中小企业行政事务管理制度

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1、中小企业行政事务管理制度行政事务管理制度 中小型企业行政事务管理制度 (一)总则 第一条为强化公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提升办事效率，特制定本规定。 第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印章管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理等。 (二)档案管理 第三条归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳作工资、经营状况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参照价值的文件材料。 第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，确保原始资料及单据齐全完整，密级档案必需确保安全。 第五条档案的借阅与索取： 1.总经理办公

2、室借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档. 2.借阅档案必需爱护，坚持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作必需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 第六条档案的销毁： 1.任何组织或个人非经同意无权随意销毁公司档案材料； 2.假设按规定必需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。 3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 (三)印章管理 第七条公司印章由总经理办公室主任负责保管

3、。 第八条公司印章的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印章人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 第九条公司所有必需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 第十条公司一般不同意开具空白介绍信，证实如因工作必需要或其它特别状况确必需开具时，必需经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必需向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必需交回。 第十一条盖章后出现的意外状况由批准人负责。 (四)公文打印管理 第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。 1总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告，必需填写文书委派单，并标明文件之性质

4、，如 、公函、内部文及保密级别，急迫性程度由秘书依据其缓急确定先后秩序。 2打印完毕后秘书先行校核并于文书委派单上签字，转交委办单位之经办人校核、签字 3对外 、公函秘书须复印存档。 4文书处理过程中，未通过同意秘书不得将受托文书传阅他人 五复印 1公司复印作业由行政部秘书统一执行 2一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书 3客户资料、服务文本、公司级文档等特别文件，必需填写复印委托单文件名、秘级、用途、装订要求等经高级主管批准后执行复印 4秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等 第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电

5、脑部打印。 第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必需一式三份，交总经理办公室留底存档。 六收发文 1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。每一位员工都负有文件管理的责任或义务。 2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人-文秘统一办理，她是各级文件管理的直接承当者。 3.文秘在收文后必需先依据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字簿上签收，文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。 4.公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿上登记即可，直接分送有关人员阅办。 5.文件 的发文工作亦由文秘人员负责，必需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文4秘书负责会场安排与整理 5开会期中，秘书负责记录；并于会后将会议