招标办组织架构、管理流程及岗位职责

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1、大连福佳企业集团有限公司管理制度汇编招标办组织架构、管理流程及岗位职责招投标办公室组织架构招投标办公室主任（1人）招投标办公室副主任1名（化工设备）1、大化新建项目设备购置2、原有设备改造购置（大染）1、新天地广场营运、策划类物品2、新天地广场裤子城等经营类物品业务员业务员业务员业务员业务员业务员档案业务员业务员2名设备类、配套工程类新天地策划、物耗类集团办公用品、展会土建工程类、配套工程土建工程类、设备档案管理装修工程类、制度、流程类业务员新天地营运电子类物品含工程类电子产品1、新天地未完工程（含物业工程）2、新项目工程（大化渣厂，中银大厦，大染厂搬迁、新建）3、办公用物品采购（含各类展会）

2、招投标办公室副主任1名（商业）招投标办公室副主任2名（工程类、办公用品）11招标办负责集团公司工程开发所需设计、施工单位、各类设备、材料投标方、数据库的建议，并进行招标、评标、合同起草工作。负责集团公司办公用品、物业公司日常用品的询价、采购工作。【岗位编制】经理1人，招标经理4人，采购业务员1人，档案员1人，业务兼文案员4人。【职责范围】1、 编制各类招标文件（含询价书），起草各类合同（包括工程承发包合同和设备买卖合同）；2、 参与重大项目的投标方洽谈，做好招投标、评标的组织、协调工作；3、 了解施工队伍及供货商情况；4、 做好设计、施工、生产厂商、代理商的信息收集、整理、统计、筛选、存档、检

3、索和查询工作；5、 负责设备、材料的招标询价、比价和谈判工作，发现问题及时解决，重大问题及时上报反馈；6、 商务标底的比较、分析；7、 协调总工室、项目组提供招标文件的技术部分；8、 负责消防和空调工程器材的采购以及集团办公用品采购工作；9、 负责工厂生产材料、物资的采购工作；10、 负责集团公司办公设备的采购工作；11、 负责集团公司办公用品的采购工作。12、 负责集团公司福利物资的采购工作。13、 负责集团公司劳保用品的采购工作。14、 负责集团公司所有采购的价格信息库管理及采购档案管理。15、 负责所购物资的退、换工作。16、 负责新天地广场商业物品的采购工作。招投标办公室主任岗位责、权

4、、利岗位要求： 35-45岁，工科本科以上学历，品行端正、素质高，熟悉招标工作及物资市场信息，三年以上行业管理经验，具有较强的团队精神和组织协调能力 岗位描述： 1、全面负责招标经理、业务人员日常管理工作 2、全面负责发标、回标、评标、汇标、洽谈、直至定标整个招标过程的调控及组织协调等工作 3、负责合同的起草、编纂、谈判、审核工作 4、负责组织协调、整合公司内部相关部门工作 5、负责组织审核集团内部办公设备，正常用品采购 6、负责指导、监督、检查各招标经理、业务人员工作业绩及考核工作 7、完成领导交办的其它工作 考评、监督人：集团副总 岗位职责工作流程完成标准完成时限相关部门1、负责审核、编制

5、、起草、汇总各类招标文件（含询价书），参与投标洽谈、审核、汇标、评标，组织、协调工作根据工程进度拟定招标计划按期进行询价并联系厂家收集资料（样品、样本、标准报价单）发标、评标、汇标分析、汇总并上报领导参与洽谈、定标1、及时完成标书制作2、评标准确、真实、及时3、汇标工作于开标当日完成并上报领导评标、汇总工作一日内完成招标涉及各部门（工程、商业部门）提供招标所需商务、技术、方案等要求2、负责合同的起草、编制及审核（包括工程承包合同和设备买卖合同）针对领导敲定厂家进行合同编制形成交流稿并上报领导与乙方谈判审核意见并成稿1、合同编纂缜密，无漏洞，无错别字，主动请律师审核2、签订时间及时定标后3日内编

6、制、交流意见并成稿1、总工室、项目组确认技术要求 2、预算提供清单 3、负责落实合同执行情况，包括：货物到货、进场、施工、付款、验收等严格按照合同约定监督乙方货物到场情况（验货）参与检查施工进度参与验收工程1、货物数量、型号、质量准确无误2、检查施工进度严格按合同执行随时项目组提供到货、进场、施工、付款、验收情况4、负责组织审核集团办公用品采购各部门、单位申请采购采购员询价、比价、议价审核性价比及单位资质签字确认呈报领导采购入库1、确保询价厂家不少于三家2、确保价格合理或为同类最低3、采购物品及时按公司流程规定办公室提供清单招投标办公室副主任岗位责、权、利岗位要求： 35-45岁，本科以上学历

7、，品行端正、素质高，熟悉招投标工作及物资市场信息，二年以上该行业管理经验，有相应职称证明，有较强的组织协调能力 岗位描述： 1、编制各类招标文件（含询价书），起草各类合同（包括工程承发包合同和设备买卖合同） 2、参与重大项目的投标方洽谈，做好招投标、评标的组织、协调工作 3、了解施工队伍及供货商情况 4、检查监督其他工作人员做好设计、施工、生产厂商、代理商的信息收集、整理、统计、筛选、存档、检索和查询工作 5、负责大宗设备、材料的招标询价、比价和谈判工作，发现问题及时解决，重大问题及时上报反馈 6、协调总工室、项目组提供招标文件的技术部分 7、合理分配招投标办公室内部工作量，按时完成每周工作计

8、划并落实 8、负责指导、监督、检查消防和空调工程器材的采购以及集团办公用品采购工作 9、负责指导、考核部门工作人员按各自岗位责任分工完成各自工作，遵守公司规章制度和要求 10、完成领导交办的其它工作 考评、监督人：集团主管副总岗位职责工作流程完成标准完成时限相关部门 1、负责合同的起草、编制及审核（包括工程承包合同和设备买卖合同）针对领导敲定厂家进行合同编制形成交流稿并与乙方谈判审核意见并成稿1、合同编纂缜密，无漏洞，无错别字，主动请律师审核2、签订时间及时定标后3日内编制、交流意见并定稿1、总工室、项目组确认技术要求 2、预算提供清单 2、协调总工室、项目组，提供招标技术支持根据工程进度确定

9、开标时间向总工室、项目组发工作联系函（提供具体要求）回函后融合到招标文件中及时与总工室、项目组沟通、进行技术交流（以书面联系函接收时间为准）并提供全面详细的参考资料确定发标时间后一日内总工室、项目组提供招标技术支持3、负责落实合同执行情况，包括：货物到货、进场、施工、付款、验收等严格按照合同约定监督乙方货物到场情况（验货）参与检查施工进度参与验收工程1、查验货物数量、型号、质量准确无误2、检查施工进度严格按合同执行3、对方请款手续所需文件及资料无误一日内项目组提供到货、进场、施工、付款、验收情况4、商务标底的比较、分析现场开标商务确认并审核报价合理性制作比价表（含供货日期、付款方式）并按优惠承

10、诺下调价格部门经理签字并上报主管副总1、发现报价失误或错误并与厂家及时调整2、比价表制作精确、全面、便于审阅3、随时根据优惠承诺更新比价表开标当天完成比价表的制作并上报领导审阅5、收集厂家信息，分析、整理、汇总，形成分析报告搜集厂家信息审核资质及样板工程与厂家进行沟通了解意向形成分析报告上报领导1、信息收集不少于三家2、分析报告内容精准、全面发标前5日6、协助相关人员做好消防、空调工程设备的采购和询价工作编写并完善招标文件技术部分参与技术标评标并出评标意见定标后负责技术洽谈参与编写合同的技术部分检验货物进场情况1、技术支持及时、有效2、审核各阶段技术问题并向领导及厂家提出合理化建议采购任务下达

11、后4日1、总工室、项目组提供采购技术要求 2、预算出清单7、负责机电设备及相关工程的设计、施工、招标文件的技术标部分整合、相关合同技术条件整合工作编写并完善招标文件技术部分参与技术标评标并出评标意见定标后负责技术洽谈参与编写合同的技术部分检验货物进场情况1、技术支持及时、有效2、审核各阶段技术问题并向领导及厂家提出合理化建议采购任务下达后2日1、总工室、项目组提供技术要求，配合洽谈 2、预算出清单8、负责建筑材料及装饰装修材料的设计、施工、招标文件的技术标部分整合、相关合同技术条件整合工作编写并完善招标文件技术部分参与技术标评标并出评标意见定标后负责技术洽谈参与编写合同的技术部分检验货物进场情

12、况1、技术支持及时、有效2、审核各阶段技术问题并向领导及厂家提出合理化建议采购任务下达后3日1、总工室、项目组提供技术要求，配合洽谈 2、预算出清单9、负责监督业务员请款，必要时协助催款业务员请款上报请款单监督业务员请款协助催款1、注意时效2、对请款情况完全掌握请款单上报7日内1、财务解答请款情况2、财务通知取款招投标办公室业务员岗位责、权、利岗位要求： 20-30岁，大专以上学历，品行端正，素质高，熟悉市场情况，掌握市场信息，从事机电、建筑、采购行业一年以上，有良好的沟通和商业洽谈技巧 岗位描述： 1、各专业样本分类、存档 2、各投标单位投标结果比价汇总，制作比价表 3、招标文件发放、接收

13、4、收集各专业资料，联系厂家，询价并整理厂商资料，建立供应商数据库 5、参与招标合同的制作工作 6、标书制作，技术资料、图纸管理，发放 7、负责集团办公用品的询价、比价、采购工作 8、其它相关的文案工作 考评、监督人：经理 岗位职责工作流程完成标准完成时限相关部门1、各专业样本分类、存档做好样本的分类、整理工作按时间顺序对文件分类做好存档样本的编号1、分类明确便于查找2、存档完整依要求立刻查询2、各投标单位投标结果比价汇总，制作比价表汇总投标结果制作比价表报主管领导审核1、掌握各种统计报表的制作2、报表准确、有参考价值比价表要求在评标后一日内完成并上报3、招标文件发放、接收准备招标文件发放招标

14、文件（需要签收）收取工本费回标收标书、投标保证金1、发放正确，收款无误2、签收明确1、发标根据招标文件中规定时间，当日完成2、回标根据招标文件中规定时间，当日完成4、收集各专业资料，联系厂家，询价并整理厂商资料，建立供应商数据库做好厂家资料的整理工作根据资料询价建立供应商数据库1、资料分类明确便于查找2、供应厂商数据库完整1、平时厂家送样本当日完成数据库录入2、接到招标要求后五日内完成厂家搜集、筛选5、参与招标合同的制作协助起草招标合同草稿协助修改合同协助制作合同1、了解招标合同的术语、形式及版面2、合同制作及时、准确合同的文字处理要在当日做完1、总工室、项目组确认技术要求 2、预算提供清单

15、3、法务审核 6、标书制作，技术资料、图纸管理，发放制作招标文件发放招标文件、技术资料、图纸等发标所需的文件回标后图纸管理1、了解招标常用的专业术语2、了解各种招标的文件格式及版面3、图纸管理准确招标文件的文字处理要在招标前一日内准备完毕1、总工室、项目组提供技术资料 2、预算提供清单 3、总工室提供图纸7、负责集团办公用品的询价、比价、采购办公用品询价（三家）比价上报采购1、询价三家2、比价表上报经主管副总、财务、总经理批准方可采购3、采购及时、准确1、询价要在接到采购单后1日内完成2、采购单附比价表上报经主管副总批准后1日内转财务3、财务批准后当天采购1、办公室提供清单 2、财务审核8、负

16、责请款、付款请款上报取款付款1、请款单填写无误2、请款及时、准确3、付款准确按合同执行财务核实请款单，解签请款情况，付款招投标办公室档案员岗位责、权、利岗位要求： 20-30岁，大专以上学历，品行端正，素质高，熟悉档案管理、文秘工作，相关工作经验一年以上 岗位描述： 1、各种与招标相关资料的管理、整理、存档、检索和查询工作 2、各种文件、招标文件、答疑文件的文字处理 3、部门内部相关费用报销 4、办公用品申领、管理、调配工作等行政性工作 5、做好招标、投标会议的会务工作 6、公司及部门相关文件的上传与下达 7、协助相关人员做好各种统计报表工作 8、做好合同存档、收发工作 9、做好本部门会议纪要

17、及纪要整理上报 10、负责请款及催款工作 考评、监督人：经理 岗位职责工作流程完成标准完成时限相关部门1、各种与招标相关资料的管理、整理、存档、检索和查询做好标书、样本、及各种文件的分类、整理按时间顺序对文件分类做好存档文件的目录、编号1、分类明确便于查找2、存档完整3、存档及时1、接到存档文件半日内完成存档2、接到查询要求后立即查询2、各种文件、招标文件、答疑文件的文字处理了解招标常用的专业词语协助起草或修改招标文件、答疑文件等文件发送各种由本部门主持的会议通知1、了解招标常用的专业术语2、了解各种招标的文件格式及版面3、会议通知及时发放1、招标文件的文字处理要在招标前一日内准备完毕2、答疑

18、文件要在疑问提出后一日内完成3、会议通知要提前会议举行一日完成1、总工室、项目组、预算解答答疑文件技术部分 2、招标涉及部门（工程、商业部门）3、部门内部相关费用报销准备评标餐费、专家费、话费等相关费用的发票、请款单、费用报销单上报1、请款金额应准确2、上报要及时1、评标餐费、专家费应在发生两日内上报2、话费单应于每月10日前交人力资源部1、评标餐费、专家费财务审核 2、话费人力资源部审核4、办公用品申领、管理、调配等行政性工作统计部门及个人当月所需办公用品制定月计划上报定期领取办公用品按计划分配给个人，并负责保管部门公共办公用品（办公月票路线统计及上报）1、指定下月计划时要参考上月办公用品使

19、用情况及下月工作计划2、定期领取办公用品3、办公用品合理分配4、办公月票按时上报1、办公用品月计划每月25日前上报2、领取办公用品的时间为每周四下午完成3、办公月票路线每月18日前上报，照片23日前上报办公室发放5、做好招标、投标会议的会务工作答疑会、评标会、方案会审等招、投标会议准备工作、接待工作准备充分、接待及时、周到1、准备工作会议前一日完成2、会议同时进行接待工作总工室、项目组、预算参与答疑、评标、方案评审6、公司及部门相关文件的上传与下达公司内部任免、通知、考核等常规性文件接收传达文件的内容及时将收到的文件内容传达下去文件下发后立即传达7、协助相关人员做好各种统计报表工作协助相关人员

20、制作各种报表协助上报表格1、掌握各种统计报表的制作2、配合相关人员上报各种表格比价表要求在评标后一日内完成并上报，其它表格根据情况尽快完成8、做好合同存档、收发工作从财务取合同发给中标单位，要求签收，同时复印存档复印合同发给相关部门（同时收发其它部门转来的合同）1、给中标单位发放合同，合同印章等手续齐全2、及时给相关部门发放合同1、合同签订后半日内发放给中标单位2、同时应在一日内给相关部门复印合同并发放合同签订后复印转发总工室、项目组、预算9、做好本部门会议纪要及纪要整理上报做好本部门会议记录会议纪要上报会议纪要1、记录准确2、纪要精确3、上报及时本部门每周会议纪要应在周一下午3：00前上报10、负责请款及催款工作（投标保证金或履约保函的退还）请款（预付款、投标保证金、履约保函等）催款（同时负责整个部门的催款）付款（保函）1、请款单填写无误2、请款及时、准确3、催款合理、及时4、付款准确按合同执行财务核实请款单解答请款情况，付款