超级高效工作技术

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1、超级高效工作术作者：永田丰志译者：杨威威 内容简介:超级高效工作术：工作就是回报率最高的投资是作者永田丰志根据自己多年工作、创业的实务经历，为职场人士写的一本关于如何管理时间，如何提高工作效率，以及如何创造更多价值，实现人生梦想的书。全书从九大方面，介绍了百余种实战总结出来的提升效率的方法和窍门，简单具体，可操作性强。图文并茂，表格明晰，一看即懂，一试就能上手，学会更加聪明地工作，获得更多发挥才干，提升自我的空间，从掌握超级高效工作术开始!目录第一章 让人生所剩时日充满价值 第二章 工作和生活齐头并进的理想时间分配 第三章 在最短时间取得最大效果的黄金方程式 第四章 小小工作计划表，助你快速完

2、成工作 第五章 集中注意力，助你急剧提高工作效率 第六章 职场达人教给你的小习惯 第七章 不掌握IT技能就不可能在现代职场中取胜 第八章 高效的思维方式帮你解决问题 第九章 缩短会议时间，迅速提高团队的工作效率 第1章 让人生所剩时日充满价值 你处在“人生刻度尺”上的什么位置 把你现在的年龄画在“人生刻度尺”上 规定刻度尺长度为78毫米，最小刻度为1毫米。1毫米代表1岁。 把你现在的年龄换算为相应的毫米数，将直尺竖起来，在对应的刻度上画一条横线。比如，你的年龄是40岁，就在40毫米的地方画一道横线，然后在40毫米后的部分画斜线。 在所剩时日中，你是否能够做成你真正想做的事情 聪明的读者应该已经

3、发现了，刻度尺上画斜线的部分就是你人生的所剩时日。刻度尺之所以长度为78毫米，是因为日本男性的平均寿命是78岁，女性是86岁。 让我们精确地计算一下画斜线的部分，也就是人生中剩余的时间。 我还是以40岁的男性为例，（78岁-40岁）365天岁24小时，天333000小时。这就是40岁男性的所剩时日。 这些时间你觉得很多吗？还是觉得比较少？你在人生中想要做成的事情在这段时间内是否能够实现呢？ 当然，你可以生在世界上少有的长寿王国，但却没人能保证你一定可以寿终正寝。每个人的寿命长短有别，因为各种事故和疾病提早离开人世的情况也是有的。顺便说一下，南非共和国男性的平均寿命约为50岁，而塞拉利昂男性的平

4、均寿命只有37岁。看来，根据生活的国度不同，你现在有可能都已经不在这个世界上了。如果真是这样，你能不能自信地说你已经度过了无悔的一生呢？ 不管怎样，还是先在平均寿命构成的“人生刻度尺”上重新审视一下自己所处的位置吧。 时间的价值不在长短而在质量 强烈意识到人生所剩时日无多使人生生辉 就在眼下这一刻，时间也在分秒不停地向前流逝着。每年生日到来那天，意味着你已经又消耗掉了8760个小时。这样想来，你大概会有些不安吧。谁都一样，越是给自己的人生做倒计时，越会觉得一定要趁早做一些事情。当然，你也不要太慌张。 当你意识到人生所剩时日在不断减少时，首先要考虑的不是剩下的时间还有多长，而是对自己来说什么是有

5、价值的东西。如果你不是在做有价值的事情，投入的时间再多也没有意义。比如随便找份工作，似乎每天都忙忙碌碌地上班，却找不到任何充实感。 时日无多不一定是不幸之事 曾经有一位罹患不治之症的患者被宣告生命所剩的时日无多。这位患者也曾一度自暴自弃，不过没过多久他就接受了现实，然后开始规划如何有意义地度过人生中剩下的时光。 过了一段时间，医生们告诉患者他们已经找到了治疗这种疾病的方法，可以让他恢复原来的正常生活。意外的是，这位患者并没有感到高兴。这是为什么呢？原来，正是剩下的短暂时光才让他感到生命无与伦比的宝贵和辉煌。对这位患者来说，重新获得似乎没有期限的时间反而让他变得不知所措。 人只有临近死亡，才会真

6、正严肃地思考什么才是生命中最重要的东西。即使生命时日所剩无多，只要珍惜这段短暂的时光，人生仍然是辉煌的。 为了让生命辉煌，好好使用你的时间吧。本书就是这样一本告诉你如何使用时间的指南。 管理的不是时间，而是价值观 时间管理的实质是价值管理 文具店里摆满了各种各样用来记录日程安排的笔记本，书店里则堆满了教你如何提高工作效率、缩短工作时间的书。这样看来，为有效管理时间发愁的人真是大有人在。特别是对职场中人来说，一天中大部分时间都在工作，如何提高工作效率更是至关重要的问题。 本书如果要分类的话应该也算是关于管理时间的书。但实际上，光是学会管理时间其实一点意义也没有。为什么呢？因为世界上并不存在时间这

7、样一个可以抓住的实体。也就是说，所谓的管理时间，其实是要管理你的行动，而为了管理行动，你就必须管理自己的价值观和目标。 不要只注意提高手头工作的效率 只要明确了自己的价值观和追求的目标，自然知道应该为此做些什么，也会挤出所需的时间。即便计划还略显粗糙，你也总有一天会实现目标。 也就是说，管理好对自己有价值的行动才是真正的时间管理。绝对不要只注意提高手头工作的效率。所谓对自己有价值的行动，是那些对实现自身幸福不可或缺的事情，如果你明白了这一点，从明天开始行动也不迟。 如果不清楚自己追求的价值观到底是什么，采取的行动可能也是没有效果的。所以，你确实有必要重新审视一下对自己来说最有价值的东西到底是什

8、么，然后再考虑如何管理时间。 为什么如此忙碌却挣不到钱 互联网和全球化导致激烈的价格竞争 工作越来越忙，公司的收益却没有提高，自己的工资也不见涨。这样的情况越来越多。 在互联网发展的初期，我曾请一个知名网页设计公司制作一个网站，他们给出了5000万日元的要价！这在当时可是一个天价。可是，随着网站制作软件的普及，很多人都学会了如何制作网站，网站的制作费似乎眨眼间就下降了。现在，5万日元制作一个网站的设计公司也不是没有。这真可以说是“技术价值”的超紧缩时代。 一方面是技术价值在急速降低，另一方面是客户的期望值越来越高。公司需要花费大量人力物力来给客户提供越来越多的服务，于是，职场中人很容易陷入这样

9、一种局面：工作越来越忙碌，收益却在逐步减少。 新的时代背景下需要转变经营理念 上述情况也不能全都归因于社会的经济形势，还和整个世界所处的时代背景有关。在一个很多信息都可以免费获取的世界里，商业版图发生了巨大的变化，去年还兴旺的产业和收入颇高的职业，都有可能瞬间一蹶不振。不得不承认现在的情况就是如此。 在这种背景下，仅仅提高工作效率并不是问题的根本解决之道，当然，提高效率总比无所作为好一些，但也只能起到一种缓冲衰亡的作用。 在提高工作效率之前，你首先要做的是重新分析客户真正看重和寻求的价值。正是因为“竞争加剧，导致低价格竞争”“办公自动化加剧，导致劳动者竞争力降低”，我们才有必要创造出新的价值增

10、长点。由此可见，很多问题看似是时间管理的问题，实质还是价值管理的问题。“技术价值”超紧缩时代，光靠提高效率解决不了问题 所谓做生意，不是简单地通过提供商品或服务来获取金钱，而是根据你提供的价值大小来决定你的收益多少。你为顾客提供的价值有多少呢？ 管理的顺序：价值、行动、时间 价值管理才是时间管理的真正意义所在 在管理时间之前，你应该重新审视你所追求的价值。 具体来说，就是想清楚自己要实现什么样的目标、为什么要实现这个目标，以及为此需要采取什么样的行动。重新审视自己追求的价值，找到自己和自己最珍爱的人所共同追求的价值，据此来安排自己的行动计划，这样你才能找到最佳的时间管理方法。 像“以工作为重还

11、是以家庭为重”这种问题实际上是愚蠢的问题，知道自己追求的价值何在的人自然明白如何回答。 按照价值、行动、时间的顺序进行管理 概括来说，为了得到幸福或者为了取得成功，你必须掌握的时间管理方法应该按照下面的顺序来操作： 1价值：明确自己追求的价值何在； 2行动：为了实现上述价值需要采取什么行动； 3时间：确定行动所需的时间并合理分配，然后采取行动。 工作高效化和计划管理，其实只是上述操作的最后一步而已。 如此说来，所谓“价值”，它和“目标”又有什么不同之处呢？“价值”不是等同于“目标”吗？很多人可能会把二者混淆。其实，“目标”只是和某一个时间段所追求的“价值”相对应；而价值，是指让一个人保持某种生

12、存状态的“指南针”，这个“指南针”终将帮助他达到最想达到的某种人生状态、成为最想成为的那种人。简单来说，价值就是人生追求的最终目标。所以，你采取的所有行动都要在自己明确的价值观的指引下进行。 “价值导航图”让价值观清晰化 画一张“价值导航图”，让模糊不清的价值观清晰化 不明确自己追求的价值，就不能采取正确的行动，更不能合理安排时间。但是，如果突然被问到“你所追求的价值到底是什么”，则很少有人能说得清楚。大多数人都把自己追求的价值埋在心底，不大费脑子去仔细思考这个问题。所以，大多数人都对自己真正追求的价值表现出麻木和漠然。 为了让价值观清晰化，你应该把自己的想法逐条归纳总结并提炼出一个核心。你可

13、以把想要达到的目标、想要保持的现状、想要拥有的东西都在纸上列出来，然后用箭头标出它们之间的关系。比如，如果你的目标是创立一个资产达10亿日元的公司，这个目标实现后带来的结果就是“稳定的经济基础，能做自己喜欢的事情”和“相关人员得到成长”。像上述这样将你要实现的目标和实现这个目标后带来的结果用箭头连起来，你就会得到一个地图，我把这个地图称为“价值导航图”。 明确终极价值和要达到的具体目标 把想要实现的目标、想要拥有的所有东西，以及它们的关系用“价值导航图”表示出来，你会发现图里的箭头会按照一定的因素汇集。这些箭头汇集的终点，就是你所追求的终极价值。你采取的所有行动都要围绕终极价值来进行。 和这些

14、箭头汇集的终点相反的是这些箭头的出发点，也就是为了实现终极价值你要达到的具体目标和要采取的具体行动，也可以说是为了实现终极价值所必须经历的阶段。明白了这些后，你现在直接面临的任务就是思考如何实现这些具体目标，以及如何制订行动计划。 你不放弃一些事情，时间就会放弃你 要有勇气放弃一些事情 明确了追求的价值，确立了具体的目标，然后你就要全力以赴采取行动去实现它们。你在做事情时，一种明智的选择就是把精力集中在该做的事情上。 在这个世界上，有很多事情“多尝试一下比较好”，很多知识“多储备一些比较好”，可是这样的事情和知识数不胜数。虽然勇于尝试和学习并不是坏事，但如果什么都想尝试、什么都想学，你得到的效

15、果反而不太好。为了在有限的时间内实现自己所追求的价值，你应该集中精力做那些最应该做的事情，其他事情则应该鼓起勇气放弃。 半途而废是最差的工作状态 想要培育一片参天大树，工人首先需要做的一项工作就是把这片树中的一些小树砍掉。虽然有人感觉可惜，但是为了能让有限的阳光得到充分利用，这项工作是一定要做的。 管理时间和培育大树同理。明白什么是不需要做的，同时在那些应该做的事情上担负起责任并拿出必胜的信念，这样你就终将会成为值得别人信赖的职场达人。 有10项工作摆在面前，“我只选择3项去做，但是这3项工作我都会取得很好的结果”，有些人能够有勇气这么说并且最终落实，但有些人夸口“10项工作我都做了”却有几项

16、工作半途而废，并且另外几项完成的工作也是问题百出。面对这两种人，你更信赖哪一种呢？ 轻易接下那些自己并不能胜任的工作，最后给客户和相关人员带来麻烦，这不是专业的职场人士应该做的。所谓职场达人，就是那些对自己承诺的工作一定会去落实，并且一定会尽全力取得大家期待的结果的人。 放弃一些事情反而能提高工作效率 放弃不需要做的事情，集中精力去做那些应该做的事情，这就好比在森林里培育一片参天大树，一定要把其中的小树砍掉一样。为了让资源更加集中于一个地方，我们应该让时间和精力更加集中。 用“四象限”法来区分工作 把要做的工作分入四个象限 要确立时间管理的标准体系，先要分析清楚所有要完成工作的重要度和紧急度。

17、你可以画一个时间管理表格，把要做的工作分入四个象限。第一象限是紧急且重要的工作，比如接待客户的投诉、为紧急召开的会议准备村料等，这样的工作你不去做马上会产生重要影响；第二象限是重要但不紧急的工作，比如学习外语、排查有可能发生的故障等，这些工作虽然不紧急，但却非常重要；第三象限是不重要但很紧急的工作，比如处理一些虽不重要但截止日期快要到了的事情；第四象限是既不重要也不紧急的工作。 将第二象限工作的时间预留出来 单看这个“四象限”表格，你很容易形成这样一种错觉，即由于紧急度，比起第二象限的工作，要先完成第三象限的工作，也就是说先完成不重要但很紧急的工作。其实不然，如果疏忽第二象限的工作，你可能会失

18、去重要的机会，工作中也可能发生意外事故。 为避免这种情况发生，你可以把第二象限的工作内容进一步细化为若干具体步骤，规定好每天或每周要为之花费的时间，然后从总的时间中把这部分时间预留出来，剩下的时间就用来完成第一象限的工作。至于第三象限的工作，就不做了，为什么呢？因为它不重要。这个“四象限”表格告诉我们，不要按照序号顺序来完成工作，而是要根据重要度来完成你的工作，重要的工作就去做，不重要的工作则放弃。 所有的行动都和你追求的价值相关吗 让日常习惯和具体工作都和自己追求的价值相吻合 你采取的所有行动，无论是直接也好、间接也罢，短期也好、长期也罢，都必须和自己追求的价值相吻合。如果不清楚这一点，你就

19、会陷入下面的苦恼中：“我做这件事合适吗？”“做这件事是不是浪费时间啊？”长此以往，你就会对所做的事情产生焦虑。 最好的办法是，把自己所有要做的事情和追求的价值之间的关系写在纸上，让其清晰可见，然后重新审视一下它们之间的关系。如果能做到这点，不管出现多么紧急的事情你都能分辨出它们的重要度，从而决定是否去做。 钻石不是一天打磨出来的，工作成绩也非一日之功 在和你追求的价值相关的行动中，有很多不是短期内就能看出成果的，比如学习外语和获得某些资格证书。它们能对工作有帮助或让你在经济上取得成功，但通常会花费相当长的时间。因此，为了坚持到最后，你需要长远的目光和足够大的动力。 大多数人在学习外语或获得资格

20、证书的过程中半途而废，原因就是他们看不到这些行动带来的直接好处。如果你能把这些大多数人都坚持不下来的事情坚持到最后，就会成为少数成功的那部分人，同时，你所拥有的知识和能力就会提高，你的社会价值也就提高了。 找到“行动”和“价值”之间的关系 如果你不知道现在做的事情是否是应该做的，可以审视一下这些事情是否和自己追求的价值有关系。如果它们有直接或间接的关系，你就要毫不犹豫地努力去做；如果它们没有关系，你就应该好好想想是否应该放弃这些事情。 小贴士 工作的目的何在 有“现代管理学之父”之称的彼得德鲁克被誉为管理学第一人，其著作在世界各地畅销。他于2005年去世之后，虽然世界已经发生了惊人的变化，但彼

21、得博士留下的那些至理名言仍然能抓住当下人们生活和工作的本质。 彼得博士在他的著作中常常提到“如何通过工作创造价值”这个问题。人生其实就是一个创造价值的过程。人们通过奋斗创造自己追求的价值，同时为社会提供价值，然后在经济上获得成功。当你追问工作的目的何在时，不妨看看彼得博士关于这个问题所讲述的一个寓言故事。 在某个修建教堂的工地上，当被问及正在做什么的时候，石匠们分别回答： 第1个石匠说：我做这个挣口饭吃。 第2个石匠没有停下手上的工作说：我在努力把石匠的工作做好。 第3个石匠眼睛闪着光说：我在为国家建造最好的教堂。 人们为什么要工作？如果仅仅是为了经济方面的利益，是否有必要在上面花费大半生的时

22、间和精力呢？通过工作不断创造新的价值，自己也在这个过程中不断得到锻炼和成长，这是否才是工作的真正目的呢？这个故事还没完。 第4个石匠是这样回答的：我在给大家建造心灵的归宿。 一头扎到烦琐的工作中去，人们很容易忘记工作本来的目的和意义，很容易只关心眼前能获得什么样的利益，只关心如何提高工作效率。 确实，经济效益对企业的生存是至关重要的，但它并不是企业的最终目的。企业应该有更高层次上的经营理念和追求，每个人也应该去追求超越经济利益之上的更崇高的目标和意义。 医疗行业工作者应该想的是“让深受病痛折磨的患者减轻痛苦”，房地产行业工作者应该想的是“给那些居无定所的人提供帮助”，酒店业工作者应该想的是“让

23、住我们酒店的人感受到幸福”这才是工作最根本的目的所在，而所谓的经济效益只不过是整个经营活动中最后显示的一个数字指标。 小结 1算下人生所剩时日，想想如何有意义地度过。 2明确自己追求的价值何在，这是时间管理的第一步。 3不考虑顾客真正需要的价值，你就不会把工作做好。 4按照价值、行动、时间的顺序进行管理。 5全力以赴做重要的事情，鼓起勇气放弃不重要的事情。 6从你的全部时间中预留一部分时间，做重要但不紧急的事情。7常常审视一下自己现在做的事情是否和追求的价值相关。第2章 工作和生活齐头并进的理想时间分配 工作，就是回报率最高的投资 劳动力资本的价值高达2亿日元 日本男性工薪阶层的平均年收入为5

24、33万日元（根据2008年的统计数据)。如果把这533万日元看成某种金融商品的利息收益，按照平均年利率2%来计算，我们可以算出原始资本为2.7亿日元。这就意味着，我们每个人手中都握有超过2亿日元的劳动力资本这样一笔财产。 现在金融投资的渠道非常多，比如投资房地产、股票、外汇、保险等。当回报率低的时候，如果投资金额很小，我们就几乎获得不了什么收益。所以，要想通过投资金融商品来获得收益，持有相当数额的投资资本非常重要。但是，你不必为此发愁，反正你手里持有超过2亿日元的劳动力资本。如果经济状况景气，企业雇用人才的竞争会变得激烈，你的工资收入水平自然会提高，这相当于经济形势良好时劳动力资本的利率会提高

25、。当然，如果经济状况不好，就会出现相反的局面。 比购买金融商品获得的回报更多 不管购买哪一种金融商品，回报率和风险都是成正比的，要想获得高回报自然就要承担高风险，唯独劳动力资本的投资回报颇高，并且实实在在。唯一的风险就是当你的身体状况不佳，很难再维持工作时，你才会变得失去价值。因此，只要认真地进行自我投资与管理，你就可以长期保持劳动力资本的价值，收益自然会找上门来。不想清楚这一点，你就会掉进一些金融投资陷阱里，变得神魂颠倒。这真是一件危险的事情。 你拥有超过2亿日元的劳动力资本 劳动力资本和普通资本一样，其收益也受到经济形势的影响。如果经济景气，劳动力资本的需求增高，你的收入也随之增高（也就是

26、利率增高）。如果经济不景气，就会发生相反的情况。为了不受利率高低的影响，你就要强化劳动力资本，也就是说，你要对自己进行投资和管理。 金钱资本和时间资本成反比 金钱越来越多，时间却越来越少 刚出生时，你拥有的能自由支配的金钱为零。哪怕你的父母是家财万贯的富人，他们的钱都不算是你自己的钱。你只不过是在家人的看护下成长，说起来应该算是身无分文。 但是，随着年龄的增长，你可以通过做一些兼职来赚一些零花钱。大学毕业后正式参加工作，你开始逐渐积攒一些可以自由支配的钱。但随后又要结婚、买房、生小孩等，要经历人生中那些必须经历的大事，你在经济上可能因这些事情起起伏伏。但一般来说，从你开始工作一直到快要退休的这

27、段时间，你的金钱资本是逐渐增多的。 另一方面，刚出生时你最充裕的资本应该是时间，离开人世的时候则化为零了。在人的一生中，时间资本一直是直线下降的。跟金钱不一样，时间不会因为你使用得当就能增多，任凭你怎么努力，时间都是逝者如斯，片刻不停。时间才是不可再生的最珍贵的天然资源。 前半生卖时间，后半生买时间 如果把金钱的增长方式和时间的减少方式通过图表来表示，我们可以发现，在人生的前半部分，时间是充裕的，但我们没有钱。因此，你可以把自己的时间卖给那些不愿意花费时间的人，从他们那里获得金钱。但是，当金钱上刚刚宽裕一些的时候，你又会发现时间已经消耗了很多，剩下的时间不多了。这个时候，即使多花一些金钱，你也

28、要尽可能地减少对时间的消耗。因为在人生的后半部分，时间才是最珍贵的资源，你一定要充分利用所剩的时间。 年龄、时间和金钱之间的关系 假设某人从22岁大学毕业时开始工作，直到60岁退休，之后就靠退休金度日。如果他能活到78岁，他一生中时间减少的过程和金钱增加的过程如上图所示。我们可以看出二者之间是反比例关系。 前半生挣钱最重要，你可以通过出卖自己的时间换取金钱。但是，人生的后半段，时间显得越来越珍贵，即使花钱也要减少对时间的消耗，也就是说，后半生你要花钱买别人的时间。 在前半生把自己的时间高价卖出 “一个小时给20美元，我什么都可以做！” 曾有位男士在网络上发帖说出这样的话，他要出售自己的时间，一

29、天两小时，一个小时20美元。他的言论遂在网络上成为有争议的热门话题。他强调说：“除了违背道德、违反法律的工作，让我做什么都可以。”据说还真有人找他做事。他的这种行为就好比是在零售自己的时间。 这样说来，那些公司白领可以说是把自己的整段时间作为交换去获取劳动报酬，在将自己的时间出售这一点上跟上述零售行为无异。不过，他们会随着工作经验的增长对出售时间的方式作出一些改变，会有一个战略性的规划，而不是像上述网络上的男士那样全都听客人的旨意，让他干什么就干什么。 如何让自己的时间高价热销 在前半生，你一定要找到适当的方法让自己的时间尽可能地高价热销。 刚开始工作时，你缺乏工作经验，别人买的只是你的发展前

30、景。所以，这时最重要的是调理好自己的身体状况、调动自己的工作热情、提高沟通能力和学习能力等。 随着工作经验的增加，你需要努力提高自己的业务水平和工作能力。比如，提高工作效率、获得更多的工作技巧等。 一旦掌握了有社会价值的工作技巧，你就可以把这些零散的技巧总结成自己独有的一套经验，变成知识资本，从而获得更大的收益。比如，你做3个小时的课外辅导能挣一些钱，但却要花费一天的时间整理资料，花费的时间和获得的收益就不成比例了。但是，如果你能把整理的资料作为教材出售，就能获得更大的收益。 在后半生要买别人的时间 买别人的时间的三种方式 当你到了35岁左右，人生几乎过半，这时就到了人生的转折点。人生后半部分

31、的要点，就是尽量不要让时间减少得太快。为了不让自己的时间减少得太快，你就要尽可能去买别人的时间。买别人的时间有以下三种不同的方式。 第一种方式，就是把工作交给别人去做，这也是最简单的购买别人时间的方式。付一些报酬给对方，把自己的工作交给对方做，比如聘请专家来做一些专业性很强的工作。我们一般把这种方式称为“外包”方式。 第二种方式，就是在公司中把工作交给某个团队来做，而不再是自己亲力亲为。个人的工作能力总是有限的，所以你一定要重视团队合作的力量。为了能够领导一个团队，你需要具备的能力包括组织能力、凝聚团队成员的能力和制定相应的规章制度来约束团队成员的行为并提高他们的积极性的能力。 第三种方式，就

32、是购买别人已经花时间形成并完善的结构、体系和方法，这是一种更高层次购买别人时间的方式。企业的重组和并购就是其中一例。通过购买别的企业的组织、体系、团队、顾客资源等，你就等于购买了那家企业过去花费的时间，这样必然可以省去自己从零开始做起所需要的时间。 上述是买别人的时间的三种方式。当然，购买时间的层次越高、规模越大，你就必须有更高的能力和技巧。 不同年龄段买卖时间的方式 提高工作能力，增加自己单位时间创造的价值 刚参加工作的时候，是你夯实基础、提高能力的时期。在这个关键时期，你要确定自己擅长的工作领域，积累知识和经验，多参加实践，掌握工作的方法和技巧。 随着工作能力的提高，你获得的工作机会自然越

33、来越多。但是，这个时候你还不具备把工作分给其他人来做的条件。为此，你一定要讲究工作方法，提高工作效率，多动脑子思考，熟练掌握计算机操作，通过出色完成越来越多的工作任务来增加单位时间创造的价值。另外，在这个阶段，除了磨炼自己本行业中所需要的技术外，你还要广泛涉猎知识，多和行业内外的人交流学习。 随着工作量不断增多，要学会“外包”和管理 工作能力提高以后，你会升职，所负责的工作范围越来越大，你的工作内容也越来越多。不过，增多的工作量光靠一个人是难以胜任的，即使一个人努力做了，效果也不会好。这时你就要一边提高自己的工作能力，一边把一部分工作“外包”出去，分配给别人去做，然后自己检查结果即可。这种工作

34、方式的转变是非常有必要的。 为了更进一步提高工作效率，你还必须建立一个能够执行自己工作意图的组织结构，即团队。在这个阶段，与完成具体工作的能力相比，你的组织和管理能力更为重要。把自己在多年工作中获得的方法和经验分享给团队内的所有成员，并学会如何调动他们的工作积极性以及如何教育和管理他们，将成为你在这个阶段的工作重点。 时间投资的两种方式：集中投资和分散投资 集中投资能迅速提高工作效率 利用现在的时间为将来谋求更好的发展，这就是所谓的时间投资。时间投资有集中投资和分散投资两种不同的方式。 集中投资是指在某个时间段集中投入大量的时间，从而能够在短时间内提高某项工作的工作效率。比如突击学习外语，随后

35、在海外商务活动中充分发挥自己的外语才能。 对于这种投资方式，你需要在开始阶段投入大量的时间。由于这个阶段付出很多，你会比较辛苦，所以有必要把其他的事情先放一放。你的精力和体力上的透支也会很大，但是相应的，经过一段时间的付出，你的收获会越来越多： 分散投资是一种轻松持久的投资方式 分散投资是一种日积月累型的时间投资方式。由于每天的时间投入不是太多，你不会感觉太累。这是一种比较实用的投资方式，比如每天在工作中比别人多下一些工夫，这其实就是一种分散时间投资。 但是，分散投资一般要经过相对漫长的时间才能产生投资效果，所以你一定要设立一个期限，并按照这个期限把每天投资的时间和要实现的目标规划好。如果不明

36、确阶段性的目标，不管到什么时候你都不会取得好的成果。 集中投资和分散投资都是有效的时间投资方式。你可以根据自己的实际情况选择一个切实可行的投资方式，然后坚持下去，你就一定能在工作中不断提升自己。 根据不同情况，选择不同的时间投资方式 集中投资 在某个时间段集中投入大量时间，迅速提高工作效率。比如，为了在海外工作，你在短期内集中时间学习外语。这种时间投资方式的好处很多，但是那段时间你会非常辛苦。 分散投资 在日常生活中将时间细分，拿出连续的小段时间来进行投资。这是一种比较轻松的时间投资方式，养成习惯后不会对你现在的工作带来任何影响。但是出成果之前你要经过较长一段时间，所以你一定要给阶段性目标设立

37、期限。 理想的时间分配方式：把一天的时间分为三个领域 生活领域维持生理机能的时间 生活领域的时间是产生一切价值的基础时间，包括维持良好身体状态所需的饮食、睡眠、运动的时间，陪伴家人的时间，为保持积极的工作状态所需的休假的时间，等等。职场达人非常重视生活领域的时间，他们都很重视上述行为或活动的质量。 发展领域创造未来财富的时间 为了将来能够拥有更多的财富，从现在起你每天要花上一些时间给自己“充电”，让自己得到成长。在发展领域的时间里，你可以学习专业知识、取得相关的资格证书、发展自己的人脉关系以及进行一些研究性工作。也许不能马上看到效果，但是只要持之以恒，你一定能在未来给自己增加新的附加值。 你需

38、要将发展领域的时间从一天的时间中预留出来。在拍电影时，制片人会将那些必需的经费从总预算中提前支出，剩下的那部分钱再用于支付拍摄过程中的花销。管理时间和这个类似，为了保证个人未来发展所需的时间不被其他事情挤掉，你一定要将这个领域里的时间预留出来。 工作领域直接获得收入的时间 除去生活领域和发展领域的时间，剩下的就是工作领域的时间。你在这个领域的时间里要做的事情，公司已经规定清楚了，你自己不用想太多。但即便如此，你要完成的工作也可以分为今天要完成的工作、近期要完成的工作和将来要完成的工作，这些工作的重要程度是不一样的。职场达人能在有限的工作时间内合理地安排各种工作，取得超出预想的工作成果。 合理分

39、配时间的关键：给重要的事情预留出时间 如果需要的时间超过24小时，你可以同时做几件事情 一天只有24个小时，首先把“生活领域”的时间预留出来，然后再把为将来做准备的“发展领域”的时间预留出来，剩下的时间再处理手头的工作。 均衡分配三个领域的时间 不均衡的时间分配会限制你的个人发展 前面讲到，一天的时间可以分为三个领域：生活领域、发展领域和工作领域。你一定要均衡分配这三个领域的时间，在某一个领域里花费的时间太多或者太少，都会影响你个人的全面发展。 比如，你把大部分的时间都花费在了工作领域，而在发展领域花费的时间太少。从短期来看，你的收入的确是增长了，但你为未来发展所投入的时间太少，以致多年后如果

40、你还想保持收入的增长就必须花费更多的工作时间。这样你就很容易陷入一种恶性循环。 如果你在工作领域和发展领域投入的时间太多，而忽视了生活领域，结果又会如何呢？显而易见，眼下你会获得不错的收入，将来也有可能创造更多的财富。但是你在生活领域花费的时间太少，你的身体状况会下降，你和家庭成员之间的关系也会变得不太融洽，这都会对你的工作造成不良影响。 总之，只有均衡分配这三个领域的时间，你才能让你的收入保持长久、稳定的增长。既要保持现在创造的价值，又要时刻为未来做好准备，掌握这种平衡对你非常重要。 生活领域的时间：支撑现有价值的动力源 睡眠能让身体中1兆个细胞“再活化” 忙碌的职场人士每天应该把睡眠时间控

41、制在什么范围内？大家对这个问题有着各种各样的说法。有人说每天只需拿出3到4个小时的时间用来睡觉即可，但也有研究报告指出，如果职场人士每天的睡眠时间低于6个小时，工作中就很容易出现失误。我认为，每天保证6个小时的睡眠是合理的。 睡眠的目的不仅仅是消除疲劳。在睡眠的这段时间里，我们身体中大约60兆个细胞中的1兆个细胞会再生，这种现象在医学上被称为“再活化”。如果不花足够的时间让我们身体中的细胞“再活化”，我们的身体机能就会加剧老化。 另外，在睡眠中，我们能将白天获得的信息进行整理，使它们“定格”在我们的记忆深处。在睡梦中突然冒出奇思妙想的例子也不在少数。因此，要成为高效的脑力劳动者，你必须保证充足

42、的睡眠。 饮食和运动对职场人士也很重要 和睡眠同样重要的是饮食和运动。关于饮食，人一天要吃够30种食物。早餐、午餐和晚餐之间的间隔要控制在4个半小时到6个小时之间。人体内有一种叫作Bmall的物质从晚上10点开始分泌，直到凌晨2点至4点达到高峰，这种物质能使脂肪在体内囤积。所以，我们尽量不要在晚上9点以后进食，早一点吃晚餐能有效抑制脂肪的囤积。 在条件允许的情况下，职场人士最好每天能运动一下，比如跑步、骑自行车等有氧运动。你一定要在锻炼身体和保持体力上多下一些工夫。实在没有时间的话，爬楼梯也是一种简单、有效的锻炼方式。 总之，睡眠、饮食和运动是人们创造并保持一切价值的基础。如果不能保持良好的身

43、体状态，工作效率就会受到影响，你就不能算是职场达人。 提高睡眠质量，保持良好的身体状态 人在浅睡眠时，大脑仍然在运转，仍然在整理白天的信息。进入深睡眠后，大脑才能得到彻底休息。浅睡眠和深睡眠以90分钟一个周期不断循环，在浅睡眠状态中苏醒人会感觉比较舒服。 睡前4小时不要吃东西，好好泡个热水澡，不要让卧室里的光线过于明亮，这样你就可以更快地进入睡眠状态。你可以做一些轻微的运动，随着体温的下降，身体会释放出一种促进睡眠的物质。 人体内的生物钟以25个小时为一个周期，早上起来后晒一晒太阳，可以使你的生物钟保持正常。 发展领域的时间：为创造未来的财富做好准备 你想为自己增加什么样的价值 在发展领域的时

44、间里，你要根据自己追求的价值，按照具体的步骤去实现你的目标。你可以加强专业知识的学习并取得相关的资格证书，可以为将来创业进行一些前期的准备和调研，还可以通过读书来扩大自己的视野并增强工作动力。 发展领域的时间要从一天的时间中预留出来，以2到3个小时为宜。想一想你一天中的零碎时间，比如上下班路上的时间、中午吃完饭后午休的时间、泡澡的时间、晚上睡觉前的时间等，如果你能把这些零碎的时间充分利用起来，就能很好地为发展领域预留出时间。这些时间绝对可以在未来成为你的财富！ 充分发挥自己的强项 绝对不要在自己的弱项上浪费时间。作为职场人士，一定要集中精力加强自己的强项。把自己的弱项提高到平均水平，比起让自己

45、的强项强上加强，你需要花费更多的时间和精力。在发展领域的时间里，你应该充分发挥自己的强项，以此来加强自己的核心竞争力。对于公司来讲，它的核心竞争力指的是远远胜过其他公司的那部分价值和其他公司不能模仿的核心能力。“核心竞争力”这个词用在个人身上也是一样的道理。所以，你应该找到自己的核心竞争力，并且把发展领域的时间用来加强自己的核心竞争力。 为增加自己的价值而采取的行动。看书、学习、取得资格证书、调研、发展人脉关系等。 要强化自己的强项 在采取行动时，一定要强化自己的强项。如果花时间去弥补自己的弱项，即使你花了很多时间，最后的效果却并不理想。 工作领域的时间：创造现有价值 职场达人不为工作时间的长

46、短左右 将一天的时间进行合理分配的关键，是先把生活领域的时间和发展领域的时间扣除，然后再决定工作领域的时间分配。 但是，你在工作中还是应该具有相应的职业精神，要在有限的工作时间内保持良好的工作状态并取得最好的工作效果。为此，本书在下一章里会介绍相关的方法，让你能够在有限的工作时间里创造更多的价值。 要拿出105%的工作状态 那些具有职业精神的职场人士通常都具备很强的主观能动性和自律精神。他们能够自发地寻找新的问题（而不是被动地听命于上司），然后自己找到解决问题的办法。他们不会局限在已有的工作方法中，常常思考新的工作方法并持续对其进行改进。无论工作量增加多少，他们都能按照自己的节奏对工作进行安排

47、和取舍，并在要求的期限内取得超过预期的工作效果。这些能力都是职场达人必须具备的。要成为职场达人，你就要拿出105%的工作状态，100%的工作状态只能算是刚刚及格，而95%的工作状态根本就不能让你成为职场达人。 “要求这么高，时间又有限，这怎么可能！”很多人可能会这么想。但是，所有的成功人士都是那些能很好地解决这一矛盾的人。你也要达到这样的境界才行。 职场达人和职场新手对待困难的不同态度 新手 o列出各种不能完成工作的理曲 o把问题都归于外部 达人 o即使时间、预算有限，也一定完成任务，不找借口 o总能想到其他的办法来解决问题 以小时为单位换算工作的时间成本 确定自己每小时的收入 你有没有将你的

48、收入以小时为单位换算过？把你的年收入或月收入除以实际的工作时间，你就可以算出你每小时的收入。当然，对于公司来说，员工每小时的工资还不足以说明问题。因为除了以工资的形式支出的费用外，公司还要支出诸如社保费、交通费、器材设备费等必要的费用。实际上，公司要为每个员工承担其工资两倍左右的成本。所以，你在工作中每花费一个小时，公司就要支出你每小时收入的两倍的成本费用。当把员工组织在一起开会的时候，公司就要承担所有与会员工的全部时间的成本费用。如果能够意识到这一点，你就能认识到，开会的时候要尽可能长话短说，尽可能缩短会议时间并充实会议的内容，不要浪费时间。 不创造时间成本两到三倍的利润，公司就不会赢利 总

49、的来说，公司员工如果不创造出自己所花费时间成本的23倍的利润，就不能说为公司作出了贡献。如果你工作的部门是能够给公司直接带来利润的核心部门，比如销售部，你所承担的责任就更大。对公司来说，核心部门的员工创造出来的利润还要承担行政部、研发部等不直接带来利润的部门的时间成本，这样才能够保证公司赚钱。 如上所述，无论是从个人收入角度还是从公司成本角度思考“时间成本”这个问题，你都应该对时间的有限性有更清楚的认识，你也更应该明白在有限的时间内要创造出多大的利润才能超过时间成本的投入。 小贴士 制订工作计划前必须问自己的5个问题 在开展一项新的工作之前，我们一般会制订工作计划。我在制订工作计划前，一定会在

50、脑中反复思考5个问题。现在请你也这样做，在制订工作计划前好好思考下面这5个问题。 问题1：即将开展的这项工作是否和自己的价值观相符合？ 这个问题是和工作相关的所有问题中最重要的一个。不管多么简单的工作，只要这个问题的答案是“不”，你就根本不应该开始做；相反，如果答案是“是”，不管这项工作多么困难、烦琐，你也一定要努力完成。因此，无论即将开展的工作是短期的还是长期的，是直接的还是间接的，你都要审视一下这项工作是否符合自己的价值观。 问题2：即将开展的工作做到什么程度算是完成？是否有截止日期和具体步骤？ 工作计划一定要清晰、具体。要尽可能把具体的工作步骤和截止日期都写清楚，越具体越好。像“对竞争对

51、手进行调查”这样的话最好不要写在工作计划里，而是应该把要做的工作内容具体化。比如，你可以在计划里写“确定5个同行业内的竞争公司”“听取5位以上竞争公司员工的意见”“收集两家竞争公司的销售数据”等。 问题3：即将开展的工作是否今天就可以完成？中途会不会感觉疲倦？ 一定要把需要花费较长时间的工作再细化。通常来讲，需要花费90分钟以上的时间才能完成的工作会让人降低工作效率。如果一直做一项工作，你很快就会感觉疲倦。所以，为了集中注意力，你可以以15分钟为单位把工作内容细化。 问题4：以后再做同样的工作也要花费这么长的时间吗？ “就算以后还要做这项工作，和这次从头开始做所花费的时间应该差不多”，有这种想

52、法的人不在少数。其实，这种想法简直是大错特错了。这次做这项工作多花一点点时间，下次就可以大大缩短所需时间。比如，为了以后方便使用相关资料，你可以将其进行分类；为了防止出现遗漏、丢失等问题，你可以做个资料清查单。总之，多花的一点点时间对你将来遇到与其相关的工作会很有帮助。 问题5：把工作交给其他人做是否效果更好？ 把工作交给其他人做，借用他人之力，是为了提高整体的工作效率。一个人的力量总是有限的。和发挥一个人的力量比起来，发挥整个团队的力量会取得更好的效果。 但是，不善于给别人安排工作的人，往往都是一些业务能力很强的人。他们硬是一个人抱着工作不放手，结果往往是费力不讨好。不要因为自己能做就全都自

53、己做，而是应该认识到，如果你能把这项工作要花费的时间节省出来去做别的事情，整体上可能取得更大的工作成果。你一定要学会从顾全大局的角度考虑问题。 小结 1工作是回报率最高的投资。 2人生的前半段尽量让自己的时间高价热销。 3人生的后半段尽量购买别人的时间。 4年轻时要积累工作经验，一定要追求工作品质并不断提高工作能力。 5时间投资的方式分为集中投资和分散投资两种。 6平衡分配生活领域、发展领域和工作领域的时间。7要清楚自己在工作中每小时的时间成本是多少。第3章 在最短时间取得最大效果的黄金方程式 工作中的黄金方程式 不掌握工作量和工作品质的平衡，就难以提高工作效率 关于如何提高工作效率，基本理念

54、就是“在最短的时间内取得尽可能大的工作效果”。为了做到这一点，你一定要先把工作中的黄金方程式烂熟于心。所谓黄金方程式，简单说来就是把工作效率表示成一个分数，这个分数的分母为工作时间，分子为工作量和工作品质的乘积。当工作量和工作品质的乘积不变时，时间越短就说明工作效率越高；当时间相同时，工作量和工作品质的乘积越大就说明工作效率越高。 这里需要特别指出的是，工作效果不可能永远都是工作量和工作品质的乘积。当品质为零时或者不达标时，就算你完成再多的工作量，你的工作效果其实也还是零。也就是说，不管你在工作时间内完成多么大的工作量，如果不能以应有的品质与之匹配，你的工作效率也还是低下的。 提高工作效率不能

55、一蹴而就 观察右页图里的黄金方程式你可以看出，只要能同时提高工作量和工作品质，并且减少工作所用的时间，你就能提高工作效率。但是，如果在刚开始从事一项工作时光想着如何减少工作时间，这对提高工作效率反而没有太大帮助。因为这个方程式也随着工作年限的不同而有所不同。 无论是谁，如果不完成相当数额的工作量，不积累足够的工作经验，都不可能提高工作品质。如果有人在应该积累工作量的阶段，只想着如何减少工作时间，他就根本不可能有很好的工作效果。对于职场新人来说，首先要考虑的是如何增加工作量，其次要想的是如何提高工作品质，最后要考虑的才是如何在最短的时间内完成工作。如果没有从量变到质变的过程，谁都不可能一下子实现

56、质的飞跃。 提高工作效率的8个关键 要把以下8个关键牢记在心 如果你想提高工作效率，一定要谨记8个关键。关于这8个关键的详细做法，我会在后文中介绍，这里先把其精髓提炼出来。 1为了提高工作效率，你不仅要付出劳动，还要付出一定的金钱。你应该把这些金钱看成是一种投资。千万不可以在这方面斤斤计较。 2为了能集中精力，你一定要学会取舍。不仅要决定什么是要做的事情，也要决定什么是不应该做的事情。另外，尽量减少与你的目标没有关系的活动。 3无论你要完成的工作量有多么大，它也只不过是由一点一滴的工作累积起来的。所以你首先要把总的工作量细化为每天要完成的工作量，接下来你只需做好每天的工作即可。 4一定要做好准

57、备工作。完成同样一项工作，工作效果的好坏与准备是否充分密切相关。可以说，准备工作做得好就等于完成了一半的工作。 5同时处理几项工作能有效提高工作效率。当然，这几项工作绝对不是简单地相加到一起，而是要有相乘的效果。也就是说，你一定要找到最好的组合办法和处理方法，让这几项工作适合同时处理且能产生好的效果。 6掌握IT产品的使用技巧。这是一种能马上见效的提高工作效率的方法。平时多研究电脑功能、操作程序、办公软件等，它们的功能你掌握得越多，你的工作效率就越高。 7分散的时间投资需要坚持到底。所以你要把这些时间纳入自己每天的日程表中，你可以制订一个计划表。不过你可以灵活掌握，即使哪天忘了，也不会影响长期

58、计划。 8个人的力量无论如何都是有限的。不要只着眼于自己的工作业绩，而应该具备大局观，考虑如何使整个团队的工作业绩最大化。 8个关键助你提高工作效率 1不能小气 为提高工作效率而花的钱不是消费，而是投资。不要考虑金额的大小，而要考虑能给自己带来多大好处。 2学会取舍 做的事情太多就难以集中精力，结果哪件事都做不好。所以要提前决定哪些事情不做，然后集中精力做应该做的事情。 3招工作具体化 工作不具体化，就难以执行。再大的目标，也要把它分解为每天要完成的小目标。 4充分的准备工作是成功的一半 在开始工作之前，一定要做好充分的准备工作，准备工作的好坏是决定你工作成败的关键。 5同时开展几项工作 把需

59、要集中精力的工作和无须集中精力的工作搭配起来同时处理。 6学会使用IT设备 活用IT技术，使收集信息、制作文书、交流沟通、管理工作等都能更自动化。 7养成良好的时间管理习惯 养成良好的习惯，就不必再做过于具体的计划。 8.重视团队的工作效率 一个人的能力终究有限，要学会把工作“外包”出去，从而进一步提高工作效率。 为提高工作效率不要吝惜金钱 为了提高工作效率，一定要确保一定的经济投入 为了学习就要购买必要的书籍和资料，为了缩短工作时间就要购买必要的IT产品，为了学习别人的经验和扩大自己的人脉就要参加一些社交活动，等等。以上这些行为都要支出一定数额的金钱。虽然本书前面提到“人生的前半部分是要出卖

60、自己的时间换取金钱”，但是你要知道，如果把获得的金钱拿出一部分用来提高自己的工作效率，你就能不断地大幅提升自己的价值。 虽然网络能免费提供给我们相当多的信息和服务，但是，如果想获得体系化的、行之有效的工作方法，你最好还是买一些专家的书来看或者参加一些专门的研讨会，其他的办法都没法跟这两种办法相比。当我自己想收集某个领域的信息时，至少要买四五本书，多的时候要买十几本书。虽然不是每本书都熟读，但是通过浏览，我可以在短时间内发现问题的实质。正像很多人推荐的那样，读书是一种风险低、收效大的投资方式。 另外，购买IT产品及每月的通信费应该也是一笔不小的成本开销。但是，想一想这些产品和设备为你节约的时间、

61、给你带来的工作效果，你就会发现它们其实并不奢侈。如果因为廉价的电脑和低效的通信设备影响了你的工作效果，这才是得不偿失的事情。对于工作时使用的设备，你还是要选择能够帮助你保持最佳工作状态的产品，在这方面出手大方一些是有必要的。 拿出收入的5%10%用于投资，以提高工作效率 为提高工作效率而做的投资，要根据最终能为自己带来的价值确定投资金额。如果不能明确能给自己带来多少好处，就固定拿出一定比例的收入进行投资。 人在消费的时候难免想买一些便宜的东西，但是便宜的东西带来的价值也是有限的，在为提高工作效率而投资的问题上也是如此。 不要以消费者的视角来看，而要以投资者的视角来解读，把金钱尽量投入到能带来高回报的高性能产品上。 效率的重点不是做什么，而是不做什么 如果不对工作适当取舍就制订不出好计划 你应该有这样的经验，马马虎虎、敷衍了事地制订一个工作计划，在执行时却发现很难将工作开展下去，更谈不上提高工作效率。因此，如果制订工作计划的方法不正确，你就会很容易让自己陷入自责的境地