会务项目管理方案

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1、会务项目管理方案（第二版）姓名 学号 日期 2011.12.08作业1：会务项目管理 背景：大学毕业之后，你进入一家世界500强企业，该企业的子公司遍布全球，共有121家子公司。你供职于该集团在上海的子公司。你被分配到行政部，岗位为行政助理。2012年8月15-17日，集团公司半年度经营工作会议将在上海举行，你的上级安排你作为会议组织的主要负责人，并要求其他部门配合你工作，让你拟定一份会务安排方案。把所有应该考虑的因素全部考虑进去，限期拿出方案进行讨论。一、 项目管理目标从2012年8月15日至8月17日，在一定的资金投入下，保证我集团公司所有参加会议的人员能在上海顺利进行我公司集团的年度经营

2、工作会议，并且收集、整理到会议讨论的内容，并进行总结。二、 任务的分解会务安排方案100接机110酒店120餐饮130会场140会议资料收集150了解接机时间及到来人数111安排接送车辆，以及数量112安排司机113联络酒店人员预定房间121了解机场与酒店的距离122吃饭场所131在限定资金下提出合适方案132对特殊情况进行处理133选取会场141布置会场142选定某些人对会议资料收集151安排接机时的联系人114会议时间安排册子123贴账143对资料进行整理152旅游与购物160在限定资金下寻找合适景点161较近，且适宜半天的观光162安排购物的地点（自费）163酒店签到地点124紧急情况处

3、理115贴帐116贴帐125贴账134贴账153贴账164预定返程机票170安排返程票的预定171安排司机172贴账173三、 分配责任整个会务安排方案可以分为若干个任务由不同的人员执行。接机、订酒店、安排餐饮、安排会所、安排资料的收集、安排旅游观光、预定返程机票、付款、安排紧急情况等明确分配到不同的人员或团体中去。团体也相继对任务进一步分配给每个人，细分任务，达到“各司其职”的目的。四、 工作顺序安排整个3天的会议顺序拟定为：订酒店接机安排吃饭安排会所安排资料的收集安排旅游观光预订返程机票。关键路径：安排资料的收集。里程碑事件：会议的顺利结束。五、 时间、成本和质量计划（包括时间、成本和质量

4、的控制）I. Scope Management 范围管理 主体任务：举办会议。 层面：接机（航班）、酒店、吃饭、会场、会议资料的收集、旅游观光、预定返程机票、贴账。II. Time Management 时间管理 总时间：3天（2012年8月15日至8月17日）。 时间安排：接机（8月15日上午）、会议举行时间（8月15日下午、8月16日上午及下午）、上海游览胜地（8月17日上午）、返程时间（8月17日下午）。 时间的控制：如果会议持续时间比预计的时间长，则可将8月16日晚上的时间作为会议时间。III. Cost Quality 成本管理 资源计划：从其他部门中选定几个熟悉某一块的人员，并且分

5、别执行任务层面（接机、订酒店等）；合理将资金分配成几部分（接机需要安排的车的租金，酒店的各种费用，吃饭需要的费用，会场的租金以及安排会场的费用，选派几个人对会议资料收集的费用、观光游览需要的门票的费用等等）。 成本估（预）算：对事务的几个层面的开销进行预算（必须考虑到会议参加的人数，并对资源计划中的各项任务开销的预计费用进行求总，并且另增一部分尚未预计到的紧急情况的一定适当的额外费用）。 成本控制：在该项目进行过程中，严格控制资金的消耗。若在三餐中前两天已经消费了大量而且几近超过预算，那么在第三天可以安排其他较为便宜的几餐；若在其他尚未料到的地方消费过多，那么可以使观光上海的费用适当减少，比如

6、前往门票价格较低的观光景点。 成本估算表及图表：层面投入资金（元）备注110接机8700已考虑到了特殊情况120酒店650200包含早餐130吃饭45650140会场5400150会议资料收集200160旅游56700170预订返程机票381300总计1148150 成本管理计划：安排2至3人或一个小的团体对成本管理进行实施。IV. Quality Management 质量管理 质量计划：保证会议的顺利进行，与此同时，使参与会议的人员能在上海享受与游览胜景。 质量保证：全过程管理该方案的进行，对负责任何一块的执行者进行全面监督。 质量控制：如果出现了新的变化，执行者能够通过应急预案进行滚动式

7、的调整，制定相应的处理方式和措施。V. Risk Management 风险投资 作为为一个世界500强公司在上海举办半年度经营公司会议制定议事日程计划的方案，其中必须要有风险投资的制定，为预防突发事件的出现。 风险因素：航班延误推迟，会议时间不够，某个参加者身体不适等。 风险度量：航班延误推迟的可能性较小，而会议时间起着大作用，因此对会议时间安排应作出详备的安排。 风险控制：会议时间若举行得较长，而且又可以在会议中加快速度，那么可以在会议当中避免或减少跑题现象。六、 责任细分由“每件事都有具体的人做，每个人都有具体的工作”的原则，安排如下方案。100会务安排方案：从2012年8月15日至8月

8、17日，在一定的资金投入下，保证我集团公司所有参加会议的人员能在上海顺利进行我公司集团的年度经营工作会议，并且收集、整理到会议讨论的内容，并进行总结。我来执行。110接机：从A部门选取6人进行接机任务的执行。111了解接机时间及到来人数：A部门的A1进行该任务。联络世界各地的该公司的子公司，了解各地到来的人数以及航班的班次以及到的机场。112安排接送车辆以及数量：A部门的A2进行该任务。从A1得到到来的人数（假设121家子公司有160人到来）。因为到来的班次不同，所以不是同时到来的，而且上海有两个机场，因此接送的车辆也有两条路线。假设每个班次有46人，则接送的车辆大约27辆，安排29辆车，分别

9、前往两飞机场（根据A1得到的信息分别两个机场到来的人数）。113安排司机：A部门的A3进行该任务。在各地的参加人员到来之前，通过联系汽车公司的人员订上29个司机或者联系熟人来接送人员，前提是所有的司机都能听懂英语，会讲英语。114安排接机时的联系人：A部门的A4进行该任务。A4首先应获取29个司机的联系方式（手机号码），并且在8月15日对司机每隔20分钟通话，获取安全性及人员到来的情况。若遇到特殊情况（人员身体不适或尚未到来等），将情况反映给A5。115紧急情况处理：A部门的A5进行该任务。如果人员身体不适，则马上联系就近医院，指导司机前往该医院，使患者就医。若人员尚未到来，了解到来的人的情况

10、（从哪里起飞的），并上网搜查该班航班的情况，并通知A1联系那里的子公司说明情况，得到该些人员的具体位置具体情况。116贴帐：A部门的A6进行任务。接送的车辆29辆，按时间（一个上午计算，普通商务车 300元/日），293002=4350元；汽车公司的司机29人（一个上午计算，150元/人），29150=4350元；紧急情况处理，备用2000元。总计：8700元。120酒店：从B部门选取7人进行酒店的任务的执行。121联络酒店人员预定房间：B部门的B1进行该任务。联系上海香格里拉大酒店的服务台的人员，订162个房间（2个房间多余，以防到来的人数稍多几个），订两天（8月15日中午至8月17日中午）

11、，并且拿到房间房门卡。含16日和17日的早餐。（获取进餐楼层和哪几桌等的情况）122了解机场与酒店的距离：B部门的B2进行该任务。研究浦东机场与虹桥机场至香格里拉大酒店的路线，考虑到是否会堵车，安排最短时间的路线，并且联系到A3，并告知A3最短时间的路线通知各个司机。123会议时间安排册子：B部门的B3进行编写与会人员的日程安排的WORD排版以及前期制作。并且将安排好的议事日程的电子版交给B4。B4进行WORD电子版拿至印刷厂进行制作。共制作200份。（多出的38份每个负责人员人手1份，还有剩余几份给上级各1份，多出1至4份存档。）并且将162份交至B5。124酒店签到地点：B部门的B5、B6

12、进行该任务。B5联系香格里拉大酒店的经理，通过协商，安排大堂出进行人员的签到。B5还需准备签到的纸笔。签到的告示牌交至B6制作。B6首先要设计出告示牌的图案设计。然后拿至印刷制作的地方打印设计，然后制作出木制告示牌。（可拿至加工厂制作）签到的情况反馈给我。125贴帐：B部门的B7进行该任务。酒店账单：每个普通房间每天2000元，2天，162个房间。20002162=648000元。小册子的制作成本：10元/本。10200=2000元。告示牌的制作：约为200元。总计：650200元。130餐饮：从C部门选取9人进行餐饮任务的执行。131吃饭场所：15日晚就餐：中餐馆（唐朝），浦东新区陆家嘴环路

13、166。一桌15人，1200元一桌。16日中午就餐：中餐馆（潮珍搂酒家），银城西路17弄15号陆家嘴美食城内，一桌10人，500元一桌。16日晚就餐：中餐馆（天萃庭），上海市浦东新区世纪大道88号金茂大厦裙楼6楼，一桌15人，1350一桌。17日中午就餐：中餐馆（庭晚爱），浦东新区梅园新村，一桌10人，每桌600元。C1，C2，C3，C4分别联系四个中餐馆的服务人员，提前预订好这4个酒店的就餐位置，并且由C5和C6分别和C1、C2和C3、C4共同订菜和饮品等。132在限定资金下提出合适方案：C部门的C7进行该任务。C7对C1至C6的预定情况进行控制与调节，保证资金使用的合理性。133对特殊情况

14、进行处理：C部门的C8进行该任务。C8准备医药箱，准备车辆以防来宾身体不适欲回宾馆。负责未预料到的情况，及时处理并且反馈给我。134贴账：C部门的C9进行该任务。C8进行支出的总结和结账。160151200+16010500+160151350+16010600=13200+8000+14850+9600=45650元。并且将情况反馈给我。140会场：从D部门选取5人进行会场任务的执行。141选取会场：D部门的D1进行该任务。选取的会场距离香格里拉大酒店与餐饮处距离不远。会场的大小必须能够容纳大约180人，旁有洗手间，会场必须有一般的会议台，多媒体，话题等。选取的会场租用2天（15日下午至17

15、日上午。）D1租用会场需签订合同。142布置会场：D部门的D1进行该任务。会场准备180个椅子，话筒5个左右，多媒体必须准备好。会场准备饮用水，纸巾，水果等。在开始会议之前，必须试用话筒、多媒体等，准备充分，必须没有漏洞。会场设立接待处，在此地进行签到。143贴账：会场租赁：3000元。（共两天）租用椅子，话筒，多媒体等1000元。饮用水等1000元。考虑到的特殊情况（宾客身体不适等，医药箱）400元。总计：5400元。150会议资料收集：从E部门选取7人进行会议资料收集任务的执行。151选定某些人对会议资料收集：E部门的E1、E2、E3、E4进行该任务。这4人进行会议资料的收集。该四人在会议

16、前必须初步了解会议的大致走向，然后准备好纸、笔、文件夹等记录工具。在会议进行当中，4个人按照讨论的话题进行记录，然后在每一场会议开完后进行汇总、总结、互相比对，然后整理一份出来。152对资料进行整理：E部门的E1、E2进行该任务。所有几场会议结束后，将会议的整理资料转交给E5、E6，由该两人将整理资料排成WORD，然后转交给我。然后由我交给上级领导。153贴账：E部门的E7进行该任务。对购买的记录工具：纸张、笔以及其他需要的东西。共计：200元。160旅游与购物：从F部门选取5人进行旅游与购物的执行。161在限定资金下寻找合适景点：F部门的F1、F2进行该任务。F1和F2讨论安排旅游行进路线。

17、旅游方案举例：早上8：00人民广场集合大发车、上海CBD-浦东新区、登亚洲第一塔-东方明珠塔（含上海历史发展陈列馆）黄浦江豪华游轮30元自理，貔貅展览馆（约30分钟）、车游黄浦江上第一桥-南浦大桥、逛老上海商业街-城隍庙（约1小时）、游黄浦公园、万国建筑博览-外滩（约30分钟）、十里洋场中华五星商业街-南京路步行街（约1小时）。可以任选上面的方案若干个，也可以举出其他的具有上海特色的景点，比如豫园等。在旅游观光之前，必须合理安排好参观景点，不出现景点不开放或者时间不够用的情况。162较近，且适宜半天的观光：F3在方案决定后先过一遍旅游方案的路线，然后将情况反馈给F1、F2，再继续进行修正等。期

18、间，记录在进行每个景点时的消费，也把这情况反馈给F1、F2。163安排购物的地点（自费）：F部门的F4进行该任务。方案可拟定为南京路上的上海市第一百货商店。在南京路上有若干个销售上海特产的商店。也可选取其他地方的商店。注意的是，购买特产的地方必须与旅游路线有交点，即在旅游路线的附近，而不能出现在偏远的地方，否则就会浪费大量的时间。F4在安排购物地点时必须与F2、F3共同讨论，选取最为合适的方案。164贴账：F部门的F5进行该任务。由于购物是会议参与者自费的，因此在这里我们需要考虑的是旅游景点的费用以及路费。假设旅游门票单人300元，路费单人30元。其他单人20元。（300+30+20）162=

19、56700元，即总计约56700元。170预定返程机票：从G部门选取2人进行预定返程机票的执行。171安排返程票的预定：G部门的G1进行该任务。经了解，通往全球各地的机票价格约为2300元左右。因此估计2300162=372600元。172安排司机：接机时的司机和车辆。由A2和A3负责。接送的车辆29辆，按时间（一个上午计算，普通商务车 300元/日），293002=4350元；汽车公司的司机29人（一个上午计算，150元/人），29150=4350元。共计约为：8700元。173贴账：G部门的G2进行该任务。共计8700+372600=381300元。七、 后评价上级评价或自己评价。自己后评价，反思不足之处，总结经验和教训，这样才能有利于在今后出现相同或相似问题的解决。10