有效的电邮手册

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1、有效的电邮手册 Steven Effective Email Guidelines 2 目录 Email Has Become Ineffective 电邮变得低效 Poor Usage Examples 低级的使用案例 Use Smart Subject Lines 使用准确的标题 Think Before You Click 点击前考虑清楚 Write for Action 写的内容与实际效果相符 Reducing the Load 压缩容量 Quality Communications 高质量的沟通 Recommended Standards 推荐标准 General Tips 常用技巧

2、 Call to Action Effective Email Guidelines 3 电邮变得低效 电邮存在双重问题 太多的信息飘渺不定 一半是没有必要的 另一半是低效的 将问题归咎于你自己 Effective Email Guidelines 4 低级的使用案例 责任人和关键要点隐藏在电邮中责任人和关键要点隐藏在电邮中l 应该转到下一个文件夹应该转到下一个文件夹 -Original Message- From: Sent: Monday, January 08, 2001 5:46 PM To: IMS Operations Subject: I will be gone all day

3、 Tuesday/01-9-01 at an Operations Offsite Staff Meeting. I will be accessible via cell or pager listed below- Thanks 错误使用全球发送平台错误使用全球发送平台 无主题无主题 Effective Email Guidelines 5 使用准确的标题 所有信息都应该是清晰的，并且明确的“标题栏”应该： 描述信息内容 明确是否有责任人或完成日期 清晰信息是为谁写的 标题模版 TAG description action due dates (EOM) 标签标签 描述描述 行动行动 完成

4、日期完成日期 （结束（结束） Effective Email Guidelines 6 使用准确的标题, 内容 好的标题案例 仅供参考：仅供参考：3/14讨论会议备忘录讨论会议备忘录 每周每周: 约翰史密斯约翰史密斯 操作操作 WW17 跟进行动包括跟进行动包括:MRC的会议记录的会议记录, 所有跟进行动结束时间为星期五所有跟进行动结束时间为星期五 4/1 公告：公告：POR程序的更新及相关信息程序的更新及相关信息 乔乔 鲍勃鲍勃: 你周三中午开会并请携带更新的资料你周三中午开会并请携带更新的资料 议程：议程：3/12周四早上周四早上10点在点在123室举行全体员工会议室举行全体员工会议 玛丽

5、玛丽:我将出席全球“面对面”会议并作简要介绍（结束）我将出席全球“面对面”会议并作简要介绍（结束） 低级的标题案例 每周备忘录每周备忘录 这里有一个服务链接这里有一个服务链接 关于：演讲文件关于：演讲文件 （空白标题）（空白标题） 不相干的标题不相干的标题用旧的标题栏发时，其与内容无关用旧的标题栏发时，其与内容无关 标签标签 描述描述 行动行动 预定日期预定日期 (结束结束) Effective Email Guidelines 7 使用准确的标题, 内容 如果你可以在标题栏内写清楚所有内容，就不需要再在文本框内输入任何内容。 在标题的结尾，打上（EOM），以告知收件人：在电邮的正文中没有任何

6、文字信息。EOM意思是“结束” 鲍勃，你打算周五去吃午餐吗？（结束）鲍勃，你打算周五去吃午餐吗？（结束） 我同意丹的合约提议并打计划今天签约。（结束）我同意丹的合约提议并打计划今天签约。（结束） 杰夫杰夫,金金:请确定时间与我开会讨配置问题（结束）请确定时间与我开会讨配置问题（结束） Effective Email Guidelines 8 点击前考虑清楚 不要自动的“全部答复”。 回复邮件时，确定列表上所有的人都需要回复，或者只需回复发件人。 发送前，最后检查你的群发名单确认是否所有的收件人都需要收到这封电邮。 如果你的电邮对他们的工作不重要的话，大多数人是没有时间看的。 如果仅仅因为他们的

7、名字在群发名录上，这并不意味着他们想继续和你用电邮探讨。 无论如何，一但用电邮探讨超过2-3个回合，那么，你该用电话方式了。 考虑清楚你要将电邮发给谁考虑清楚你要将电邮发给谁! Effective Email Guidelines 9 写的内容与实际效果相符 在电邮的第1-3行，要明确其内容 包括行动责任。 需要在特定时间回复。 包含的信息是收件人在工作中需要的。 这样可以使Outlook预览页面使用更有效。 使用To: 和Cc:地址要准确 如果你想产生实际效果，一定要把收件人放在To:一栏，而不是Cc:一栏 将大量的时间浪费在电邮上是不明智的。如果想让电邮产生效将大量的时间浪费在电邮上是不明

8、智的。如果想让电邮产生效果，请尽量在信息文本的开端列明。果，请尽量在信息文本的开端列明。 Effective Email Guidelines 10 压缩容量 对系统和接收者超负荷 发送不必要的附件，会导致因特网的电邮箱网络超负荷而导致问题产生 打开或关闭文件令接收者烦恼 每次尽量使用文本信息 情况汇报，会议记录，出差报告，简单提议 必要时，使用格式化文件 电子数据表，演示文稿，正式文件 使用企业内部互联网 考虑发送一个超级链接或文件路径来代替文件 在他们开始前停止回复 如果不需要回复，在你的电邮l结尾处注明“不需回复” Effective Email Guidelines 11 高质量的沟通

9、 当需要“马上回复”时，电邮不是一个恰当的沟通手段 很有可能象你一样，会错过重要的最后期限 在会议前的几个小时内，不要仅用电邮去通知议程的更改 不要期望重要的任务在几个小时内让接收者处理完毕。 .在会议前，预先发出你的报告资料 使用电邮传达那些不敏感的或非感性的信息 如果想省时间，应避免创建那些需要花很多时间解释的情形 电邮不能取代在非常短的时间内与恰应的参与者的有效沟通. 问自己：电话是会否会更有效？ Effective Email Guidelines 12 高质量的沟通, 内容 如果一个话题在经过1-2个的电邮回复后仍不能得到结果，那你必须停止发EMAIL 打个电话或开个短会去讨论和解决

10、，你会得到更快更高质量的得到结果。 问自己，你是为了分享经验还是仅仅为了发泄 有时我们都需要发泄，但电邮也许不是一个合适的方式。 需面对面的建议或争执，都不能在电邮中解决 甚至不要试！ Effective Email Guidelines 13 推荐标准 从不同的执行组织中收集来 标题标签-必需 WSR-每周 MSR-每月 其他推荐的标题标签: URG：Urgent 紧急-停止所有事情，先看我的电邮 HOT：Hot 热点：需要你立刻关注 RSP： Respond 回复：需要你回复，以任何方式 MTG：Meeting 新/会议更改 FWD：Forward 转达到你们不同的组 HLP：Help 需

11、要信息，求助： FYI：For your information 仅供参考 ACT：Action 需要行动 Effective Email Guidelines 14 推荐标准, 内容 从不同的执行组织中收集来 规则： 当发送或回复电邮信息时，没有outlook的摸板或漂亮的格式 只回复“发件人”，只有在绝对必要的情况下，才“答复所有人” 使用PowerPoint、压缩文件时，容量大的文件，尽量使用共享的服务器或网页。 所有周报、月报都要写在电邮的文本上，不用附件 如果可能，把简短信息写在标题上，附“结束”标签。 不要在电邮在讨论。当他人开始在电邮谈论的时候，请停止并鼓励其他人停止。此时，应该

12、是用电话的时候了。 如果确实有需要的话，请抄送给你的经理。如果你不需要经理回复，请在标题栏中说明。这样做，会让你和你的团队清楚哪些立即需要关注的项目。 Effective Email Guidelines 15 常用技巧 使用“跟进”标签。 当读电邮时,你决定需要在稍后的时间采取措施和行动, 请为信息设定一个“跟进”标签并明确具体的提醒时间。. 不要将问题延续 如果你发现你在不需要出现的群发名单上时 发送信息告诉发件人，将你的名字从名单上删除 如果你发现你在不需要陷入一场电邮讨论时 要求从群发名单中取消. 如果你发现其他人使用不礼貌的电邮 发送一个友好信息要求其更正 Effective Ema

13、il Guidelines 16 常用技巧, 内容 收到电邮的技巧: 批量处理电邮。不要一接收到邮件就马上打开 ；反而,批量处理电邮并采取好的技巧：做快速决定并且尽量处理一些信息。每天查阅两次电邮是合理的。 不要对电邮的细微差别过度敏感。许多人不是好作者并且不注意使用语言以致于导致误解。 使用电话澄清而非让误解真正的升级。 Effective Email Guidelines 17 马上行动 在使用电邮时运用这些指南 包括： 每周 /每月报告“仅用正文”电邮 在每周/每月报告中，如果格式化或包含服务程序，请附指示路径 在标题的第一个单词用 “MSR” 或者 “WSR” 由你开始行动 将这些介绍给你的职员并要求他们执行。