公司印章、证照管理制度

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1、管 理 制 度广西慧景软件有限责任公司深圳市飞天慧景科技有限公司文件编码GX-HJ-001版 本A修改状态0名 称印章、证照管理制度页 数1/5公司印章、证照管理制度第一章 总则为加强公司印章、证照管理，保护公司合法权益确保印鉴及证照使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。人力行政部负责公司印鉴及证照管理工作，发放、回收印章及证照，监督印章及证照的保管和使用。第二章 公司印章、证照类别说明一、印鉴包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人章、各部门章等印章。二、证照包括公司营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）、银行账户、税务登记证及公司开展经营活动所需的其他证照。第三章 公

2、司印章、证照保管一、公司的公章、法人章、合同章由公司行政部管理；财务专用章由公司财务部管理。各管理部门必须设专人进行管理，特殊情况不能按以上岗位规定管理的，由公司负责人安排专人进行管理，各部门章由部门负责人管理。二、公司的营业执照正、副本、组织机构代码（正、副本）、税务登记证及其它证照由公司行政管理部负责统一管理，管理落实到个人。三、公司各部门必须明确各印章、证照管理责任人。第四章 公司印章、证照管理一、印章、证照使用前应填写公章使用登记表或证照使用登记表（见附件1、2），并报行政部负责人审批。对于重要文件，如合同、协议、对外承诺等文件，必须填写印章、证照使用申请单，由部门负责人、总经理签字后

3、，方可使用。二、对公司的各种证照复印件要加强管理，各部门在使用复印件办理业务时必须在复印件上注明使用内容（此复印件仅限XXXX使用）。三、证照的使用管理1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政部门填写证照使用申请表写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人及行政部负责人签字确认后，可以到行政部门办理相应手续。2、行政部门证照保管人仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-006版 本A修改状态0名 称印章、证照管理制度页 数2/5等业务，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期

4、内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过7天。4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。5、公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款6、电子档证件必须妥善保存，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。7、公司各员工不得利用公司证照签订各种假经济合同，不得利用证照进行违法活动等。四、印章的使用管理1、印章的刻制、启用（1） 公司各部门需刻

5、制印章时，按要求填写印章刻制申请表，报部门经理审核，总经理审批。申请批准后，由行政部负责统一刻制，启用前颁布印鉴启用通知的红头文件，在启用日期前使用视为无效。（2）公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后，根据工作需要方可申请刻制该部门印章。（3）各种印鉴均由行政管理部颁发，颁发时应留下印模并登记备案。（4）专人领取印鉴时，需要印鉴备案表上签字。（5）印章丢失时应立即向公司负责人报告，并依法公告作废，重新刻制。2、印章的使用、停用（1）公司的印章未经公司负责人批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。（2）公司各员工不得利用公司印章签订各种假经济合同，不得利用印章进行违法活动等。（3）公章、合同专

6、用章的使用决定权为总经理，其它各印章的使用决定权由总经理根据实际工作需要进行授权。（4）公司员工因私一般不予用印（公章）确需用印时，必须报清用印目的，经部门负责人审核后，填写用印登记表，经行政部负责人、总经理签字后方可用印。重要合同及公司级文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报，北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-006版 本A修改状态0名 称印章、证照管理制度页 数3/5确认后方可使用，事后补办手续。（5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。（6）因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用。（7）公司因名称变更、部门撤销、印章式样改变等情况需启用新印章时，

7、旧印章停止使用，由行政管理部下发关于停止xx印章使用的通知。（8）行政部将停用的作废章收回，经总经理批准，应封存的予以切边或存入档案里封存，无须封存的则销毁。3、用印的方法（1）合同、合同性质协议等重要文件要加盖公章。（2）正确按行文规定和格式要求加盖印章；文件正本、重要文件或页码较多文件要加盖骑缝章，副本也要盖章。五、正常情况下印章或证照严禁外携，如有特殊需要，按照以下程序办理：1、使用人填写印章、证照使用申请单，由部门负责人、总经理签字。2、印章或证照外携，使用时始终保持两人同时在场，并保证印章或证照的安全。3、外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者，办理交接手续。4、公司内部使用的

8、文件，除特殊要求外可省去公章。5、如需使用证照的复印件，证照保管者对其理由进行审查，无疑问后可按照手续，填写印章、证照使用请示单，行政部负责人签字后方可使用。六、证照管理责任人离调职时，应按离职制度的规定填写移交单，并逐项清点移交。第五章 介绍信管理一、公司介绍信由人力行政部负责保管开具。二、保管人员在开具介绍信时，应对事由把关，难以把握的事由应请示公司领导后再决定是否开具。三、严控开具盖有公章的空白介绍信。如确需开具，当事人应书面申请并经公司领导批准后才可开具；事后，当事人要书面报告使用情况。四、介绍信开具后，如因情况变化未使用，应退还保管人员，将其贴在原存根处，并注明原因。五、介绍信存根应

9、存档备查。北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-006版 本A修改状态0名 称印章、证照管理制度页 数4/5第六章 证照的年检公司必须按照各地有关部门（工商局、税务局等）的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。一、证照的年审、变更、延期等相关手续办理：1、行政类证照由行政部门专人负责办理。2、财务类证照由财务部门专人负责办理。3、其他证件由最初办理证件的部门办理，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报具体工作。二、根据企业年度检验办法第五条的规定，年检起止日期为每年的3月1日至6月30日。登记主管机关在规定的时间内，对企业上一年

10、度的情况进行检查。行政部负责人应当于3月15日前向登记主管机关送报企业年检材料。第七章 相关责任 一、 证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任。二、 证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅，不得将证件转借其他人使用。三、 公司有下列违规情形之一的，给予责任人通报批评，并按照造成的不良影响、名誉损毁和经济损失程度，对责任部门和责任人给予相应的违规处罚：1、证照使用、保管单位（部门）和个人擅自翻动、复印或外借公司证照类文件，对责任人给予500

11、元罚款，后果严重的加倍处罚并给予扣除全年绩效工资的处分。触犯法律的，立即开除并移交司法机关处理。2、不按规定上报资料，造成证照申报、登记、变更、年检、注销等不能按时办理的，给公司造成损失者，视情节轻重进行200-500罚款。3、公司及所属单位各种认证证书、标志未按认证机构有关证照使用和管理规定，造成不良后果的，视情节轻重进行200-500元罚款。4、不按公司证照管理办法使用证照而被投诉，造成公司及所属各单位名誉损毁和其他利益受到侵害的，对责任人给予300元罚款。北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-006版 本A修改状态0名 称印章、证照管理制度页 数5/55、印章、证照借出期间，要妥

12、善保管。如遇证、照丢失，要及时上报公司并按有关规定刊登公告，声明作废，补证的一切费用由当事人负责，并处罚款300元。此外如情节严重，还将追究责任人的法律责任。7、如发现伪造公司证照和印鉴时，应立即向公司汇报，开除当事人并由公司配合司法部门追究当事人的刑事责任。8、超出审批范围使用公司证照的外部人员，对责任人罚款500元；造成严重损失和影响者追究其法律责任。第八章 附则一、本制度由行政部门负责解释及修改；由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。二、本制度自下发之日起实行。7公章使用登记表日期用章缘由使用人姓名公司领导签字备注公司证照使用登记表日期证照名称使用缘由使用人姓名公司领导签字备注