紫光档案管理信息系统技术白皮书

《紫光档案管理信息系统技术白皮书》由会员分享，可在线阅读，更多相关《紫光档案管理信息系统技术白皮书（35页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、紫光档案管理信息系统紫光档案管理信息系统技术白皮书技术白皮书 修订历史记录修订历史记录版本版本日期日期AMDAMD修订者修订者说明说明1.02010-03-30A郭启华（A-添加，M-修改，D-删除）文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 2 页 共 35 页目目录录1.阅读说明阅读说明.32.系统特点概述系统特点概述.32.1.提供了遵从标准的电子文件永久安全存储的平台 .32.2.满足企事业单位集约化管理的要求 .42.3.先进的管理理念使得档案收集整理工作变得简单高效 .52.4.知识管理和服务的体现 .52.5.解决了电子档案的安全性问题 .62.6.适应单位发展、

2、业务变化的要求 .62.7.为用户量身定做满足档案业务需求的系统 .73.面向档案人员的系统功能介绍面向档案人员的系统功能介绍.83.1.设计思想 .83.2.功能架构 .93.3.信息收集 .103.4.信息管理 .153.5.借阅管理 .163.6.综合利用 .173.7.系统设置 .193.8.功能模块示意图及汇总表 .204.面向信息人员的系统技术说明面向信息人员的系统技术说明.244.1.系统架构 .244.2.系统安全性 .264.3.系统接口方案 .304.4.相关技术的集成 .334.5.系统技术性能指标 .35文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 3 页

3、 共 35 页1. 阅读说明阅读说明本技术白皮书分别从档案业务角度和信息技术角度对紫光档案管理信息系统进行了介绍，以使档案业务人员对系统功能及系统是否能满足其业务需求能有清楚的了解和认识，使信息技术人员从技术角度对系统的技术架构、扩展性、安全性、接口和可集成度、性能和技术水平有详细的了解，以确定系统是否符合自身需求，并为我们提出宝贵建议和意见。2. 系统系统特点概述特点概述通过系统可建立一个覆盖总部及下属各级单位、满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理信息平台，使得各级单位的档案信息资源能够得到安全可靠的集中存储和充分共享利用，各级单位间业务系统互联互通、业务工作上下贯通；通过

4、统一的业务平台实现各单位档案业务工作规范统一、数据格式统一、应用界面和信息展示统一；实现档案资源数字化、业务工作信息化、收集整理自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式通过网络更加简单方便和多样。最终发展成为一个管理内容丰富、易于扩展、电子文件真实、安全可靠的大型集团企事业单位重要信息管理平台。系统在满足通常档案管理业务功能的基础上重点解决了以下问题。2.1. 提供了遵从标准的电子文件永久安全存储的平台提供了遵从标准的电子文件永久安全存储的平台系统为企、事业单位解决了电子文件永久、安全的存储问题，使得各单位业务系统中或日常工作中产生的具有价值的电子文件和纸介质文件有了通过数字方式长期

5、安全存储的归宿。1)首先系统在档案元数据上遵循 OAIS 参考模型和欧盟 MoReq 关于文件元数据的通用要求，使得系统管理的电子文件元数据信息在符合用户需求的前提下做到完整、规范；2)其次在电子文件管理上依据 ISO15489 国际标准，通过技术手段实现了各类电子文件格式转换为国际标准的、适合档案存储规范化格式进行存储，解决了数字档案信息长期保存、利用、交换和安全控制等一系列问题；3)系统通过内置国家标准代码表和强大的业务定制功能使得系统符合国家标准规范和各类行业、企业档案管理的业务规范；文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 4 页 共 35 页4)系统通过先进、成熟的

6、技术手段保障档案数据存储的安全、可靠，不仅支持对非结构化数据以及各类归档文件形式（如文字、语音、视频、图形、图像、网页、邮件等）的管理，而且系统提供了 200 多种图形、图像、文本和电子表格等文件格式的归档管理和显示功能，并对原文的浏览、打印和下载权限进行分开控制，为高水平的用户提供了更广泛的应用空间，可实现流媒体文件的在线播放。2.2. 满足企事业单位集约化管理的要求满足企事业单位集约化管理的要求1)系统满足多全宗、多层次、大集中方式的档案信息管理要求，实现了上下级业务管理、数据贯通和资源的共享，满足大型集团单位档案管理业务需求；2)系统既适应“大集中”的模式，又能适应“区域中心适度集中或分

7、布”模式，从系统架构到应用软件都可随时从“区域中心适度集中或分布”模式过渡到“大集中”的模式；3)系统采用 C/S 和 B/S 混合方式实现不同的功能需求。其中系统维护部分、档案管理部分、收集整编功能、数据导入功能、编研开发功能、借阅管理功能、光盘发布功能等交互性处理要求较强的部分采用 C/S 方式实现，采用 DELPHI 语言开发。面向广大档案利用用户的档案检索功能、利用赋权申请、数据移交和收集整编功能采用 B/S 方式实现。模式通过WEB/中间件/服务器的 J2EE 技术架构实现。B/S 系统基于 J2EE 的“WEB/中间件/服务器”技术架构，公共服务部份采用 WEB Service 的

8、方式提供，数据交换采用 XML 标准，基于SOAEAI 的架构方式设计开发与系统集成，使用开放总线，确保系统的扩展、维护和升级方便可行。 通过电子文件归档技术规范实现与其它应用系统标准数据采集接口，实现真正的文档一体化；可与用户单位门户、机构用户、统一认证等基础设施的集成，并提供标准的档案信息查询接口；4)通过对用户档案业务的深入总结归纳，系统通过内置、标准、全宗设置三级定制方式实现了由总部最后落实到基层单位的业务层层管理及规范的贯彻执行，使得各级单位档案业务在规范的基础上又能充分满足本单位的业务需求，针对多全宗、多层次集团用户以简单方便的方式实现了复杂多样的档案权限管理控制，不仅可以控制查询

9、利用权限，还可以控制录入、整理和归档权限和流程；5)系统通过了严格的功能测试、性能测试和安全测试，并在大型集团企业得到良好的应用，完全满足大型集团企事业单位对业务功能和性能的要求，以及对系统安全、扩展性和容灾备份的需求。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 5 页 共 35 页2.3. 先进的管理理念使得档案收集整理工作变得简单高效先进的管理理念使得档案收集整理工作变得简单高效1)首先，系统针对不同档案类型既可支持分散整理模式、也可支持集中整理模式，通过部门移交和跨全宗（单位）的移交实现数据审核和实体的移交管理；2)其次，在业务功能应用上采用文件生命周期理论，通过前端控制

10、的方式对归档文件在形成之初就进行了控制和管理，系统通过对用户归档业务流程的定制，控制各业务部门的归档范围、统一整理规则、控制管理移交接收过程、明确归档责任，使得各业务部门和工程项目管理部门在文件的产生之前即可明确需要归档的内容和责任，真正实现同步建档、随办随归、前端控制，工程项目可通过分类表和归档模板实现多个参建单位的收集整理流程控制，并可在离线状态下实现控制管理；3)第三，在档案的鉴定上吸收了“后保管模式”理论中 “宏观鉴定”的理念，具体体现在系统通过规范的分类表和归档模板实现保管期限的鉴定工作； 4)利用先进的技术，实现了主题词自动标引、自动组卷分盒、自动编号、自定义多样的录入方式、列表状

11、态下编辑、通过托拽实现位置调整、批量修改、批量挂接电子文件等自动化功能，大大提高了用户的易用性和体验程度。2.4. 知识管理和服务的体现知识管理和服务的体现1)系统不仅可以管理传统的文书、科技、项目、设备、会计、实物、照片、音像等各类档案类型，而且可以管理各单位所需要的各种文件、资料和数据，可以将档案管理内容根据需要进行扩展；2)系统可将经验和知识嵌入或固化于系统中，使得系统通过积累知识，系统内置全文检索技术，可自动对电子文件识别建立全文检索索引库，也可集成其它成熟智能搜索系统，充分运用其智能化功能实现信息资源构造的知识化（如分类、聚类、自动摘要等技术） ，以及在应用系统设计中充分考虑从信息资

12、源的关联性、知识性以及查询利用的角度去构造信息资源，不是事后从一堆无序资料中分析出知识；3)系统不仅可在网上通过预约实现传统的实体借阅管理，而且提供了跨年度、项目、档案门类以及跨全宗检索查询，可实现递进检索、相关文件检索，并可进行全文检索，照片档案缩略图现实、电子文件浏览下载、流媒体文件在线播放也是系统提供的功能；文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 6 页 共 35 页4)系统可通过自动的动态编研库以及静态编研库实现对档案信息的编研工作，并可定制网站的栏目，随时发布编研成果和开放档案数据；5)系统不仅实现了全宗内自定义的统计，而且实现了跨全宗的汇总统计。2.5. 解决了

13、电子档案的安全性问题解决了电子档案的安全性问题系统在符合国家安全标准基础上，借鉴和采纳国际公认的法规，从系统架构、管理和应用三个方面实现档案管理系统的安全先进。1)系统通过简单方便的权限管理可实现对档案目录、正文、附件、流转记录、办文单、底稿的浏览、下载、打印的控制；2)系统对登录、定制操作、业务功能操作和数据操作使用都有详细的日志记录；3)系统对档案数据的展示做了非常好的约束，各归档部门、项目参建单位及档案管理员看到的数据都是不同的，看到的目录树、分类表都做了约束，使得归档责任明确、数据一目了然，各部门、各单位、个人根据权限和职责只能看到所需的数据；4)规范、开放的结构使得系统可以与经过国家

14、认证的加密系统、IRM 数字版权管理系统、各类数字签名、水印和电子印章技术以及用户已有的认证系统进行集成，达到对用户身份认证、电子文件存储、传输、浏览和使用安全的控制。2.6. 适应单位发展、业务变化的要求适应单位发展、业务变化的要求系统可适应用户单位发展带来的机构变化和业务变化的要求。1)通过系统提供的业务定制功能，充分保障系统对各类档案业务的适应性、对管理内容的扩展性和对功能需求的可变性，系统从数据结构、管理方式、整理规则到归档流程等各个关键环节的可定制，可方便适应档案门类的增加、业务规则的变化、卷/件管理方式的业务需求，是适应力及生命力极强的业务系统；2)针对各单位机构的变化、档案业务上

15、分类表及代码表的变化，系统提供了机构沿革及版本控制功能，使得系统可以适应不断变化的机构和管理规范，同时使得各阶段的档案数据保留了当时的机构、分类及代码；3)系统可通过更改标准的业务定制、对单位全宗的配置以及对年度项目的设置分层次、分阶段适应档案业务和用户机构的各项变化。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 7 页 共 35 页2.7. 为用户量身定做满足档案业务需求的系统为用户量身定做满足档案业务需求的系统1)系统采用基础平台的设计思想实现，针对不同用户的业务提供了功能强大的业务定制功能，使得用户的业务管理规范与系统低耦合，用户可以将自己的管理理念和规范通过业务定制功能在

16、平台系统之上形成符合自身业务管理的应用系统，其中系统所管理的档案门类、分类、整理规范、标准代码、信息展示、目录表单、统计、归档流程及责任划分都可以通过系统提供的标准业务定制和业务定制实现，使得系统具有极强的扩展性和学习能力，能随着用户管理水平的提高而不断自我完善。2)系统通过开发和集成先进成熟的技术保障各项功能得到可靠实现、提高用户的易用性和流程的自动化程度，目前系统集成了：全文检索技术、OCR 技术、电子文件转换处理技术、WEB 报表技术、双层 PDF 技术、流媒体技术、图形图像处理技术等多种先进成熟的技术，同时开放的架构可与各类内容管理平台、智能搜索系统、IRM 数字版权系统、数字印章和水

17、印系统、数据加密技术进行替换和集成，可以与条码系统、库房智能文件柜系统进行集成以方便实体管理，根据用户的需要提供质优价廉的技术和功能性能强大的产品选择；3)系统提供配套的：工程档案离线录入软件、电子文件批量挂接、光盘导出、标准数据转换、分类表和模板编辑器、报表目录编辑器、电子文件图像处理软件等工具使得系统的维护及使用更加方便快捷，并适应了各种实际应用环境。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 8 页 共 35 页3. 面向档案人员的系统功能介绍面向档案人员的系统功能介绍3.1. 设计思想设计思想3.1.1. 平台化设计思想平台化设计思想系统创新性地采用了档案业务定制平台的

18、设计理念，不仅需要考虑对各行业、各单位业务不同的适应性，同时还需要兼顾了档案管理模式、数据结构、业务流程等业务因素的变化，这种设计思想使得软件系统和各使用单位实际档案业务之间为松耦合，以适应业务需求的不断变化。软件系统由以下三个部分组成：数字档案管理平台、档案业务定制库和面向用户的档案管理信息系统。档案管理信息系统数字档案管理平台档案业务定制库档案管理信息系统档案管理规范最终用户项目实施、维护研发人员其中“数字档案管理平台”提供档案数据存储、管理、业务定制工具和用户使用平台。“档案管理规范”是保障数字档案馆应用所必须的档案业务和管理规范，是面向使用单位的档案规范化管理体系；“档案业务定制库”实

19、际上是“档案管理规范”在系统中的体现，是通过系统实现规范化管理和个性化应用的关键；通过既有规范统一的要求、又有个性化设置的“档案业务定制库”最终形成面向用户使用的、符合用户业务需求的“档案管理信息系统” 。根据上述设计思想形成的紫光档案管理信息平台，将具有极强的扩展性和生命力，通过档案业文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 9 页 共 35 页务定制功能可以形成适合各类型企业业务需求的档案管理系统，可满足档案门类、数据结构、分类方案、整理规则、机构变革的种种变化，可随时无限扩大档案管理的范围，在系统不需任何开发投入的情况下就能轻易实现由档案管理过渡到知识管理。这种档案系统

20、平台化的提炼基础来源于对国内各行业档案业务、发展方向、理论基础、知识管理的充分掌握和实践经验积累，而这正是紫光档案管理平台的优势。3.1.2. 功能强大却使用简便功能强大却使用简便作为大型集团单位统一的档案系统，要求功能强大，但针对每一个用户，则又需要使用简单方便，因此系统通过以下方式实现功能与简便的统一。 提供健壮而功能强大的后台服务，大量操作通过后台服务实现，例如建立索引、数据备份、电子文件格式转换、安全加密等操作自动在后台完成，使得后台服务功能强大而完善，而用户在前台只是面对简单的操作界面； 提供强大的业务定制功能，将大量规则、规范和知识积累定制到系统中，使得系统可以实现：自动转换、自动

21、识别、自动捕获、自动标引、自动整理、自动装盒、动态编研等大量自动化操作； 将必须的大量功能集中在少数档案管理员和高级档案管理员角色上，尽量缩小操作人员范围，使得普通用户和部门兼职档案管理员的功能和操作界面简单明了。3.2. 功能架构功能架构系统功能架构图如下：紫光档案管理信息功能主要分为以下四部份：序号序号功能名称功能名称功能描述功能描述1信息收集提供档案管理业务在采集归档方面所需的各项功能，是档案收集、管理和移交人员所需使用的功能模块。2信息管理提供对已归档数据进行管理、统计、销毁等功能，档案管理员和部门档案员所需使用的功能模块3综合利用对档案进行编研、库房管理、数据统计和回收站管理，并实现

22、档案数据的文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 10 页 共 35 页光盘导入、导出，档案管理员使用的功能模块4借阅管理对档案原文件进行借阅管理和统计的模块，档案管理员使用5系统设置实现全宗设定、档案类型定制、档案标准业务规范的定制、各全宗单位档案业务个性化定制以及各种系统参数的设定功能，系统管理员和档案管理员所使用的功能模块下面我们分别介绍这 4 部份功能。3.3. 信息收集信息收集3.3.1. 档案业务流程的实现档案业务流程的实现3.3.1.1.主要业务流程主要业务流程系统提供的档案管理主要业务流程如下：收集整理档案管理借阅管理检索查询开发利用鉴定销毁档案库文件库中间

23、库整编库编研库档案管理主要业务流程图档案管理主要业务如上图所示：其中蓝色方框为档案管理业务，主要包括：收集、整理、档案管理、开发利用、借阅管理、鉴定销毁和检索查询，方框之间的箭头展示出主要业务工作的流程，我们可以看到主要流程就是从收集、整理到档案管理的归档业务流程，其它业务工作都是对归档后资源的利用管理工作。上图中绿色圆柱体为档案数据的逻辑库，主要包括：文件库、中间库、整编库、档案库和编研库，库之间的箭头说明了档案数据的流向，其中从文件库/中间库整编库档案库的归档数据流文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 11 页 共 35 页程为主要数据流。3.3.1.2.归档流程归档

24、流程归档流程是系统的主流程，因此下面我们主要对系统提供的归档流程进行说明。收集流程归档文件收集情况复杂，涉及部门及业务系统也很多，主要包括以下三种情况：归档文件的录入、各业务系统归档文件的采集、数字化加工及历史数据的导入。归档文件的收集分为目录和电子文件，大多数情况下目录信息和电子文件是一起收集得到的，这样通过系统提供的数据录入（编辑）功能可以轻松实现；但也存在分别收集的情况，例如数字化加工数据的导入，因此系统提供了管理员针对分别收集的目录信息和电子文件进行批量挂接对应的工具。我们通过下表可以使用户明确归档文件的收集工作应该怎样通过系统进行。说明项说明项文件库文件库中间库中间库整编库整编库档案

25、库档案库文件录入无法确定档案类型的文件进行录入可以确定档案类型，但无法确定年度/项目的文件和案卷进行录入对某一确定年度或项目下的案卷、文件进行录入对已归档数据进行录入业务系统数据采集接口无法区分档案类型的业务系统文件可以确定档案类型，但无法确定年度/项目的业务系统文件可以确定档案类型、年度/项目的业务系统文件具有档案管理功能，已整理归档的业务系统数据历史数据、加工数据不进文件库不进中间库不进入整编库直接导入档案库对应功能模块文件管理档案收集收集整编数据管理根据上表，我们可以在进行归档文件收集时根据数据情况确定应进入哪个模块进行数据录入管理。整理归档流程各类归档文件的整理和归档工作一般都包含下表

26、所列流程：序号序号流程流程对应功能对应功能操作方式操作方式流程类型流程类型1确定归档部门文件库管理、档案收集、收集整编选择分类文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 12 页 共 35 页2确定档案类型文件管理选择3确定年度/项目文件管理、档案收集选择4确定分类号档案收集选择/录入5确定保管期限档案收集选择鉴定6排序、调整收集整编手工7组卷（件为单位时没有）收集整编自动/手工8编号（文件档号、案卷档号）收集整编自动9装盒（卷为单位时没有）收集整编自动/手工整理编号（目）10归档收集整编手工归档上表中列出了归档文件整理工作的主要流程以及：流程所对应的功能模块、完成流程的操作方

27、式、以及可操作流程的人员角色。其中 7 组卷和 9 装盒一般根据档案类型的不同只会单选其一。如上表流程 610 所示，系统对归档文件的整理工作主要集中在收集整编功能模块中，流程15 主要通过文件库管理和档案收集完成归档文件的分类和鉴定工作。因此下面我们对收集整编过程进行说明。其它业务系统文件管理档案收集（中间库）收集整编待整理文件已整理文件已装盒/组卷文件年度项目管理移交管理档案管理接口接口接口归档归档编号组卷装盒接收移交、打回收集整编流程如上图所示，档案管理员先建立年度项目后，从左至右就是归档文件的收集、整编、归档的流程，其中移交管理是指整编库中文件移交的小流程，因此收集整编是整个流程中的核

28、心模块。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 13 页 共 35 页流程控制系统通过在年度项目管理模块中对年度项目的配置实现不同年度/项目下对归档文件收集整编的流程的控制。年度项目的配置项主要包括：分类表版本及层次、整理规则、整编的配置和权限、是否需要移交和代码库的启用日期，最后建立类表/归档模板节点与归档部门/参建单位的对应，以明确各归档部门和参建单位的归档范围。针对一个年度或项目，要使得归档文件的收集整理工作顺利开展，必须要明确以下内容：a) 确定年度或项目的归档范围b) 明确归档责任c) 统一整理规则d) 控制归档流程移交接收流程系统通过对归档文件状态的改变实现对移

29、交接收流程的控制。移在整编已打回待审核已通过已接收移交通过接收移交/打回兼职档案管理员收集整编全宗档案管理员移交管理全宗档案管理员收集整编可浏览可编辑可浏览不可编辑可浏览可编辑交接收流程如上图流程所示，系统中归档文件的状态由：在整编、待审核、已打回、已通过、已接收五种组成，我们以一个归档责任部门兼职档案管理员所录入的数据为例，其控制方式如下表所示。角色角色在整编在整编待审核待审核已打回已打回已通过已通过已接收已接收部门兼职管理员、参建单位管理员可浏览、可编辑可浏览可浏览、可编辑可浏览档案管理员可浏览可浏览可浏览可浏览可浏览、可编辑文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 14

30、 页 共 35 页3.3.2. 信息采集信息采集信息采集包括：数据接口、数据导入和收集整编三部份。业务功能3.3.3. 标准数据接口标准数据接口序号序号功能名称功能名称功能描述功能描述1数据归档接口提供各业务系统归档文件数据归档的标准接口。2用户管理及认证接口提供统一机构和用户管理及统一认证的接口。3查询接口提供档案查询的接口，以使档案查询可被其它业务系统调用。3.3.4. 数据导入数据导入序号序号服务名称服务名称功能描述功能描述1历史数据导入提供各种数据库德历史数据批量导入模块2数字化数据导入提供对数字化的数据进行批量导入工具3离线数据导入提供对各个离线数据进行批量导入工具3.3.5. 收集

31、整编收集整编收集整编是对档案数据进行录入整理、组卷、移交、编号等，数据整理完成后进行归档。系统在收集整编中涉及到大量归档文件整理的功能，例如：自动组卷、案卷调整、拆卷、接收、打回、检索、自动排序、文件调整等。系统在开发的过程中完全依照国家档案局的标准，支持文书档案的最新立卷规则，用户只需设定好组盒规则，然后利用自动组盒功能，就可以轻松高效的进行文件归档。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 15 页 共 35 页3.4. 信息管理信息管理信息管理包括：数据管理、库房管理、数据统计、坚定销毁和回收站管理。3.4.1. 数据管理数据管理序号序号功能名称功能名称功能说明功能说明

32、1目录树的维护用户根据实际需求对目录树进行管理，添加、删除、修改档案类型及数据节点。2信息数据的维护进行必要的档案数据的录入、删除或修改，并提供批量修改功能。3档案目录打印系统中为用户提供各种符合国家标准的档案报表如：案卷目录、分类目录、备考表、卷内目录等，打印方法简便快捷。4显示字段显示维护用户可以根据需要选择要显示的字段信息和显示顺序，以方便查看档案信息5数据转入转出工具提供数据转入转出功能，数据转出提供 excel、dbf、xml，access格式。6电子原文维护支持电子文件挂接、浏览、下载等功能，并提供批量挂接和扫描工具挂接。3.4.2. 库房管理库房管理序号序号功能名称功能名称功能说

33、明功能说明1库房维护针对档案各个库房进行记录维护。2温湿度统计对档案库房温湿度进行记录，并依据记录统计出统计图。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 16 页 共 35 页3.4.3. 数据统计数据统计序号序号功能名称功能名称功能说明功能说明1统计项维护用户可依据自己要统计的内容建立统计项，并保存统计条件，方便用户多次统计。2生成统计图依据统计结果生成统计图，统计图可为直方图、饼图、曲线图等。3.4.4. 销毁管理销毁管理3.5. 借阅管理借阅管理借阅管理主要完成纸介质档案的借阅登记，以便于对用户的借阅进行管理。借阅审批流程如下图所示：序号序号功能名称功能名称功能说明功能

34、说明1借阅登记对纸质文件进行借阅登记，对预约信息进行处理，可查询文件的借阅去向文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 17 页 共 35 页2归还管理归还管理可对用户归还的档案进行登记，同时更改系统中所记录的档案所剩份数，并提供了续借功能。3催还管理由于用户借阅和归还都进行了登记和管理，所以系统可以通过催还管理对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行统计和打印催还单。可以按借阅人来催还、按借阅组来催还、按日期催还和按被借阅的某一档案来催还。4借阅统计系统对纸介质档案的借阅提供了大量的统计方式，并可随时打印统计结果。统计方式有：按借阅人查询、按时间查询、按档案查询、借阅频率查

35、询、按操作者查询。5借阅设置可以设置档案的默认借阅时间长度，借阅最大分数等参数。3.6. 综合利用综合利用3.6.1. 档案编研档案编研可实现大事记、专题、组织延革等的编写,并提供与档案原件的挂接，提高编写效率，并实现与编辑软件的无缝联结。可以通过各种方式实现档案库中档案编研规则，提供情报功能，例如编写金融或资本运作专题汇报、组织延革、人事任免等专题。提供档案记录对接和内容、目录打印。3.6.2. 数据检索数据检索序号序号功能名称功能名称功能说明功能说明1CS 检索辅助数据管理和收集整编中的检索，提供跨库检索手段。2B/S 检索为全体用户提供网页检索，原文浏览，申请赋权等功能。文件编号：QH-

36、DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 18 页 共 35 页3.6.3. 光盘制作光盘制作光盘制作流程图光盘制作模块可以用于对外数据交换、档案的脱机存储等工作。由于采用了国家标准，即使用户没有综合档案资源管理系统软件，也可以通过直接读取光盘，查到档案的目录，对其进行检索查询，并浏览利用其原件。3.6.4. 年报统计年报统计年报系统可以提供本单位年报的生成登记、形成上报文件以及汇总下属档案单位的年报。系统可以自动生成年报的格式，以及年报中的可统计字段，自动进行可统计字段的统计，其它需要手工录入的字段需要管理员进行录入，最终可以打印并形成上报盘。利用系统提供的档案年报编辑器，用户可以方便自由

37、的设计本单位的档案年报。系统提供了标准的国家年报模版，自动统计年度内各种档案的数据，并生成档案年报。支持档案年报的导出、可以将下属单位移交的年报进行导入并汇总，生成国家大剧院的档案年报。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 19 页 共 35 页3.7. 系统设置系统设置系统设置主要包括以下功能：序号序号功能名称功能名称功能描述功能描述1库结构管理系统提供平台维护工具，以建立适合本单位应用的档案系统，维护模块包括全宗维护、档案结构维护、主题词维护、分类表维护、专题结构维护、库房结构维护、代码表维护。2报表维护统提供功能强大的报表编辑器，可以满足客户在档案管理中需要的各种类

38、型报表（如：案卷目录、卷内目录、备考表、档案脊背、档案封皮） ；同时,操作方便简捷具有很强的易用性。系统内提供了多种符合国家标准的报表模版，用户可以直接利用报表模版设计新报表；用户设计好的报表可以导成报表模版方便以后利用。支持报表的导入、导出；支持报表模版的导入、导出3系统参数设置主要针对档案排序、字段对应及系统参数配置，其中包括：排序设置、归档自增字段设置、字段对应设置、档号规则设置、立卷设置，存储配置、升级配置、登录时间配置及特殊配置。4数据权限数据权限管理可以设定单个或多个文件由哪些用户可以利用，以及如何利用如：是否可以浏览、下载、借阅；设定利用时间、利用次数等。同时，用户还可以自定义规

39、权限规则来管理数据。永久权限：设定用户对档案具有永久性权限规则权限： 通过定义规则或检索条件进行设置，对归档前或归档后的档案数据进行批量设置权限。默认权限：调用默认权限设置界面，进行默认权限设置。临时赋权：对选中的案卷、文件调用临时赋权界面，对某个用户进行临时权限设置。可以按时间段或者次数进行设置。5机构和用户用户户可以根据档案业务需求进行角色定义、分配角色权限；角色的功能权限用来控制用户的模块及功能使用权限，细化到每一个子系统、每一个具体的操作；角色的档案权限用来控制用户的档案类型文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 20 页 共 35 页使用权限、细化到每一个档案类型

40、及档案类型内每一个部门的档案使用权限。用户管理用来实现组织机构定义档案系统用户体系，系统管理员可以根据单位、部门建，根据应用人员实际情况建立用户档案，并分配用户角色来控制用户对系统及档案的使用权限。6网上赋权赋权审批功能档案管理员可以处理来自网上的赋权申请信息如：原文浏览申请、原文下载申请、原文预约信息等。组织架构管理：通过定义本单位产生资料的不同机构、部门或工程项目的各参建单位的配置，为授权控制及资料档案的移交提供控制规则。通过权限管理能够给产生资料的不同机构、部门或工程项目的各参建单位的人员分配不同的权限。用户对档案的利用方式主要有：记录浏览、原文浏览、原文下载、原文打印7日志管理系统会自

41、动对档案的利用情况进行日志记录，以便进行档案利用情况统计。日志库记录的信息经需求调研确定后，由系统固定生成日志库结构，不再提供管理员编辑修改功能。档案管理员可以对日志进行备份、删除、导出及恢复功能。3.8. 功能模块示意图及汇总表功能模块示意图及汇总表总体功能模块图上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块； 颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块； 颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块； 颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块； 颜色的模块为提供系统管理员使用的模块。文件编号：QH

42、-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 21 页 共 35 页文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 22 页 共 35 页功能模块汇总表一级功能一级功能二级功能二级功能三级功能三级功能使用角色使用角色收集整编档案管理员、兼职档案管理员、录入人员数据转换档案管理员、兼职档案管理员信息收集单机版数据转换档案管理员数据管理库房管理档案统计鉴定销毁信息管理回收站档案管理员借阅登记归还管理借阅管理借阅设定档案管理员档案编研光盘制作年报管理档案管理员综合利用数据检索查询人员全宗维护档案结构维护主题词维护分类表维护专题结构维护库房结构维护库结构管理代码表维护档案管理员、系统档案管

43、理员报表维护档案管理员、系统档案管理员排序设置系统维护设置管理归档自增字段设置档案管理员文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 23 页 共 35 页字段对应设置档号规则设置立卷设置存储配置升级配置系统管理员登录时间配置特殊配置档案管理员数据权限档案管理员机构用户机构和用户角色档案管理员赋权申请处理档案管理员日志管理系统管理员文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 24 页 共 35 页4. 面向信息人员的系统技术说明面向信息人员的系统技术说明4.1. 系统架构系统架构4.1.1. 集中存储应用架构集中存储应用架构系统为集中应用架构模型，服务器、存储系统

44、采用集中部署方式；下级各单位应用系统都部署在集中的服务器中，数据存储也集中在统一的存储系统中。该应用架构如下图所示：集中的存储系统集中的安全控制和备份系统各下属单位档案管理端/利用端各下属单位档案管理端/利用端集中提供业务服务的服务器群总部档案管理端/利用端紫光档案管理信息平台应用架构图由上图看出，各单位的业务应用通过紫光档案管理信息实现，从而形成了一个大型的、集中的档案资源库，同时也在这样一个平台上，实现档案的上下级工作管理。4.1.2. 系统技术架构系统技术架构系统采用 C/S 和 BS 相结合方式，BS 采用“WEB/中间件/服务器”的 J2EE 技术架构来实现。其中系统设置维护、权限和

45、数据安全、档案数据录入、维护、管理等日常管理采用 C/S 模式，文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 25 页 共 35 页因为涉及到档案数据的管理，安全性要求较高，同时使用人员仅限于系统管理员、档案管理人员、部门兼职档案管理员；档案的信息服务则采用 B/S 模式。平台系统中的 Web 应用部分，基于 J2EE 平台开发，采用多层软件结构，通过 Web 表示层实现应用系统的用户接口，采用业务逻辑层和数据处理层实现基础服务和应用系统的业务逻辑，通过数据存储层实现数据的集中存储和数据结构的统一。Web 应用系统通过以 XML 作为数据接口标准，以Web Service 标准作

46、为基础服务描述标准和数据接口标准。公共服务部分主要使用 Web Service 的方式提供，Web Service 通过标准的 Web 协议向 Web 用户提供功能，多数情况下采用 SOAP 协议。 4.1.3. 应用环境应用环境系统硬件部署如下图所示：网网络络贵贵州州电电网网公公司司总总部部所所属属单单位位1所所属属单单位位2所所属属单单位位N档档案案数数据据中中心心档档案案数数据据应应用用服服务务器器组组数数据据存存储储其其它它应应用用服服务务器器档档案案业业务务管管理理各各部部门门应应用用公公司司局局域域网网应用环境设计说明在总部建立档案数据中心，采用服务器组和集中的存储设备为各所属单位

47、提供数据的集中存储和应用服务。其中可通过服务器集群和将电子文件存储设备分散解决系统扩展和网络带宽的问题。数据库采用 SQL Server 或者 ORACLE 数据库系统，应用服务器应用服务器可以采用Weblogic、WebSphere，也可以采用 TOMCAT/JBOSS 等免费产品。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 26 页 共 35 页4.2. 系统安全性系统安全性应用系统安全主要从应用系统安全控制、数据访问控制两个角度实现安全控制。具体内容如下：1应用系统安全控制a)登录（其它应用系统集成的安全访问控制） 。当通过企业的门户系统或其它系统进入数字档案馆系统中时需

48、要进行的安全控制。b)操作权限。控制用户对应用系统各功能的操作。c)操作日志。用于记录用户在登录到系统后的所有重要操作。2数据访问安全控制a)结构型数据的访问安全控制b)电子文件的访问安全控制4.2.1. 应用系统安全控制应用系统安全控制4.2.1.1.登录（和其它应用系统集成的安全访问控制）登录（和其它应用系统集成的安全访问控制）1登录的安全控制任务平台对外部系统提供相关的接口和服务，需要保证没有权限的人不能获取对应的服务，或者不信任的系统不能访问对应的接口。因此需要对平台提供的接口和服务进行安全控制。2平台登录的安全控制过程平台登录的安全控制建立在用户信息平台上的统一用户认证系统之上。在用

49、户登录后将持有相关的统一令牌，用户只需持有统一用户认证系统颁发的用户令牌，就可访问相关的接口和服务。4.2.1.2.操作权限操作权限1功能操作的安全控制任务操作权限主要分为子系统、模块、模块按钮功能三级。主要根据角色来控制，系统的角色有系统管理员、高级档案管理员、档案管理员、兼职档案员、普通用户（利用者）等，并可以自定义使用角色。2安全控制的基本原理和过程文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 27 页 共 35 页定义角色的时候可以定义到子系统、模块、模块按钮功能三级权限，其中对应的收集整编、档案管理、借阅管理等的添加、编辑、删除、组卷、批量修改、批量删除等模块按钮功能需

50、要涉及到档案类型，必须根据档案类型来分别设置权限。4.2.1.3.操作日志操作日志1安全控制原理系统通过记录用户操作日志来加强系统的安全性，以便管理员可以对恶意破坏数据过程进行审计。2操作日志分类和内容在本系统中，提供有登录日志、操作日志和数据访问日志三类日志。1)用户登录日志用来记录用户成功登录（退出）档案系统的事件。用户登录指用户由档案系统外成功登录进档案系统。其形式可以有多种，例如：由门户系统登录到档案系统；在其它系统中，访问集成的档案查询模块；直接登录档案系统等。2)用户操作日志用来记录用户在档案系统中所进行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部门管理、服务器配置管理、档案类型管理等。

51、3)数据访问日志用来记录用户对档案数据本身的访问。例如，对档案数据条目的删除。对电子文件的浏览、下载等。4.2.2. 数据访问安全控制数据访问安全控制4.2.2.1.结构型数据的访问安全控制结构型数据的访问安全控制1结构型数据的访问安全控制任务数据访问需要控制用户访问的条目和电子文件信息,并可以灵活设置权限。2数据访问权限的设置方式数据访问权限根据权限类型分为条目权限和电子文件权限,根据设置方式分为临时权限、规则权限、默认权限。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 28 页 共 35 页3安全控制的基本过程临时权限主要是针对网上利用者用户设置，设定的时候可以申请次数、日期

52、范围等格式，涉及到的权限类型为浏览、下载等权限。档案利用的时候会自动判断次数信息和日期范围等，权限会随档案利用的时候自动失效。规则权限针对网上利用者和普通用户设置，针对条目权限和原文权限进行判断，可以设定对应的查询规则来批量设置权限。默认权限主要针对网上利用者和兼职档案员，可以根据档案类型来设置，主要权限类型为条目浏览、电子文件浏览、电子文件下载等。条目权限根据默认权限和规则权限组合得到对应的用户的权限。4.2.2.2.电子文件访问安全控制电子文件访问安全控制主要任务有两个：1)能有效控制电子文件的阅读、下载、另存、打印、打印份数、修改、拷贝/粘贴、使用有效期限等。2)保证重要文档不转给其它人

53、员。只有经过授权的用户才能阅读采用本系统加密的文档，未经授权的用户，即使拿到其他人的授权文件，仍无法阅读加密的文档。系统可引入数字版权管理（DRM, Digital Rights Management）技术实现电子文档的整个生命周期提供完整的保护。阅读文档的权限由文档服务器集中管理，根据实际需要向用户发放文档授权，未经授权的用户无法打开文档。授权只针对特定的用户或者特定的机器，可以有效的防止文档的非法复制和扩散。安全控制下的电子文件使用流程如下图所示。加密/授权各种格式文档数字版权管理服务器（DRM Server）具有数字版权保护的文档格式文件转换器（Maker）利用转换格式文件阅读器（Rea

54、der）浏览/下载可控打印可控导出可控加盖档号章/加密/归档身份认证/权限控制数字档案馆电子文件服务器（eFile Server）实现安全控制的基本原理图文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 29 页 共 35 页上图为一般的 DRM 技术在文档管理中的应用流程。该流程主要包括了：转换、加盖档号章、加密、归档、授权、发送、使用这几个环节，加密是系统后台自动完成，在授权环节，也可以使用目录功能在后台自动完成。本系统提供多种实现方式，用户可根据实际需要，选择合适的方案。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 30 页 共 35 页4.3. 系统接口方案系统

55、接口方案4.3.1. 接口概述接口概述接口模型图与紫光档案管理信息系统的接口分为两部份：一个是用户登录、认证和信息管理的实现方案；一个是与其它应用系统间的数据接口。下面我们就从这两个方面进行说明4.3.2. 用户信息管理和认证接口方案用户信息管理和认证接口方案各单位根据本单位用户信息管理的现有情况采用下面处理策略中的一种，指导档案信息管理平台用户信息管理和认证的实施。4.3.2.1.紫光档案管理信息系统自行维护紫光档案管理信息系统自行维护紫光档案管理信息系统自行维护用户信息，自行处理用户登录，不和现有系统的用户信息以及文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 31 页 共 3

56、5 页登录处理进行协调。4.3.2.2.业主单位提供统一的用户认证服务和用户信息业主单位提供统一的用户认证服务和用户信息业主单位已有统一的用户认证服务和信息管理系统，在档案信息管理平台的实施过程中，对用户认证服务模块和用户信息管理模块进行个性化配置和开发。档案信息管理平台的有关用户认证模块和信息管理模块的处理策略请见档案信息管理平台的相关设计。4.3.2.3.将业主已有用户信息和档案信息管理平台用户信息同步将业主已有用户信息和档案信息管理平台用户信息同步业主单位已有用户信息管理系统，但是不能提供相关认证服务和用户信息接口，需要将已有用户信息和档案信息管理平台的用户信息进行同步，并且根据具体情况

57、，处理用户认证问题。业主各单位独立维护用户信息业主各单位独立维护用户信息，需要用户信息管理系统将用户信息集中起来，并且进行同步维护。如果用户验证方法不是开放性的，需要用户信息管理系统提供用户认证接口或者服务。业主集中维护用户信息业主单位集中维护用户信息，如果用户验证方法不是开放性的，需要用户信息管理系统提供用户认证接口或者服务。4.3.3. 数据接口功能数据接口功能4.3.3.1.功能描述功能描述紫光档案管理信息系统与其它应用系统间主要完成归档及查询两个方面的接口。归档接口，主要是按照本规范要求将各应用系统中的背景信息及相关电子文件通过接口归入到档案系统中。查询接口，主要在各应用系统嵌入档案查

58、询入口，可以输入查询条件，并将查询结果反馈到该应用系统的页面中。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 32 页 共 35 页4.3.3.2.接口模式接口模式归档接口归档接口模型如下图所示。由其它应用系统按照本技术规范的要求将所需要转换的数据写成XML 文档，然后调用紫光档案管理信息系统的归档服务（归档 Web Service）将 XML 文档中的数据再转入到紫光档案管理信息系统中。其它应用系统数字档案馆系统归档接口（Web Service）归档数据（XML文档）该接口模式的一个基本前提：这种直接通过 XML 文档连接的方案要求数据交换的双方必须是兼容 XML 的开放式系统

59、，其接口应该是与 XML 内容应遵循事先约定的数据规范。 查询接口查询接口模型如下图所示。在其它应用系统中可以直接嵌入紫光档案管理信息系统的查询系统。在进入紫光档案管理信息系统的查询系统之前，需要先通过档案馆的身份认证服务。认证通过，给与当前用户 PASSPORT，进入档案馆的查询系统。其它应用系统数字档案馆系统提请认证Web Service4.3.3.3.接口实现说明接口实现说明对于紫光档案管理信息系统服务器提供的每一个接口，包括数据归档接口、查询接口，都将提供一个用于描述服务端所提供服务的 XML 格式的文件（具有 WSDL 扩展名的文件） 。描述服务端提供的服务，提供的调用方法，以及调用

60、时所要遵循的格式，比如调用参数和返回值的格式等等。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 33 页 共 35 页4.4. 相关技术的集成相关技术的集成4.4.1.全文检索的集成全文检索的集成作为目录检索的一个重要补充手段，系统需要支持全文检索。全文检索需要通过对档案元数据和电子文件的正文、附件的内容自动建立索引，形成全文检索索引库，为用户提供全文检索服务。针对工程图纸、照片、音像等档案，只需建立元数据的索引库，电子文件不需要参与索引的建立。全文检索到的关键词在正文中反白显示；全文检索需要实现同义词、近义词等方式的检索功能。4.4.2. OCR 技术的集成技术的集成OCR 技

61、术主要用于对图像文件进行识别，在系统中主要会用在以下环节：自动对图像电子文件进行识别，使得全文检索系统可以支持图像文件自动建立全文检索的索引；在收集整理过程中，实现辅助著录，即针对扫描的归档文件选择其中的部份图像识别后形成著录项中的内容。4.4.3. 双层双层 PDFPDF 的集成的集成双层 PDF 是针对大量纸介质档案快速数字化形成全文检索和可再利用文件的理想格式，因此系统通过集成双层 PDF 和 OCR 技术，以形成既利于归档由利于利用的双层 PDF 格式电子文件。4.4.4. 电子文件存储格式转换电子文件存储格式转换系统要求归档的电子文件存成：缩略图、PDF 文件（用于浏览和打印） 、满

62、足“规范”的原格式（用于下载利用）三个文件，分别用于不同要求的信息服务。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 34 页 共 35 页4.4.5. 集成报表系统的功能集成报表系统的功能档案系统中涉及的报表打印分为三类：实体管理需要的各类目录、管理过程中需要的控制表单（需要签字的表单） 、统计报表。集成的报表系统应可满足上述所需的目录、表单、报表的定义和编辑；支持在收集整编、数据管理、统计、编研等模块中打印上述定义好的报表；针对统计报表，可实现统计报表的汇总（汇总所属单位的相同统计表） 。4.4.6. 流媒体技术流媒体技术针对音像档案和数字多媒体文件，在归档时可通过转换将原文

63、件形成流媒体文件，可采用 RM或微软的格式，最终归档原文件和流媒体文件，这样就可以通过系统集成的流媒体播放服务器，满足用户查询音像档案时实现在线点播。音像档案的原件可以放在新闻中心，由新闻中心进行管理，存放专业级的音像档案介质，同时由新闻中心制作成流媒体格式，提供档案部系统实现在线点播服务。文件编号：QH-DA-0001档案管理信息系统技术白皮书第 35 页 共 35 页4.5. 系统技术性能指标系统技术性能指标在采用系统实施方案的推荐配置的情况下，系统运行要求具有极高的可靠性和良好的稳定性，需要能满足公司内部所有员工的查询访问要求，并且能满足公司内部所有档案业务人员的档案管理业务要求，单机人工不干涉的不间断运行时间在 500 小时以上。系统还需要具有良好的效率。对于 100 用户的并发查询操作，页面响应时间在 5 秒钟以内；对于 100 用户的并发业务管理操作，页面响应时间在 10 秒钟以内。