采购管理信息系统

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1、摘要本文以材料采购管理信息系统为背景，从实际工作出发，在分析目前本单位采购管理中存在的问题的基础上，结合管理信息系统开发的概念、结构及系统开发的基本原理和方法，开发了一套材料采购管理信息系统。企业采购流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。在这个过程中，作为购买方，首先要寻相相应模式，必然会要求生产方式，物料搬运方式都做相应的变动，合在一起共同构成.关键字： 材料管理 ；采购管理信息系统 ; 业务流程图 ;数据流程图 ; E-R图目录1 系统开发背景与调查结果 1 1.1 开发背景 1 1.2 调查结果 1 1.2.1 现行系统的组织结果及工作任务 1

2、 1.2.2 现行系统的业务流程及概况 1 1.3 系统规划 32 系统分析 32.1 系统目标 32.2 数据流程图 32.3 数据字典 52.4 E-R图 83 系统设计 113.1系统功能模块图 113.2 系统硬,软件配置 113.2.1 硬件配置 113.2.2 软件配置 113.3输入设计 12 3.3.1 订货单 12 3.3.2 入库通知12 3.3.3 供应商错误改正133.4输出设计 13 3.4.1订货单13 3.4.2 缺货单 133.5系统HIPO图144 参考文献14正文 作为企业而言，为销售而生产，为生产而采购是一个环环相扣的物料输入，输出的动态过程。在这个过程，

3、销售流程，从物流的角度看，最初的采购流程运行得成功与否将直接影响到企业生产，销售最终产品的定价情况和整个供应的最终获利情况，换言之，企业采购流程的“龙头”作用不可轻视。企业采购流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。在这个过程中，作为购买方，首先要寻相相应模式，必然会要求生产方式，物料搬运方式都做相应的变动，合在一起共同构成.一系统开发背景与调查结果1开发背景本系统针对企业的采购业务而设计, 该公司接受客户定单,查清库存后编制缺货单,由采购员汇总缺货情况和供应商情况确定采购数量.收到供应商提供的材料如符合要求,则放入库存,如不符合要求,则退回给供应商.

4、2调查结果(1)现行系统的组织结果及工作任务采购科的任务是，对缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐，并发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。（2）现行系统的业务流程及概况现行系统的业务流程情况如图1所示。1缺货通知单D3D4采购单P1按厂家汇总D5提货通知单P3核对S3供应商P5登记入帐D6应付帐款S4财务科S2仓库管理员P4采购单留底B1编制报表图1系统业务流程图S1采购员D2库存帐D1订货单P2确定订货量23，系统规划（1）实现整个百货

5、商店业务信息流程的计算机管理。（2）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存也用计算机进行。(3)改善订货策略.二， 系统分析1,系统目标(1) 人力和设备费用的减少;(2) 处理速度的提高;(3) 降低采购成本;(4) 决策科学性的提高;(5) 人员利用率的提高.2,数据流程图本系统的顶层数据流程图如图2所示，二级数据流程图如图3所示.仓库管理员把缺货单给采购员,由采购员汇总缺货单,再编制订货单交给供应商。对收到的供应商的供货单和货物进行检验后，符合要求的入库，不符合的则退回给供应商。3缺货单仓库管理员S2缺货单到货单P1采购处理订货单供货单图2-第

6、一层数据流程图采购员S1供应商S34F1缺货单P1.2编制订货单F2F3F4订货单S3供应商D1厂商名录D2订货单文件F6F7P1.3核对订货单F10F11F12P1.5发到货单F13到货情况F8D5应付款明细帐F9P1.6改建库存帐F14F15D4进货帐F5图3-二级数据流程图P1.4建应付帐款P1.1按货物汇总D1库存文件3,数据字典5数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（如表1所示）、数据存储字典（如表2所示）、数据处理字典（如表3所示）三类。总编 编号名称来源去向所含数据结构1-01F1缺货单S1P1.1缺货单号,货物代码,数量,日期1-02F2货物数据P1.1P1.

7、2货物代码,供应商号,型号，名称,单价1-03F3供应商数据D1P1.2供应商号,名称,地址,联系电话1-04F4订货单P1.2S4订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额1-05F5库存数量D3P1.2货物代码,供应商号,仓位号,数量,日期1-06F6订货单P1.2S4订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额1-07F7订货单D2P1.3订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额1-08F8订货单P1.3P1.4订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额1-09F9应付数据D5P.4应付帐号,货物代码,供应商号,数量,金额1-10F10供货单S4P1.3供货单号,

8、货物代码,订货单,数量,金额1-11F11错误供货单P1.3S4错误供货单,货物代码,订货单,数量,金额1-12F12供货单P1.3P1.5供货单号,货物代码,订货单,数量,金额1-13F13到货单P1.5S1到货单号,供货单号,货物代码,订货单,数量1-14F14库存数据P1.6D3货物代码,供应商号,仓位号,数量,日期1-15F15入库单P1.5D4入库单号,供应商号,仓位号,货物代码,日期6 表1-数据流字典表1为数据流字典，此处仅对F1作如下解释，数据流F1（见图3）是仓库管理员S2提出的缺货单，它的去向是按货物汇总P1.1，在F1中包含如下信息：缺货单号,货物代码,数量,日期。F2、

9、F3F15均代表数据流名，它的来源、去向以及该数据流所含内容。总编号编号名称输入数据流输出数据流所含数据结构S-01D1厂商名录F3(P1.2)供应商号,名称,地址,联系电话S-02D2订货单文件F6(P1.2-D2)F7(D2-P1.3)订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额S-03D3库存文件F14(P1.5-D3)F5(D3-P1.2)货物代码,供应商号,仓位号,数量,日期S-04D4进货帐F15(P1.5-D4)入库单号,供应商号,仓位号,数量,日期S-05D5应付款明细帐F9(D5-P1.4)应付帐号,货物代码,供应商号,数量,金额 表2-数据存储字典表2为数据存储字典，均

10、以D表示。此处仅对D1进行解释，其余类推。D1（见图3）为厂商名录，它是用来记录厂商情况的。将数据流F3写入P1.2（编制订货单）。D1包含如下信息：供应商号,名称,地址,联系电话。7总编号编号名称输入处理逻辑情况输出P-01P1.1按货物汇总F1根据缺货单和供应商情况编制订货单F2P-02P1.2编制订货单F2,F3汇总缺货单,确定缺货数量F4,F6P-03P1.3核对订货单F7,F10核对订货单,确定供应商,检验到货单F8,F11,F12P-04P1.4建应付款帐F8,F9根据订货情况和应付款明细帐建应付款帐P-05P1.5发到货单F12根据收到的货物发到货单F13P-06P1.6改库存,

11、建帐根据出，入库文件改库存,建帐F14,F15 表3-数据处理字典表3为数据处理字典，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。此处仅以P1.1（按货物汇总）为例（见图3），根据缺货单和供应商情况编制订货单。凡是图4中方框都代表处理，以P为代表。4，E-R图如图5,图6所示,一下为本系统的E-R图.8仓库管理员管理员号姓名性别仓库号年龄M缺货N采购员采购员号姓名性别采购单号年龄货物代码E-R图4仓库管理员(管理员号,姓名，性别,仓库号,年龄)采购员(采购员号,姓名,性别,采购单号,年龄)缺货(管理员号,采购员号,货物代码)9采购员采购员号姓名性别采购单号年龄采购处理M订货单号N供应商供应商号名称地

12、址联系电话E-R图5采购员(采购员号,姓名,性别,采购单号,年龄)采购处理(采购员号,供应商号,订货单号)供应商(供应商号,名称,地址,联系电话)10三，系统设计1系统功能模块图采购管理供应商管理缺货管理订单管理图6-采购科管理功能图 2.系统硬,软件配置 A.硬件配置三台微机（包括主机、显示器及磁盘驱动器）。打印机。适配器、电缆等其它网络配件。IC卡读卡器B.软件配置汉字多用户操作系统。11汉字dBASE数据库系统。企业报税专用软件.其他应用软件3,输入设计 输入的数据有三种，分别为订货单、入库通知和供应商错误改正。分别描述如下：(1).订货单来源采购部媒体卡片（每张订单上的每种货物各占用一

13、张卡片）字段采购代码（八位数字型） 商品代码（八位数字型 订货数量（六位数字型）厂方代码（六位数字型 ） 单价（八位数字型一两位小数 ） 估计卡片数量每天平均1 600张每天最多2 500张 (2).入库通知 来源库房 媒体卡片（每到一种货物占用一张卡片）字段商品代码（八位数字型）12数量（六位数字型） 厂方代码（六位数字型）订单发出日期（六位数字型）估计卡片数量每天平均800张 每天最多1 500张(3).供应商错误改正 来源所有供应商媒体卡片字段由负责改错工作的程序员设计（也包括盘点后的实际库存的输入）4,输出设计 (1).订货单去向供应商。形式传真 顺序依订货单代号排序。 (2).缺货单去向一采购员 形式打印。顺序依缺货单排序。 135，系统HIPO图系统的HIPO图如图7所示：订单处理输入处理输出读库存文件输入订单输入订单项目订单校验确定能否订货处理缺货订单处理可供货订单编辑备货单打印备货单记录缺货项目存储缺货项目修改库存量记录可供货项目图7 以上完成的是百货商店业务结构管理信息系统的系统分析和系统设计工作。五、参考文献(1)许晶华 . 管理信息系统G . 华南理工大学出版社 . 2003(2)李东著 . 管理信息系统的理论与应用 . 北京:北京大学出版社,2002(3)邝孔武 . 信息系统分析与设计 . 北京:清华大学出版社,199914