民营企业档案管理指南

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1、民营企业档案管理指南之一：前言【作者】中山市档案局【文章来源】中山市档案局【成文日期】2007-11-01 【点击率】 111次 为方便我市民营企业开展档案工作,提高档案管理水平,依照国家和省的有关规定,总结我市一些民营企业档案工作实际,我们编写了这本书。这里着重介绍了民营企业各种类型档案的整理方法,提供了民营企业档案管理制度参考范本,力求突出实用性和可操作性。希望此书能对我市民营企业档案工作起到引领和推动作用。 由于编者水平所限,书中不足和错漏之处在所难免,敬请读者批评指正。 编者 二OO七年十一月民营企业档案管理指南之二：民营企业档案管理概述【作者】中山市档案局【文章来源】中山市档案局【成

2、文日期】2007-11-02 【点击率】 234次 一、什么是民营企业档案 民营企业档案是指民营企业在生产经营、经济交往等各项活动中直接形成的对企业生产、经营、管理具有查考价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。 档案工作是民营企业生产、经营和管理等活动的重要基础工作,档案是企业发展的主要凭证依据、法律依据、决策依据和信息情报。 二、民营企业档案的主要类别及主要内容 民营企业档案一般包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、产品类、科学技术研究类、员工档案类、声像档案类、实物档案类等。 其中党群工作类、行政管理类、经营管

3、理类、生产技术管理类统称企业管理档案;基本建设类、设备仪器类、产品类、科研类统称为科技档案;声像档案、实物档案统称为特殊载体档案;另外,企业根据需要还可以建立员工档案、客户档案、企业信用档案等类别。 各类别档案的主要内容详见下表民营企业档案分类表大类一级属类主 要 内 容企业管理档案党群工作企业党务工作中形成的文件材料：企业中党组织及各民主党派在活动中形成的材料；企业工会工作中形成的文件材料：工作计划、总结、职代会、工代会、工会开展有关活动等的材料；企业共青团及其他社团机构形成的文件材料：工作计划、总结、名册、统计报表、机构设置及干部任免、开展活动等材料；行政管理企业成立与变动形成的文件材料：

4、企业成立的可行性研究，成立或变动的申请、批准成立或变动文件、企业章程及招（募）股说明书、资产、债务、明确产权关系文件，登记注册、营业执照等；董事会、股东会活动的文件材料：董事会、股东会、总经理会会议记录与纪要，以董事会、股东会名义颁发的各种文件材料；办公室、财务室形成的文秘、商业保密、财务制度、后勤管理、工资待遇、各类统计报表等文件材料；人力资源部门形成的文件主要有：人力资源管理制度、员工培训、聘用与解聘合同、社会保险、医疗卫生、用人计划、总结等文件材料；法律部门形成的文件材料：公证文件、法律纠纷、诉讼案件等。生产技术管理生产技术管理部门形成的文件材料：总质量手册、各部门质量手册、专用质量手册

5、、各项规章制度、管理标准、工作标准、质量控制总体规划方案、质量措施、资源和活动顺序、技术规范、工艺规程、检验规程、作业指导、质量记录、质量体系审核、生产的组织与调度、能源管理、企业现代化、信息化建设、技术引进、技术革新、合理化建议、环境保护与检测控制、计量与标准化等。经营管理经营管理部门形成的文件材料：企业经营战略决策、计划与统计、资产、成本价格、知识产权和商业秘密、合同、企业信用、形象宣传、营销、境外经营管理、招投标文件等。科技档案基建项目类基建项目报建阶段：主要形成有可行性研究报告、土地来源文件、各种设计（初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。施工阶段：在施

6、工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等；在工程施工中，主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。竣工验收阶段：主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。设备仪器类订货阶段：主要形成有可行性研究报告、订货谈判记录、订货单、合同、协议及附件。到货验收阶段：主要形成有装箱单、随机文件材料、商检验收记录及备忘录、合格证、争议和索赔来往文件。安装试车阶段：主要形成有安装竣工图

7、、竣工验收记录、调试运转记录和报告、随机文件的原文本和译文本等。工业产品类产品开发阶段：主要形成有各种调研报告、预测和评估材料、产品开发建议书或产品开发计划任务书、有关批示和来往文件、各种设计图样、实验数据和报告材料、计算和说明材料、各种配方、技术任务书、技术设计和工作图设计、为零部件及产品加工与装配提供的依据性材料、工艺方案、各种工艺卡、工艺守则、专用工艺装备的图样等。产品制造阶段：主要形成有全套产品设计图样和有关文件、鉴定大纲、试制报告和设计定型报告、修改和完善全套产品和工艺设计图样与文件、各种原始记录和鉴定报告、产品图样和工艺文件修改材料。科研课题类研究准备阶段：主要形成有开题报告、科研

8、计划任务书或设计书、课题评审记录、实施计划、研究大纲或实验方案、委托书、协议书、和有关批示、来往文件等。研究实施阶段：主要形成有各种实验、试验和观察记录、计算分析数据、配方比例报告、公式、图表、图样、样品、样机材料、阶段小结和报告等。研究总结阶段：主要形成论文、技术报告、研究报告、定型设计图样及其有关材料、成果鉴定书或鉴定报告、应用及反馈信息材料、成果上报审批的来往文件等。会计档案会计凭证类原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；会计账簿类总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。会计报表类月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。其他类

9、银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。声像档案企业在行政管理和生产经营活动中形成的各种录音带、录像带、照片、底片、磁盘、光盘和其它形式保存的声像资料。实物档案企业在行政管理和生产经营活动中形成的各种奖旗、奖状、奖牌、奖杯、奖章、牌匾、纪念品和工艺品等。员工档案基本情况材料（包括身份证、学历证、专业技术职务及职称证件、婚姻状况及计划生育情况证明等证件的复印件）、聘用材料（包括求职书、简历、聘用合同等）、职务职位变更材料、奖励与处分、培训考核与岗位技能评定、参加社保、医保等材料。客户档案1、客户基本情况：包括注册名称、

10、地址、企业类别或性质、经营范围和期限、执照的有效期限、发证机关、制造许可证、注册资本、法人代表、生产管理认证、产品质量认证等。2、销售人员信息记录：是指企业销售人员通过实地访问和电话信函了解到的客户内部信息，包括该客户对待各交易环节的习惯态度和做法，特别是对于货款给付的一般做法，同时要记录客户的付款情况，并随着每次交易进行动态管理。3、同行对客户的资信评价。4、公共管理资信记录：主要通过司法部门、行政部门和新闻媒体而得到的客户资信方面的内容，具体包括在法院、工商、税务、公安、许可证发放主管部门等国家机关和报纸、电视、网络等新闻媒体形成的资信记录。5、商业资信证明书和客户开户银行资信证明书。6、

11、企业资信综合调查报告：指委托企业资信调查中介机构对各户的资历、信用等方面所做的专门调查报告。企业信用档案1、证明企业法人资格的各类登记注册、验审、年检、资质等级、管理体系、标准达标、资产、资金、资本运营评估确认、商标注册、评价确认、检验、产品质量认证、专利申报与确认、评优等方面的文件及证件。2、银行、税务、会计信用等级与商业信用等级的申报与确定的文件及证件。3、市场行为的各类合同、协议履约状况的文件。4、获得各类荣誉证书。5、企业内部审计和社会审计结论性文件材料。6、社会舆论、新闻媒体对企业评价报道的文章、照片和其他音像材料。7、其他记录和反映企业信用状况的文件材料等。 三、民营企业档案管理的

12、几种模式 民营企业档案管理可根据需要采用集中式、分散式和寄存式等不同档案管理模式。 所谓集中式管理,是指将本企业各类档案实体集中统一管理。 所谓分散式管理,是将档案实体按类别分散保管在有关部门,各类档案的目录集中统一保管在综合档案室。 所谓寄存式管理是指民营企业将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。民营企业档案管理指南之三：企业管理档案的整理方法【作者】中山市档案局【文章来源】中山市档案局【成文日期】2007-11-03 【点击率】 510次 一、企业管理性文件概述 企业在进行内部事务及生产经营管理过程中形成的文件称为企业管理性文件,包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等等

13、。它一般是以本企业或本企业领导的名义制发,按照一定的格式和程序来制作和处理,并在本企业内部具有现实约束力。 国家质量技术监督局于1999年以国家标准的形式发布了国家行政机关公文格式(GB/T9704-1999),国务院于2000年颁布了国家行政机关公文处理办法,这两个文件对文件的格式和处理程序都作了非常详细的规定。企业可根据自身实际,参照国家标准制定出既适用又能体现本企业特色的文件格式和处理程序。 企业管理性文件在经过归档之后即成为企业管理档案,目前对于企业管理档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指

14、将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但是便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。具体采用哪种整理方法,企业可以根据自身的实际情况来进行选择。 二、立卷归档整理方法 (一)立卷的概念 立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是企

15、业管理档案采用立卷方法时的基本保管单位。 (二)立卷的原则和依据 在对企业管理性文件进行立卷操作时,应遵守如下原则:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 立卷整理方法的依据文件是文书档案案卷格式(GB9705-88),这是由国家质量技术监督局1988年9月5日批准发布的国家标准,此标准针对的主要是国家行政机关的档案馆(室)和文书处理部门,企业可参照执行。 (三)立卷归档整理方法的操作步骤 立卷整理方法的第一步就是分类,企业管理档案的分类方法概括起来有两种,一种是年度机构分类法,另一种是年度问题分类法。 年度机构分类法与年度问题分类法相比较,有两点

16、不同:一是分类标准不同,二是适用范围不同。机构分类法是以企业内部机构的划分为分类标准,凡是同一机构承办的文件即归为一类,机构名即为属类名,如行政部、营销部、人事部等,适用于内部机构分工明确,职能没有交叉,内部机构设置较稳定,一般无变化或虽有变化但不复杂的大、中型企业;问题分类法则是以企业的各项工作职能划分为分类标准,无论哪个部分承办的,所有相同内容的文件归为一类,根据本企业工作职能概括出来的问题名称为属类名,如党群类、行政类、业务管理类等,适用于内部组织机构分工不是很明确,各部分职能有交叉,不能采用机构分类法的小型企业。究竟采用哪种分类法,要根据本企业的实际情况来确定。 下面我们以年度问题分类

17、法为例,详细介绍企业管理性文件组卷整理方法的操作过程: 1、分年度 首先将文件按不同年度区分开来。一般文件按文件落款时间(形成时间)来确定归档年度,但是以下几种特殊情况不能按文件落款时间来确定归档年度: (1)文件的形成年度与文件内容针对年度不一致,按文件内容针对年度来确定归档年度,如计划、总结、预算表、决算表、统计报表等; (2)文件内容跨多个年度时,分类时应归在相应年度,如长远规划应放在文件内容针对的第一个年度,多年度的总结、报告应放在文件内容针对的最后一年,某年工作总结与次年工作计划同在一份文件中时则按其主要内容针对的年度来确定归档年度; (3)跨年度处理完毕的一组密不可分的文件,如跨年

18、度处理完毕的案件放在结案的一年,跨年度的会议放在会议结束的年度。 2、分问题(机构) 将属于同一年度内的文件按照其内容所反映问题的不同区分开来,相同内容或问题的文件归在一起,尽量做到问题单一。例如:同为行政部(办公室)形成的文件,将所有反映财务问题的文件归在一起,所有反映安全保卫问题的文件归在一起,将同一次会议形成的文件材料归在一起,等等。 如果是采用年度机构分类法,则在分年度之后首先分机构。分机构时,如是本企业制发的文件,则根据文件的发文字号、起草部门或人员判断其所属内部机构,如是收到的外单位的来文,则一般根据发文字号、承办部门或承办人来判断其所属内部机构。分机构之后,然后在同一个机构内,将

19、文件按问题再区分。 如果企业本身规模较小,每年形成的文件数量不多,则不适合分机构,而应该直接分年度之后再分问题。 3、分保管期限 将同一机构或同一问题的文件按保管期限的不同区分开来。 根据国家档案局1987年12月4日发布的关于机关档案保管期限的规定,机关文书档案的保管期限分为三种:永久、长期和短期,长期为16年至50年左右,短期为15年以下。这一规定在颁布之后执行了很长时间,直到2006年12月18日,国家档案局新发布了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定。根据新规定,机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。企业档案的保管期限均为参照机关单位档案的保管期限

20、执行。因此,根据最新规定,企业档案的保管期限也应该分为永久、定期两种,定期再分为30年、10年。 在新的保管期限规定出台之后才开始建立档案工作的民营企业,在划分保管期限时应按照新规定执行,在新规定出台之前已经建立档案工作的民营企业,之前整理好的档案保持不变,但在今后整理档案时应按照新的保管期限表执行。 具体什么类型的文件材料应该归什么保管期限,民营企业应该根据新的档案保管期限规定,结合附录一中的管理性文件材料归档范围及保管期限表来具体确定。若企业的规模不大,产生的企业管理档案数量不是很多,则将保管期限都定为长久保管即可。 4、组合立卷 将同一问题的文件按保管期限分开之后,如果同一保管期限内的文

21、件数量已经不是很多,则可以直接组成案卷;但是如果同一保管期限内的文件数量还比较多,则再进一步分小问题,如果同一小问题内的文件数量还是很多,则再进一步分小小问题,一直重复下去,直到同一个问题的文件数量已经比较适合组成一个案卷了为止。 以上逐步将问题细化分解的过程,同时也是将同类文件组合直至最后确立案卷的过程。在这个分类组合的过程当中,我们可以按照文件的内容、名称、责任者、形成时间等任何一个要素来进行,也可以按照所开展工作活动内容的不同,或是来文与复文的这种文件对应关系来进行。即可以将同一或相近内容的文件组合在一起立卷,也可以将同一名称的文件组合在一起立卷,还可以将同一次工作活动(比如同一次会议)

22、形成的文件组合在一起立卷。在很难按照以上任何一个要素进行分类组合立卷时,我们可以综合以上多个要素来进行分类组合立卷。总之,“兵无常形,文无定法”,组合立卷的过程是非常灵活的,需要我们通过不断加深对企业各项工作的认识,以及档案工作的业务实践来提高立卷的水平。 5、排列 按照一定的规律对一个案卷内的文件进行先后排序,可按文件的时间、内容、处理顺序等要素来进行排列。 排列时应遵循以下基本顺序: 正本在前,定稿在后(有几次修改稿的,定稿在前,修改稿依次排在后);主件在前,附件在后;请示与批复,批复在前,请示在后;非诉讼案件组成的案卷,结论、决定性文件材料在前,依据材料在后等。 6、编页号 对案卷内的文

23、件进行排列后,要通过编制页号将排列顺序固定下来。编页号的具体要求如下: 一个案卷只有一个连续的页号,每一个案卷均从1开始编页号;凡是有内容的页面(有效页面)均应编页号;页码的位置位于正面的右上角,背面的左上角。 为避免与文件内容相混淆,提倡用打码机编页码。 7、拟写案卷标题 案卷标题是案卷的题名,是对案卷内文件内容的一个综合概括,是重要的检索项目。案卷题名的拟写要求:题文相符,简练准确,合乎语法,结构完整。字数一般不要太多,控制在30个字左右,最多不超过50个字。 案卷题名的一般结构模式:作者+时间+问题+文种,其中任何一个部分如果太多的话,则只需列出主要的三、四个即可。 例如:公司2007年

24、关于内部管理、安全保卫、工会工作等问题的通知、制度、办法。如果内容较为单一,案卷标题还可以进一步简化,例如:公司2007年度董事会会议纪要。 8、案卷的排列与编号 案卷排列是按照一定的方法,确定案卷的前后位置,保持案卷之间的内在联系,巩固和体现系统整理的成果。案卷的排列一般采用保管期限排列法,排列模式是:年度保管期限类别(机构或问题)。具体步骤分为三步:首先是把同一年度形成的案卷按照保管期限的不同分开来,把相同保管期限的案卷排列在一起;然后,在同一个保管期限内,把同一个机构或同一个问题形成的案卷排列在一起,一般先排党群机构或问题,再排行政机构或问题,接着是业务机构或问题;最后在同一个机构或同一

25、个问题内,把综合性、重要的问题排在前面。 为固定案卷的排列顺序,需要对案卷编制顺序号,即案卷号。案卷号的编制方法有三种:一是每一个保管期限分别编制案卷号;二是较长的两种保管期限(例如永久和长期,或永久和30年)合编案卷号,较短的保管期限单独编案卷号;三是同一年的不同保管期限合编案卷号。以上三种编法均可以每一年小流水编案卷号,也可以几年一条大流水编案卷号。 在这里,我们推荐使用第一种案卷号的编制方法,即每年的每个保管期限分别从1开始编案卷号,有多少卷就编到多少号,同时,在同一保管期限内最好将相同或相关问题的几个案卷排列在一起。 如下表:年度保管期限永久30年10年200015卷110卷120卷2

26、00116卷111卷121卷200217卷112卷122卷 9、填写目录、案卷封面及备考表 (1)填写卷内文件目录 卷内文件目录是检索案卷内文件的工具,主要项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等,表格样式见下表。卷 内 文 件 目 录顺序号文号责任者题 名日期页号备注 卷内文件目录各项目的含义及填写要求如下: 顺序号:每本案卷内的文件排列号,一本案卷只能编一个连续的顺序号。 文号:文件制发单位的发文字号,一般由单位发文代字、发文年度和发文顺序号三部分组成,要求照实抄录,填写完整齐全,没有文号的文件此栏可不填。 责任者:对该份文件负有责任的单位或个人,即文件的署名者。责任者名称过

27、长可填写规范化的简称。 题名:文件的标题,要求照实抄录。文件本身没有标题或标题不能说明文件内容的,应为其加拟或补充标题,并将加拟或补充的标题置于“ ”内,以区别于原来的文件标题。若将附件标题也一并标注,查找利用将更加快捷、方便。 日期:文件的形成时间,即文件的落款时间,填写时要求用八位阿拉伯数字填写,可省略年、月、日三个字,用“.”代替。 页号:卷内文件所在的页号,只填写文件开始的页号即可,但最后一份文件的起止页号都要填写。 备注:卷内文件如有需要特殊说明的情况(如文件的密级、存档为复印件、缺页不全等)可在此栏填写 卷内文件目录一般要求一式三份,一份装订时置于卷首,即案卷封皮的后面,其余两份用

28、来做档案目录。 (2)填写案卷目录 案卷目录是按照案卷排列顺序,逐卷登记每个案卷基本情况的案卷登记表,是查找档案的最基本的检索工具,也是进行档案统计、移交、检查的重要依据,主要项目包括案卷号、题名、年度、页数、期限、备注等,表格样式见下表。案 卷 目 录案卷号题 名年度页数期限备注 案卷目录各项目的含义及填写要求如下: 案卷号:简称卷号,将案卷排列时确定的案卷顺序号填入即可。 题名:即案卷标题,按照所拟好的案卷标题逐字抄录,不得修改。 年度:填写案卷的归档年度。 页数:案卷内文件的总页数。 期限:案卷的保管期限。 备注:说明案卷的变化情况,如销毁、移出、残缺、破损、发霉、字迹褪色等。 (3)填

29、写案卷封面 案卷封面具有保护案卷内文件并揭示案卷有关内容的作用,一般用软牛皮纸按照国家统一标准与规格制作。填写案卷封面时要求使用耐久材料书写或打印,便于长期保存,字迹要端正规范、大小适中,便于查阅。封面样式见下表。（全宗名称）（类目名称）（案卷题名）自 年 月至 年 月保管期限本卷共 件 页归 档 号全宗号目录号案卷号 案卷封面的栏目及填写方法如下: 全宗名称:填写企业名称的全称或规范化的简称,也可以预先印制上去。 类目名称:填写立卷时分类的类目名称,如按组织机构分类的填写组织机构名称,如按档案类别分类的就填写档案类别的名称,如:企业管理档案。 案卷题名:填写拟好的案卷标题,字体可稍大些,排列

30、匀称,位置适中。 时间:填写案卷内文件的最早时间到最晚时间。 卷内文件数及页数:填写案卷内实有文件的总件数和总页数。 保管期限:填写立卷时划定的保管期限。 归档号:部门立卷后,将案卷移交档案室时填写的部门登记号,未实行部门立卷的企业不用填写。 全宗号:通常指国家综合档案馆给立档单位的代号,民营企业档案一般不需进馆,所以没有全宗号,可不填写。也可填写民营企业自己编定的代码,但一般不用数字,以免与其他单位全宗号混淆。另外,民营企业集团还可借用此种形式,给所属子公司进行编号,以统筹管理。 目录号:企业管理档案的目录号一般由三个部分组成,一是大类代字,企业管理档案一般采用大写英文字母“A”作为大类代字

31、;二是保管期限的代号,一般永久为“1”,长期为“2”,短期为“3”,30年为“4”,10年为“5”;三是年度,直接用4位阿拉伯数字表示。例如,2007年的永久案卷,其目录号为A1.2007。在同一个全宗内不允许出现重复的目录号。 案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 (4)填写卷内备考表 备考表是记录案卷构成、变化情况以备查考的简表,一般印在卷皮(封三)置于卷末。备考表主要包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目,其含义及填写要求如下: 本卷情况说明:说明本案卷内的文件有无缺损、修复、补充、移出、销毁等情况。有些由立卷人填写,如文件的缺损情况,有些由

32、档案室填写,如文件的修复、补充、移出、销毁等情况。要求照实填写。 立卷人:填写具体负责立卷的人的姓名,可用手签,也可以用私人印章,以示对本案卷立卷情况负责。 检查人:填写案卷质量审核者的姓名,如果是部门立卷,检查人为档案室人员,如果是档案室立卷,检查人也是立卷人,要求照实填写。 立卷时间:填写完成立卷的年、月、日。 10、封装 (1)装订 为固定文件之间的排列顺序,保护文件,便于保管和利用,需要将归档文件装订成册,装订时的排列顺序为:案卷封面卷内文件目录文件封底(含备考表)。 装订要求:去除文件上原有的金属物;以A4大小为标准,向左和向下取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,未留装订线

33、的要补贴加边;采用三孔一线的装订方法,装订文件左侧,要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。 (2)装盒 按照案卷号的顺序将装订好的案卷依次装入档案盒中,装盒时应尽量装满,以充分利用盒内空间,但不应使档案盒鼓胀。企业管理档案装盒时应采用适用立卷整理方法的文书档案盒,其背脊样式见下表,主要项目有全宗名称、年度、全宗号、目录号、起止卷号。 其中全宗名称为可选项,根据需要可填可不填,全宗名称、全宗号和目录号的填写方法与案卷封面上的一致,年度项填写盒内所装案卷的起止年度,起止卷号项填写盒内所装案卷的起止案卷号。要求每一盒只能装同一个目录号的案卷,不同目录号的案卷不允许装在同一盒。 档案盒背脊各项目可用手填写

34、,填写时字迹要清晰工整,字体可稍大,排列匀称,位置适中。为使档案盒外观美观,建议用字粒章(含数字和字母)粘好油墨后盖印。 11、编制档案目录 档案目录由三部分组成:立卷说明、案卷目录、卷内文件目录。 立卷说明为一篇短小的文字介绍,主要包括三个部分内容:一是本企业基本情况,说明本企业的名称、性质、规模、隶属关系、主要经营范围、业务能力以及主要经营概况;二是本企业内部组织机构设置与变化情况,以及主要领导人任职及其变化情况;三是本年度立卷情况,说明立卷工作的组织情况、文件材料的完整与否、案卷数量、保管期限、有何缺陷和问题等。立卷说明一般一年写一次,在完成上一年度的文件立卷归档工作之后写成。立卷说明的

35、主要作用在于为本年度的档案形成提供一个大的背景情况介绍,同时也为日后编写企业的大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志等材料积累素材。 为便于检索利用,需要将立卷说明、案卷目录、卷内文件目录汇集起来,装订成书本式目录本,装订时的顺序为:档案目录封套(夹)立卷说明案卷目录卷内文件目录。 档案目录封面和背脊均需制作标签,将全宗名称、全宗号、目录号、年度等项目标注清楚,档案目录一般要求制作一式两份,一份用于日常检索,一份用于备份。 三、单件归档整理方法 (一)单件归档的概念 单件归档整理方法是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。以件为单位整理,是指整理的对象与整理的结果都

36、是件,以件代替案卷作为档案的基本管理单位。 单件归档整理方法的使用前提是必须应用电脑管理,并有档案管理软件,不然,不主张采用单件归档的整理方法。 (二)件的确定 件包括六个基本含义: 1、文件的正本与定稿为一件,如果定稿过厚,也可单独作为一件。 2、文件的正件与附件为一件,如果附件数量较多或太厚,也可各为一件。 3、正文与文件处理单为一件,文件处理单主要包括收文处理单或拟办单、发文稿头纸以及领导批示的签批条等,它们真实记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的组成部分,应与文件作为一件。 4、原件与复制件为一件,尤其是文件原件是传真件、铅笔书写件时,应复制后与复制件作为一件一起归档。 5

37、、转发件与被转发件为一件。 6、报表、名册、图册、刊物等每册(本)为一件。 (三)单件归档整理方法的操作步骤 1、确定档案整理环节 采用单件归档方法,可在文件办理完毕之后即时归档,也可在一个年度结束之后再集中进行整理归档,可由文件形成部门整理之后再移交到档案室,也可以由各部门移交到档案室集中进行整理归档。一般规模不大的民营企业可考虑采用年度结束后集中到档案室统一整理的方式。 不管采取哪种方式,都需要注意加强文件材料的收集工作,因为收集工作是文件归档工作的基础,直接影响到文件归档的质量。收集时一定要齐全完整,然后准确判断哪些无需归档,哪些应该归档,归档时应该判定为哪种保管期限。具体操作时可参见附

38、录一中的管理性文件材料归档范围及保管期限表。 2、分类 现行常用的分类方法有两种:一种是年度-保管期限分类法,另一种是年度-机构-保管期限分类法。年度为文件的形成年度,机构为文件的承办机构,保管期限按规定分为永久、长期(或30年)和短期(或10年)。年度-保管期限分类法比较适合规模不大的民营企业使用,而对于那些内部机构职能明确,变化不大,且大多数内部机构形成的文件数量较多的大型企业可考虑采用年度-机构-保管期限分类法。企业可根据自身的实际情况,选择适合自己的分类方法。 如采用的是年度-机构-保管期限分类法,则具体的分类步骤为:先区分不同年度,然后在同一年度内区分不同的机构,最后在同一机构内再区

39、分不同的保管期限。 如采用的是年度-保管期限分类法,则在区分不同年度之后,只须将同一年度的文件按保管期限的不同区分开来即可。 3、排序 排序是指同一分类下的文件的先后顺序。在排序时,一般按机构或问题或文号等先后顺序排列。 如条件许可,应尽量将同一事由的文件排列在一起。因为:一是按事由排列可以客观反映某一事由的发生、发展、结束的全过程,反映出这些文件之间的客观联系;二是方便档案实体的保管和利用。如果不按事由排列,同一事由的文件存放分散,利用时就要多处抽取、归位等,不仅繁琐,还容易出错。因此,当档案实体利用仍然作为主要利用方式时,应尽量将同一事由的文件排列在一起。 4、盖档号章 采用单件归档整理方

40、法,每份文件均需加盖档号章,档号章的位置一般盖在文件首页上方空白处,可稍偏左,以方便手工翻阅查找。一般采用年度-保管期限分类法所使用的档号章样式如下图所示,档号章内各项目的填写方法如下: (1)全宗号:与立卷整理方法中的全宗号相同。 (2)类别:填写企业管理档案的大类代码,一般用大写英文字母A表示,具体由本企业的档案分类编号方案确定。 (3)期限:填写为此份文件所确定的保管期限的汉字或代码,参照我市党政机关档案的编码方法,永久、长期、短期、30年、10年分别用阿拉伯数字1、2、3、4、5来表示。 (4)年度:归档文件的形成年度,填写4位阿拉伯数字。 (5)件号:填写在同一年度同一保管期限内给此

41、份归档文件编制的顺序号。 (6)页数:此份归档文件的总页数。全宗号类别期限年度件号页数 如果是采用年度机构保管期限分类法,则还需要在档号章中的“年度”和“件号”之间加多一栏“机构”。 5、编件号 分类排序之后,在同一保管期限内按流水编定每份文件的顺序号,即为件号,将其填写于档号章的“件号”一栏中。每一年的每个保管期限的归档文件均从“1”开始编件号。 6、编页码 每份归档文件均单独编页码,凡是有内容的页面都要编页码,正面编于右上角,背面编于左上角,文件本身有正确页码的可不用再编。提倡用打码机来给文件编页码。 通过编页码即可统计出每份文件的总页数,并将其填写于档号章中的“页数”一栏中。 7、装订

42、装订要求:每份文件单独装订,以A4大小为标准,向左和向上取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,定为永久和长期(或30年)保管的文件必须去除易生锈的金属物,短期(或10年)可不用去除金属物。 装订方法:常见的有四种,根据需要选择使用。 (1)衣车缝边:用专门的小型衣车(缝纫机)将文件左侧上端三分之一的长度用线缝起来,适用于较薄的单份文件。 (2)胶剂粘合:用白乳胶将文件左上角粘贴在一起,也同样适用于不是很厚的单份文件。 (3)不锈钢钉:用专门的不锈钢钉将文件订起来,永久和长期(或30年)保管的单份归档文件同样适用。 (4)三孔一线装订:同案卷的装订方法相同,单份归档文件较厚时适用。 8、

43、装盒排架 将整理好并已将目录信息输入电脑的单份归档文件按照编号顺序装入档案盒中并填写档案盒背脊、盒内备考表。装盒时采用的是适用单件归档整理的文书档案盒,其主要项目有全宗名称、全宗号、类别、期限、年度、起止件号,样式见下表: 填写方法及要求如下: (1)全宗名称:填写企业名称的全称或规范化的简称,也可以预先印制上去。 (2)全宗号:与立卷整理方法中的全宗号相同。 (3)类别:填写档案分类后的类目名称,一般用代码表示,如企业管理档案一般用“A”表示。 (4)期限:填写整理时确定的保管期限,一般永久、长期、短期、30年、10年分别用数字“1”、“2”、“3”、“4”、“5”来表示。 (5)年度:归档

44、文件的形成年度,填写4位阿拉伯数字。 (6)起止件号:填写盒内归档文件的起止件号。 在装盒时,要求每一个档案盒只能装同一类档案同一个年度同一类保管期限的归档文件,即类别、期限、年度三个项目所填内容均只能唯一。另外,如采用年度机构保管期限分类法,则还需要在档案盒背脊中加多“机构”一栏。 档案装盒之后,就须上架排放。在排架时先按年度排列,年度内再按保管期限的长短排列,即先排永久,再排长期(或30年),最后排短期(或10年)。 9、编制档案目录 编制档案目录,首先要求在整理时将归档文件的目录信息(主要是用于检索的各个项目)输入电脑的档案管理软件,然后按归档文件目录的格式将其打印出来,最后汇集装订成册

45、即可。归档文件目录的主要项目包括:全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等,其样式如下表:归 档 文 件 目 录全宗号： 类别： 期限： 年度：件号文号责任者题 名日期页数备注 在输入电脑及填写时可参照档号章及卷内文件目录中相同项目的填写方法。 档案目录的装订方法:归档文件数量较多时,一个年度内每个保管期限装订一本;归档文件数量较少时,一个年度装订成一本,里面按保管期限的长短顺序排列,不同保管期限之间最好用颜色鲜艳的纸隔开,方便手工检索时区分。每年的档案目录之前还应该附上一篇归档说明,归档说明的内容参见立卷整理方法中的立卷说明。 档案目录封面和背脊均需制作标签,将

46、全宗名称、全宗号、类别、期限、年度等项目标注清楚,档案目录一般要求制作一式两份,一份用于日常检索,一份用于备份。民营企业档案管理指南之四：科技档案的整理方法【作者】中山市档案局【文章来源】中山市档案局【成文日期】2007-11-04 【点击率】 535次 一、科技文件材料的形成 科技文件材料是记录和反映本企业科技技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。 按照科技文件材料的形式来分,主要有文字材料、图样材料、目录和表格材料、声像材料、机读文件等几种基本类型。 按照科技文件材料的内容来分,主要有基建项目、设备仪器、工业产品、科研课题等几个类别。 二、科技档案的整理方法 (一)科技档案的分类 科

47、技文件材料在经过归档之后即转化为科技档案,对应科技文件材料的几个大类,科技类档案一般分为基建档案(项目建设档案)、设备仪器档案、产品档案、科研档案等大类。大类下面还可以再分属类,一般基建类按项目,产品类按品种,科研类按课题等分设二级类目。如果二级类目下档案数量仍然很多,还可设置三级类目。但分类时类目层次不宜过多,一般民营企业的科技档案分到二级类目就已经可以了。 (二)整理的准备工作 1、制定科技档案立卷归档制度,明确每一类科技档案的归档范围、归档要求、归档时间、归档份数。其中归档范围可参见附录一的各类文件材料的归档范围及保管期限表,科技档案归档制度可参见附录一的各类文件材料的归档制度。制定归档

48、制度的作用主要在于加强档案的积累和收集工作,保证科技档案的齐全完整、及时归档。 2、制定科技档案分类编号方案。在本企业的档案分类编号方案中明确每一类科技档案的分类代码和编号方法。档案分类编号方案可参见附录一。 (三)整理方法与操作步骤 1、收集文件材料,及时齐全完整。 在各类科技活动开展的过程当中就应该十分注意科技文件材料的形成和积累,并且有意识的进行初步整理,将不同阶段、不同项目、不同产品、不同课题的科技文件材料分开来存放。在整个科技活动结束之后,要及时补充收集相关材料,确保整个科技活动过程中形成的科技文件材料的齐全完整。 2、科技文件材料的组卷 组卷,是在一个大类下,对一个项目的科技文件材

49、料进行分类、组合的过程,也就是把一个项目的全部文件材料,分成一个或多个案卷的过程。科技档案组卷整理时,最重要的就是根据其成套性的特点,结合考虑科技文件材料的种类,采用灵活适当的方法,最终来确定案卷。 最常见的组卷方法有以下几种: (1)按结构组卷:产品、设备按组件或部件组卷,基建项目按分项工程组卷。如机床可按动力部件、支承部件、输送部件、控制部件和辅助部件等分开进行组卷;大型基建项目可按地基与基础工程、主体结构工程、建筑给排水及采暖工程、通风与空调工程、电梯安装工程、外墙装饰工程等分开进行组卷,如果分项工程的文件材料仍然很多,还可对分项工程进一步细分; (2)按程序或阶段组卷:即按生产程序或工

50、作阶段来进行组卷。如工业产品的工艺、工序文件,或科研课题研究过程中产生的文件材料,均可按其产生形成的顺序组卷。 (3)按专业组卷:即按生产产品或基建项目的专业性组卷,如基建项目的图纸可按建筑图、结构图、水、电系统图等专业的不同分开来组卷。 (4)按问题组卷:就是按照科技文件材料所反映的问题立卷。一般用于文字材料的组卷当中。 另外在对科技文件材料进行组卷时,还应该注意以下几点: (1)直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。 (2)引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。 (3)一个单位保存了一套相关的通用图、标准图并已单独组卷的,在采用了这些通用图、标准图的项目中,其科技

51、文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。 (4)底图以张为单位单独保存和管理。 (5)产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在产品案卷之后。 (6)设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机科技文件材料单独组卷。 3、卷内科技文件材料的排列 卷内科技文件材料的排列,一般分情况按以下顺序排列: (1)基建类案卷按项目依据性材料(项目报建、审批、红线图、拆迁协议等)、基础性材料(含地质勘探报告等)、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计等)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。另外,由于基建项目的文字性材料不多,一般集中将其放

52、在本项目基建档案的首卷。 (2)设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。一般随机图样单独组卷,但与同一台套设备的其他材料一起编号、排架。另外,一些与基建项目同时进行安装、调试的大型设备,一般放入基建档案中。 (3)产品类案卷按产品前期调研(含市场调查、合同、协议等)、开发设计(含初步设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序,或按其产品系列、结构排列。 (4)科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。但为了方便查找和突出重点,也可将课题

53、鉴定和获奖证书等材料放在首卷。 (5)工程(项目)建设类,如计算机软件系统开发设计、大型企业技术改造项目等。一般按项目工作阶段的次序排列,如准备阶段、实施阶段、总结验收阶段等。 (6)案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。 (7)案卷内科技文件材料排列文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。 4、卷内科技文件材料的整理 (1)编页号 装订的案卷每卷均从1开始编流水页号,凡是有内容的页面均要编页号,页号位置正面编于右下角,背面编于左下角,图纸编于标题栏右上角。成本成册且本身已有正确页码的文件可不用再编页号,直接置于本卷最后。编页号时建议采用打码机。 不装订的案卷要求

54、每份文件单独装订,单独编页码,并且在每份文件的首页右上角空白处加盖档号章,图纸则盖于标题栏的右上角。档号章式样如下图,填写方法参见科技档案卷内目录中的相同项目。档号序号 (2)图纸的折叠 案卷内图纸应按张折叠,以A4型大小为标准,折叠方法保持一致,折叠后标题栏露在右下角,尽量减少折痕,折好后依图号顺序排列。如果是需要装订的案卷,图纸折叠时应留出装订位置,折叠后应能完全打开,不影响阅读和利用。 5、目录及封面的填写 (1)填写科技档案卷内目录 科技档案卷内目录放在卷内科技文件材料之前。某些图纸原来已有图纸目录的,应保留其目录,可不另外编制卷内目录;如果图纸目录与图纸排列不相一致时,应当重新编制卷

55、内目录,原图纸目录保留,并编页号。科技档案卷内目录的样式见下表:科 技 档 案 卷 内 目 录档号：序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注 其主要项目的含义及填写要求如下: 档号:一般由分类号+项目号+案卷号组成,具体由本企业的档案分类编号方案确定。例如:基建档案的第一个工程项目的第一个案卷,它的档号可编为:B11。 序号:科技文件材料在案卷内排列件数的顺序号,每卷均从1开始,用阿拉伯数字依次标注。 文件编号:填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。 责任者:填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。 文件材料题名:填写科技文件材料标题的全称,如果原有标题不能反映材料内容(

56、如“通知”、“报告”等),则应将文件内容归纳一个标题,用“ ”括起来,以便查找检索。 日期:填写科技文件材料的形成日期。 页次:填写每份科技文件材料的起止页号。装订的案卷也可以只填开始的页号,但最后一份科技文件材料必须填写起止页号。成本成册且本身已有正确页码的文件可直接在此栏标明页数。 备注:科技文件材料如有需要特殊说明的情况可在此栏填写。 (2)填写案卷封面 科技档案案卷封面印制于档案盒的正表面,也可采用内封面形式(即软牛皮纸印制的封面),案卷封面的样式见下表: 其主要项目的含义及填写要求如下: 档号:一盒一卷时,档号与科技档案卷内目录上的档号相同;一盒多卷时,则需填写案卷起止号。如基建档案

57、的第一个工程项目的第一至第三卷装于同一盒,则档案盒封面上档号一栏应填写:B1/13。 档案馆号:由档案馆填写,民营企业此项可空。 案卷题名:科技案卷的标题,应简明、准确的揭示出卷内科技文件材料的内容,基本格式为:工程项目(设备、课题、产品)名称+阶段(结构)+文件材料名称,一般不超过50字。例如公司办公楼电器照明施工图。 立卷单位:填写负责科技文件材料组卷的部门。如基建档案的立卷单位可填写企业工程部门,设备档案可填写设备管理部门,如果是由企业档案室立卷的,可填写企业档案室。 起止日期:填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。 保管期限:填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。 密级:依据企业保密规定

58、填写卷内科技文件材料的最高密级。 一盒一卷时,档案盒封面上的各项目必须填写清楚;一盒多卷时,档案盒封面除“档号”一栏之外,其他项目均可不用填写,但盒内每个案卷的封皮上各项目必须填写清楚。 (3)填写备考表 备考表一般印制在封底或档案盒的内表面,其主要项目及填写要求如下: 说明:用以说明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的问题,以反映卷内科技文件材料的完整齐全程度及缺损、修改、补充等情况。 立卷人:应由立卷责任人签名。 立卷日期:填写完成立卷的日期。 检查人:应由案卷质量审核者签名。 检查日期:填写审核的日期。 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式,并用括号括起来。 (4)填写科技档案分类目录 科技档案分类目录是科技档案的案卷级目录,是按照科技案卷的排列顺序,逐卷登记每个案卷基本情况的案卷登记表,是查找科技档案最基本的检索工具,也是进行科技档案统计、移交、检查的重要依据。科技档案分类目录的主要项目有类别、档案号、案卷题名、立卷单位、起止时间、密级、保管期限、张数、备注等,样式见下表:科 技 档 案 分 类 目 录类别： 档案号题 名立卷单位起止时间密级期限张数备注 其中案卷题名、立卷单位、起止日期、密级、保管期限的填写内容均与案卷封面相同,其他几个项目的