银行办公管理系统使用管理实施细则

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1、银行办公管理系统使用管理实施细则第一章 总则第一条 为规范我行办公管理系统（以下简称系统）使用管理工作, 根据银行综合办公管理系统运行管理办法的有关规定，制定本实施细则。第二条 本细则所称使用管理，是指我行系统用户在使用系统过程中，涉及到用户管理、系统门户、邮件系统、办公业务系统、电子印章等的使用和管理一系列工作过程。本细则适用总行及各分支行。第二章 用户管理第三条 用户注册和注销总行新进符合使用系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将该人员的姓名、员工号、部门、岗位、联系电话等基本资料送总行办公室系统管理员，系统管理员应在一个工作日内完成系统用户注册和相关配置。总行系统用户离职前，须根据人力

2、资源部相关离职资料，到总行办公室系统管理员处办理系统用户注销手续后，方可办理离职手续。各分行及分行辖属支行新进符合使用系统的人员，由各分行办公室（或人力资源部）系统管理员在两个工作日完成系统用户注册和相关配置。分、支行系统用户离职前，须办理系统用户注销手续后，方可办理离职手续。第四条人员调整和调动总行人员调整，由人力资源部在一个工作日内将该人员的姓名、部门、岗位、联系电话等基本资料送总行办公室系统管理员，系统管理员应在一个工作日内完成系统用户调整的相关配置。分、支行人员调整，由各分行办公室（或人力资源部）系统管理员在一个工作日完成系统用户转岗的相关配置。系统用户跨行调动，由调出行办公室（或人力

3、资源部）系统管理员根据相关人员调动通知将该人员调出所在行、调入调入行所在部室所在岗位（如不知调出人员在调入行具体部室及岗位的，则调入调入行办公室），并在调整后将一个工作日内将该人员调动情况告之调入行办公室，由其进行后续调整。第三章系统门户使用管理第五条系统门户使用管理包括用户登录管理和页面管理。第六条用户登录密码类别用户登录密码，包括统一认证登录密码、邮件系统登录密码和即时通讯系统登录密码。第七条 登录密码管理要求用户首次登录系统，必须立即修改初始密码，其中，统一认证登录密码修改由管理信息系统进入，进入内部管理类下的统一柜员认证系统后修改密码；邮件系统密码修改，登录系统后进入左边菜单栏下的个人

4、设置，选择“个人邮箱”修改邮箱密码；即时通讯系统密码修改，进入即时通讯系统后，主界面下打开“文件”下拉菜单，进入个人设置修改密码。用户应保管好用户密码，不得随意泄漏给无关人员，并应根据信息科技部相关管理要求，定期修改登录密码。第八条 页面管理内容用户可调整个人工作台的工作流、知识管理、人力资源、左侧菜单、顶部菜单和个人工作台等显示页面。第九条页面管理要求用户调整个人工作台相关要素，应以满足工作需要为主，对总行统一配置的各项菜单和个人工作台显示页面尽量不做变动。第四章 邮件系统使用管理第十条邮箱种类 我行邮件系统中邮箱有两种：个人邮箱和公共邮箱。其中，个人邮箱是每个系统用户均具有的邮箱，由管理员

5、在新建人员信息时统一建立，用于个人的邮件收发；公共邮箱是根据实际需要由管理员设立的，向全行开放而由特定的人员使用管理的邮箱。第十一条邮箱命名规范管理员在新设立邮箱时，必须按照邮箱命名规范的格式。个人邮箱命名规范：“员工姓名拼音首个字母+所在分行地域简称+”，如义乌分行简称yw；如系统提示该账号已存在，则“员工姓的全称+名的简称+所在分行地域简称+”；如系统再次提示，则“员工姓的全称+名的全称+所在分行地域简称+”；如系统仍提示，则在姓名拼音后加上数字以示区别。直属支行？总行员工个人邮箱不加地域简称后缀。行领导？公共邮箱命名规范：“部室或邮箱拼音首个字母+所在分行地域简称+”；如系统提示该账号已

6、存在，则“部室或邮箱全拼字母+所在分行地域简称+”。总行公共邮箱不加地域简称后缀。第十二条邮箱服务等级为满足实际需求，提升系统效率，系统根据邮箱容量不同划分了5个不同服务等级，对个人邮箱和公共邮箱分别确定了不同的等级，管理员应根据相应的设立规则，对不同邮箱分别设置不同的服务等级。第十三条邮件列表管理我行系统所称的邮件列表是以机构或部室为单位，将全行员工的个人邮箱进行组织，用于群体间信息交流和信息发布的一种工具。我行邮件列表包括总、分、支行的机构邮件列表和部室邮件列表。第十四条邮件列表建设规则管理员新设个人邮箱时，必须按邮件列表建设规则建立相应的邮件列表。邮件列表建设规则：总行邮件列表下包含总行

7、各部室和各分、支行邮件列表（子邮件列表），各部室邮件列表下包含所在部室员工个人邮箱；分行邮件列表下包含分行部室、所辖支行邮件列表（子邮件列表），分行部室邮件列表下包含各部室员工个人邮箱；支行邮件列表下包含支行部室（子邮件列表），支行部室邮件列表下包含各部室员工个人邮箱。不得直接将员工个人邮箱直接建立在总、分、支行机构的邮件列表下。第十五条个人邮箱管理个人邮箱管理由用户自己负责，用户应定期检查邮箱容量，打包下载保存自己的邮件。不得利用邮箱发布与工作无关的邮件。第十六条公共邮箱管理公共邮箱管理应由公共邮箱管理部室负责人或其指定的人进行管理。有多人使用的，应加强邮箱密码的管理。通过邮箱发布信息的，须

8、先征得邮箱管理部室负责人的授权或同意，除使用邮箱应遵循合规要求外，不得使用公共邮箱发布与公共邮箱使用目的无关的个人邮件。第十七条其他未尽事宜，按照信息科技服务部门对邮件管理的相关规则执行。第五章办公业务系统使用管理第十八条 办公业务系统使用管理包括办公业务流程管理和办公业务知识模块管理。第十九条办公业务流程类别办公业务流程是指以本行相关规章制度为依据，通过事项审批、公文流转所经过的节点所建立的系统化、连续性的业务流。我行系统所包含的业务流程包括公文管理、事务管理、人事管理、档案管理、科技服务管理、投诉管理、安全保卫管理等。为满足业务需要，可根据申请增加流程种类。第二十条办公业务流程使用管理用户

9、使用流程办理公务，必须遵守制定流程所规定的规章制度。对流程使用中出现的问题，应及时向分行系统管理员进行反映，协助其采取措施进行解决。各分行管理员要有效、及时行使管理员职责，指导辖内员工正确使用各项流程，将本分行及辖内支行涉及流程使用的人员进行调整，将相关事项告之总行系统管理员。对分行管理员无法解决的问题，应及时告之总行系统管理员，并协助总行系统管理员采取措施解决问题。对因系统调整、流程新建或调整等问题，分行系统管理员应根据总行要求进行相关配合操作。对辖内系统使用中反映的问题，分行系统管理员要及时向总行反馈。第二十一条办公业务知识模块办公业务知识模块是指对与本行业务相关的知识进行管理所建立的相应

10、的栏目。我行系统所指的知识模块包括收发文件、规章制度、电子公告、各部室各分行园地等。为满足业务需要，可根据申请增加知识模块。第二十二条办公业务知识模块使用管理各模块管理员根据授予的权限对模块中文档的发布权限和阅览权限进行管理。被授权人员可根据授权范围在相应文档模块中发布或查阅文档。各分行管理员要有效、及时行使管理员职责，指导辖内员工正确使用知识模块各种功能，根据需求及时调整模块管理相关权限人员，或将相关需求告之总行系统管理员。对因系统调整、新建知识模块等问题，分行系统管理员应根据总行要求进行相关配合操作。对辖内系统使用中反映的问题，分行系统管理员要及时向总行反馈。对由总行系统管理员管理的发文、

11、收文等模块中被授予特殊权限的被授权人，在行使文档下载等功能时，应按照本单位实际需要行使权限，对下载的文档和下载时间、理由、文档方向进行记载，并要加强对下载文档的管理，确保文档下载后不失密、不扩散。第六章文件发送与接收第二十三条总行各部门和各分支行下发、上报的各类公文（包括文件、通知、公告、信息等）原则上统一采用系统发送，特殊情况需要打印纸质文件发送的，由相关管理办法另行规定。第二十四条用户通过系统发文时，应遵循公文处理办法（应包含急、紧急的说明、会签的使用和最后意见的汇总等）各项规定。第二十五条本行正式文件及其他需要签发的公文，按系统流程起草、审核、签发，统一由办公室排版、编号、制作，设置共享

12、范围，通过系统发送至收文单位单位和个人（通过纸质发送的除外），根据实际需要打印若干份存档，并设置允许接收单位打印的份数。第二十六条公文发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，做好公文的登记，发现问题及时与有关人员联系。第二十七条总行和各分支行要建立系统文件管理机制，指定专人负责系统中文件的接收和管理，正确行使收文相关流程，设置文件传阅范围和共享范围，保证公文的正确、及时流转。人员变更时，要及时告之总行系统管理员。第二十八条总行和各分支行各部门要建立部门内部系统文件管理机制，指定专人担任部门综合员负责本部门处理文件的转发和强制提交（根据部门负责人授权），保证流程及时得到

13、处理和文件安全流转。第二十九条系统用户每天上、下午上班后都必须及时登录系统，查看并处理包括文件在内的待办事项，确保信息和联络畅通。如因出差或离行时间较长，须指定授权的公文代理人代为办理。系统用户要正确处理流程待办事项，不得在未经部门负责人授权的情况下将文件转发他人。第三十条总行系统管理员根据发文用户的申请和有权人审批，对发文流程进行干预，行使强制收回、强制归档等超级权限，删除错误文档。第七章电子印章的使用和管理第三十一条电子印章是在电子公文上盖章用的签名印章，对电子公文进行电子签名前，需要验证公文电子签名的合法性，通过验证并按规定方式生成的电子公文具有法律效力。第三十二条电子印章的制作式样和标

14、准，按照银行印章管理办法（年版）和银行印模标准制作。第三十三条总行各部室、各分支行系统投产前，总行系统管理员按照系统投产要求制作电子印章并将电子印章分发给分支行，确保分支行系统正常使用。第三十四条系统投产后，各使用单位根据需求制作、变更本单位电子印章的，由本单位提出申请，经审批后由总行系统管理员具体办理。第三十五条各使用单位的电子印章应等同于实物印章管理，必须由负责印章工作的部室指定专人保管和使用。电子印章可由两人或两人以上分别保管。第三十六条电子印章由于损坏、单位名称变更、撤销、合并等原因而需要在系统中变更资料的，必须将旧电子印章交回总行办公室处理，并按第条规定办理手续。电子印章如有遗失，应立即向总行挂失，并申请补发。如因遗失造成严重后果的，追究相关人员责任。第三十七条其他电子印章使用管理各项规定，应按总行银行印章管理办法（年版）执行。第八章 附则第三十八条 本实施细则自发布之日起实行，原有关规定同时废止。第三十九条本实施细则实行期间，除利用系统中的流程、模块处理公务外，还将逐步推广自动化办公流程和办公管理模块，以期加快管理科学化。第四十条 本实施细则由银行总行解释和修改。第四十一条 本实施细则自印发之日起执行。9