SAGE x3培训资料采购管理

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1、采购管理 声明本文所含信息代表了SAGE 公司在本文发布时的观点。因为SAGE 必须响应不断变化的市场条件，这些信息不应被视为SAGE 方面的承诺，同时SAGE 也不能保证本文发布之后其他任何信息的准确性。本文档仅供参考。SAGE 对本文档中的信息不提供任何形式的（包括明示或暗示的）保证。版权用户有责任遵守所有适用的版权法。在版权法所赋予权利的前提下，未经SAGE 明确的书面许可，任何人不得将本文复制、存储或引入可检索系统，或是以任何形式或通过任何方式（电子、机械、影印、录制或其他方式）传播本文的任何部分。商标本文主题可能涉及SAGE 的专利、专利申请、商标、版权或其它知识产权。除非获得SAG

2、E明确的书面许可，否则提供本文档并不代表许可您使用这些专利、商标、版权或其它知识产权。目 录1. 基本介绍41.1 采购管理的内容41.1.1 SageX3 采购模块主要功能和应用51.1.2 SageX3 采购模块的主要特性51.2 基本概念61.3 常用参数设置62. 价格管理62.1 发票元素72.2 价格结构82.3 订价参数82.4 订价理由112.5 价格录入112.6 价格搜索123. 订单管理133.1 订单类型133.2 信用额度144. 采购基本流程154.1 采购请求154.2 采购询价164.3 采购订单184.3.1 订单184.3.2 合同及装运请求194.3.3

3、自动采购订单224.3.4 预付款管理234.4 采购收货244.5 采购发票264.6 采购退货及贷项凭证284.7 采购签字295. 会计接口336. 查询341. 基本介绍1.1 采购管理的内容SageX3采购模块是SageX3分销系统的主要功能模块之一，也是控制企业整个物流链条始端的功能模块。它主要处理和控制企业的采购业务，实现企业对采购流程、采购物品和供应商的有效管理。SageX3采购模块的基本内容包括：请购、询价、报价、采购以及审批控制，此外还包括供应商管理等内容。SageX3是一个集成的ERP系统。采购模块作为其中的一个重要组成部分。图3.1.1 采购模块与其他模块的集成1.采购

4、模块与应付模块：供应商开票后，在应付模块中录入发票并与采购订单进行匹配；2.采购模块与库存模块：供应商货到后，在库存模块对该采购订单进行接收；3.采购模块与总帐模块：采购模块业务产生的相应会计科目，将自动过帐到总帐；采购与总帐共享会计期间。1.1.1 SageX3 采购模块主要功能和应用1.对请购、采购业务流程的监测和控制。2.请购与采购业务均可通过工作流的方式对实际业务进行监测和控制。当请购需求或者采购请求录入系统后，录入员即可递交给上一层的领导进行核实或者审批，上一层领导打开需要核实或者审批的单据并对请购或者采购的内容做出回应，从而在系统上完成对实际业务的监测和控制。3.记录并利用询价和报

5、价信息4.对供应商的询价和报价信息可以记录在系统中作为历史记录，当实际发生采购行为时，可以利用对某一供应商或物品的报价信息直接生成采购订单。5.对供应商进行有效的管理和评价6.对供应商的管理包括：供应商的增加、删除，以及合格供应商的管理等；对供应商的评价，系统可以根据对供应商报价、采购及采购接收的历史记录信息的分析，以报表的方式提供供应商的绩效评价指标。1.1.2 SageX3 采购模块的主要特性1.业务与财务集成（资金保留、与应付和总帐集成）2.采购业务可以进行资金的保留，在总帐中生成相应的承付款帐户，同时采购也与应付和总帐模块集成，在总帐中生成相应的应计负债帐户3.利用工作流方式规范业务4

6、.请购与采购业务均是通过工作流的方式处理的，即实际的业务可以通过工作流的设定进行重组5.强大的审批与权限控制6.通过职位、职位层次结构、以及审批组和审批分配的设置可以对实际业务进行有效的监测和控制7.多样化的采购模式（采购类型和采购内容）8.采购类型和采购内容的多样化9.灵活的外币处理10.可以进行不同币种采购业务的处理11.丰富的系统报表等等。1.2 基本概念1.2.1 四种单据X3采购模块所有的业务都是通过以下4种单据来完成的。1. 请购单：记录请购或采购需求的单据。2. 讯价单：记录向供应商讯价信息的单据。3. 报价单：记录供应商提供报价信息的单据。4. 采购单：记录采购信息的单据。1.

7、2.2 四个要素X3采购模块的每种单据都包含4个基本要素。1. 物料：请购或采购的内容，可以是物品、费用，也可以服务2. 数量：请购或采购物品的实际数量。3. 单价：请购或采购物品的单位价值（不含税）。4. 需要时间：请购或采购物品的实际需要时间。1.3 常用参数设置2. 价格管理X3中以供应商价格列表来进行采购价格的全面管理。供应商价格列表的定义主要由4步组成：1. 发票元素：定义了不同的发票页脚，它们能够影响一个供应商的价格设定。2. 价格代码：定义了供应商用的不同的折扣、费用列。3. 价格列表码：定义了不同的价格设定规则，可被价格代码引用。4. 价格列表：在采购交易中，需要输入价格记录，

8、为每种价格列表码逐行输入产品的价格、折扣、费用、最多、最少数量等的值。一般记录行格式如下：单价数量值1值2值N （N=9）2.1 发票元素发票元素的参数主要定义了不同的发票页脚可以影响不同的商业伙伴的订价设置。操作路径：参数/采购/发票元素每条价格列表中的记录，定义了产品价格、折扣、费用的值。此功能可以创建货修改发票元素，便于发票页脚项目的条理化和统计计算。开票元素：199为代码的字段，这些计算结果会在发票页脚处显示，记录供应商记录相关的信息。实际上，所有的采购价格列表相关的信息，都在供应商伙伴中被分组：1. 在价格列表结构码的层次，用来小计发票行中的页脚元素。2. 在折扣和费用列表层次，提供

9、给普通的页脚元素。只有这些中心化的信息是初始的：对某个特定的供应商，价格列表默认值被订单行引用并可被累计到页脚的总计值。为采购发票页脚提供默认值。另外，发票元素的参数仅能被用来定义发票页脚，当他们与价格列表结构相关，他们只能被用来定义发票页脚的价格列表行的定义。2.2 价格结构定义价格结构的参数，可以使特定的商业伙伴设有不同的折扣、费用栏目。操作路径：参数/采购/价格结构2.3 订价参数结构的参数 价格列表代码参数，定义了不同价格结构码对应的各种价格设置规则。这些参数都能影响价格录入界面的结构、效果。操作路径：参数/采购/订价参数代码类型：定义价格规则的类型。正常可以定义一组条件来指定价格列表

10、中一行的明细价格、折扣费用等值。分组为一组记录指定特殊的条件。在输入订单或发票后这组条件会执行，值会被作为整体分配到一个组（而非一行）中。搜索组：09的整数值。价格录入时，搜索会在各个组中遍历进行，并返回到一个最低的采购价。优先级：199的整数值，定义价格代码的有限级。用来控制搜索顺序，因此当一个价格规则提交时，搜索被终止，此价格规则的参数被用以决定价格。当多个价格规则处在相同的优先级，规则就会选择对客户来说的最低价或者对供应商来说最佳成本。标准页签的表和字段定义了价格结构包含的字段。单价页签定义了具体的订价参数。价格流程：否在价格列表中不包含价格列，不允许输入价格的值。是在价格列表中包含价格

11、列，可以在价格列表中输入价格的值。N的值输入的价格为N个产品的总价。（用于单价很小，或者以最小采购单位订价）除了“单价”外，在价格列表中还需要输入 “价格除数”值，即N值。价格/数量：是在每行价格记录，可以输入最大、最小数量作为必须满足价格条件。但是在多行价格记录中，系统不会进行一致性检查。否价格列表中不包括最大、最小数量范围列。货币：指定价格列表的货币，是价格列表的必输项。在此处指定货币后，价格录入界面将取此默认值，并不可以修改；若此处未指定，可在价格录入界面的价格记录明细行中逐行指定。转换单位：是当物料的采购单位与价格列表的单位不同时，数量和价格会根据换算率自动换算。否当物料的采购单位与价

12、格列表的单位不同时，价格将不会被引用。货币转换：是当采购单据与价格列表的币种不同时，价格列表中引用的价格会自动根据汇率转换为单据币种的金额。否当采购单据与价格列表的币种不同时，价格列表中引用的价格无效。收费/折扣页签：决定价格结构包含的每项费用或折扣。是在价格列表、采购单据上可以直接输入此值。否在价格列表、采购单据上不会出现此列。2.4 订价理由可以在价格搜索的结果中被引用，作为系统给出价格、费用、折扣的理由。操作路径：参数/采购/订价理由2.5 价格录入为每种价格规则输入价格记录的值：价格或者折扣、费用。操作路径：采购/价格/价格录入在进入录入界面前，选择价格列表的规则种类。新建：可点击工具

13、栏最左边的“”按钮以新建一个价格列表。输入表体项的值，点击“”按钮以保存记录。删除：可点击界面下方的“”按钮，删除此价格列表。2.6 价格搜索在下达订单前，可以按照特定时间、币种、地点、数量、供应商产品组合等条件来查询采购价格。价格搜索仅被用于普通的价格查询；包含多个交易行共同生效的价格组不在查询范围内。操作路径：采购/价格/价格搜索查询必输项：产品、数量、日期、货币、采购地点、收货地点、数量。数量的默认值为1。点击“”按钮后，价格区域会显示搜索的价格、折扣、费用结果。结果有2列：单价和总价.总价是根据单价、数量和屏幕上的折扣/运费区域的初始值计算出来的。点击“”按钮后，价格明细区域会显示全部

14、符合条件的价格记录，在价格区域，点击右键菜单“价格明细”，会弹出“价格明细”窗口，显示此价格记录包含的每部分价格结构。3. 订单管理3.1 订单类型采购订单共有3种类型。1. 普通采购订单。用于处理与供应商发生的采购业务。2. 内部交易采购订单。同一帐套内的不同公司间或同一公司的不同地点间发生的内部采购交易，这种交易不会生成采购发票。3. 直运采购订单。（back to back PO）用于处理直运业务的采购订单，这种交易不需要进行采购收货。3.2 信用额度系统提供设置来反映供应商对我方的信用控制，防止因为付款信用问题而使重要订单执行受阻，或者潜在的问题。操作路径一般数据/商业伙伴/供应商的控

15、制页签必输项：信用控制，争论信用控制：检查新建订单时检查欠款总额是否超过授权信用额度不检查新建订单时不检查授权信用额度挂起新建订单时检查欠款总额是否超过授权信用额度并在超过额度时，阻止订单生成。争论：不当欠款总额超过授权信用额度时，不做提示警告当欠款总额超过授权信用额度时，弹出消息框提示，但不禁止订单生成。挂起当欠款总额超过授权信用额度时，弹出消息框提示，且禁止订单生成。4. 采购基本流程4.1 采购请求4.1.1 业务背景当公司的某业务部门在领用物料发生缺料时，或在执行采购计划时，业务部门填写并提交给审批后，采购部门按照请购单进行采购，以补充库存。4.1.2 操作步骤操作路径：采购/请求/请

16、求新建：可点击工具栏最左边的“”按钮以新建一个价格列表，成功后系统会自动生成请购单号。必输项：请求者、请求地点、请求日期。表体行的产品、收货地、要求运输日、采购单位、采购数量。输入各值后，点击“”按钮创建请求单。修改：直接双击项目，进行修改。点击“”按钮以保存记录。审批：点击“”按钮，弹出审批单据窗口。删除：可点击界面下方的“”按钮，删除此价格列表。关闭：点击“”按钮，可以关闭此请购单。4.2 采购询价4.2.1 业务背景当采购部的采购员根据请购单，与供应商联系并询问价格，对于大宗物品的采购则往往通过招标的方式进行询价。4.2.2 操作步骤操作路径：采购/询价/需求新建：可点击工具栏最左边的“

17、”按钮以新建一个价格列表，成功后系统会自动生成询价单号。必输项：地点、日期起止范围、请求者。表体行的产品、采购单位、采购数量；在供应商区域输入询价的供应商。输入各值后，点击“”按钮创建请求单。修改：直接双击项目，进行修改。点击“”按钮以保存记录。删除：可点击界面下方的“”按钮，删除此价格列表。4.2.3 反馈操作路径：采购/询价/反馈用以管理供应商对讯价需求的反馈报价。4.2.4提醒操作路径：采购/询价/提醒此功能用以输入对未反馈讯价单的供应商发送提醒的次数，以及记录最近一次发送的提醒。此信息可以关注报价的历史记录以做出决策，因为它可以显示出某些供应商的反馈更加积极。选择要记录的供应商，点击“

18、成功”按钮，提醒数会由增加1。4.2.5 生成价格行操作路径：采购/询价/提醒4.3 采购订单采购订单相关的系统功能包括创建、修改、删除、复制、显示、打印、关闭订单、签字和预付款管理。通过运行自动采购订单或者计划工作台功能都可以自动产生订单，其中的计划工作台可以管理采购再订计划。如果供应商被提前定义为公司内部地点或其他公司的地点，且相关的“内部交易”标识有效，则采购订单生成后，相对应的内部地点或公司内部销售订单会自动生成。4.3.1 订单4.3.1.1 业务背景当确定了采购需求后，采购部人员会向确定的供应商下达正式的采购订单。4.3.1.2 操作步骤操作路径：采购/订单/订单新建：可点击工具栏

19、最左边的“”按钮以新建一个订单，成功后系统会自动生成订单号。必输项：采购地点、订单日期。表体行的产品采购单位、采购数量、单价、折扣。输入各值后，点击“”按钮创建订单。修改：直接双击项目，进行修改。点击“”按钮以保存记录。审批：点击“”按钮，弹出审批单据窗口。删除：可点击界面下方的“”按钮，删除此价格列表。关闭：点击“”按钮，可以关闭此请购单，此订单将不再被执行。4.3.2 合同及装运请求4.3.2.1 业务背景当确定了采购需求后，采购部与供应商签订一个采购总价合同，其中不对采购物料作限制，即供应商所提供的任何物料都包含在此采购合同中。4.3.2.2 操作步骤操作路径：采购/订单/合同新建：可点

20、击工具栏最左边的“”按钮以新建一个合同，成功后系统会自动生成合同单号。必输项：采购地点、合同日期。表体行控制页签的产品采购单位、采购数量、单价、折扣。输入各值后，点击“”按钮创建订单。修改：直接双击项目，进行修改。点击“”按钮以保存记录。审批：点击“”按钮，弹出审批单据窗口。删除：可点击界面下方的“”按钮，删除此合同。“控制”页签：必输项：合同有效期范围、付款条件、采购员。“产品”页签：必输项：采购单位、计划数量；订价术语区域的基本单价。4.3.2.3 装运请求操作路径：采购/订单/装运请求合同生成后，系统会自动生成与合同记录行相对应的装运请求单，但是仅有表头项目，没有表体记录，需要手工输入。

21、 点击“”按钮，可以查看相关合同。点击“”按钮，可以查看相关的采购收货情况。4.3.3 自动采购订单4.3.3.1 业务背景本功能可将一组销售订单转换为一组采购订单。生成的采购订单与销售订单的明细行是相互对应的。自动生成订单有2个选项：产品直接从供应商处发送给客户，无需存货出入库管理，即自动直运订单；直接根据由销售订单生成的采购订单进行收货，即自动收货订单。通常，自动订单被用于定制的特殊产品。4.3.3.2 操作步骤操作路径：采购/订单/背对背订单输入查询条件，查找已生成的自动销售订单，点击“”按钮，系统会自动生成相对应的自动采购订单，并给出日志消息，如下图。可以同时选择多张自动销售订单，合并

22、生成一张或多张自动采购订单。4.3.4 预付款管理4.3.4.1 业务背景预付款是一种合同履行期限没有到而提前支付的价款。向供应商支付了预付款，可以用此功能来管理预付款的日期、金额。4.3.4.2 操作步骤操作路径：采购/订单/订单选择发生预付的采购订单，点击选项/预付款菜单，弹出预付款窗口，如下图。必输项：付款类型、付款方式、预付款金额、到期日、税则。付款类型：发票前通常此选项与在订单下达、发运前的预付业务相关。发票后此项与已生成发票并设定虚假的会计科目而关闭的采购订单相关。Holdback项表现一种特定的商业条件，尤其与未来的会计期间一致。Holdback items of this ty

23、pe represent a special commercial condition related to the sale or purchase, and are typically deferred to a future accounting period4.4 采购收货4.4.1业务背景供应商按照采购订单将物料送达收货地点，仓库人员要对物料进行接收、入库，也可能在入库前进行质量检验。本功能可进行采购收货单的创建、显示、修改、打印等。收货单可以直接生成、参照订单生成或参照内部地点、内部公司交易的销售发货单来生成。4.4.2 操作步骤操作路径：采购/收货/收货新建：可点击工具栏最左边的

24、“”按钮以新建一个收货单，成功后系统会自动生成收货单号。必输项：采购地点、订单日期。表体行的产品采购单位、采购数量、单价、折扣。输入各值后，点击“”按钮创建收货单。修改：直接双击项目，进行修改。点击“”按钮以保存记录。删除：可点击界面下方的“”按钮，删除此收货单。关闭：点击“”按钮，可以关闭此请购单，此订单将不再被执行。提醒：点击“”按钮，弹出提醒单窗口如下。4.5 采购发票4.5.1 业务背景本功能可管理和控制所有的供应商开具的蓝字发票和红字发票。输入发票后，可选择立即生成凭证或用发票批量审核功能批量生成。发票的4种类型:普通发票：参照已创建的订单或者收货单来生成。补充发票：可以被分摊到已开

25、票的产品上。例如供应商的附加发票；要根据产品支付给其他供应商的运费、关税。红字发票：当价格、数量与实际有差额时，用于全部或部分冲销蓝字发票。退货红字发票：退货而产生的红字发票，要参照已创建的退货单来生成。4.5.2 操作步骤操作路径：采购/发票/发票新建：可点击工具栏最左边的“”按钮以新建一个新的发单，录入完，点击“”按钮，系统会自动生成发票号。修改：直接双击项目，进行修改。点击“”按钮以保存记录。审核：点击“”按钮，审核发票并生成会计凭证。只有借贷平衡的发票，例如，发票头的输入金额和金额行总计有差异，此按钮就是灰色的。项目：点击“”按钮，以显示或修改发票行对应的核算项目。删除：可点击界面下方

26、的“”按钮，删除此收货单。关闭：点击“”按钮，可以关闭此请购单，此订单将不再被执行。必输项：控制页签的供应商发票号、发票行不含税、货币、付款条件；行页签的来源、开票数量、净价、科目。来源：指定发票行来源的种类。如果从左边的单据列表中选中了记录行，来源会被自动指定。不同种类的发票有不同的来源种类。只有创建一行记录，才可以设为“多种”，它允许关联到任何单据。根据发票种类，它的值可能如下：发票订单、收货、多种 补充发票发票、多种红字发票发票、多种红字退货发票退货、多种4.6 采购退货及贷项凭证4.6.1 业务背景因产品质量、数量超出需要等原因，需要将部分或全部物料退货给供应商。本功能可进行采购退货单

27、的创建、显示、修改、打印。退货单可以参照一张或多张的收货单来生成，或不参照收货的直接退货，用户参数PNHDIR决定这种可能性。4.6.2 退货操作步骤操作路径：采购/退货/供应商退货新建：可点击工具栏最左边的“”按钮以新建一个退货单，录入完，点击“”按钮，成功后系统会自动生成退货单号。必输项：退货地点、退货日期、供应商。表体行的产品、采购单位、采购数量、单价。输入各值后，点击“”按钮创建收货单。修改：直接双击项目，进行修改。点击“”按钮以保存记录。删除：可点击界面下方的“”按钮，删除此收货单。关闭：点击“”按钮，可以关闭此请购单，此订单将不再被执行。审核：点击“”按钮，完成退货单的审核，产品的

28、库存数量增加。4.6.3 贷项凭证创建采购发票，选择类型列表中的“贷项发票”、“贷项发票-退货”种类，即为贷项凭证。4.7 采购签字1. 参数/基本参数/参数赋值的ACH采购模块，设置采购订单的签字管理为“是”,则所有地点的采购订单都要设置签名参数，否则在订单创建时，系统会提示此地点无签字参数。2. 在参数/工作流/签名参数，创建相关单据的选择标准。3. 在参数/工作流/签名规则，录入相关单据的签名条件。例如：当PSHFBUCIR为否时，如果请购242024物料的金额小于500元，需要1个人签字，大于500小于1000元则需要2人签字；金额大于1000则无需任何人签字。4.由采购/请求/请求，

29、新建一请求单。因为含有满足签字规则，需要签字的行，下方的“”按钮为激活状态。5. 点击“”按钮，可见需要签字的行。6. 由采购/签字/签字管理，打开签字管理界面。7. 在签字记录屏幕的活动栏逐行选择下拉框内容，完成签名。没有未被签名签名完成签名上次未签名取消前级签名，需要前一级签字人重新签名。所有未签名取消所有签名，需要所有的签字人重新签名。8.点击“”按钮后，系统给出日志信息。如果有2级签名，则需在2级签名都完成后，请求单才算签字完毕。9.全部签字规则都执行完，此请购单才能进行生成订单的操作。点击请求单下方的“”按钮，系统在提示后会自动生成对应的采购订单，并给出日志信息。5. 会计接口操作路径参数/总帐会计/会计接口/自动日记帐6. 查询操作路径采购/查询系统提供界面，可对各种采购单据进行查询。输入查询条件后，点击“”按钮。例如，对采购订单的查询。Page 35 of 35Page 35