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1、受控号：版号：Q徐工集团工程机械股份有限公司科技分公司企业标准Q/XGKJ 200012011体系管理文件编写规范2011-12-21发布2011-12-21实施徐工集团工程机械股份有限公司科技分公司发布Q/XGKJ 200012011目次前言II1 范围12 规范性引用文件13 管理文件的分类13.1 公司管理文件13.2 部门管理文件14 管理文件的编号14.1 公司管理文件的编号14.2 部门管理文件编号25 编号的管理46 内容46.1 封面与前言46.2 正文56.3 相关文件66.4 流程图66.5 记录86.6 更改9附录A （规范性附录） 企业管理标准类目内容10附录B （规范
2、性附录） 管理文件的格式12附录C （资料性附录） 管理文件记录及更改记录的格式17前言为便于企业管理文件的管理，特制定本企业管理文件编写规范。本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。本标准主要起草单位：徐工科技技术中心本标准主要起草人：丁淮海IIQ/XGKJ 200012011体系管理文件编写规范1 范围本规范为统一质量、环境、职业健康安全等管理文件，规定了体系管理文件的编号、层次、格式、内容的编辑等。本规范适用于徐工集团工程机械股份有限公司科技分公司质量、环境、职业健康安全等体系管理文件（以下简称管理文件）的编制。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日
3、期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。Q/XCMG 20001-2011 企业管理标准和工作标准编号规则3 管理文件的分类管理文件应包括管理标准和工作标准。3.1 公司管理文件管理文件在公司二个及二个以上部门使用的文件为公司管理文件，按4.1的规定编号。3.2 部门管理文件管理文件仅在一个部门内部使用的文件为部门管理文件，按4.2的规定编号。4 管理文件的编号4.1 公司管理文件的编号公司管理文件的编号应按照Q/XCMG 200012011企业管理标准和工作标准编号规则编制。构成如下：Q/ XGKJ 批准年代号 顺序号
4、标准类目代号 标准分类号 企业名称代号企业标准代号4.1.1 企业标准代号企业标准代号用企业标准的“企”字的第一个汉语拼音大写“Q”加“/”组成的“Q/”表示。4.1.2 企业名称代号企业名称代号用四位大写中文字母“XGKJ”表示。4.1.3 标准分类代号企业标准分类代号，用一位阿拉伯数字表示。其中，管理标准用“2”表示，工作标准用“3”表示。4.1.4 标准类目代号企业管理标准和工作标准类目代号，用一位阿拉伯数字或一位英文大写字母表示，其中“0、I”不用。4.1.4.1 企业管理标准类目代号按表1规定，类目内容按附录A编制。表1 管理标准类目代号代号名称代号名称0管理基础标准9安装、交付管理
5、标准1经营综合管理标准A服务管理标准2设计、开发与创新管理标准B能源管理标准3采购管理标准C安全管理标准4生产管理标准D职业健康管理标准5质量管理标准E环境管理标准6设备与基础设施管理标准F信息管理标准7测量、检验、试验管理标准G体系评价管理标准8包装、搬运、贮存管理标准H标准化管理标准4.1.4.2 工作标准类目代号工作标准类目代号按表2规定编制。表2 公司工作标准类目代号代号名称0最高管理者工作标准1决策层副职工作标准2中层管理人员工作标准3主管工作标准4技术人员工作标准5一般管理人员工作标准6一般操作人员工作标准7特殊过程操作人员标准8员工通用工作标准4.1.5 顺序号按标准分类代号不同
6、编写顺序号，采用三位阿拉伯数字表示。均从001开始，并按001、002、003999的递增顺序使用；当一项标准分为若干部分时，其编号应从个位数向右编顺序号，之间用下脚点隔开。如：005.1、005.2。4.1.6 批准年代号用四位阿拉伯数字表示。如：2011。4.2 部门管理文件编号部门管理文件编号由企业名称代号、部门代号、顺序号和批准年代号组成，构成如下：XGKJ 批准年代号 顺序号 部门代号 企业名称代号4.2.1 企业名称代号按4.1.2规定执行。4.2.2 部门代号部门代号由二位阿拉伯数字组成，构成见表3。表3 部门代号的构成序号部 门 名 称部 门 代 号1党政工作部022人力资源与
7、管理部033安环设备部044质量保证部055技术中心066营销公司077物质供应部088市场部099规划发展部1010生产制造部1111资产财务部1212武装保卫部1313技术部1414下料分厂1515南区结构分厂1616薄板件分厂1717南区装配分厂1818零部件分厂1919调试分厂2020拌和站厂2121北区结构分厂2222箱桥分厂2323军品部2424北区涂装分厂2525北区装配分厂264.2.3 顺序号顺序号由三位阿拉伯数字构成，采用阿拉伯数字001、002、003 999递增顺序表示。4.2.4 批准年代号按4.1.6的规定执行。5 编号的管理5.1 公司管理文件的编号由人力资源与管
8、理部归口管理。其中质量体系由质量保证部进行编制、安环体系由安环设备部进行编制并报人力资源与管理部备案，管理制度和业务流程由人力资源与管理部直接管理。5.2 部门管理文件的编号由编制部门指定专人负责编制并管理。6 内容6.1 封面与前言6.1.1 封面6.1.1.1 格式 管理文件封面的格式见附录B。6.1.1.2 受控编号手册及程序文件应编制受控编号，受控编号由文件的发放单位编制并管理。6.1.1.3 文件编号文件编号按第4章的规定编制。6.1.1.4 版本号手册及程序文件应编制版本号，版本号采用大写拉丁字母依次从A、B、C排列。6.1.1.5 封面文字格式及要求见表4。表4 封面文字格式及要
9、求 序号位 置文 字 内 容字号和字体1左上第一行受控编号五号黑体2左上第二行版号，如：“A版”五号黑体3右上第一行标准的标志专用美术体字4右上第二行标准编号四号黑体5第一行徐工集团工程机械股份有限公司科技分公司小一号黑体6第二行标准名称一号黑体7倒数第二行发布日期、实施日期四号黑体8倒数第一行标准发布部门小二号黑体9右下发布四号黑体6.1.2 前言6.1.2.1 管理文件前言的格式见附录B。6.1.2.2 前言文字格式及要求见表5表5 前言文字格式及要求序号位 置文字内容字号和字体1第一行前言三号黑体2前言内容五号宋体6.2 正文 管理文件正文一般包含以下内容：范围、职能职责、程序。6.2.
10、1 层次6.2.1.1 章章是管理文件划分的基本单元。使用阿拉伯数字从1开始依次对章编号。编号从“范围”一章开始，最后一章为“记录”。6.2.1.2 条6.2.1.2.1 条是章的细分。使用阿拉伯数字编号，第一层次的条(如1.1、1.2、5.1等)可分为第二层次的条(如1.1.1、1.2.1、5.1.1等)，需要时，一直可分到第四层(如5.1.2.1.1)。6.2.1.2.2 同一层次中有两个以上的条时才可设条。例如：如果没有10.2条，就不应设10.1条。6.2.1.3 段段是章或条的细分，段不编号。6.2.1.4 列项管理文件需列项时，每一项的序号应为带半圆括号的小写拉丁字母。示例：评审应
11、确保：a) 产品要求；b) 与以前表述不一致的合同或订单要求已得到解决；c) 有能力满足规定的要求。6.2.2 章、条、段、列项的书写章、条的编号顶格排，编号与标题或文字之间空一个字的间隙。段的文字及列项的编号空两个字起排，回行时顶格排，项编号与文字之间空一个字的间隙。正文中章、条、段的内容行距固定值设为20磅。6.2.3 正文首页6.2.3.1 正文首页的格式见附录B。6.2.3.2 正文首页文字格式及要求见表6。表6 正文首页文字格式及要求 序号位 置文字内容字号和字体1页眉第一行文件编号五号黑体2第一行文件名称三号黑体3第二行起章、条的编号及其标题内容、表题五号黑体4文件内容五号宋体6.
12、2.4 正文其它各页6.2.4.1 正文其它各页的格式见附录B。6.2.4.2 正文其它各页文字格式及要求见表7。表7 正文其他各页文字格式及要求序号位 置文字内容字号和字体1页眉第一行文件编号五号黑体2第一行起章、条的编号及其标题内容、表题五号黑体3文件内容五号宋体条文的示例、注、图注脚注小五号宋体6.3 相关文件每个管理文件所提及到的有关文件均应在本文件中列出每个文件的编号及名称。并将每个文件放在规范性引用文件中。6.4 流程图6.4.1 流程图应根据文中需要放在条款中。6.4.2 流程图标识：见表8表8 流程图标识图例定义图例定义流程开始点结束活动框（进程），重要控制点，根据风险控制点的
13、重要性、关键性决策、判断，根据“是”或“否”决定不同的流程去向流程中形成/传递的文件及表单，框中为文件/表单名称，框下文字为对表单产生的时间要求，如无文字，该表单为需要时产生； 系统引用的其它流程流程方向，箭尾为出发点，箭头为目的点。在条件判断框上使用时，其上文字为判断结果页面内引用，框中“I”表示连接序号，以大写英文字母，。活动框（系统进程）系统表单6.4.3 流程图的格式见图1。176.4.4 流程图绘制说明6.4.4.1 角色：用一根垂直线与活动分开，角色在左、活动在右，要明确角色的岗位。6.4.4.2 用一条水平线区分不同角色。6.4.4.3 信息系统：在所有角色下方，用一条水平线表示
14、活动与系统的接口，上的上面表示在线操作。线下空白处表示批处理。6.4.4.4 时间周期：带箭头的水平线表示时间进程，位于流程图底部，现状时间在线上方、目标时间在线下方。图1 流程图的格式6.4.4.5 信息流：用带箭头的连接线表示信息流方向。每个活动都接受一个信息输入，也产生一个信息输出。6.4.4.6 活动：给每个活动一个编号，编号按发生活动的时间顺序排列；描述活动用动词词组。a）不同角色完成同一活动时，活动框垂直排列，并用相同的活动编号，见图2。b）不同活动在同一时间完成时，活动框垂直排列，并用不同的活动编号，见图3。6.4.4.7 一个活动在同一时间导致两个结果，由两条信息流线表示，见图
15、4；一个活动产生一个结果，但需判断时的表示方法见图5。6.4.4.8 当流程图不能在一页中完成，使用页与页之间的连接加以说明，见图6。003活动C004活动D角色a角色b图3002活动A002活动A角色a角色b图2P1AP2A图6图4图56.5 记录6.5.1 每个管理文件所提及到的记录均应在本文件中列出每个记录格式及编号。并将每个记录附在正文的后面。6.5.2 记录编号的构成：6.5.2.1 公司管理文件(按4.1条编号)的记录编号构成：表 记录顺序号，依次用1、2、3表示 本文件的顺序号 标准类目代号 标准分类号记录用汉字“表”表示例如：编号为Q/XGKJ500012011的管理文件，该管
16、理文件中提及的3个记录编号分别为：表500011、表500012、表500013。6.5.2.2 部门管理文件(按4.2条编号)的记录编号构成： 表 记录顺序号，依次用1、2、3表示； 文件的顺序号， 文件的部门代号，按4.2.2中的部门代号； 记录代号用汉字“表”表示。 例如：编号为XGKJ050092011的部门管理文件，该文件中提及的3个记录编号分别为：表050091、表050092、表050093。6.5.2.3 记录文字的格式及要求记录的格式见附录C，文字要求见表9。表9 记录文字的格式及要求序号位 置文字内容字号和字体1第一行记录编号五号黑体2第二行记录名称三号黑体3记录内容记录的
17、内容小四号宋体6.6 更改6.6.1 管理文件的更改记录格式附录C。6.6.2 更改记录表的文字格式及要求见表10表10 更改记录表的文字格式及要求序号位 置文字内容字号和字体1第一行修订记录表的名称三号宋体2表表的内容小四号宋体AA附录A （规范性附录）企业管理标准类目内容A.1 管理基础标准 A.1.1 标准化工作导则、指南和编写规则。 A.1.2 术语、图形符号、量和单位。A.1.3 价值工程、可靠性工程等工程管理。A.2 经营综合管理标准 A.2.1 企业经营管理。注：企业经营管理包括：发展战略管理、规划管理、方针目标管理、经营计划管理，组织架构等。 A.2.2 市场与营销管理。 A.
18、2.3 法律事务管理。注：法律事务管理包括合同管理。 A.2.4 财务管理。 A.2.5 人力资源管理。 A.2.6 党群系统（党委、纪委、组织宣传、工会、团委、武装保卫、计划生育）管理。A.2.7 六西格玛管理。 A.2.8 审计管理。 A.3 设计、开发与创新管理标准 A.3.1 产品开发与设计管理A.3.2 技术改进与创新管理 A.3.3 工艺管理 A.4 采购管理标准 A.5 生产管理标准 A.5.1 生产过程管理。A.5.2 现场管理。A.6 质量管理标准 A.7 设备与基础设施管理标准A.8 测量、检验、试验管理标准 A.9 包装、搬运、贮存管理标准 A.10 安装、交付管理标准
19、A.11 服务管理标准 A.12 能源管理标准 A.13 安全管理标准 A.14 职业健康管理标准 A.15 环境管理标准 A.16 信息管理标准 A.16.1 文件与档案（包括技术文件与档案）管理。 A.16.2 计算机与信息化管理。 A.16.3 涉密与保密管理。 A.16.4 信息收集与分析管理。 A.17 体系评价管理标准 A.18 标准化管理标准BB附录B （规范性附录）管理文件的格式图B.1至图B5给出了管理文件不同页面的格式，单位为：mm。图B.1图B.2 目次格式图B.3 前言格式图B.4 正文首页格式图B.5 附录格式CC附录C （资料性附录）管理文件记录及更改记录的格式C.1 记录的格式记录格式见表C1。表C.1 记录格式表20001-1（记录名称）C.2 管理文件更改记录的格式。管理文件更改的记录格式见表C2。表C.2 更改记录条目原文更改更改原因更改人批准更改时间_
机械股份有限公司科技分公司企业标准体系管理文件编写规范
