浅谈基层农发行档案管理

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1、浅谈如何做好基层农发行档案管理工作梁宏斌 张克清 随着国家金融体制改革的不断深化和日秦完善，农业发展银行的业务发展领域也在不断纵深推进，档案管理工作无论是在记录银行发展历史，还是在银行经营与管理中，所发挥的重要作用是不容忽视的。面对农发行的改革与发展，经营业务的科学决策都离不开原始档案作参考，对此，基层农发行的档案管理工作至关重要。在新的历史时期、新的工作需要，新的条件下如何更科学，更规范，更全面系统地做好档案管理工作，是农发行系统亟待探讨的课题。笔者结合基层农发行工实际和档案管理工作的特点，谈谈一些浅见，以供参考。一、树立档案管理意识，从日常工作做起。 基层农发行的现状是人少事多，业务工作主

2、要有三大类，会计，信贷和办公室的综合工作。各部室档案的收集与管理重在平时，但目前各基层行的档案管理意识还比较薄弱，不同工作岗位的原始资料很难规范序时地收集整理归档，甚至收集到的档案资料也不完整，分类存放还比较凌乱，很难体现出档案资料的真实价值，并且在调阅档案资料时也比较困难。对此，全行员工务必引起高度重视，强化档案管理意识，必须从三个环节着手。 1、基层行领导必须高度重视档案管理工作。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，明确分工，责任到人，定期检查验收归档。领导对档案价值的认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工

3、作列入议事日程，纳入考核目标，是全行增强档案管理意识和规范档案管理的重要保证，要使基层农发行的档案工作达标，领导起决定因素。 2、全行员工要积极参入档案管理，从日常业务工作做起，严格按照档案管理的要求，注重平时档案资料的积累和分类存放。要经常参加档案管理法规和相关的政策，制度的学习培训，不断增强规范档案管理意识，各工作岗位必须从日常业务工作做起，注重档案资料的日常收集和整理，分类存放。每个部室要指定专人负责资料收集，分类整理并编码登记，定期移交给支行专职档案管理员归档保管，在全行形成档案管理工作齐抓共管的态势，确保基层行的档案管理工作有新的起色。 3、专职档案管理人员要充分发挥其主观能动性，充

4、分运用专业知识对各类档案资料协作整理验收，科学登记归档。专职档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，要勤汇报，档案管理人员要经常向领导汇报档案工作进展情况，引起领导重视，及时查漏补缺，力求使基础档案管理更完整，更规范。二、加强教育培训，提升综合素质档案管理人员的综合素质和专业水平直接影响档案管理的整体工作质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，

5、对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的业务工作和社会发展的需要，所以必须对档案人员进行专业培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，使基层行的档案管理逐步进入专业化，现代化轨道，要从以下几方面努力：1、提高综合素质，强化专业培训。首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员专业知识培训在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。其次，教育培训不容忽视，将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程，制定培训计划，有针对性

6、地分期培训，力求人人参入，共同提高。要使档案管理人员能够清晰地认识到档案管理工作的重要意义，要激发潜力，充分发挥正能量，使档案管理与业务发展，与时代发展同步。2、加强制度建设，建立良性运行机制。首先，要建章立制，使档案管理工作可持续发展，档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。农发行档案工作是一项系统工程，持续性，连接性和完整性较强，本着对历史负责，对业务发展负责，必须建立一套完整的管理体系，规范档案管理。其次，要建立完善的教育体系，制定约束和激励机制，使档案管理人员不断增强使命感和工作责任心。3、开展综合培训，提高业务水平。从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培

7、训，要创造条件，多组织一些培训教育活动，使全行员工都有全面系统学习档案专业知识的机会，不断增强现代科技知识。尤其是要加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中，尽快提高其专业水平和实际操作技能。要通过各种形式对档案管理员进行档案法和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件，同时还要鼓励档案管理人员积极参加档案管理资格考试，不断提升档案管理队伍的综合素质和工作技能。4、建立奖惩机制，细化考核监管。合理的奖惩措施是做好档案管理工作的重要保证，制定奖惩措施必须结合基层农发行的工作实

8、际，细化考核内容，加大监管力度，定期检查验收。要进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，把档案材料的收集整理工作纳入档案管理人员的责任目标考核，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。三、运用现代管理手段，科学管理档案。 实现档案现代化管理，随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如电子档案和纸质文本档案的数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法的落后将直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。首先要增强责任感，提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德

9、，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。其次要掌握管理技能，提高综合素质。传统的档案管理方法已不再适应新时期的发展要求，正确运用现代化科技手段和先进操作管理技术是做好档案管理工作的重要保证。档案管理人员必须牢固掌握和运用先进的管理手段，以适应档案管理数字化、信息化的发展要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习，努力使自己具备信息知识

10、和网络文化的综合型档案管理人才。再次是利用现有资源，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。因此，要发挥计算机的管理优势，提高工作效率。将纸质文本档案录入到计算机上，按权限设密，确保档案材料的安全性，实行档案资料网络化管理，使档案资源共享，既方便日常业务操作，同时也方便档案材料的调阅查询。充分地发挥档案材料的重要作用，也体现出档案材料的应有价值。四、提升现代管理水平，增强档案资源利用。随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，

11、只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备服务意识，又要掌握现代化管理技能，充分运用电子网络健全和完善档案材料。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词时再点查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。档案保管的目的是为了利用，因此，档案管理工作者，在处理好利用和保密的前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具。1、加强编研工作，要对档案资料进行分析研究，按照一定的主题对档案资料进行筛选，归纳，综合

12、，摘编等编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确，更系统，更精练。因此，要从实际出发有针对性地编制必要的检索工具，使检索多样化，从而提高查找利用档案的效率。2、积极主动提供服务，改变以往被动的服务局面。档案人员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势实现档案信息资源共享。3、档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务当好活字典，业精于勤，档案工作者要勤于工作，以规范档案管理为天职，建立健全档案管理制度，配置适宜的档案管理设施，利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理保管

13、档案，防止档案破损，褪色霉变和散失雀斑档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案，采取特殊的保护措施，严格执行国家的保密政策，严防泄密。建立科学的管理制度，为农发行的建设与发展提供及时，准确周到的服务。销售管理制度第一章 销售部基本守则 1. 严格遵守公司保密协议，客户资料、项目状况、部门会议内容及其他销售部资料不得外传。 2. 服装整洁、干净（着装具体要求见公司规章制度），上班时间内须保持精神饱满的工作状态。 3. 严格遵守公司上班作息时间，不迟到、早退。请假者必须填写请假申请单，批准后方可休假，未办理请假手续者作旷工处理。任何请假以不影响部门工作为前提，请假手续按公司规定流程办理。（详见公司

14、请假制度） 4. 努力学习、提高自身的业务素质和专业知识，加强个人品德修养。要有工作责任心，争取高效优质完成每项工作任务。 5. 工作中服从管理，加强协作，积极主动反映工作中出现的新情况、新问题，并提出合理化建议。 第二章 工作计划和报表制度 第一节 工作周报（周总结和周计划）1. 工作周报的目的：为了避免工作疏漏和获得公司资源支持，需对本周工作中存在的问题进行分析，并列出下周计划：1) 填写内容： 周计划：主要是下周的工作重点，需要支持和资源的在周计划中说明，以便部门经理安排； 周总结：主要是针对周计划的工作重点，说明它的完成情况及存在的问题；2） 填写制度：每周五例会前必须递交本周计划完成

15、情况与下周工作计划，如有特殊原因，则需在周一上午9点以前递交。 第二节 工作月报 1. 工作月报的目的：对本月工作的回顾，找出本月工作的成果和缺点。 2. 填写规范：当月工作回顾，分两部分：一为工作成果；二为工作中存在的问题；下月工作计划中必须明确列出工作重点。 3. 销售人员必须在每月最后一天递交工作报告。 第三节 出差报告 1. 出差报告的目的；为了方便出差期对工作进度和客户进展的把握，必须填写“出差报告”。 2. 销售人员出差回公司后的三天之内，必须提交出差报告。 第三章 例会制度 销售部每周五下午17:30部门工作例会，会议由销售总监主持，如遇其出差由销售经理主持，销售助理做会议记录并

16、跟进会议讨论问题解决情况。 1、 检查销售指标完成情况，评估本周销售活动成效，存在问题及提出改进意见；2、 销售人员汇报本周销售及客户开发情况，提出工作中的问题；3、 分析、协调、帮助解决销售工作中的问题；4、 下周销售目标及工作计划。5、 无故缺席者罚款50元 第四章 客户管理制度 1. 销售部客户分为三级：A、B、C、D 1) A级客户属于重要客户：主要描述：有明确的需求，并在1月内可以签约的； 2) B级客户属于意向客户；主要描述：有明确的需求，2-3个月可以有意向签约的，销售人员与该客户关系处理的比较好，并达成一定的合作共识; 3) C级客户属于潜力客户，主要描述：该客户有一定潜力，3

17、-6个月跟进时间；但尚未有明确的需求日期； 4) D级客户属于发展客户：主要描述：该客户日前有相关的规划。 2. 客户分级管理制度 1) 随着合作加深，客户的等级会不断的变化，销售人员可以根据市场开拓状况来调整客户的等级。 2) 客户等级变化决定在该客户投入的时间和资源不同，所以销售人员所负责客户等级变化后必须在工作汇报中体现。 3. 客户资料管理制度 1) 目的：客户资料的有效管理有助于分析客户的需求，挖掘客户的潜力；辅助公司作业务范围的定位及销售策略的制定； 2) 新客户资料填写规范与内容； 为了方便对客户资料的记录，针对电话开发的客户或者初次拜访的新客户，必须填写客户资料表 必须填写内容

18、：客户名称、联系人、联系人职位、联系电话、客户状态； 针对客户拜访：每一次的拜访都要客户拜访的内容、拜访人、拜访的结果及存在的问题写清楚，以便公司提供更好的资源支持； 3） 客户资料更新制度：当发生影响客户跟进程度重要的电话、拜访、活动都要对客户资料进行更新； 4. 客户信息基础 1) 客户信息的搜集主要包括： 客户的背景资料：客户的组织架构、组织政治；联系电话、通信地址、网站、邮箱；区分客户使用部门、采纳部门、支持部门；了解客户具体的使用人员、采购人员、管理员；了解客户同类产品或者解决方案的应用情况； 项目信息状况；客户最近的采纳计划；客户最近项目要解决的主要问题；采纳决策人和影响者，谁做决

19、定，谁确定采纳指标；谁负责合同条款、采纳时间、预算； 客户关系信息：主要指客户的决策流程，主要决策人在组织结构中的职责和责任；了解主要人员的个人经历、教育背景、专长、兴趣、喜好、行为特点、家庭情况以及个人生涯发展趋势；了解不同层次的主要决策人、负责人之间的关系；了解同类产品和服务客户使用情况； 客户规划信息 项目信息：项目采购进度、预算、需求、决策、竞争、优先评估项等关键因素； 竞争者资料：了解竞争者公司的情况、背景、产品的情况；竞争者客户经理、主要领导的名字、销售的特点； 2) 客户投诉管理 客户如对我公司任何部门、任何人的投诉都必须反馈给销售部经理和销售总监，由销售经理协调处理，以保证客户

20、满意度。 5. 客户档案管理制度 1) 销售人员须将联系过的所有行业客户资料及有潜在需求的企业客户录入公司统一格式的客户资料档案中。2) 对于每一个有可能形成销售的客户，销售人员须将每一次联系的情况登入项目管理档案中。 3) 销售总监和销售部经理应督促销售人员做好客户资料的建档和整理工作。4) 客户资料和项目管理档案的建立将作为销售人员的日常工作评估的重要依据。 5) 档案建立力求真实可靠全面。 6) 销售客户信息的档案资料要求每位销售人员在每周五下班前分别向公司总经理及销售部经理发送一份，对当周增填的内容以不同颜色加以标注。 第五章 销售部工作流程 1. 销售的流程分为五个阶段： 1）项目信

21、息开发阶段；关键点准确的信息；2）立项阶段：关键点：售前支持，有效的客户关系推进； 3）招投标阶段：关键点：投标或议标； 4）商务谈判阶段：关键点：合同审批和合同签订； 5）工程实施阶段：关键点：工程验收和资金回款；2. 项目信息开发阶段管理： 项目信息管理：从下面六个方面进行项目信息的搜集：需求、进度、竞争、决策（人和过程）、预算、优势； 项目价值分析：通过分析，判断项目是否适合公司战略规划，市场定位及产品和技术的发展方向。 3. 立项阶段的管理： 1）售前支持的目的：为了保证售前技术力量和高级商务人员的有效投入，确保资源的合理配置和公司风险的有效控制，策划和考核项目步骤与行为，做好项目跟踪

22、，降低执行风险，提高项目成功率。 2）提出售前支持的项目，必须填写技术支持申请表，项目要求有明确的采购进度、预算、需求、决策、竞争、优势等关键的评估； 3）对投入的成本、销售费用和产出的毛利进行分析，根据分析和风险评估，判断是否继续跟进此项目，售前立项申请得到最终审批通过后，才可以启动跟踪项目； 4）项目的询价：只要经过立项的项目，填写询价表，经部门经理审批后，交由采购部询价； 5）项目立项后，销售人员及时更新项目的进展情况，具体操作如下： 制定销售行动计划；根据项目营销计划，制定阶段性的销售跟踪目标和销售行动计划。（形式主要有：技术交流、参观考察、方案演示会、客户拜访、高层公关、娱乐活动等）

23、6）项目报价的审核，10万以内的报价由部门经理审批，财务审核；10万以上的报价由销售总监审核，总经理审批；所有项目的报价必须填写项目报价审批表。 7）在了解竞争者的能力和客户需求的情况下，确定公司参与竞争所需要的资源、技术和能力，选择合适的合作公司； 4. 招投标阶段的管理；1）在招投标阶段，销售人员的主要工作就是根据招标文件协助技术人员写招标书。2）对成本和利润进行分析； 3）制定招标方案整体策略；4）投标成功或失败填写投标成功/失败分析表； 5. 商务谈判阶段的管理： 1）商务谈判的内容包括合同部分、工程实施、第三方管理；合同的审批由销售总监负责。 2）商务谈判过程中和预期相比，合同金额、

24、利润会发生很大的改变，如有变化要以口头通知并书面的形式请示销售总监； 6. 工程实施阶段的管理； 1)完成销售与工程实施的交接工作，填写销售工程交接单，附合同、技术方案、图纸和一份交工程部安排； 2）项目实施按照公司工程部制度做好与项目经理的沟通、客户的协调，成功实施项目，保证客户满意度； 7. 技术支持管理办法： 1）合同签订前，以销售人员为主导；合同签订后，以项目经理为主导；2）技术支持流程：针对立项的项目，由销售部填写技术支持申请单，明确客户需求及预期，交技术部门协调办理。 第六章 业务费用管理制度 1.业务费用范围1）差旅费2）业务招待费3）日常业务费2.差旅费差旅费是指出行进行业务工

25、作开展的费用，其范围包括：住宿费、餐费、汽 车费、轮船费、飞机费、摩的等其他交通费；公司出行业务车辆的维修费、保养费、停车费、收费站费、汽油费、通讯补贴费，及其他差旅所产生的费用。差旅费的管理与报销参照公司行政部规定。3.业务招待费因业务项目进展的需要，确需公司审批作为特例进行支持招待有关人员的，报销前填写“业务招待申请报销单”，由销售总监审核，总经理（或总经理授权）签字批准后，才能到财务部进行业务招待费借款（流程参照财务部相关制度）。业务招待费不得超过该项目合同金额的1%，财务部必须对该申请业务费用的项目予以立案备查。销售人员所申请业务招待费的业务项目，在业务没有成交之前，所申请的招待费由公

26、司承担70%，另外30%在业务成交前以申请人的借款入帐，如业务项目最终成交，则该项目所发生的招待费用由公司全部承担，计入项目成本。如该项目未能成交，剩余30%的招待费用从申请人提成中扣除，提成不足都则从工资中扣除。4.日常业务费日常业务费是指用于日常性开支的业务费用，包括日常关系维护、日常应酬招待、节日打点、日常问题的解决等方面的业务费开支。日常业务费纳入企业年度财务预算，实行预算额度管理。经上级批准下达的年度财务预算中的业务费用指标为年度业务费用预算额度，年度预算额度应根据开支需要分解到各月，日常业务费用应按照月度累计预算额度控制开支，一律不得超支，超出预算额度的，财务一律不得付款。第七章

27、销售提成制度 1.计提依据销售提成提取的依据为公司完成的销售合同额及税后净利，作为提取销售提成的依据，实际发放是按回款金额来计算2.项目类别及计算方式项目类别销售提成比例一类项目20%二类项目10%三类项目15%一类项目：正常在销售部报备的项目，依托公司整体的品牌、技术、商务等资源，并凭借个人的综合能力促成的项目。该项目在促成过程中，由销售人员主导完成，公司核心管理层基本没有参与相关活动或仅起到配合作用，技术服务部门人员仅按照正常业务流程开展，对项目的实现起到配合作用。二类项目：1）通过公司管理层关系获取信息的项目； 2）已与业主形成长期战略合作，后续再实施或再增加的项目等。3）在项目获取环节

28、中在签订合同之前，公司核心管理层、核心技术层人员五次以上（不含第五次）到建设方处参与商务、技术交流并起到辅助作用（项目技术方案内部评审除外）；4）由公司技术、咨询团队在获取项目过程中深入参与并主导的项目；5）销售人员未能按照要求，及时进行项目备案、以及未能按月度对所签订项目跟进的历史情况进行定期汇报，或汇报信息无法满足项目界定判断，项目跟踪记录中缺少证明销售人员在该项目跟进过程中所付出的努力大于公司平台资源的记录，或在跟进中缺少与项目建设方、设计方、其他相关方的互动、联络信息、关键人员及联系方式等的正确记录，在提成核定时又无法及时补报跟踪记录的。三类项目：公司其他部门人员提供项目有效信息到销售

29、部，并经销售部评估其可操作性，确认项目备案成功的，如该项目签订合同并顺利实施，信息来源人在项目提成核定时，可享受提成比例为5%的销售提成。提成计算方式：销售人员提成净利（合同金额*税后净利率）*提成比例 税后净利率=税后净利润 / 销售收入*100% =（销售收入-销售成本-各项期间费用-税金）/ 销售收入*100% 销售经理享受团队销售业绩（团队业绩达标）税后净利总额5%的管理奖金。3.销售提成的兑现1）计算销售提成时，以签订单项合同额作为结算基础，单项合同在实际执行中发生的金额减少或因其他原因而造成项目停止、合同终止，以实际发生合同额作为提成计算的依据。工程项目后期因设计变更造成合同额增加

30、不在计提范围，另签订合同的除外。2）销售人员的提成根据项目的进度情况结算，结算依据以每个项目到账资金为准，支付比例按各回款同等比例支付。第八章 绩效考核制度 1.考核制定的原则本制度以公司销售人员的日常工作为考核项目，以制度化和考核指标的数据化为考核方式，尽量减少人为干扰及主观性，对考核及奖励均注重公平性原则。以月度作为一个考核周期，以过程激励为主、结果激励为辅。2.考核项目与权重说明考核项目考评内容权重销售业绩完成公司制定的销售额、销售量和回款目标情况50市场开发老客户流失情况、新客户开发情况35日常工作15%3.考核项目细分1）销售业绩考核项目及基准分考核分项考评内容比例及分值销售业绩按照

31、公司制定的月度销售量指标（季度目标分摊到每月），以完成率为依据进行考核。满分为100分目标销售额 万元占40%目标销售量 个占20%目标回款额 万元占30%销售费用支出控制情况占10%实际销售额：每季累计完成 万元，每月完成 万元实际回款额：按照符合月度回款周期、回款金额完成 万元销售费用支出控制情况： 计算方式：各单项实际完成额/各单项目标额对应比例100分 各单项相加之和后为各考核分项分值2）市场开发考核项目及基准分考核分项考评内容比例及分值市场开发按照公司制定的月度销售量指标（季度目标分摊到每月），以数量为考评依据。满分为100分老客户流失率为0占50%目标新客户拜访数量 个占50%老客

32、户：总数 个（上月老客户剩余数+上月新客户数之和），流失数量 个，剩余 个新客户：实际新客户拜访数量 个计算方式： 老客户剩余数量/总数对应比例100分+新客户实际数/目标数对应比例100分3）日常工作考核项目及基准分考核分项考评内容比例及分值日常工作满分为100分日常报表填写占40%工作态度考评占20%业务能力考评占30%服务态度和仪表形象考评占10%计算方式：日常报表：每少填写一份报表扣10分，剩余分值对应比例100分工作态度：违反一项扣10分，剩余分值对应比例100分业务能力：依据实际情况评分，分值对应比例100分4.月度综合考评分数计算以最终确定的销售业绩、市场开发、日常工作三项考核项目考评分乘各考核项目的权重之和为本月度的综合考评分数。月度综合考评分数月度销售业绩考评分50月度市场开发考评分35月度日常工作考评分155.奖惩措施1）每月评出本月最佳一名，给予100元奖励；每个季度评出季度最佳一名，给予500元奖励；年度评出年度最佳一名，给予1000元奖励；2）月度考评未达标者，在每月例会上需进行自我检讨，剖析自身的问题并提出确实可行的解决方法。3）实施末位淘汰制，连续三个月考评分数不达标且排名最低者，予以劝退处理。