合同管理办法

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1、公司合同管理办法第一章、总则第一条、为了实现依法治企、加强合同的管理，促进公司对外经济活动开展，规范公司的经营行为，减少和避免合同纠纷，根据中华人民共和国合同法及相关法律法规的规定结合公司实际，制定本办法。 第二条、公司各部门及下属分公司、子公司对外签订的承包合同，采购合同，买卖合同，合资合作合同，贷款合同，担保合同，联营合同，租赁、融资租赁合同，代理合同，供用电/水/气合同，运输合同，保管/仓储合同，企业兼并、资产重组、债务重组等合同均遵守本办法。公司内部签订的各种协议及劳动合同的管理，不适用本办法。第三条、合同应当在平等、自愿和诚实信用的基础上订立；应当遵守法律、行政法规，尊重社会公德，不

2、得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益。第四条、除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第五条、国家规定采用示范合同文本的则必须采用示范文本。第六条、公司合同实行集中管理办法。第二章、合同管理机构及职责第七条、合同管理部门负责指导协调、监督本单位合同管理工作，并定期组织召开会议，研究、布置、检查合同管理工作的落实情况，确保本单位合同管理工作依法合规有序运行； 合同主管部门主要职责是： 1、宣传贯彻合同法和国家有关法律、法规，制定并组织实施公司合同管理的规章制度； 2、依据国家有关法律、法规建立公司合同管理的规章制度，督促落实合同管理机构和人员；

3、 3、办理公司法定代表人对以公司名义对外签订合同人员的年度授权委托和单项授权委托； 4、负责公司合同的指导、审查和纠纷的处理及与工商行政管理机关合同管理部门的联系，参与重大和法律关系复杂的合同的谈判、招标、起草和签约。 5、管理、推行和使用合同示范文本； 6、对合同的合法性、有效性、规范性进行审查，其审查意见是合同最终签定的必要前置条件； 7、负责公司合同专用章及所有合同统一编号、登记台帐、分类归档的管理工作；8、组织相关部门人员的学习和培训 ； 9、处理合同管理过程中的其事宜。第九条、合同专管员的职责 1、负责草签合同的市场调查和资信审查。重大合同的调查情况及招标情况要形成书面材料，并上报合

4、同管理部门备案； 2、组织合同谈判。重大或法律关系复杂的合同谈判，必须在合同管理部门的指导或参与下进行； 3、起草合同，组织协调、督促承办合同的履行，并及时将合同的履行情况向总经理报告； 4、承办合同的签订、变更、终止、解除并及时协助委托代理人办理有关手续； 5、办理或与委托代理人共同办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼； 6、收集整理所承办合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料建立台帐并归档。 第十条、财务部门在合同管理中的职责1、对未经合同管理部门审查的合同，财务部门有权不予结算、报销付款。2、对不按规定使用合同专用章或以部门名义对外签订的合同，财务部门不予结算。3、我方先履行付款

5、义务，有预付款或分批付款的合同，未见我方签字、盖章的书面合同原件及合同管理部门的审查意见，财务部门不予付款。4、对方需先履行义务，我方主要是付款义务的合同没有充分证据表明对方已完全履行合同义务的，财务部门不予付款。第三章、合同的签署第十一条、公司各职能部门，都不得以自己的名义对外签订合同。具备独立法人资格的子公司需要以集团公司名义签订的合同，必须取得集团公司法定代表人的授权。 第十二条、签订合同应当使用主管部门监制的合同统一文本或使用示范文本，具体份数按实际情况确定，但我方至少留存三份，合同主管部门一份、财务一份、承办部门一份。第十三条、签订合同的程序和要求 1、市场调查：对需拟定的合同，要根

6、据其内容对供求现状、经济分析、技术分析和风险等进行综合性的分析或论证。尤其对采购合同，要严格按照“货比三家”的原则做好市场调查。 2、资信调查：对经市场调查后选定签约对象的民事资格、注册资本、银行存款、技术和生产能力、经营状况、信誉、产品质量等进行审查，以确定是否具有拟签合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。对方签约代表人或代理人要有合法的身份证明，及法定代表人证明书和法人授权委托书，任何代理人无权与上述情况不明的当事人签订合同。审查人应对审查情况的正确性负责，承担审查责任。 3、谈判和起草：合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责；重大合同或法律关系复杂的合同应

7、由合同主管部门和承办部门联合组成谈判小组，特别重大或法律关系极为复杂的合同（如合资、联营、租赁、购买成套设备等合同）应组成由主要行政负责人挂帅，经营、财务、设备、技术、法律、审计等部门人员参加的合同谈判小组或招标小组。合同起草原则上由我方承办部门的谈判人员或谈判小组负责，严格遵守法律、法规和有关规章制度，做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、用语规范严密；一般情况下，力求合同管辖地在对我方有利的地点。如属对方起草，我方谈判人员或谈判小组应按上述要求进行审查和修改。 4、审查和签字盖章：所有合同在正式签约前，合同承办部门的经办人员应将合同文本和有关资料（如依据的计划、批文、市场调

8、查及有关资信审查资料、合同谈判纪要、货比三家资料等）,以及合同管理流程卡送合同主管部门和相关领导进行审查，并签署意见。对审查不合格的合同，合同承办部门应及时修改，直至合格。对合格合同应根据合同金额的大小，依照合同管理流程卡，逐级签署意见后，合同承办部门的经办人员方可根据授权,加盖合同专用章，进行盖章签约。 5、外部有关手续：法律法规规定需经专门机关批准的合同，合同签订后应由承办部门的经办人办理审批手续；凡是国家规定需经有关部门登记或备案的合同，必须向规定的部门申请登记或备案；凡是按有关规定必须鉴证的合同，必须申请鉴证；法律规定或合同约定进行公证的合同必须进行公证。 第十四条、合同承办人应当参加

9、合同谈判，并做好文字记录。需要由公司领导、财务、技术、法律及与合同相关的其它部门参加合同谈判的，由合同承办人负责协调和通知，相关部门应当予以协助。第十五条、当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、传真、图表、会议纪要、备忘录等都是合同的组成部分；但不得以计划单、报价单、预算单、出库单、付款单等单一文件代替合同。第十六条 、承办人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨不得采用贿赂、帐外暗中收受或给予对方单位或个人回扣等不正当手段签订合同。第四章、合同的审查与审批第十七条、合同在签订以前必须按规则程序报合同管理部门审查，之后报公司总经理。第十八条、合同审查应严格按照以下范

10、围和内容进行审查：1、合同主体资格审查：查看合同对方是否持有有效营业执照，合同内容是否在其经营范围内，是否具有签订此类合同必须具备的资质证明；同时应注意审查我方是否具有签订此类合同的主体资格。2、合同双方履约能力审查：我方明显无能力履约的合同不予签订，同时注意审查对方履约能力、信誉状况，严防合同欺诈。3、合同条款完备性审查；参考现行示范合同文本审查所签订合同条款是否完备。（合同管理部门必须有规范的合同文本备案）4、合同所涉及专业技术条款的审查；合同内容涉及专业技术；送审单位未报相关专业主管部门审查的，应报主管领导批转相关部门进行专业审查。5、合同合法性审查：审查合同主体、合同内容等是否合法。6

11、、合同语言规范性审查。7、我方合法权益最大限度维护审查。8、合同用章审查。第十九条、合同签订之前，合同承办人应当将合同草稿与合同有关的证明材料提交公司领导审阅。依照本办法需要由相关专业部门、职能部门审核的，应当在提交公司领导审阅以前进行。第二十条、专业部门对合同审核的内容主要包括：1、本办法第二十三条包括的内容；2、合同的经济性（市场需求情况、执行合同成本、合同经济回报和收益、合同商务条款的合理性、合同的经济风险分析等）3、合同的技术性（技术可行性分析、技术措施是否合理、技术难题和风险）4、合同的安全性（对公司的商业秘密和知识产权是否采取保密措施、不得损害公司的商业信誉和其它利益）5、业务部门

12、认为必须审核的其它内容。第二十一条、财务部对合同的审核内容包括1、资金、资产的合法性（资金来源合法，资产的所有权明确、资金使用和资产动用的审批手续齐备、.资金、资产的用途及使用方式合法）2、价款、酬金和支付方式合法（价款、酬金的数额符合市场价格、价款、酬金的支付方式符合财务纪律、与资金、资产有关的其它事项）3、财务风险控制（合同的签订与履行在融资方面的要求应符合公司资产负债率指标要求。该指标是经国家电力公司批准的考核指标或者公司制定的预算指标、合同的签订与履行在融资方面的要求应符合公司发展战略中企业信用等级要求。合同货款结算方式的合理选用）4、保函内容的合理性及风险性；5、索赔条款的合理性；6

13、、资金财务部认为需要审核的其它内容。第二十二条、公司法定代表人根据各审核部门的审核意见决定是否签约。决定签约时，应当在合同文本上签字，并加盖公司法人印章。需要委托授权时，确定委托代理人并在授权委托书上签字。第二十三条、合同须由公司法定代表人或者授权的委托代理人签字并加盖公司法人章后方为有效。需要在政府主管部门登记备案或者公证的合同，登记备案和公证工作由合同承办人完成。第二十四条、合同承办人对其提供各种材料的真实性负责。合同签订后，合同承办人应在30日内到总经理办公室登记备案。任何人都不得泄露合同涉及的商业秘密和技术秘密。第二十五条、各类招标公告、投标书及其它类似合同的法律文件，参照上述规定执行

14、。 第五章 、合同的履行第二十六条 、对依法签订生效的合同，公司及各单位必须全面履行，不得擅自单方面变更、自行修改、解除或终止；确因特殊原因需要变更和解除合同时，必须根据合同约定的形式进行。合同变更和解除的程序与合同签订程序相同。第二十七条、合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。 第二十八条、承办部门负责组织、协调合同规定的我方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。合同承办人应将合同履行的有关情况及时向部门、单位领导汇

15、报。 第二十九条 、各单位应建立简便快捷的合同传递制度。合同签订后，承办部门应在两日内将合同文本送达与履行合同有关的部门，并将合同义务分解落实。 第三十条、对应验收的标的物，应由有关部门验收后签署验收证明。对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应由承办部门在即日提出书面意见，按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决。 第三十一条、凡不按合同规定的结算方式办理收款和支付手续的，财务部门有权拒绝办理。 第三十二条、 合同承办部门应建立简便有效的合同履行督促检查制度，定期对到期合同的履行情况进行检查。问题较大的应书面上报有关领导，合同履行完毕，应到合同主管部门办理核销手续。第三

16、十三条、合同承办人负责组织合同履行的工作。任何人发现对方不履行或者不全面、不适当履行合同义务时，应当立即通知合同承办人。合同承办人应当在法定或者约定的期限内以法定或者约定的方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，合同承办人应当在法定或者约定的期限内以法定或者约定的方式予以书面答复。异议文件及答复异议的书面材料均须经相关部门审核，并在总经理办公室备案。第三十四条、合同对方当事人有下列情况之一的，经公司领导同意，可以暂缓履行合同。1、经营状况或者财务状况严重恶化的；2、转移财产、抽逃资金以逃避债务；3、丧失商业信誉；4、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其它情形。第三十五条、双方当事人协商一致，可以

17、解除合同。有下列情况之一者，可以解除合同：1、因不可抗力致使不能实现合同目的；2、在履行期限届满之前，对方当事人明确表示或者以自己的行动表示不履行主要债务；3、对方当事人迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；4、法律规定的其它情形。 第三十六条、业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。第三十七条、有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报。第三十八条 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：1、 应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的；2、收款单位与

18、合同对方当事人名称不一致的。 第三十九条、付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。第四十条、在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。第四十一条、合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。第六章、违约及纠纷处理第四十二条、合同违约必须依法承担违约责任。对方违约要按规定索取违约金，如造成经济损失还应索取赔偿金；我方违约或给对方造成经济损失应由承办部门和直属单位查清原因，以书面形式上报合同管理部门和分管领导，

19、经领导批示后按规定办理违约金和赔偿手续。 第四十三条、 发生合同纠纷后，承办部门应首先及时与对方协商解决。协商不成时，应在规定的期限内以书面形式上报主管领导和合同主管部门；并在法定代表人的授权下配合专职法律人员向有管辖权的仲裁机构申请仲裁或向法院起诉，不准私自对外委托有关部门或个人处理纠纷。 第四十四条、合同发生纠纷时，合同承办人应当及时向公司领导汇报，并迅速收集下列有关证据：1、合同文本，包括附件、变更或者解除的协议，有关的电报、信函、图表、传真等；2、有关收款（货）、付款（货）的各种单据、票证；3、质量标准的法定或者约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；4、证人证言；5、其它有关材料

20、第四十五条、仲裁或者诉讼解决合同纠纷的途径由法定代表人决定。其它部门应予以相应的协助。第四十六条、调解书、裁决书、判决书等法律文书应当与合同文本一并归档。副本或者复印件可交合同承办人或者有关部门使用。第四十七条、对方当事人逾期不履行发生法律效力的调解书、裁决书、判决书时，合同承办人应当根据授权及时向人民法院申请强制执行。第七章、合同专用章的管理第四十八条、公司实行合同专用章专人管理。1、合同专用章，要责成专人保管，建立使用程序和保管措施，报合同主管部门批准后实施。 2、合同专用章的使用，必须按法定代表人委托的范围签订合同，超越委托范围的无效。 3、合同专用章不准携带外出，不准盖空白合同书。必须

21、携带的经法人代表批示授权后开具借据，指定二人以上保管方可借给，并编号登记，回公司后应在三日内向合同管理部门办理合同专用章的移交手续，并由领导检查核对是否丢失或超越授权范围。 4、合同专用章，每个季度由合同主管部门检查一次，每年初进行登记备案。 第四十九条、 合同专用章丢失及违反规定的处理 1、合同专用章丢失必须立即报告本单位，并写出书面报告上报合同主管部门。 2、合同专用章丢失应及时在报纸、电视、广播中声明作废，声明作废的一切费用由丢失者全部承担，并根据造成损失的情节给予50200元的罚款，直至行政处分。 3、利用公司合同专用章给外单位签订合同者，代替其它章使用者，一经发现，收回合同专用章，取

22、消委托代理人资格，有关法律责任由责任人承担。 第八章、合同月报及档案管理第五十条、每月10日前向公司合同管理部门如实上报合同签订情况、合同履行情况、合同过程管理的统计报表。第五十一条、合同档案要求：1、合同文本；2、合同对方营业执照复印件、资质证明复印件；3、合同对方资信调查记录；4、合同对方主体对其经办人、签字人的授权委托证明；5、合同查审批意见书；6、重大合同履行报告；7、对非正常履行情况分析及处理建议，或同意结算意见书。第五十二条、合同文件实行专人管理。第五十三、合同承办人主要负责建立承办合同的合同档案。合同档案内容包括：1、合同文本，合同附件，往来信函、电报、传真；2、对方当事人的身份

23、证明和资信证明；3、合同承办人登记；4、变更或者解除合同的文字记录；5、合同履行情况记载；6、纠纷和争议的处理情况及结果。第五十四条、办公室的管理工作有：1、负责公司法人印章和法定代表人印章的日常管理工作，对合同及相关文件进行相关文字审查，核对无误后加盖印章；2、对合同进行登录、统计、借阅、保管和制作例行报表；第五十五条、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。第五十六条、业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由合同专管员据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。第五十七条、各有关人员应定期

24、将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，由合同管理部门确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。第五十八条、公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。 第五十九条 公司各部门都必须认真做好经济合同管理及其基础工作。具体如下： 1.建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。 2.建立合同

25、管理台帐。各企业应根据合同的不同种类，建立经济合同的分类台帐和总台帐。每个企业必须设一个总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经办人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。 3.填写“合同情况月报表”。应在每月5日之前将上月月报表填好后报送总经理，同时抄报财务部。第九章、 合同的监督检查第六十条、合同主管部门对公司合同要跟踪审查，各单位应予积极配合，提供所需资料和情况，对审查中提出的问题应及时修改。 第六十一条、 合同主管部门或专职管理人员应着重从以下几个方面监督检查： 1、对国家经济法规和对本办法的执行情况； 2、合同的履行及未能履行的原

26、因、责任等情况； 3、合同管理工作的程序、标准、资料登记的规范情况； 4、合同产生纠纷的原因所在和对纠纷的处理意见。第十章、 奖励与处罚第六十二条、任何单位和个人不得为实施本办法弄虚作假、循私舞弊、推卸责任的违法行为而提供证明、证照、帐户、凭证以及其它便利条件。 第六十三条 、合同承办人员玩忽职守、滥用职权 、循私舞弊的，法律、法规已有明确规定的，从其规定；法律法规未作规定的，合同管理部门视其情节轻重，书面报总经理批准后分别按以下标准给予扣除工资、追回损失，或给予辞退，触犯刑律的，移送司法机关追究法律责任。 第六十四条、有下列情形之一者对责任者酌情扣发奖金 1、违法或违反公司规定签订合同的；

27、2、签订的合同条款不全或不规范给合同履行造成障碍或发生纠纷的； 3、没有代理权、超越代理权或代理权丧失后签订合同的，但法定代表人在一个月内追认代理的除外； 4、没有对合同对方进行资信审查，或资信审查不认真、不准确，给公司造成经济损失的； 5、由于合同管理部门或承办部门及个人的原因造成我方违约的； 6、对方违约给我方造成损失而未及时给予追究的； 7、拒绝、阻碍合同管理人员依法执行职务的； 8、对检举和揭发者进行打击报复的； 9、不按时将已签订的合同交合同主管部门备案的； 10、 履行过程中，因部门、单位之间相互推诿影响合同的履行，而造成较大经济损失的； 11、变更或解除合同时不依法办理，从而发生

28、纠纷造成经济损失的； 12、因我方不按期履行合同而败诉的，视其给企业所造成的损失大小给予处罚； 13、有意逃避合同主管部门审查的； 14、不负责任、玩忽职守，错签合同或购进伪劣产品的； 15、与对方蓄意通谋签订合同的； 16、应采用而未采用书面形式订立合同的。 第六十五条、发生第六十四条行为造成经济损失的，对责任者给予该条款规定处罚的同时，按下述规定再予处罚： 1、造成10万元以内损失的按损失额的5%给予处罚； 2、造成10万元以上部分按2.5%给予处罚。 第六十六条、合同承办人员或合同管理人员在合同签订、履行和纠纷的处理过程中，避免或挽回损失的或检举、揭发违法合同有功的，应当给予以下标准的奖

29、励： 1、避免或挽回损失在10万元以内的，按避免或挽回损失额的5给予奖励； 2、避免或挽回损失在10万元以上部分，按3奖励。 避免或挽回的经济损失由合同主管部门以书面形式提出，报计划生产部企管科考核，经分管领导批准后从奖金中支付。 第六十七条、有下列情形之一者，给公司造成或者可能造成重大经济损失的，对责任人员予以批评或者处分，并责令赔偿经济损失；情节严重的，依据劳动合同的规定，解除劳动合同。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。1、不按本办法签订合同的；2、签订有重大缺陷或者无效合同的；3、审核人员无正当理由延误审核的；4、因审核人员疏忽未审出合同缺陷的；5、变更和解除合同未依照本办法或者违

30、反法律规定的；6、丢失合同文本及相关文件的；7、提供虚假材料的；8、超越权限或滥用授权签约的；9、发生纠纷后隐瞒或者不及时向有关部门汇报或者不及时采取措施的；10、有关法律性文件未经审核的；11、应当或者可以追究对方违约责任而擅自放弃的；12、泄露合同意向、商业秘密或者其它秘密的；13、使用非法手段签订合同的。第六十八条、公司各部门和员工应当自觉执行本规定。公司定期或者不定期对合同管理进行检查。对在合同管理工作中作出突出贡献或者为公司挽回、避免重大经济损失的，予以表彰和奖励。第十章、附则第六十九、本办法有关条款若与国家法律、法规有关规定相抵触的，从其规定。 第七十条、本办法自下发之日起执行。 公司合同管理办法大同市宏鑫彩钢瓦结构有限责任公司二0一一年三月五日