办公室日常管理制度

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1、办公室日常管理制度目录总则第一条 办公秩序.第二条 考勤休假制度第三条 办公室卫生规章制度第四条 办公室用电安全第五条 档案管理第六条 印鉴管理第七条 办公用品管理第八条 会议制度总则1. 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好地企业文化氛围。2. 本规定所指行政事务包括服务规范、办公秩序、办公室卫生规章质度、办公室用电安、档案管理、印鉴管理、办公用品管理等。第一条 办公秩序（一） 基本准则1. 不得大声喧哗、大闹，不许利用计算机、手机等高声播放音乐或歌曲而影响他人工作，也不许谈论与工作无关的事及公开对公司内部和外部人员发表直接或间接的评论或牢骚；2. 个

2、人通讯方式要留存公司，如有变动及时通知办公室进行更新，若有急事须及时回复，以免耽误工作；3. 保持办公区域环境清洁：不得在办公室区域内吸烟；不得在办公区域内堆放纸箱、书记或其他杂物；不乱扔杂物、随地吐痰；保持电话、电脑等办公设备清洁；不得在室内摆放与工作无关的物品，下班前保持桌面整洁、座椅归位。4. 不得在公司电脑上玩游戏；5. 不得在工作时间进行网上聊天或浏览、下载与工作无关的内容；6. 未经许可，不准随意翻动、阅览他人办公桌上的文件；废弃的文件应及时销毁，机要传真内容不得随意传阅泄密；7. 不得利用公司网络资源转发任何形式的垃圾邮件；8. 饮食：就餐时间为：12:00-13:00；非就餐时

3、间不得吃东西；9. 不得利用工作时间和/或公司设备干私事；10. 不得赌博、不得聚众闹事、不得使用侮辱语言；11. 下班后，整理各自区域办公设备（电器关机、切断电源；文件整理整齐），最后离开工作区域的同事负责检查电源（电灯、电脑、空调等设施），门、窗是否关闭；如有未关闭的情况，及时整改。12. 办公区域内禁止焚烧杂物或使用明火，不得自行安装或乱拉电线，防止失火；13. 办理相关手续，不得将公司财产、记录或其他物品带出；14. 来客来访的接待必须在办公时间内进行，未经特许，非办公时间不得带外人进入办公室；15. 在办公区域内员工手机应调整为轻声铃音，避免个性铃声打扰其他人员工作。16. 办公桌面

4、每日下班前各自进行整理，保持桌面整洁、卫生，办公用品摆放整齐。（二） 服务规范1. 仪表：员工衣着应合乎企业形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落、服装整洁、完好协调、悦目（不能穿拖鞋、短裤；女士不能穿吊带装、超短裙等；男士不能留长发、长指甲、面容不清洁等等）；2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑答应，切不可冒犯对方；3. 用语：在任何场合用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；4. 现场接待：1）遇到客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间，办公室内应保证有人接待；2）原则上公司不允许在办公室接待亲友。如特殊情况，经部门经理同意，可在不

5、影响公司正常营业的情况下，在接待室或会议室进行。5. 电话接听：接听电话应及时，一般响铃不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的支援应主动接听，重要电话做好接听记录（包括：时间、地点、任务、事件，是否恢复等），严禁占用公司电话时间太长。第二条 考勤和休假制度为规范员工的作息、提高工作效率。达成工作目标，公司全体员工都要遵守公司的考勤和休假制度，详见考勤和休假制度第三条 办公室卫生规章制度第四条 办公室用电安全1. 公用区域用电安全计算机、电灯、空调要做到人在才开，人走就关。下班后请自觉将办公室电灯关闭。2. 公共电器用电安全复印机、打印机等电器用完后请自觉关机，防止意外事件发生同时节约用电，

6、节约能源。3. 个人使用电器设备下班后，计算机关机，显示器关闭；请保持电源插座附近的清洁、远离水源。第五条 档案管理1.归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。2.管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。3.档案的借阅与索取：1）总经理、副总经理、总经理办公室人员借阅非密级档案可通过档案管理员办理借阅手续，直接提档；2）公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。借阅档案必须爱护，报持整洁，严禁涂

7、改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。4. 档案的销毁：1）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；2）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。3）经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第六条 印鉴管理1. 公司印鉴（公章）由总经办/办公室负责管理。2. 公司印鉴的使用一律由副总经理或总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任

8、人负责。3. 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。4. 公司不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况需开具，必须经主管副总经理签字方可开出。同时总经办/办公室备案。5. 公司财务章由财务保管，只限于财务部处理财务事务使用。6. 公司业务章由总经理指定专人管理，只限于业务往来事务处理使用。7. 公司人事章由行政人事部保管，只限于处理人事行政事务使用。8. 盖章后出现的意外情况有批准人负责。第七条 办公用品管理制度1. 目的为规范办公用品的管理，特制定本制度。2. 办公用品种类本制度称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：1）

9、消耗品：铅笔、刀片、浇水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、订书针、中性笔等；2） 管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等；3） 管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、日期戳、计算机、印泥、打印台等。3. 办公用品的管理办法1） 办公用品分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如笔、笔记本等，“部门领用”系本部门共同使用的用品（由部门指定责任人），如：电脑、打印机等；2） 消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定；3） 领用管理基准（如圆珠笔每月发放一只），可

10、随部门或人员调整发放时间；4） 管理消耗文具应限定人员使用，自第二次领用起，必须以旧换新，但消耗品不在此限；5） 管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新，如有遗失由部门或个人赔偿或自购；6） 办公用品的申请应于每月25日由各部门提出“办公用品申购单”，交办公室汇总，领用时分别登记，并控制文具领取状况；7） 办公用品严禁取回家私用；8） 采购人员可向办公用品批发商采购，必需品、采购不易或耗用量大者应酌情库存情况采购，特殊办公用品办公室无法采购的可以经办公室同意授权各部门自行采购。9） 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，到办公室领取，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室；10） 印刷品（信纸、票据）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管；4. 名片管理1）公司名片格式统一由办公室委托供应商印制；