企业公司公文处理办法(WORD7页)

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1、企业公司公文处理办法第一章总则第一条为使企业公司（以下简称企业公司）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国务院2000 年 8 月 24 日发布的 国家行政机关公文处理办法 、国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式（ GB9704 1999 ）和中国核工业建设集团公司公文处理细则，结合我公司公文处理工作实际，制定本办法。第二条企业公司的公文 （包括电报， 下同），是企业公司在管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条

2、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 企业公司办公室是公文处理工作的管理机构，主管并负责指导公司各部门及各单位的公文处理工作。第六条 办公室应当根据工作需要配备相应的专职文秘人员，公司各部门应当配备兼职文秘人员负责本部门的公文处理工作；文秘人员应当具有良好的职业道德忠于职守，廉洁正派，具备较强的专业知识、写作水平和文秘或中文大专以上（含大专）学历。第七条 各级领导要重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查；关心文秘工作人员，文秘工作队伍应保持相对稳定。第八条 公文处理工作必须严格执行中华人民共和国保守国家秘密法和有关保密规定，一切承办

3、和经手文件的人员，都要按公文处理程序办文，遵守各项保密制度，严格保守党、国家和公司的机密，确保国家秘密和商业秘密的安全。第二章公文种类第九条 根据中国核工业建设集团公司公文处理办法 ，我公司适用的公文种类主要有以下十一类。（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章； 宣布施行重大强制性行政措施； 嘉奖有关单位及人员。（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排， 奖惩有关单位及人员， 变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（三）通告适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。（四）通知适用于批转下级单位的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公文； 传达要求下级单位办理和需要有关

4、单位周知或者共同执行的事项；任免人员。（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（六）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（七）请示适用于向上级机关请求批示、批准。（八）批复适用于答复下级机关的请示事项。（九）意见适用于对重要问题或事项提出见解和处理方法。（十）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十一）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抄送单

5、位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密 ”、 “机密 ”级公文还应当标明份数序号。（二）公文应当根据紧急程度分别标明 “特急 ”、“急件 ”；其中电报应当分别标明 “特急 ”、“加急”、 “平急 ”。（三）文稿单位标识由发文单位全称或规范化简称加“文件 ”组成，如：深圳华泰企业公司文件。联合行文时，主办单位应当排列在前。（四）文字号应当包括发文单位代字、年份序号。如：华办发2002 1 号，其中： “华 ”代表发文稿单位“深圳华泰企业公司”， “办 ”字代表发文部门“办公室 ”， 2002为年号， “1号”为文件的序号。联合行文时，

6、只标明主办单位发文字号。（五）上报的公文应当标注明签发人、会签人的姓名。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，如：深圳华泰企业公司第二工程公司或第二工程公司。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除 “会议纪要 ”和电报形式发出的以外，应当加盖行文单位公章。（十）成文日期以负责人签发日期为准；联合行文时以最后签发单位负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加

7、括号标注。（十二）正式公文应标注主题词。主题词应反映出公文的主题、文种，便于公文的分类和检索。词汇量一般不超过七个。上报的公文按照上级机关的要求标注主题词。（十三） 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）文字从左至右横排。第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照中国核工业建设集团公司公文格式的标准执行。第十二条公文用纸采用国际标准的A4 （ 210×297mm ）型，左侧装订（骑马订）。第四章行文规则第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围来确定。（一）企业公司在职权范围内，可以向上级主管机关、深圳市的有关业务局、单位行文，商洽

8、和联系工作；直接对各单位发布指示性文件，布置工作，交流情况和经验。（二）公司各部门根据职责分工和工作需要，可以部门的名义向各单位行文。第十四条同级各单位及企业公司各部门可以联合行文；各单位可与同级党委联合行文；但联合行文应当确有必要，单位不宜过多。第十五条一般不得越级请示和报告。如因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的单位。第十六条向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。第十七条凡各部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。第十八条转发文件：集团公司及其各部门的文件、深圳市各有关的重要文件以企业公司名义转发； 集团公司各部门、 深圳市有关局等业务性文件以企业公司办公室或业务主

9、管部门名义转发。转发文件应提出贯彻意见，用“通知 ”文种。被转发的文件不列为附件。第十九条“请示 ”应当一文一事， “请示 ”一般只主送一个机关，需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不同时抄送其下级单位。“请示 ”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。第二十条“报告 ”不得夹带请示事项。第二十一条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级机关负责人报送“请示意见 ”和“报告 ”。第二十二条企业公司各部门向公司领导请示的事项，应以“深圳华泰企业公司请示签报 ”形式，由办公室文秘工作人员统一编号、审核后报公司主管领导或总经理阅批。第二十三条受双重领导的单位上报的请示公文，应根据内容写明主

10、送单位和抄送单位，由主送单位负责答复请示的问题。第五章 发文办理第二十四条发文办理指以公司及各部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第二十五条草拟公文应当做到：（一） 符合党和国家的方针、政策、法律、法规和有关规定以及公司的有关规定。如提出规定，应加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（四）公文的文种应当根据行文目的与主送单位的行文关系确定。（五）人名、地名、单位、数字的使用要准确。1.日期应当写具体的年、月、日

11、，一般不用“今年 ”、“上月 ”、 “昨天 ”等到词来表达。2.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的数字用汉字外，其它必须用阿拉伯数码3.各单位名称用汉字书写（例：深圳华泰企业公司第二工程公司）书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。，工程代号用阿拉伯数码（六）结构层次序数， 第一层为 “一、”，第二层为 “（一） ”，第三层为 “1.，”第四层为 “（ 1）”。（七）引用公文时，应当先引标题，后引发文字号。（八）公文用字用词要准确、统一、规范。使用简称时，应先用全称，并用括号注明简称。（九）应当使用国家法定计量单位。第二十六条公

12、文送负责人签发前，必须先进行核稿。以企业公司各部门名义制发的公文，由各部门核稿； 以企业公司名义制发的公文， 除有关部门审核外， 应送办公室核稿；重要公文，各级领导要亲自审核。（一）文稿审核的重点：是否需要行文；是否符合党和国家的方针政策、法令；与其他有关文件有无矛盾和脱节； 同公司已发布的规定有无矛盾； 提出的要求、 办法和措施是否明确具体，切实可行；文字表达是否清楚，是否正确地反映了行文的意图；是否简明扼要，通俗易懂；是否符合语法和正确使用标点符号、数字、计量单位等；文种使用、公文格式、行文关系等是否符合本办法；公文内容有涉及其他部门的事项，是否已有关部门协商、会签。（二）在不损害原意的情

13、况下，核稿人可以对文稿进行增删、文字加工；对内容不清、文字过长的应提出意见，由经办人进行修改；涂改、勾画较多，文面紊乱的文稿，应由拟稿部门负责抄清后，再送领导审签。第二十七条 以企业公司名义的行文，由企业公司领导成员按业务分工情况签发；上报集团公司及有关部门的重要公文或者涉及面较广的某些公文，由总经理或委托的副总经理签发；以企业公司名义转发的公文， 根据总经理授权， 可由副总经理或办公室主任签发； 以企业公司各部门名义制发的公文，由各部门领导签发。各级领导审批、签发公文要认真负责。文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。第二十八条 草拟、修改、签批公文（电报） ，用笔用墨必须符合存档要求。 （

14、草拟稿应用计算机打印稿，修改、签发公文使用钢笔、签字笔，碳素及蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、红色及纯蓝墨水）。第二十九条公文正式印制前，应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等；经复核无误后由公司办公室或各部门编号，准确计算份数，及时送印、盖章、封装后送办公室统一发出。第三十条缮印公文，必须符合中国核工业建设集团公司公文的规定格式。（一）排列整齐、清晰美观、份数准确。（二）一般应根据先急后缓，先公文后资料的原则予以安排。（三）校对要认真。一般公文校对一至二次；重要公文应有三校；主送集团公司、深圳市各有关局（办）的文件，在开印前，送办公室最后校对定稿清样。

15、已经领导签发的公文，承办人不得再改动。校对时发现内容有误或要增删，必须改动时，应征得签发人的同意。（四）涉密文件的缮印，应有保密措施。第三十一条公文盖章时，必须检查签发手续是否完备，按照规定的份数盖印；印章要盖得端正、居中、清晰。企业公司公章采用下套方式，各部门公章采用中套方式；严防错盖、漏盖；严禁使用空白盖印文纸。凡不符合用印规定的，印章管理部门有权拒绝用印。第三十二条书写信封时，要使用公司标准信封。地名、单位要准确，封闭要严密。秘密级以上公文写单位名称和地址，不写邮政编码；非秘密件写地区、信箱号及邮政编码。第三十三条要严格区别密件、挂号、纸包和印刷品种类的划分。公文与印刷品不能混装邮寄。公

16、文发出前，信封上要准确注明密级、紧急程度。绝密件信封的上下封口和折缝处必须贴印有单位名称的封章。亲启件写明“亲启 ”字样。第三十四条办文（一）公文办理应坚决贯彻精简的原则。1.凡能当面请示报告、商洽而又不需要存查和抄送有关方面的事项，应当面办理， 不要行文。2.凡能利用电话、传真等方式办理的事项，不要行文。上述办事方式，其办理情况，应有一定记载，以备查考。凡能在来文上批复，而且来文和批复都无需保存的，可在原件上批复，收文登记中注明情况，不另行文。（二）主办单位、承办人应根据公文内容认真办文，负责到底。上级机关要求办理的事项，应在规定的时限内办理。在规定的时限内不能办理完的，应告知来文部门。对单

17、位的请示应尽快予以回复（一般7 个工作日内），不得延误、推诿；若不能短期办理的，应先向请示单位说明情况， 并创造条件积极办理； 对不能办理或不符合政策规定的， 要耐心细致辞地做好解释工作。（三） 公文内容涉及其他部门的，主办部门应主动与有关部门协商、会签。 送企业公司领导签发的公文，如有关部门意见不一致，要如实反映。（四）送领导签发的公文，情况比较复杂的，应将事项的前案、国家的有关规定、有关附件等一并附上。第三十五条 各单位上报的公文，如不符合本办法第十四条、第十六条、第十九条及第二十五条第一款规定的一律退回行文单位。第六章收文办理第三十六条 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、

18、审核、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。第三十七条 签收。指文书 收件人收到公文、 信函后，在对方传递文件单或送文薄上的签字。签收时要注意： 查点实收件数与投送件数是否相符， 查看封套所注收文单位或姓名是否应属本单位收取；检查信件有无破损、散包、被拆现象；清点、检查无误，收件人即行签字，并注明年、月、日，急件还应注明时、分。第三十八条公文经被授权文秘人员启封后，应检查文件份数、张数是否相符，是否加盖公章，如发现问题，应及时查明原因。如有误送或未盖公章的公文，应立即退回发文单位，并注明退回原因。第三十九条为便于公文的管理查找，对收文应认真登记。登记项目一般包括收文日期、收文编号、原文编号、文件

19、标题、主题词、份数、页数、附件数、签收、处理情况等。第四十条收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是： 是否应由本机关办理；是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门的事是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第四十一条经审核，对符合本办法的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送公司领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文， 应当明确办理时限， 对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。第四十二条 需转送出去的文件、信函，应先办转文登记，再交收件部门签收，做到件件有着落。第四十三条 亲

20、启信函。由文秘人员原封登记后，送收件人或收件人委托的人员签收。收件人拆封、阅办后，凡涉密公文或工作上需存档备查的，应交文秘人员登记处理。第四十四条 收文中必须办理的公文， 由文秘人员送办公室负责人 （或公司领导指定的人员）批分；对于业务归口明确，只需阅知，不必办理的公文，可直接分送有关部门。（一）批分应及时准确，对归口不明确或无口可归的公文，应先和有关部门商洽后再分送。（二） 涉及几个单位共同办理的公文， 分送时应确定主办部门， 由主办部门商同有关部门会办。主办部门应主动承办，会办部门应协同配合，不得互相推诿。（三）批分交办错了的公文，应迅速退回分文部门，不得扣押或转出。第四十五条 文秘人员收

21、到的公文，应迅速分送有关领导或业务部门，急件应随到随送，不得积压和延误。对涉及几位领导或几个部门阅办的公文，应视文件内容先送主管领导或主办部门；阅知类公文领导按序传阅。第四十六条重要会议文件应交文秘部门登记处理，任何个人不得私自留存。第四十七条 审批公文时， 对具体请示的事项， 主批人应当明确签署意见、 姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第四十八条 送企业公司领导批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。（一）为防止遗漏和延误办文，应做好公文的催办工作，建立催办制度。（二） 凡有时限要求的收

22、文、发文，会议决定事项，上级机关查办事项或企业公司领导批示查办事项，都有在催办之列。（三）催办方式，一般通过口头催办；重要文件和事项，使用“公文办理单 ”催办。第七章公文的归档第四十九条公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和企业公司档案管理实施细则的规定，及时整理（立卷）、归档；个人不得保存应当归档的公文（材料）。（一）文秘人员对办理完毕属于归档范围的公文，应根据归档文件整理规则等有关规定，及时将公文进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、归档。（二）归档文件实行文件级管理，以“件”为单位，即：正本与定稿为一件，来文和复文可为一件；分类方法为：年度、机构（问题）、保管期限。（三） 为便

23、于平时工作中利用公文和确保档案的齐全，应做好平时的公文积累，及时收集日常工作中形成并办理完毕的文件材料，随时办随时归，妥善管理。（四）联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。（五） 按照档案管理的规定， 当年的归档文件， 应在第二年的三月底以前移交档案科统一管理。第八章公文管理第五十条公文由办公室文秘人员、业务部门兼职文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁，应配备专用文件柜和文件夹（文件盒），以便于平时文件的归类和提供利用。第五十一条文秘人员、经办人员对保管和经办的文件，应经常检查，及时清退，以免积压和散失。 文秘人员要经常检查文件的清退情况

24、。年末要把当年的收、发文件按登记彻底清查一次， 开列清单进行催退。个人不得保存应归档的公文。如发现有重要文件丢失或其它异常情况，应及时报告领导和有关部门。第五十二条上级机关的来文，除绝密文件或注明不准翻印的以外，经公司领导批准，可以翻印、 转发。集团公司文件的复制需要经集团公司办公厅批准。复制的文件，应加盖复制印章，视同正式文件妥善管理。第五十三条公文的传递要求（一）公文传递要准确、迅速、安全。要有严格的登记签收手续。（二）对秘密以上的文件，应通过机要系统传递。不能通过非密传真机、计算机、非密电话机等非密手段传送涉密文件和信息。（三）私人的信件、电报、书籍、报刊杂志等，不得按公文和工作邮件通过办公室邮寄。办公室有责任进行必要的检查，凡不符合传递规定的应予退回。第五十四条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第九章附则第五十五条本办法由企业公司办公室负责解释。第五十六条本办法自印发之日起施行。二二年一月二十九日