展会后勤方案

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1、第四章 展会后勤方案策划课前小测：（10）测试内容：第一章至第三章内容按照业界目前的一般界定：“一线工作”：招展、招商、宣传推广以及展会现场等。“后勤工作”：“展务工作”：展位搭建、展品运输、餐饮、旅游与酒店等“兵马未动、粮草先行”第1节 展会后勤工作的内容和外包 一、展会后勤工作的内容（5）1、商务后勤：以商务活动为主要服务目标。图表范例：2、生活后勤：为客户提供生活便利。图表范例：特例：银行业务（辨析）3、划分依据：这些工作最初设立的出发点是为什么服务。 * 二、展会后勤工作外包（10）同学们都知道我们的食堂吧。食堂属于为学生生活便利提供服务。后勤工作。我们的食堂是谁经营的呢？本部有多少食

2、堂，是谁经营的呢？承包。外包。学校的核心工作是什么：教育。教书育人。传到授业解惑。展会的核心业务是什么：展会策划与组织“一线工作” 1、什么是展会后勤工作外包? 将展会的一些非核心的后勤和服务工作外包给其他的专业机构来完成。 2、为什么要外包？ （1）展会组织者可以集中精力策划和组织展会，邀请到更好的参展商和观众； （2）专业公司承担可以是工作质量有保障。 3、核心业务外包需要注意事项： 不亲自做，但要懂，要监督。控制 * 案例：安溪茶博会的外包业务都有哪些？第二节、指定展位的各种服务商（30） * 一、指定展会承建商（10） 展会承建商主要负责展会的公共环境布置和展位搭建工作。参展商的展出理

3、念、展会的办展目标和定位（整体形象）。* 1、展会承建商的总体要求 *（1）技术是否全面：科学、艺术、买卖（有利于参展商展出目标的实现和达成交易。）具体见P90图表：室内设计与装潢、工厂结构知识、供排水知识、电子和机械知识等。视频:3D展示装潢从毛坯房到完工呢流程和施工流程*（2）经验是否丰富：展具展架的使用、展会施工要求的理解、观众人流空间的事先预留等。 *（3）价格是否合理：办展成本中的主要支出。 *（4）是否熟悉展览场地及其设施：展馆的施工方和展会承建商不是一样。 （5）能否提供展位维护和保养服务。 *2、展会承建商的种类 (1)展会主场承建商：负责展会整体形象和公共环境设计和布置 （2

4、）空地展位承建商：特装展位承建商 *（3）标准展位承建商：展会统一设计、统一使用的标准、标准的展架、配备基本的展具。一般是9平方米。三面围板、展位楣板、常规照明、谈判桌、椅子、电源、地毯等。用图片示范教学 3、展会承建商的数量：展会规模、展会题材、展区划分。展会成本2、 指定展会运输代理（10） 展会运输：运输展品、展架、展具、布展用品和道具、维修工具、宣传资料和招待用品、国际运输。 1、总体要求*（1）国际展览运输协会（IELA）对展会运输代理的要求：联络、海关手续和搬运操作。P94表格4-5*（2）国际展览运输协会（IELA）对报关代理的规定和要求：联络、展前客户联系、单证办理及通知、最佳

5、运输、现场支持、展后处理。P94表格4-6 2、国内运输代理 （1）国内运输代理：负责展品及相关物资在国内段的运输工作。 （2）来程运输： （3）回城运输： *（4）P95表4-7 展会来程运输工作：展品集中和装车、长途运输、接运和交接、陶箱、开箱。* 3、海外运输代理 *（1）运输方式：陆运？空运？海运？海关手续、进口税率、当地对展品进口的处理办法和规定、是否有免费进口宣传品和自用品的规定； *（2）有关文件：展览文件：有关展品及相关物品的证明和文件，展品和相关物品清单、展品安排指示书、需送海关审查的特殊物品样本和清单发票等运输单证：装运委托书、装箱单、提单、运费结算单等海关单证：办理货物海

6、关报关时需要的证明文件：报关函、报关单、清册、进口许可证、发票等保险单证。 *（3）海关报关：来程货物进口报关；回程货物出口报关。 4、指定展会运输代理时应注意的问题 第二节课（1课时）三、指定清洁服务商（1） 划分区域、分工、责任到人。 1、时间维度：布展和撤展时的垃圾清理，开幕后展会的清洁 2、空间维度：展位内的清洁、展馆通道和公共区域的清洁4、 指定展会安保服务商（5） 用水、用电、明火 *1、消防安全：展会开幕和布展前，展会的消防安全计划以及特装展位的搭建计划必须送有关政府部门审批，批准后才可以施工布展。 *2、人员安全：购买保险 3、展品安全：破损、丢失、盗窃 4、公共安全：恐怖活动

7、、打架斗殴。 分清责任、危机处理计划、应急管理系统 * 五、指定展会旅游代理（15） 1、会展旅游的类别： *（1）商务考察：收集有关商品的市场信息、了解有关市场的行情。商品专业市场或大型商场（价格、设计、消费者需求与市场有关信息）；商品的主要生产地或某些企业的所在地（了解企业实力、生产技术、生产规模、产业信息）； 思考：茶博会：你会设计怎么的商务考察线路呢？（5） （2）观光休闲：游览风景名胜和文化古迹等放松心情，增长见识。 思考：如何做到商务考察与观光休闲相结合呢？（5） 结合实际案例： 2、会展旅游代理： 公司实力、服务水平、接待能力、收费标准和个性化服务。 旅游代理服务：海关签证、交通

8、指引、住宿、餐饮、语言翻译等。六、指定展会接待酒店（5） 了解展会举办地的酒店接待设施基本情况。 商务人士：不要低于三星级酒店的标准。 *安溪的酒店现状：以及抵达茶博汇的乘车路线。七、指定展会餐饮服务商（5） 了解展会举办地的餐饮服务设施基本情况。 特色餐饮 *安溪的餐饮现状： 提到制定展会服务商。给他冠名权。收取赞助费。第3节 建立展会专门网站 一、网站的作用（3）P104 21世纪，网络时代 特定信息传播 招展招商活动的展开 提高展会客户服务水平 二、展会需要怎样的网站（1） 三、如何建立网站（1）网络人才，IT高手*案例：北京茶博会网站 厦门茶博会网站 安溪茶博会网站 第三节课（1课时）

9、课程回顾：（10） 1、展会后勤工作可以划分为哪两大类？划分依据是什么？ 2、展会承建商有哪几类？ 3、海外运输过程中的有关文件包含哪四类文件？ 4、展会清洁工作从空间上包括哪些方面？ 5、你了解安溪的酒店接待设施和餐饮服务设施吗？ 6、展会指定服务商包括哪几类？第4节 编制参展商手册 参展商手册：展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注意的问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子。有利于参展商筹备、办展单位布展、展览、撤展。 一、参展商手册的主要内容（8）P1081、前沿： *2、展览场地基本情况 展馆及展区平面图、交通图、展览场地的基本技术数据 *3、展览基本情况：名称、时间、地点

10、、指定服务商 *4、展会规则 *5、展位搭建指南3、 展品运输指南4、 会展旅游信息5、 相关表格 官方网站 二、参展商手册的基本原则（2） *实用（信息性）、简洁明了、*详细全面、*美观、专业、*国际化* 第五节 展会客户关系管理计划 * 一、展会客户范围（5） 提问1：你认为谁是展会的客户？ 提问2：你是展会的客户吗？ 1、参展商：现有的参展商和潜在的参展商；展会经济效益的主要来源 2、观众：人气、氛围、口碑、将来可能是参展的专业人士。 网上观众登记：记得要提前、都会回复你。你邮寄观众证 3、展会服务商：承担了办展单位没有能力和时间去承担的工作。为展会的成功举办贡献力量 二、展会客户关系管理的含义（2）P113了解 *三、展会客户关系管理的目标（10） 1、与客户结成合作伙伴 2、实现合作双赢 课程小结：（5）