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1、EXCEL函数在成人学籍管理工作中的应用探讨摘要： 根据高校成人学籍管理的实际特点和需要， 将EXCEL电子表格软件中的函数应用于学籍管理日常工作之 中，为建立学生学籍的基础信息以及日常管理和比对、核实 提供了方便。关键词：EXCEL;学籍管理;探讨 学籍管理工作是每个学校的一项重要日常工作之一， 在学籍管理工作过程中，学生信息的准确性至关重要。在将 数据导入到数据库之前，为确保数据的准确性，大量的学生 数据需要提取、 比对、 核实。 如果是用人工比对， 不仅费时， 而且准确性难以保证，经过多年的实践摸索，目前学籍管理 人员通常采用EXCEL软件中自带的一系列函数来完成复杂 的比对工作。下面就
2、和大家共同探讨一下在成人学籍管理过 程中经常遇到的几类问题，以及如何用函数来对这些问题做 快速处理。1.利用身份证号准确提取出学生的出生日期 在学生报名时，需要填写身份证号，出生日期等详细 信息。学籍管理人员在录入的过程中，可以只录入身份证号， 再从身份证号码中提取出学生的出生日期，这样既省时省 力，又提高了准确性。目前已录入数据的截图如图1所示：图 1上图只是录入数据的一个截图，实际的学生数目有3000多名，如果再逐一录入学生的出生日期， 很难保证数据 的准确性。在处理这类问题时，我们就可以利用EXCEL中 自带的函数来计算出学生的出生日期。具体操作方法：在C2单元格中输入“=MID(B2,
3、7,8)”，其含义是从B2单元格 中数据的第7位开始取连续的8位，回车运行后，可以发现 返回的数值为“19870102”，即学生的出生日期。然后将鼠 标放在C2单元格的右下角，向下拖曳鼠标，即可将其他学 生的生日显示出来。2.在一列数据中快速找出重复的数据如果在3000多名学生的电子信息中，有部分学生的数 据录入重复了，想要人工挑出重复的数据，几乎是无法完成 的任务。在处理此类问题时，我们也可以利用EXCEL的函 数快速而准确地找出答案。具体操作方法：找出数据值重复 概率最小的一列 (在此表中选择是的身份证号所在列B)；找出一空白列，在空白列(在此表中选择的是D列)中输入如 图2中D2所示的函
4、数“=IF(COUNTIF($B$2:$B$3000,B2)1,B2,)”，然后将鼠标放在 D2 单元格的右下角，向下拖曳鼠标，即可将重复的数 据显示出来，若无重复数据，单元格中的数值为空（结果如 图 3 所示）。该函数判断的是从 B2 到 B3000 范围内是否有重 复的数据，若判断范围有所改变，只需改变相应单元格的名 称即可。例如，想判断姓名列是否有重复数据，需要将 D2 单元格中的函数改为“=IF（COUNTIF（$A$2:$A$3000,A2）1,A2,）”即可。图2图33.根据唯一相同的条件合并两个表中的数据待处理的问题：目前在工作表sheet1（图4）中存放着几名同学的基本信息，工
5、作表sheet2（图5）中存放着大量同学的 基本信息与平时成绩，若想从几千名学生的平时成绩中查找 出几百名学生的平时成绩，最快速的方法是利用EXCEL自 带的函数VLOOKUP。问题的处理方法： 先分别将两个表中无重复值的列 （此例中用的是“身份证号”列)移至表中的第一列。然后在要 填加数据的表中(如图4中的D2单元格所示)填入“=VLOOKUP(A:A,Sheet2!$1:$65536,4,FALSE)”，其含义为 在工作表sheet2中查找与工作表sheetl中A列相同的数据， 并把sheet2中的第4列数据返回sheetl的D列中。若想返回 总成绩，即返回工作表sheet2中第5列的值，只需将D2单元格中的函数改为“=VLOOKUP(A:A,Sheet2!$1:$65536,5,FALSE)”即可。图4工作表sheet1中的数据图5工作表sheet2中的数据本文中的实例仅是日常学籍管理过程中应用EXCEL函数处理问题的一小部分，只要我们勤于思考，对于不同的 问题有针对性地使用不同的函数来处理，不仅可以确保数据 的准确性，而且还可以达到事半功倍的效果。参考文献：1史京军.浅谈Excel函数在学籍管理中的链接应用 中国教育技术装备.2007.(11).注：文章内所有公式及图表请以PDF形式查看。J.
EXCEL函数在成人学籍管理工作中的应用探讨
