观或者客观的原因，单位成立、分设、合并、撤销、破产、兼并、改制、重组、出卖等情况时有发生。这种情况也必然引起会计档案的归属与处置问题。根据目前已经遇到的新情况、新问题和国家有关档案工作的规定，若单位发生变化，其会计档案的归属处置与以后的查阅，根据不同情况按如下办法进行处理：（一）单位因撤销、解散、破产等原因而终止的，其形成的会计档案由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管，也可通过协商移交单位所在地的国家档案馆代管。（二）单位因某种原因分立的，

51、如果原单位存续，其分立前的会计档案由原单位继续统一保管；如果原单位解散，其会计档案通过各方协商交由一方保管或移交单位所在地的国家档案馆代管；如分立时有未结清的会计事项，其所涉及的会计凭证和会计账簿须抽出交由业务相关方保存使用。（三）一个单位的部分业务移交给另一个单位办理，所涉及的会计档案由原单位保存，但对有关未结清的会计事项所涉及的原始凭证，要单独抽出由业务承接单位保存到会计事项结清为止。（四）几个单位合并为一个单位，原来各单位解散或一方存续其他方解散的，原来各单位的会计档案由合并后的单位统一保管。如果原来各单位仍然存续的，其会计档案仍然由原来各单位保管。（五）凡会计档案的保管单位发生变化时，

52、一般由原单位负责按规定整理好后，方可按规定向接收方移交。（六）会计档案的归属发生变化后，原来各有关单位均可按规定查阅、复制与之相关的会计档案，新的会计档案保管单位应按规定予以查阅、复制。四、会计核算专业材料的归档制度归档，是财务会计部门按照有关规定，把会计核算专业材料移交给本单位档案馆（室）统一管理的一项工作。根据中央办公厅和国务院办公厅1983年4月颁发的机关档案工作条例和财政部、国家档案局1998年8月发布的会计档案管理办法的规定，每个党政机关、人民团体、企业和事业单位的财务部门，都要按照归档制度将会计核算专业材料整理好，定期移交本单位档案馆（室）保管。会计核算专业材料的归档制度包括以下三

53、个方面的内容：（一）归档范围。会计核算专业材料的归档范围包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其它四个方面。各单位应当结合实际制定具体的会计核算专业材料的归档范围，将其作为收集会计档案的指南。（二）归档时间。根据会计档案管理办法的规定，当年的会计档案在在本会计年度结束后，再在财务会计部门保管一年，即应向本单位的档案部门移交。但在实际工作中，一些财务会计部门觉得保管一年时间太短，不便于频繁查阅。根据以上情况，甘肃省会计档案管理办法实施细则规定也可适当延长移交时间，但最长不超过三年，具体由各单位确定。每次归档的时间应与文书档案同步进行，一般在第一季度，不超过第二季度。（三）归档要求。移交会计档案一般应

54、达到以下四项要求：第一、应归档的会计核算专业材料齐全完整，确实损失的有关人员要写出书面检查报告，报经单位负责人审批后销案；第二、由会计人员按照要求，把应归档会计核算专业材料全部整理立卷；第三、编制移交清册一式二套，并附有归档说明，交代清楚所移交会计档案的起止年度、种类、数量以及存在的问题等。第四、有完备的交接手续，包括当面清点核对、互相签字盖章，以示分清责任。具体还要遵循以下交接程序：1、由移交方分门别类逐卷（册）编制会计档案目录一式三套，其中两套作为会计档案移交清册，一套交于接收方作为日常查阅会计档案使用。2、交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项进行清点，有问题当场澄清。3、交接会计档案

55、时，交接双方经办人和负责人（作为监交人）均应在场，在清点无误后，由双方经办人和负责人共同在移交清册上签名或盖章，并加盖交接双方公章。4、会计档案移交清册一式两套，交接双方各存一套备查。与此同时，会计档案归档还要注意以下两个事项：一是移交时经检查不符合整理要求的由会计人员负责完善，但接收之后一般不得拆开再整，确需变动的应由档案人员与会计人员共同进行，以分清责任；二是各单位要认真贯彻落实档案法关于档案集中统一管理的基本原则，会计人员不得拒绝按规定归档，更不许个人自行封存所经手的会计档案，档案人员不得拒绝按规定接收会计档案。五、电子会计档案的管理随着电子计算机技术的迅速发展，会计电算化日益普及，与之

56、相随的便是电子会计档案的大量产生，于是如何保管使用电子会计档案的问题也就提上了议事日程。根据财政部、国家档案局有关规定，电子会计档案归档管理的方法和要求主要是：采用电子计算机进行会计核算的单位，鉴于安全保密、载体耐久性等问题，目前既要保存电子会计档案，又要保存纸质会计档案，以免电子会计档案信息丢失后造成无法弥补的损失。凡是具备采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。实行会计电算化的单位，所使用的会计软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务报告和其它会计资料，应当符合财政部关于会计电算化的规定，有关电子数据、会计软件资料，都

57、要作为会计档案的组成部分进行归档。有关财务会计人员在移交工作时，还要在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物等内容。附录一：会计档案管理课程自测题（A卷）一、填空题：（每空2分，共10分）1、会计的基本职能是（ ）和（ ）。2、归档制度包括（ ）、（ ）和（ ）三项内容。二、名词解释：（每个5分，共10分）1、会计：2、鉴定（会计档案）：三、简答题：（每题10分，共80分）1、会计基础工作的基本内容有哪些？2、会计档案有哪些作用？3、鉴定会计档案的内容有哪些方面？4、如何鉴定会计核算专业材料的可靠程度？5、哪些会计档案属于永久保管？6、哪些会计档案保管15年？

58、7、试述会计凭证的整理方法和要求。8、试述财务报告的整理方法和要求。会计档案管理课程自测题（B卷）一、填空题：（每空2分，共10分） 1、会计档案具有（ ）、（ ）和（ ）三项重要作用。2、会计档案的保管期限分为（ ）和（ ）两种。二、名词解释：（每个5分，共10分）1、会计档案：2、归档：三、简答题：（每题10分。共80分）1、会计档案有哪些特点？2、列出会计档案形成的十个步骤。3、会计部门形成的文件材料分为哪两部分？4、如何确定会计档案的保管期限？5、哪些会计档案保管25年？6、简答会计档案的销毁程序。7、试述会计账簿的整理方法和要求。8、管理会计档案要制定哪些制度？附录二：会计档案管理课

59、程自测题答案（A卷）一、填空题：1、会计核算、会计监督；2、归档范围、归档时间、归档要求。二、名词解释：1、会计：会计是管理国民经济活动的一种重要工具，会计管理就是对机关、企业、事业单位的经济活动进行综合、连续、系统的核算和监督，并以此为主要依据，对经济活动进行定量的分析、预测和控制。2、鉴定（会计档案）：就是按照国家有关规定，科学地确定会计核算专业材料的收集范围、可靠程度、价值大小、存期长短的一项工作。三、简答题： 1、会计基础工作的基本内容有哪些？答案要点：（1）审核原始凭证；（2）根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，填制记账凭证（包括收款凭证、付款凭证、转账凭证和通用凭证）；（3）根

60、据记账凭证逐项登记现金日记账和银行存款日记账；（4）根据原始凭证、原始凭证汇总表或记账凭证，逐项登记各种明细分类账；（5）定期根据记账凭证编制记账凭证汇总表；（6）根据记账凭证或记账凭证汇总表或现金日记账和银行存款日记账，登记总分类账；（7）按照要求将总分类账与日记账、明细分类账定期进行核对；（8）根据总分类账、明细分类账定期编制会计报告。2、会计档案有哪些作用？答案要点：有三个方面的重要作用：（1）经济决策参考作用。即会计档案能够以数据的形式作为重要依据之一，提供有关领导和部门在进行决策时予以参考。（2）经济事项凭证作用。即会计档案除了伪造、涂改的以外，一般都具有原始记录性质和无可辩驳的法律

61、证明效力。（3）史料研究作用。3、鉴定会计档案的内容有哪些方面？答案要点：鉴定会计档案，就是按照国家有关规定，科学地确定会计核算专业材料的收集范围、可靠程度、价值大小、存期长短的一项工作。4、如何鉴定会计核算专业材料的可靠程度？答案要点：鉴定会计核算专业材料的可靠程度，包括两个方面的内容：第一、根据国家有关规定，结合本地区、本系统、本单位的实际情况，鉴定所载内容是否真实、准确、完整、规范，有无伪造、涂改或经济业务不合法等问题。第二、根据有关规定，鉴定会计核算专业材料的各项手续是否完备。5、哪些会计档案属于永久保管？答案要点：（1）财政总决算、行政单位和事业单位的决算、税收年报（决算）、会计档案

62、保管清册、会计档案销毁清册；（2）企业和其它组织的年度财务报告（决算，包括文字分析）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。6、哪些会计档案保管15年？答案要点：（1）财政总预算的拨款凭证及其它会计凭证、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册；（2）行政单位和事业单位的各种会计凭证、日记账、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册；（3）税收会计的各种完税凭证和缴库退库凭证、农牧业税结算凭证、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册；（4）企业和其它组织的各种会计凭证、日记账、总账、明细分类分户账或登记簿（除过现金出纳账和银行存款账）、会计移交清册。7、试述会计凭证的整理方法和要求。答案要点：（1）每月10日前完成上个月会计