担保公司法律事务工作手册

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1、法务管理工作手册担保公司法律事务工作手册目 录第一章 公司法律事务管理体系及各部门岗位职责1一、公司法律事务管理体系简述1二、公司法律顾问1三、法务部经理1四、法务助理（风险监督与流程操作）2（一）主要工作类别2（二）业务操作中各环节的具体工作职责2五、法务助理（资料管理及数据处理）4（一）客户资料的管理4（二）其他资料的管理5第二章 合同文本的启用、签约见证以及归档、借阅、返还等注意事项6一、合同的启用6二、签约见证前准备工作6（一）确认文本数量6（二）文本填写中应注意的问题8（三）注意善后工作9三、见证中需要注意的问题9（一）核对签约人身份9（二）要求相关人员在指定位置签字9（三）确认签约

2、人的签字行为10四、见证后跟踪10（一）力争合同文本的完备10（二）查询信用记录10（三）核查借款人或反担保人的其他财产11五、合同归档、借阅及返还11六、与财务部的交接11（一）业务档案的交接11（二）产证/他证的交接11第三章 相关表格及附件13一、法律类13（一）合同类文本13（二）函件类文本13（三）尚未编号的文件14二、业务流程类14三、档案管理类14四、权证管理类14目 录第一章 公司法律事务管理体系及各部门岗位职责一、公司法律事务管理体系简述公司建立在法律顾问领导下，由风险控制部具体执行操作的法律事务管理体系。作为公司的风险控制核心之一，守牢公司风险控制的第一道防线和最后一道防线

3、。二、公司法律顾问1、宏观掌控公司的法律事务，监督、审核公司各业务环节的法律关系和法律问题。负责监控公司经营过程中的重要法律风险点，对公司法律事务负全责。2、审核、修改、完善公司的各类法律文件。3、公司新项目、特殊项目的法律文本设计、审核、修订、完善。4、对各类业务中出现的法律问题进行分析、论证，出具法律分析意见。5、法律相关知识及操作技能培训。6、诉讼标的在500万元以上的风险业务诉讼。7、牵头协调好各部门的法律工作，加强部门间的沟通，贯彻行政首长的工作思路、方针，加强执行力度。三、法务部经理1、协助法律顾问开展公司的法律事务工作。2、合同文本及相关文书初稿的制作、修改、完善工作。3、标的在

4、500万元以下的风险业务诉讼。4、与业务部门合作开拓开展诉讼财产保全担保业务、法律类经营管理咨询业务及资产盘活业务。5、法务部内部行政事务的管理。四、法务助理（风险监督与流程操作）（一）主要工作类别1、法律文书的准备、填写、跟踪完善、签约见证及有资格见证人员的工作安排；2、部门间业务流程的沟通与监控（内部工作联系单的使用及反馈）；3、档案审核；4、日常事务性工作，包括已诉、未诉案件的跟踪、执行；保全业务的开拓。5、行政上受风控部经理领导，业务接受法律顾问领导。（二）业务操作中各环节的具体工作职责1、资料传阅阶段的主要工作： 审核资料是否齐全、清晰、完善，并在业务/项目评审表中注明需要补充的资料

5、；根据业务部的初步反担保方案提醒业务员需要签署的合同文本、签署人，以及房地产共有人承诺、财产共有人声明、房产抵押、其他财产质押等需要特别注意的事项；2、业务前期操作阶段： 资料传阅完毕后须进行以下程序：安排评审会。不需上会讨论的项目，根据评审委的意见，制作评审会决议；对已经形成的评审会决议，交风控部制作备忘录；向银行开具提供保证担保确认函并留存复印件；保函盖章后通知财务部，以便于安排资金使用。3、业务中期操作阶段： 贷款人（银行）对借款人的贷款审批通过后，应当进行下列程序： 根据银行借款合同，签订银行保证合同（审核合同编号、金额、期限、保证方式，在补充条款一栏加盖 “凭*担保同意放款联系单放款

6、”的长条章）（须特别注意是否有最高额保证的情形）。根据评审会决议及后续情况说明制作合同文本。业务员做好签约安排后，随同业务员进行签约见证。见证签约时核对文件签署人的身份，复印相关证件，向客户做好合同解释工作，指导客户签署合同，协助业务员解释后续操作流程。签约后在评审会决议及后续情况说明中做好记录：对签字完整性，签约时情况进行描述，对未落实事项进行跟踪；在合同基本签全的大前提下走流程用章，以配合业务人员落实抵押登记等反担保措施。4、业务后期操作阶段： 业务员申请放款时，应当进行如下工作：根据评审会决议及后续情况说明核对合同文本及签字是否完善；对于未落实事项继续跟催；审核评审委意见是否落实；所缺资

7、料是否补齐；核实抵/质押手续是否办妥。以上情况在同意放款联系单审批流程表中注明，供其他签字人员参考。各职能部门及总经理审核通过后，同意放款联系单用章，妥善保管直至交到业务员手中。放款后，对未落实事项继续跟踪：A收取并核对他证原件（抵押给银行的收取复印件）；B合同签字用章不完善的继续跟催；C收取银行主合同及保证合同原件；D收取借款凭证原件或业务员核对后的复印件；E收取信贷员签收后的同意放款联系单原件；F档案制作完成后，审核档案并签字确认；G返还客户合同文本的准备与审核。业务到期或部分到期时，解除全部/部分担保责任的，核对合同及借款凭证原件，核对业务编号及还款户帐号。5、其他日常工作公司内部及外联

8、资料的准备与撰写。五、法务助理（资料管理及数据处理）工作职责包括客户资料管理、其他资料管理、相关数据统计和行政工作四个方面。（一）客户资料的管理根据目前业务分类及业务操作进程，进行资料的立卷、移交、归档、调阅、销毁等工作。1、登记立卷当业务部将客户资料移交到法务部后，首先应按客户分类对资料进行登记立卷。若该笔业务已通过评审会评审，拟签订合同进行操作，则归类于“合同正在执行客户”。打印*担保有限公司担保业务档案卷内文件目录，对资料进行全面整理、装订，放入档案盒备查，盒表及盒侧注明客户类别、名称、编号。同时在电脑上“合同正在执行客户”一栏中建立相应电子档案，按备查类、要件类详细登记客户档案中每一份

9、资料的名称、页数、收档日期。在档案整理过程中出现的问题，如缺漏合同及编号、缺少凭证、签字不全等情况及时告之责任人员及主管。若该笔业务已停止操作或暂停操作，则在不操作客户基本信息登记表中登记详细资料，包括名称、联系人、电话、地址、经营范围、申请担保的日期、金额、期限等内容。客户按企业/个人分类编号，便于业务部重新操作此笔业务时迅速调档。2、日常管理 档案要件管理：放款后，风控部需及时将要件类档案移交至财务部，具体包括：银行借款合同、银行保证合同、借款担保合同、抵押反担保合同、不可撤销担保函、房产证原件、他项权利证明原件、业务委托书、经签字确认的身份证复印件等。若原件只有一份，则复印一份风控部留档

10、，原件交财务室保管。若有两份以上原件，则原件交财务一份，其余留风控部存档。若无特殊原因，备查类资料不移交财务室。移交档案时填写档案交接表，列明移交资料，由风控部及财务部直接责任人员签字确认。向客户返还合同的（原则上单方承诺类合同不予返还），返还前需要再次核对合同的完整性及准确性，确认无误的，打印合同文本签收表，列明返还合同类别、编号、份数及日期，由借款单位合同领取人签字确认（最好同时加盖公章）；无法确认合同领取人身份的，复印身份证明复印件并由其签字确认。调档：业务员调阅档案限于自有项目，原则上不得查阅他人项目。在保档案调阅以备查类为主，需要查阅要件类的，应在档案管理人员监督下进行。调阅不操作客

11、户档案时，需做好记录；如果调阅已移交到*金融广角（*）办公室的档案时，需填写担保业务档案调阅单。评审会决议、月度业务报表、风险及业务动态报告等公司内部管理资料原则上不予调阅，确有需要的，报主管领导审批。产证、他证管理：收到（或退还）客户产证和他证原件时，开具*担保有限公司担保物、偿债物收妥通知书（或*担保有限公司担保物、偿债物处理通知书），交财务部签字确认，并在*担保有限公司抵（质）押物权证收妥登记簿中登记。业务员调阅产证办理房产抵押时，由风控部及财务部直接责任人员在财务部权证管理明细签字确认，业务员在权证借还交接表上签字确认，并及时催告业务员归还产证。3、资料归档当某个项目解除担保责任后，对

12、资料重新装订进行归档。同时填写档案交接表交*金融广角（*）办公室保管。（二）其他资料的管理其他资料主要指除业务档案外的其他材料，包括红头文件、相关流程表格以及外送材料等等。1、公司行文：收发文件须填写收档表，对文件名称、文号、责任人做详细登记。2、流程表格：分类管理，并做好使用记录。3、外送资料：外送资料主要是报送银行及政府相关部门。业务员申请外送资料时，由部门经理批准并签字，并注明报送单位。外送资料中的财务报表每月更新。目 录目 录第二章 合同文本的启用、签约见证以及归档、借阅、返还等注意事项一、合同的启用1、本公司所有具法律效力文件的制定、修改、补充均须报法律顾问审查，并报送总经理批准。2

13、、修正、定稿后的法律文本原件由法律顾问、总经理签字确认后，交档案保管员保管；修改前的法律文本作为备查档案由档案管理员保管。3、由签约对方提供的合同文本须交法律顾问审查，待法律顾问审查同意并报总经理批准后方可对外签约。初次使用的合同文本由业务部门送交法律顾问审查并报总经理批准后方可对外签约。二、签约见证前准备工作仔细阅读档案资料，准备合同文本。（一）确认文本数量1、合同类文本合同类文本包括三份：借款担保合同（编号：200601）；抵押反担保合同（编号：200602）；业务委托合同（编号：200603）。有关法律文本的编号，见附件二法律文本编号。借款担保合同（编号：200601）：以3份为基数，每

14、多1套抵押反担保合同，加1本借款担保合同；抵押反担保合同（编号：200602）：每套房产以4份为基数。业务委托书（编号：200603）：1份。2、函件类文本函件类文本包括十种：借款人股东会决议（编号：200604）； 预付款（编号：200605）； 给银行的提供保证担保确认函（编号：200606）； 反担保人和抵押人是法人的股东会决议（编号：200607）； 确认函（先放款，未落实反担保措施的）（编号：200608）； 反担保人和抵押人是法人的董事会决议（编号：200609）； 反担保人和抵押人是法人的股东会特别决议（修改公司章程金额超出章程规定的）（编号：200610）； 不可撤销承诺函（财

15、产抵押给银行的）（编号：200611），该项材料中又分为两个文本，即不可撤销承诺函财产抵押给银行自然人（编号：20061101），不可撤销承诺函财产抵押给银行法人（编号：20061102）； （该文件为预备性文件，在财产所有人不是我公司的反担保人时使用。如果已经将财产所有人列入了我公司的反担保人，该文件暂不使用）。借款人董事会决议（编号：200612）。借款人和反担保人是一人有限责任公司的股东决定（暂未编号）。上述文本根据ABCD四类不同的业务种类进行选择，原则上是签署一份。但根据不同的业务情况，也可以选择份数。其中：A类文件为财产抵押给我司的文件；B类文件为财产抵押给银行的文件；C类文件为既

16、有抵押给我司的财产，又有抵押给银行的财产；D类文件为无财产抵押的文件。有关根据不同业务类别所签署的不同文件，见附件一*担保有限公司法律文本分类表。另有借款人/反担保人财产实力证明及由反担保人出具的预付代偿款承诺，这两项文本需要业务员提前与客户沟通落实，准备合同时法务部再次提醒。（在对借款人的还款能力不能完全确定以及反担保措施比较薄弱，需要借款人提供其他财产线索或者有资金监管时，由借款人或者反担保人提供该材料。）（二）文本填写中应注意的问题1、一定要填写合同编号，一笔业务只有一个合同编号，若抵押反担保合同有多套的，则以统一编号加分支号码的形式填写。例如：某业务编号为2004 030，则借款担保合

17、同编号民为ZC（2004）DB第（030）号，两套抵押反担保合同为ZC（2004）DY（030-1）号、ZC（2004）DY（030-2）号。2、合同封面的填写：封面由我公司统一填写。3、借款担保合同中：银行的借款合同编号及保证合同编号必须填写；若签订合同时尚未拿到以上编号，则必须在归档前补充完整；第十七条“其他事项”中粘贴以下文字：借款人和法人反担保人承诺：在本合同项下原担保人的债权实现之前，本公司不进行分配利润和其他处置资产的行为。借款人和法人反担保人发生分配利润或处置资产的行为的，视为借款人或法人反担保人违约，除将所分配的利润和处置资产所得用于提前履行本合同项下的义务外，还需按照本合同第

18、七条第三款的约定，分别向原担保人支付10的违约金。4、抵押反担保合同的填写尤其要注意，因各交易中心要求不同，故可先填写基本信息，其他登记完成后补充（以他证上的数据为依据），但应该尽量保持一套合同的一致性。5、银行保证/最高额保证合同（个人消费类贷款只有个人借款合同）的补充条款一栏应加盖“凭*担保有限公司同意放款联系单放款”的长条章；6、合同填写后不得随意修改，若必须修改，则需签署人及我公司确认。（三）注意善后工作详细阅读资料，对于哪份合同需要哪些人签字提前做好笔记，以免遗漏。若有人未到场，或临时知道有些股东无法签字的，回公司后务必真实记录并向上级汇报，并向业务员确认能否补签，补签时间。无法补签

19、的，由业务人员填写后续执行记录报评审委审核。三、见证中需要注意的问题（一）核对签约人身份1、自然人核对身份证原件或其他身份证明文件（如护照）与复印件是否一致，并要求签署人在身份证明文件复印件上签字确认及填写电话号码等联系方式（特别是反担保人）。2、法人核对公章中的名称是否和营业执照中的名称一致。特别要注意字体的繁简区别、简称、括弧内的文字是否相同。如*XXXX有限公司和XXXX（*）有限公司是不同的单位。还有的括弧内的集团公司的字样等也要充分注意，其核心就是公章的名称必须和营业执照的名称一致。3、核对法定代表人的身份。看营业执照中的法定代表人是谁，实际签约人是谁。如果不相符，则要弄明白原因，根

20、据不同情况进行处理。如公司章程已变更，但未在工商行政管理部门作变更登记，一定要取得关于法定代表人变更的股东会决议。如是股东（或上级）委派，则要取得委派的文件。（二）要求相关人员在指定位置签字1、借款担保合同：借款人为自然人的，应该在“借款人”一栏对应签字，不可签在“授权代表”一栏，也避免分别在两栏内重复签两次。借款人及反担保人的地址、联系方式、日期等项均要填写完整，反担保人较多的，可签署在列签处。借款人或反担保人是法人的，应当在相应的位置加盖公章。2、抵（质）押反担保合同：抵（质）押人为自然人的，不能签署在授权代表栏；抵（质）押人为多人的，可签署在列签处。抵（质）押人为法人的，应当在相应的位置

21、加盖公章。3、签署股东会或董事会决议时应注意以下问题： 不能把股东会决议和董事会决议混签在一份文件上；也不能把两个公司的股东或董事混签在一份文件上；要分清股东是谁，董事是谁，是哪个公司的股东或董事；根据公司章程的规定，注意是否有的股东不能就该事项行使表决权（如为股东担保，被担保的股东就不能行使表决权）；参加表决的股东的表决权的数额是否可以形成有效决议，如果不能够形成有效决议，要求签字单位提供其他股东的书面意见；董事会决议是否符合公司章程的规定，是否达到公司章程要求的有效决议的票数。法人反担保人的公司章程中如果没有关于对外担保的内容的，请股东分别出具关于修改公司章程的股东会决议（或股东意见）。（

22、三）确认签约人的签字行为尽量要求所有签署合同的自然人在签字旁按手印，以确认身份。鉴于借款担保合同第十六条的约定，签约时务必要求签署人自行填写地址栏。四、见证后跟踪（一）力争合同文本的完备1、对一次性尚未签署完毕的的合同，需要多次见证。遇到这种情况应做好笔记，并及时向业务人员跟催，应尽量控制在放款前完善合同文本。2、一次性签署完毕的合同，要核对签约份数是否够用，与评审会记录是否相符，作好下一步归档立卷的准备。（二）查询信用记录1、若对自然人的信息掌握不充分的，可以要求其提供信用报告；2、法人如营业执照中的信息有瑕疵，应建议查询工商登记档案材料。（三）核查借款人或反担保人的其他财产1、对借款人或反

23、担保人尚未作作抵押登记的不动产，应进行查询确认。2、对借款人或反担保人的动产，须进行登记造册，以备查用。3、对借款人或者反担保人提供其他财产或财产权利的，须查询备案，以备我公司追偿时掌握财产线索。五、合同归档、借阅及返还1、合同签署后应及时交给法务部档案管理员归档，签字盖章不全的，也一并交法务部，需完善时再调档。2、合同的借阅需要在法务部档案管理员处做相应记录，借阅人签字确认；3、客户要求合同返还的，返还前务必由法律顾问审核，返还客户时要求客户在合同签收单上签字。4、合同在签署后应及时给法务部主管审查，此外合同在放款前、移交财务部前、返还客户前、正式归档时还需经过几次核查，以保证法律手续的完善

24、。 六、与财务部的交接（一）业务档案的交接1、及时将银行借款凭证、合同、股东会（董事会）决议、业务委托书及评审会纪要等要件类资料的原件移交财务部。交接时，填写档案交接表并由双方签字确认，各执一份。2、如果业务具体操作情况发生变更，由业务部填写后续执行情况表，与后续要件类资料的原件一并移交财务部。（二）产证/他证的交接1、业务发生后收到产证/他证原件，填写担保物、偿债物收妥通知书，交于财务部保管，核对无误后，在担保物、偿债物收妥通知书上签字确认，双方各执一份。2、业务脱保时，填写担保物、偿债物处理通知书，经业务部、风控部及总经理签字确认后，向财务部取回产证/他证原件，再归还客户并由客户在担保物、

25、偿债物处理通知书上签字确认。3、借出产证/他证时，在财务室权证管理明细中填写好客户名称、借出日期及用途，并按时催其归还。归还后，及时交还财务部保管。目 录第三章 相关表格及附件一、法律类 （一）合同类文本合同类文本包括三份：1、借款担保合同（编号：200601）。2、抵押反担保合同（编号：200602）。3、业务委托合同（编号：200603）。（二）函件类文本函件类文本包括九种十五份：1、借款人股东会决议（编号：200604）。2、预付款（编号：200605）。3、给银行的确认函（编号：200606）。4、反担保人和抵押人是法人的股东会决议（编号：200607）。 5、确认函（先放款，未落实反

26、担保措施的）（编号：200608）。 6、反担保人和抵押人是法人的董事会决议（编号：200609）。 7、反担保人和抵押人是法人的股东会特别决议（修改公司章程金额超出章程规定的）（编号：200610）。 8、不可撤销承诺函（财产抵押给银行的）（编号：200611），该项材料中又分为两个文本，不可撤销承诺函财产抵押给银行自然人（编号：20061101）；不可撤销承诺函财产抵押给银行法人（编号：20061102）。9、借款人董事会决议（编号：200612）。（三）尚未编号的文件1、借款人/反担保人财产实力证明2、解除担保责任证明3、代偿证明函4、借款人和反担保人是一人有限责任公司的股东决定二、业务流程类1、业务/项目审阅表；2、评审会纪要；3、备忘录（一户一册）；4、担保物、偿债物收妥/处理通知书；5、同意放款联系单；6、公章使用审核单。三、档案管理类1、业务档案卷内文件目录（要件/备查类）；2、档案交接表；3、档案调阅单；4、文件收档表。四、权证管理类1、抵（质）押物权证收妥登记簿；2、业务员权证借还交接表。 14