建设工程监理档案资料管理作业指导书

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1、111建设工程监理档案资料管理作业指导书目录一、编制本作业指导书的意义11、建设工程监理文件流程表22、监理文件档案资料管理3二、分类档案管理总目录5（一）监理合同文件及监理技术文件5（二）承包单位资质及合同文件、施工指导文件18（三）进度控制文件24（四）质量控制文件38（五）投资控制文件55（六）合同管理文件72（七）协调文件85（八）会议记录文件88（九）监理报告88（十）工程安全资料88（十一）工程验收文件96（十二）监理记录及总结97三、工程文件的立卷102(一）基本原则102(二）立卷的具体方法102(三）卷内文件的排列102四、工程文件的归档要求103(一）纸质文件归档的质量要求

2、103(二）电子文件归档的质量要求103常用法律法规目录105一、编制本作业指导书的意义监理文件档案资料管理，是工程建设工程管理的一项重要工作，是实施工程建设监理，进行目标控制的基础性工作。在监理项目部中必须有专门的人员负责监理文件和档案的收发、管理、保存工作。在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检查利用等一系列工作。编制本作业指导书有以下意义： 对监理文件档案资料进行科学管理，建设工程监理工作的顺利开展制造良好的前提条件。 对监理文件档案进行科学管理，可提高监理工作效率。 对监理文档案进行科学管理，可以对实施工程档案

3、的归档提供可靠保证。1、建设工程监理文件流程表建设工程监理文件流程表类型时间提供者接受者ABC1、C2FG1监理大纲招标前B2监理规划签定合同后B3监理实施细则项目开工前B4开工申请报告（含施工组织设计）开工前20天申请C1、C25开工令、开工许可证（返、复）工令开工前、施工中B6监理文件不定时B7施工进度计划每月C1、C28施工图、设计变更不定明F9支付工程月报每月C1、C210支付结算报告每月B11设计图提供报表每月B12实施进度月报每月B13工程质量月报每月B14设计变更月报每月B15协调会议纪要不定时B16监理现场记录每月B17外资购买设备资料每月C1、C218器材设备供应计划每月C1

4、、C219监理简报、通讯每月B20人员动态月报每月C1、C221竣工档案单项工程完成C1、C222其他不定时说明：1、施工图设计变更经监理审核后，作为监理工程师图纸发送有关单位；2、符号：主送抄送（报）；A项目法人，B监理单位，C承建单位，F设计单位，G质监站。2、监理文件档案资料管理21监理文件和档案收文与登记所有收文应在收文登记表上进行登记，记录文件名称、文件摘要信息。文件的发放单位（部门）、文件编号及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间。最后由项目管理部负责收文人员签字。22监理文件档案资料传阅与登记由项目监理部总监理工程师确定来文、记录批示由哪个部门（监理工程师）办理，并确定是否要

5、传阅及传阅名单和范围，并注明在文件处理表上（如表2-1）。随同文件和记录交给处理部门（具体人员）或进行传阅。批示的文件的处理部门（具体人员）应对该文件按期限做出具体的处理意见及办理情况。传阅的文件和记录每位传阅人员阅后应在文件处理单上签名，并注明日期。文件和记录传阅期限不应超过该文件的处理期限。传阅完毕后，文件原件交还资料管理人员。文件处理表来文单位来文日期文件标题拟办意见： 年 月 日总监理工程师批示：年月日办理情况：年月日阅者签名姓名收返日期姓名收返日期23监理文件资料发文与登记发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目部图章。对盖章工作应进行专项登记。所有发文按监理资料分类和

6、编码要求进行分类编码，并在发文表上登记。登记内容包括：文件资料的分类编码、发文文件名称、搞要内容、接收文件的单位（部门）名称、发文日期（强调时效性的文件应注明发文的具体时间）。收件人收到文件后应签名。发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，资料管理人员签发人批示确定文件责任和相关传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员阅后签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期限。24监理文件档案资料的存放241分类存放的定义监理文件档案经收/发文登记和传阅工作程序后，必须分类存放。既可满足项目实施过程查阅的需要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目监理部应备有存放监理资料的专用资料柜和用于监理资料分

7、类归档存放的专用档案盒或文件夹。在本项目部采用计算机对监理资料进行辅助管理。242具体分类存放的办法项目监理部应根据项目规模规划资料柜和档案盒内容。二、分类档案管理总目录（一）监理合同文件及监理技术文件1、工程前期资料 2、监理机构设置3、监理合同文件（详见附表）附表：GD2002SZ001 编号：总监理工程师任命通知书工程名称： 致：（业主）根据建设工程监理合同的要求，我单位委派出任该工程项目的总监理工程师，除下列权力外，代表我单位全权处理本工程项目的监理工作，若你方对该总监理工程师的人选有异议，请在接到此任命书后 天内与我单位联系。 1）、 2）、 监理单位（章）： 被任命人签章： 法 人

8、 代 表： 日 期： 年月日附件：监理工程师执业证书 附注：1、本表根据深圳市施工监理规程4.1制定； 2、本表一式四份，业主、监理工程师、承包商、档案馆各一份。附表：GD2002SZ002 编号：监理机构设置通知书工程名称： 致：（业主、承包商）现将本监理机构的监理工程师名单及其专业分工通知你方，若你方对本通知书有异议，请于收到本通知书后 天内告知本人。 总监理工程师： 日 期： 年月日附件：监理机构成员资格证明 姓 名专 业 分 工职 位执业/岗位证书号本 人 签 名附注：1、本表根据深圳市施工监理规程4.1制定； 2、本表一式四份，业主、监理工程师、承包商、档案馆各一份。附表：GD200

9、2SZ003 编号：监理工程师变更通知书工程名称： 致：（业主、承包商）因工作需要，现对本监理机构的监理人员作如下变更，若你方对本通知书有异议，请于收到本通知书后 天内告知本人。 总监理工程师： 日 期： 年月日附件：变更人员资格证明 专 业 分 工职 位执业/岗位证书号备 注变 更 前变 更 后 姓 名专 业 分 工职 位执业/岗位证书号本 人 签 名附注：1、本表根据深圳市施工监理规程4.1制定； 2、本表一式四份，业主、监理工程师、承包商、档案馆各一份。4、监理技术文件X X X X工程（仿宋二号） 监理规划（楷体初号） 深圳市深水水务咨询有限公司（仿宋三号） XXXX 年 X 月（仿宋

10、三号） X X X X工程（仿宋一号）监理规划（仿宋一号）批准：（仿宋二号）审核：编写： 深圳市深水水务咨询有限公司（仿宋三号）XXXX 年 X 月X X X X工程（仿宋二号） 监理实施细则（楷体初号） 深圳市深水水务咨询有限公司（仿宋三号） XXXX 年 X 月（仿宋三号） X X X X工程（仿宋一号）监理实施细则（仿宋一号）批准：（仿宋二号）审核：编写： 深圳市深水水务咨询有限公司（仿宋三号）XXXX 年 X 月5、监理内部文件6、施工图纸设计资料（详见附表）附表：JL28 设计文件签收表 监理 设收 号合同名称： 合同编号：监理机构： 致：（监理机构）本批报送图纸 件，文字报告和说明

11、 件，见下表。报送单位：（全称及盖章）负责人：（签名）日期： 年 月 日序号设计文件名称文图号报送份数备注123456789监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日 期： 年 月 日说明：一式 份，由报送单位填写，完成审签收后监理机构、发包人、报送单位各1份。附表：JL29 施工设计图纸核查意见单（监理 图核 号）合同名称： 合同编号：监理机构： 施工图纸名称图号预核意见监理工程师：（签名）日期： 年 月 日核查意见监理机构：（全称及盖章） 总监理工程师：（签名） 日期： 年 月 日注：1、本表一式 份，由监理机构填写，发包人、监理机构、图纸设计单位各1份。2、各图号可以是单张号或连续号或区

12、间号。附表：JL30 施工设计图纸签发表 监理 图发 号合同名称： 合同编号：监理机构： 致：（承包人）本批签发图纸 件，文字报告和说明 件，见下表。监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期： 年 月 日序号施工设计图纸名称文图号发送份数备注123456789今已收到监理签发图纸 件，文字报告和说明 件承包人：（全称及盖章）签收人：（签名）日 期： 年 月 日说明：本表一式 份，监理机构、发包人、承包人、设计单位各1份（二）承包单位资质及合同文件、施工指导文件1、建设工程施工合同2、承包单位资质文件3、分包单位资质证件（详见附表）附表：CB06 现场组织机构及主要人员报审表（承包 机

13、人 号）合同名称： 合同编号：承包人： 序号机构设置负责人联系方式主要技术、管理人员（数量）各工种技术工人（数量）备注现提交第 次现场机构及主要人员报审表，请审查。附件：1.组织机构图。2.部门职责及主要人员分工。3.人员清单及其资格或岗位证书。承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期： 年 月 日监理机构将另行签发审核意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审核意见承包人、监理机构、发包人附表：CB05 施工分包申报表（承包 分包 号）合同名称： 合同编号：承包人： 致：（监理机构）根据施工合同约定和工程需要，

14、我方拟将本申请表中所列项目分包给所选分包人，经考察所选分包人具备按照合同要求完成所分包工程的资质、经验、技术与管理水平、资源和财务能力，并具有良好的业绩和信誉，请审核。 分包人名称分包工程编码分包工程名称单位数量单价分包金额（万元）占合同总金额的%合 计附件： 分包人简况（包括分包人资质、经验、能力、信誉、财务，主要人员经历等资料）承包人：（全称及盖章）负责人：（签名）日期： 年 月 日监理机构将另行签发审核意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监理机构审核、发包人批准后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份。4、施工指导文件（

15、详见附表）附表：CB01 施工技术方案申报表（承包 技案 号）合同名称： 合同编号：承包人： 致：（监理机构）我方已根据施工合同的约定完成了 工程 的编制，并经我方技术负责人审查批准，现上报贵方，请审批。附： 施工组织设计 施工措施计划 安全措施计划 分部工程施工工法 工程放样计划承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期： 年 月 日监理机构将另行签发审批意见。 监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名） 日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：JL31 工程项目划分报审表（监理 项分 号）合同名称： 合

16、同编号： 致：（发包人）根据工程设计图纸和 规定，经与相关单位研究，建议该工程项目划分为 个单位工程， 个分部工程， 个单元工程。请审定。附件：工程项目划分及编码一览表 监理机构：（全称及盖章） 总监理工程师：（签名） 日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由监理机构填写，监理机构、承包人各1份，发包人2份。（三）进度控制文件1、合同开工文件2、分部工程开工3、进度计划及进度调整（详见附表）附表：CB14 合同项目开工申请表（承包 合开工 号）合同名称： 合同编号：承包人： 致：（监理机构） 我方承担的 合同项目工程，已完成了各项准备工作，具备了开工条件，现申请开工，请审核。 附件：1 .开工

17、申请报告 2 .已具备的开工条件证明文件 承包人：（全称及盖章） 项目经理：（签名）日期 ： 年 月 日 审核批准后另行签发开工令。监理机构：（全称及盖章） 签收人：（签名） 日期： 年 月 日注：本表一式 份，由承包人填写，监理机构审查后，随同“合同项目开工令”承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：JL02 合同项目开工令（监理 合开工 号）合同名称： 合同编号：监理机构： 致：（承包人）你方 年 月 日报送的 工程项目开工申请（承包 合开工 号）已经通过审核。你方可从即日起，按施工计划安排开工。本开工令确定此合同的实际开工日期为 年 月 日。 监理机构：（全称及盖章）总监理工程师

18、：（签名） 日期： 年 月 日今已收到合同项目的开工令。 承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名） 日期： 年 月 日 说明：本表一式 份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：CB15 分部工程开工申请表（承包 分开工 号）合同名称： 合同编号：承包人： 申请开工分部工程名称、编码申请开工日期计划工期 年 月 日至 年 月 日承包人施工准备工作自检记录序号检查内容检查结果1施工图纸、技术标准、施工技术交底情况2主要施工设备到位情况3施工安全、和质量保证措施落实情况4建筑材料、成品、构配件质量及检验情况5现场管理、劳动组织及人员组合安排情况6风、水、电等必须的辅助生产

19、设施准备情况7场地平整、交通、临时设施准备情况8测量及试验情况附件：分部工程施工工法分部工程进度计划本分部工程已具备开工条件，施工准备已就绪，请审批。承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期： 年 月 日开工申请通过审核后另行签发开工通知。 监理机构（全称及盖章）： 签收人：（签名） 日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监理机构审签后，随同“分部工程开工通知”送承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：JL03 分部工程开工通知（监理 分开工 号）合同名称： 合同编号：监理机构：致：（承包人）你方 年 月 日报送的 分部工程（编码为： ）开工申请表（承包 分开工 号）

20、已经通过审查。此开工通知确定该分部工程的开工日期为 年 月 日。附注：监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期： 年 月 日今已收到 分部工程（编码为： ）的开工通知。 承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名） 日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：CB02 施工进度计划申报表（承包 进度 号）合同名称： 合同编号：承包人： 致：（监理机构）我方今提交 工程（名称及编码）的： 工程总进度计划 工程年进度计划 工程月进度计划请贵方审查。附件：1.施工进度计划。2.图表、说明书共 页。 3. 承包人：（全称及盖章）项目经理：

21、（签名）日期： 年 月 日 监理机构将另行签发审批意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：CB24 施工进度计划调整申报表（承包 进调 号）合同名称： 合同编号：承包人： 致：（监理机构）今提交 工程项目施工进度调整计划，请审批。附件：施工进度调整计划（包括形象进度、工程量、工作量、机械、劳动力计划）承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期： 年 月 日监理机构将另行签发审批意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，

22、由承包人填写，监理机构审批后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份附表：CB25 延长工期申报表（承包 延期 号）合同名称： 合同编号：承包人： 致：（监理机构）根据施工合同约定及相关规定，由于本申报表附件所列原因，我方要求对所申报的 工程项目工期延长 天，合同项目工期顺延 天，完工日期从 年 月 日延至 年 月 日，请审批。 附件：1.延长工期申请报告（说明原因、依据、计算过程及结果等）。2.证明材料。 承 包 人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期： 年 月 日监理机构将另行签发审核意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监

23、理机构审核后，随同审核意见承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份附表：JL05 批 复 表（监理 批复 号）合同名称： 合同编号：监理机构： 承包人报送文号： 。 报送时间： 年 月 日。报送内容：致：（承包人） 你方于 年 月 日报送的 （文号： ）,经监理机构审核，批复意见如下：附件：监理机构：（全称及盖章） 总监理工程师：（签名） 日期： 年 月 日 今已收到关于 （文号： ）的批复。承包人：（全称及盖章）签收人：（签名）日期： 年 月 日说明：1. 本表一式 份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人各1份。2.一般事件，由监理工程师办理，重要通知由总监理工程师签发。 3. 本批复

24、表可用于对承包人的申请、报告的批示4、暂停施工文件5、其他进度文件（详见附表）附表：CB21 暂停施工申请（承包 暂停 号）合同名称： 合同编号：承包人： 致：（监理机构）由于发生本申请所列原因造成工程无法正常施工，依据有关合同约定，我方申请对所列工程项目暂停施工。暂停施工工程项目暂停施工原因引用合同条款附注（填报说明）承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名） 日期： 年 月 日监理机构将另行签发审批意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监理机构审批后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份。附表：CB22 复工申请表（承包 复工

25、 号）合同名称： 合同编号：承包人：致：（监理机构） 工程项目，接到监理 停工 号暂停施工通知后，已于 年 月 日 时暂停施工。鉴于致使该工程的停工因素已经消除，复工准备工作业已就绪，特报请批准于 年 月 日 时复工。附件：具备复工条件的情况说明。承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名） 日期： 年 月 日 监理机构将另行签发审批意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，报送监理机构审批后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份。附表：JL17 暂停施工通知（监理 停工 号）合同名称： 合同编号：监理机构： 致：（承包人）由于本通知所

26、述原因，现通知你方于 年 月 日 时对 工程项目暂停施工。工程暂停施工原因引用合同条款或法规依据停工期间要求合同责任监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期： 年 月 日承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：JL18 复工通知（监理 复工 号）合同名称： 合同编号：监理机构： 致：（承包人）鉴于监理 停工 号暂停施工通知所述原因已经消除，你方可于 年 月 日 时起对 工程项目恢复施工。附注： 监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期： 年 月 日承包人：（全称及盖章）项目

27、经理：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。（四）质量控制文件1、施工测量文件2、施工设备进场报验单3、材料构配件设备报验单（详见附表）附表：CB11 施工放样报验单（承包 放样 号）合同名称： 合同编号：承包人： 致：（监理机构）根据合同要求，我们已完成 的施工放样工作，请查验。附件：测量放样资料序号或位置工程或部位名称放样内容备 注自检结果：承包人：（全称及盖章）技术负责人：（签名）项目经理：（签字）：日期： 年 月 日审核意见：监理机构：（全称及盖章）监理工程师：（签名） 日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写

28、，监理机构审核后，承包人2份，监理机构、发包人各1份。附表：CB12 联合测量通知单（承包 联测 号）合同名称： 合同编号：承包人： 致：（监理机构）根据工程进度情况和合同约定，拟进行工程测量工作，请贵方派员参加。施测工程部位：项目工作内容：任务要点：施测时间： 年 月 日至 年 月 日承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期： 年 月 日 拟于 年 月 日派监理人员参加测量。 不派人参加联合测量，你方测量后将测量结果报我方审核。监理机构：（全称及盖章）监理工程师：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监理机构审核后，承包人、监理机构、发包人各1份。附表：CB13 施

29、工测量成果报验单（承包 测量 号）合同名称： 合同编号：承包人：单位工程名称及编码分部工程名称及编码单元工程名称及编码施测部位施测内容施测单位施测单位负责人（签字）：日期： 年 月 日施测说明承包人复查记录复检人：（签名）日期： 年 月 日附件：1.2.3.上述成果经审核合格，特此申报。 承包人：（全称及盖章） 项目经理：（签名）日期： 年 月 日审核意见：监理机构：（全称及盖章）监理工程师：（签名） 日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监理机构审核后，承包人、监理机构、发包人各1份。附表：CB08 施工设备进场报验单 （承包 设备 号）合同名称： 合同编号：承包人： 致：（监

30、理机构）我方于 年 月 日进场的施工设备如下表。拟用于下述部位：1.2.3.经自检，符合技术规范和合同要求，请审核，并准予进场使用。附件：序号设备名称规格型号数量进场日期计划完好状况拟用工程项目设备权属生产能力备注123456上述设备已按合同约定进场并已自检合格，特此报验审核。承包人：（全称及盖章） 项目经理：（全称及盖章）日期： 年 月 日（审核意见） 监理机构：（全称及盖章） 总监理工程师/监理工程师：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监理机构审签后，承包商人、监理机构、发包人各1份。附表：CB07 材料/构配件进场报验单（承包 材验 号）合同名称： 合同编号：

31、承包人： 致：（监理机构）我方于 年 月 日进场的工程材料/构配件数量如下表。拟用于下述部位：1. ；2. ；3. 。经自检，符合技术规范和合同要求，请审核，并准予进场使用。附件：1.出厂合格证； 2.检验报告； 3.质量保证书； 4.序号材料/构配件名称材料/构配件来源、产地材料/构配件规格用 途本批材料/构配件数量承包人试验材料/构配件进场日期试样来源取样地点、日期试验日期、操作人试验结果（填报说明）承包人：（全称及盖章）负责人：（签名）日期： 年 月 日（审核意见）监理机构：（全称及盖章）专业监理工程师：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监理机构检验、审核后，返

32、回承包人2份，监理机构、发包人各1份。附表：CB16 设备采购计划申报表（承包 设采 号）合同名称： 合同编号：承包人：致：（监理机构） 根据合同约定和工程建设需要，我方将按下表进行工程设备采购，请审核。序号名称品牌规格/型号厂家/产地数量拟采购日期/计划进场日期备注（填报说明）承包人（全称及盖章）：项目经理（签名）：日期： 年 月 日 监理机构将另行签发审批意见。监理机构（全称及盖章）：签收人：（签名）日期： 年 月 日说明：本表一式 份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。4、材料试验5、现场试验（或检测）记录6、施工质量检验（详见附表）附表：JL33 监理抽检取样样品月登记表（ 年 月）（监理 样品 号）合同名称： 合同编号：监理机构： 样品编号来源地点部位说明容器编号取样日期试验地点评论备注123456789101112专业监理工程师（签名）填报日期 年 月 日说明：本表供监理试验室取样签证使用附表：JL34 监理抽检试验登记表（监理 试记 号）合同名称： 合同编号：监理机构： 序号试验项目名称试验单元工程名称试验记录编号试验完成日期实验负责人遗漏的试验项目名称采取的措施备注12345