办公管理制度1

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1、目 录 第一章 秘书事务-3 第一节 来访接待及电话接听规程-3 第二节 办公请示管理-4 第三节 办公会议管理-4 第四节 公文的管理-7 第五节 法律事务管理-8 第六节 合同处理规程-10 第七节 月行例事管理-11 第八节 档案管理-12 第九节 印章、介绍信管理-15 第十节 通讯管理-17 第十一节 公司客车管理-18 第十二节 名片、报刊、复(油)印管理-19 第十三节 计算机使用管理-20 第二章 督察审计-21 第一节 内部审计-21 第二节 内部督察-22 第三节 信访管理-24第四节 礼品、礼金的管理-25 第三章 公共关系-25 第一节 信息的管理-26 第二节 检查采

2、访的接待-26 第三节 形象、宣传类文章的管理-28 第四节 新闻节目的编辑-29 第五节 来宾的接待-29 第六节 关系人档案的管理-30 第七节 公关宴请-31 第四章 组织协调-32 第五章 保密规定-33 第六章 员工举报和合理化建议、意见的奖励规定-33 总 则 为规范办公程序，明确职责，充分发挥办公室的规划、协调、督审、信息反馈职能，提高公司整体的管理水平，特制定本制度。 第一章 秘书事务 第一节 来访接待及电话接听规程 一、来访接待规程 预约来访的接待程序 1.对按约来访者，可请示总经理(副总经理)确定会见地点，并按规格接待。 2.对提前的来访者，可请其在接待室等候，以茶水、果品

3、招待；在总经理(副总经理)不忙的情况下，可请示是否提前会见。 3.遇总经理(副总经理)召开重要会议或会见重要宾客且时间较长时，应请示是否延期会见，以便及时通知。 未预约访问的接待程序 1.礼貌询问来人姓名、单位及来访目的。 2.判别来访目的，需总经理处理的来访，请来人在接待室等候，可以说：“您请稍等，我去看看某总在吗?”；非总经理处理的来访，电话告知有关部门做好接待准备，可陪同或指引来访者前往。 3.敲门进入总经理(副总经理)办公室，汇报来访者的姓名、单位和来访目的。 4.总经理(副总经理)同意会见，按总经理(副总经理)意见安排。 5.总经理(副总经理)不予会见或来访者不肯告知姓名、单位及来访

4、目的，应婉言告知来访者，“对不起，某总外出不在，有什么事我可以转告吗?”(请下次预约后再来，好吗?)。 二、电话接听规程 1.接听电话，首先问好，并自报部门：“您好！华宇购物中心，请讲。” 2.倾听对方讲述，如对方要求与总经理(副总经理)通话，则了解对方姓名、工作单位及来电目的。 3.判别来电目的，属总经理电话，记清单位、姓名及来电意图后，请对方稍等，可以说“请稍等，我去看某总在吗?”；如非总经理电话，则将电话转至有关部门，可以说“对不起，您这件事属于某某部门管理，请拔打#”。 4.敲门进入总经理(副总经理)办公室，汇报来电人的姓名、工作单位及来电目的，并请示是否接转。 5.总经理(副总经理)

5、同意接听，则将电话转接总经理(副总经理)办公室。 6.如总经理(副总经理)不在、不予接听或对方不肯讲出自己的姓名、工作单位及来电目的，可婉言拒绝：“对不起，某总不在，您有什么事可以转告吗( 请留下您的电话，等某总回来给您回电话好吗?)”，并记下对方留言、电话号码转呈总经理( 副总经理)。 三、其它 1.对于无理取闹或怀有不正当目的的来访者，可直接与物业保卫部联系；情形严重者，可拨打110报警。 2.未经同意，不得擅自向来访、来电者提供总经理(副总经理)直拨电话、移动电话、无线寻呼机号码和名片及家庭住址、电话；不得擅自回答来访、来电者有关公司经营管理和其它未公开情况的询问；不得擅自带领来访者进入

6、总经理办公室或允许来访者在公司机密区域驻留，取阅办公材料、物品。如有违反，按公司有关规定惩处。 3.总经理来访、来电接待要做到规范、得体，态度既不冷漠，也不过分谦卑，充分体现公司的良好形象。 第二节 办公请示的管理 一、办公请示的范围 1制度无规定或规定不明确的事项； 2需经上级审批的工作或事项； 3需经上级阅批的工作计划、工作报告； 4非本部门可以独立处理的工作或事项； 5超越本岗位职责职权范围的工作或事项； 6难以确定性质、分清责任、作出判断的问题。 二、办公请示的处理程序和要求 1.办公请示处理包括提出和受理(研究、答复)两种情况，实行有直接隶属关系的下级向上级提出或上级向下级答复的程序

7、。 2.办公请示须以“请示报告”的形式提出，内容包括： 请示事项的概况及需解决的问题； 请示人的处理意见或建议； 相应的依据、必要的附加材料。 3.受件人接到请示后，在保证科学、准确和有效的基础上，在二日内予以答复 (因公出差或法定休假不予计入)，答复应意见明确、条理清楚、便于理解和执行； 超过二日未给予答复，受件人应负相应责任，对于重大事项可越级反映。 4.对有特定时限要求的请示，应遵循迅速、快捷的原则，尽快做出处理。 5.需向总经理和副总经理提出的请示，由办公室做好登记工作，同时转呈总经理或副总经理。 第三节 办公会议的管理 公司会议由办公室负责管理，有关部门配合。 一、会议类别 1.总经

8、理办公会议 是总经理为研究和处理公司日常经营管理而定期举行的会议；参加人员有总经理、副总经理、总经理助理、办公室主任、秘书、各部经理等；办公会议一般每星期召开一次(星期二)，遇紧急事项可随时召开。 2.经营会议 由总经理或分管副总经理主持召开的一个部门或几个部门参加的会议，共同分析、策划业务活动，进行业务沟通，达到加强管理，实现经营目标；一般每半月召开一次或根据需要随时召开。 3.部门会议 由部门经理主持召开的对本部各项工作进行沟通、策划和决策的会议；参加人员为本部门主要课员和有关人员，一般一周或两周举行一次。 4专题会 为讨论某一专项问题，或为了解某一现状，而邀请有关人员参加的会议，目的是了

9、解情况，倾听意见，沟通信息，解决问题；会议的规模、时间视会议要求而定。 5其它会议 公司职工代表大会以及联欢会、茶话会等文娱交流性会议、临时性会议等。 二、会议的组织工作 会议预案 会议前必须周密地制定会议预案，即会议的筹备方案。 a.会名：明确开什么会；会名与内容要相符，妥贴恰当。 b.议题：对会议要讨论的问题应心中有数，确定议题；会议一般不讨论没有列入议 题的问题。 c.会期：会议时间长短要和议题内容联系起来考虑，提倡开短会。 d.出席范围：出、列席会议的成员要根据议题来确定。 e.议程和程序：规模较大或较为严肃的会议都需要有一定的议程和程序；开会时；主席台上人手一份，并将议程告知与会人员

10、。 f.会场布置：包括坐席安排、会标、标语、花卉置放、音响效果、照明通风控制、录音录像、摄影、茶水供应等；会场的布置应与会议的规格、规模等有机结合起来，并营造一定的气氛。 材料准备 准备会议材料，做到与会人员人手一份；大型会议，应准备总经理发言文稿。 会议通知 会议通知要明确六个要素，即会名、议题、会期、起始时间、地点、出席范围、议程，通知要提前发出。 会前检查 会前，按会议议程逐项检查会议的准备工作，重点是材料的准备和大型会议会场的安排以及意外情况的应急。 会间服务 发放会议资料，做好签到和会议记录；对于中型和大型会议，还要考虑安排供应餐饮等服务；如会议中临时调整议题，临时增加与会人员，或发

11、生其它特殊情况，要采取应急措施，做好会议调度工作。 会后工作 a.编写会议纪要或简报，上报或下发。 b.向未到会的同志传达会议概况和决定。 c.会议文件立卷归案。 d.对于会议形成的决议，要协调有关部门进行落实，并将执行情况上报总经理。 三、会议的文字工作 一般有拟订会议预案，起草会议通知，撰写会议工作报告，做好会议记录，编发会议简报和撰写会议纪要等。 1.会议记录 是会议真实情况的反映，也是检查会议决定事项执行情况的依据，包括两部分的内容： 记载会议的组织情况：会议名称、时间、地点、主持人、出席者、缺席者、列席者、记录人；上级来人要注明其职务。 记载会议的内容：会议议题、议程、讨论发言、形成

12、的决议，特别是主持人的结论性意见要如实记录。 会议记录的注意事项： a.会议记录必须真实、准确、全面、完整(会后应及时检查、补正、核对)，不得随意增删改动。 b.遵守保密制度，不得随意泄漏会议内容；记录本必须妥善保管，不得外传或遗失，并定期归档。 C.记录文字做到字迹清晰，条理通顺，规范一致，便于阅读。 2.会议纪要会议纪要应根据会议的宗旨和议程，用准确而精炼的语言概述，内容包括： 会议情况简述：会议类型、时间、地点、出列席者和主持人等，也可在这部分提及会议所讨论的议题。 会议的主要精神：对某项工作情况的分析，取得的成绩，存在的问题，对会议讨论问题的结论性意见，解决问题的措施、办法和要求等；如

13、会议讨论议题较多，可分条列出，写明讨论结果和决定事项。 四、会务设施、设备和用品管理会务设施：会议室、其它场地。 会务设备：会议室内的桌椅、家具和各种电器、音像设备、照明设备。 会务用品：会议用茶具、水瓶、烟缸及装饰用品。 会务设施、设备和用品的管理权归属办公室，借用会务设施、设备和用品应事先提出申请，由办公室统筹安排；未经同意任何部门或个人不得擅自动用。 五、对于外来性会议的管理 经批准召开的外来性会议，由办公室负责提供会务设施、设备和用品，并协助会议管理工作。 六、公司会议的管理 1.办公室按照会议的日程安排和既定的与会人员名单，于会议召开前一日通知有关会议召开的具体时间、地点及应准备的材

14、料等事项。2.办公室于会前 1小时，完成会议场地的布置工作，根据会场布置要求和参加会议人数，安排好桌椅数量、摆放次序，并落实、调试好话筒等会务设备。 3.办公室会务人员于会议开始前15分钟到达会场，做好会议考勤工作，登记到会人员姓名、到会时间。 4.出席会议的人员必须于会议开始前 5分钟，在会议考勤表上签名报到；无特殊情况不得迟到。 5.因特殊事务不能到会的人员，经会议组织者同意，并于会前告知办公室，可不出席会议。 6.未经公司总经理或分管副总经理同意，也未告知办公室而缺席者，须于会后2日内到办公室书面填写缺勤原因，否则视为旷会，按有关规定处理。7.未经公司总经理或分管副总经理同意，会议中途不

15、得离场、退场或在会上接听、拨打无线移动电话，否则视为干扰会议秩序，将给予有关责任人员罚款 50-100 元的处罚。 8.会议期间，禁止做与会议无关的事情，否则视给会议造成影响大小，给予有关责任人警告、罚款，情节严重者给予降职处罚。 第四节 公文的管理 一、收文管理 1.建立“收文登记簿”。 2.总服务台将公司函件送交办公室，办公室登记收文编号、日期、文件材料名称、类别等内容。 3.办公室将函件分类送至有关领导或部门。 4.根据领导批示进行传阅。一般文件在两天内传阅完毕，紧急文件必须在当日内传阅完毕；传阅后，传阅人员要在传阅单内签字，以示阅毕。 5.传阅的文件材料由办公室负责收回并及时归档。 6

16、.收到个人的函件，遇收件人出差到外地或已调离，由公司指定专人拆阅；是业务公事，按规定处理，属个人私事，与本人联系后交予本人。 二、发文管理 1.公文的拟定 公文标题：概括公文的主要内容，应标明发文机关和公文种类，除批转规章制度外，一般不加书名号。 发文字号：凡以公司名义发出的正式公文，均按“华购（年号）序号”形式编号；凡以公司名义发出的简易公文，均按“华购便（年号）序号”形式编号；凡以部门名义发出的公文，均采用简易公文形式，按“华购（年号）序号”形式编号；如以办公室名义发文，按“华购办（年号）序号”形式编号。 公文一律加盖印章，上报的公文，应注明签发人、校对人、文印人。 密级公文应标明“绝密”

17、、“机密”或“秘密”字样。 紧急公文应标明“特急”或“急”等字样。 文件的主送、报送、抄送要写清楚；请示一般只写一个主送部门，如需同时送其它部门，应用抄报形式。 公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。 发文部门应写全称或规范性简称。 会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。 未经签发人同意，签发的文稿不得随意修改。 最后一页无正文内容时，要打上“此页无正文”字样。 2.公文的审核 符合通用的或公司特定的格式要求。 符合公司现行规章制度及有关规定和要求。 公文要求情况具体、观点明确、内容全面、表达规范、条理清楚、层次分明、文字精炼、标点准确、篇幅适当。 人名、地名、

18、数字、引文准确、时间应写具体的年、月、日。 发文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它特殊情况外，一律使用汉字书写，同一公文中数字的写法应保持一致。 签发符合相应的签发权限和程序。 各部门拟下发的文件报办公室修改、经总经理签批后，由办公室统一下发。 各级领导审批、签发公文、文章需签署姓名和时间。 3.公文的管理 公文处理包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等环节。 根据公文内容和性质送总经理或有关部门，确定办理时限，并及时催办，逾期未批示者或延误、漏办者，承担相应责任。 各级领导审批公文应签署意见，注明姓名和审批时间。 。

19、 4.公文的归档和销毁 办公室将文稿和文件(两份)一起存档。 年末将所有文件装订成册，归档保存。 对无存档价值的公文原稿、正本、复印件及相关材料，经报批后销毁；销毁密级者须进行登记，并由两人以上执行销毁工作，确保不丢失、不遗漏。 5各部门应指定专人保管文件，办公室不定期对其完整性进行检查，对丢失文件的责任人进行相应的处罚。文件持有部门应负有以下责任： 负责接收文件的保密性，不得随意外传、复印或丢失； 文件保存完好，不得随意涂改、保证文件的有效性； 对接收文件分类保存，定期整理，每年年底装订成册。 第五节 法律事务的管理 一、工作范围 1.解答法律咨询 公司法律顾问针对公司提出的法律问题，以口头

20、或书面的形式给予解答。 提供法律解释，阐明其法律关系、法律后果以及相应的法律责任。 提出依法处理的意见，并拟定出可供选择的几种方案，同时提供有关的信息资料，使公司的活动在国家法律许可的范围内进行。 2.为决策、经营、管理、服务等提供法律依据和建议。 对公司经营决策等项目提供准确的法律依据。 对经营决策的项目，应依据法律和公司实际情况，论证该项目在法律上的必要性和可行性。 对经营决策的有关项目进行预测分析，并根据风险变化制定相应对策。 3.草拟、审查和修改合同及其它法律文书 审核公司起草的一般性法律文书。 审核公司重要合同及其它法律文书等。 4.参与谈判工作 收集、掌握与谈判项目有关的法律、政策

21、。 起草、审查谈判所需文件、文书，咨询、制定谈判策略与方案。 根据谈判的进展，及时、准确提供法律依据，在法律允许范围内，获取最大利益。 综合各方意见，草拟有关法律合同文本，协助做好合同的审批、公证手续。 5.代理参加调解、仲裁和诉讼活动 根据实际情况，选择调解、仲裁、诉讼等最恰当的方式解决争议。 在调解、仲裁或诉讼活动中，维护公司的合法权益。 6.办理其它法律事务。 7.提供法律法规信息，宣传和普及法律常识。 三、咨询程序 1.疑问咨询 公司各部在经营活动中与消费者、供应商及员工在业务关系、债权关系、劳资关系等涉及的法律疑难问题时，咨询方应该： a.首先在公司内部逐级申请。 b.向公司办公室提

22、出书面咨询申请。 公司办公室法律顾问应做到： a.在接到咨询方书面咨询申请后，立即向总经理汇报。 b.对申请提出的咨疑给予解答、作出说明，提出建议及解决办法等。 2.纠纷(争议)咨询 公司各部门(含商场)在日常营销、管理等方面与消费者、供应商、员工等在业务关系、债权关系、劳资关系等方面遇到纠纷(争议)所涉及到的法律问题时，咨询方应该： a.首先在公司内逐级申报。 b.向公司办公室提出书面咨询申请。 c.按法律顾问的要求如实提供与纠纷(争议)有关联的文件及材料。 公司办公室法律顾问应该做到： a.在接到咨询方的咨询申请后，立即向总经理汇报。 b.对申请提出的询问给予解答、提出建议及解决办法等。

23、c.代表公司出面在纠纷(争议)的双方中调解，解决纠纷(争议)。 d.调解不成，应履行： 经总经理授权，约请律师。 介绍纠纷(争议)的起因、经过等。 向律师提供与纠纷(争议)的有关材料。 协助律师收集有关证据。 协助律师做好诉讼工作。 第六节 合同处理规程 为加强公司合同处理程序的规范性，维护、保证公司合法利益，使合同的处理必须做到合法、合理、有效，由办公室统一协调做好合同的处理工作。 一、起草规范 公司合同是公司与其他法人之间，为实现各自目的，依据法律规定，经谈判、协商，就彼此的利益与义务达成的协议性文书。 1.内容构成 名称部分： 签订合同双方； 签订合同双方代表人姓名； 正文部分： 标的项

24、目； 数量与质量； 价款与酬金的结算； 履行的期限； 地点和方式； 违约责任等； 结尾部分： 签订日期和有效期； 份数； 附件情况； 法定代表人和有关公证部门及负责人的签字盖章； 2.撰写要求 目的明确； 条款清楚； 项目完整； 表达准确； 符合法律程序； 符合公司规定程序。二、处理流程（一）业务类合同的处理流程 1.交拟：由总经理直接向撰稿负责人交代撰写意图、政策依据、主要内容和具体要求；特别机密或重要的公司合同，应由职位最高的负责人撰写初稿，办公室有关人员协助其完成。 2.拟议：即酝酿和构思过程，包括拟定提纲，整理有关情况、事例、数据等素材，在一定范围内组织调查、咨询、召开讨论会，确定公司

25、合同的基本要旨。 3.撰拟：根据本规程中有关说明、规范和要求，完成公司合同草稿。 4.审核： 指公司办公室或其它受总经理指派的部门对公司合同稿件的审阅。 经其它部门审核后，合同草稿需公司办公室再次复核。 对合同中存在的一般性问题，公司办公室可直接处理；需作较大增、删、换、改者，办公室可会同有关部门或撰稿人商量修改或附上具体意见，请领导决定。 公司合同经审核通过后，由办公室做好登记工作，并送交有关领导阅批。 5.阅批：指主要或主管领导对已审核过的合同进行最后审定，对经审定通过的合同签署意见；合同一经批准，即成定稿，如需修改则必须征得审定领导同意。 6.印校：指公司合同的打印和校对，打印要忠于原稿

26、，不允许擅自改动；校对最好由两人逐字、逐句、逐项进行，校对结束后应在发文表中填好打印人、校对人、打印日期、份数等栏目，并将合同原件和打印件一并交至总经理签字。 7.留底和存档：公司办公室将符合归档要求的合同原件存档。 （二）非业务类合同的处理流程 非业务类合同主要是指除业务合同（指涉及商场经营的联营、租赁、代销合同）之外的合同（协议）。1非业务类合同的交拟、拟议、撰拟、阅批、印校、留底和存档同业务类合同（格式合同除外）。2关于非业务类合同的审核，必须由报送人填报非业务类合同审批表，先经办公室出具法律意见，并经部门负责人、分管副总经理或总经理审查批准方能签订，如涉及标的及影响较大的，应由法定代表

27、人或书面授权的代理人审核批准方能签订。3合同签订后，应严格按照合同的内容履行，如遇有问题可与有关部门或相关人员协商，以保证合同正常履行。4合同的变更、解除和终止，应按照合同订立程序进行。5合同的签订应按照本流程进行，任何部门不得以本部门名义对外签订合同，一经发现，将对主要负责人予以处罚，情节严重的予以辞退并承担相应的法律责任。 第七节 月行例事管理 1.“月行例事报告”用于各部门汇报本部门月度工作情况，总结工作成果和不足之处并阐述原因，提出下一月度工作计划以及实现计划的措施和存在的问题。 2.各部、室每月底填制“月行例事报告”，经分管副总经理审批后，送交办公室汇总。 3.公司每月底召开月行例事

28、会议，对各部门本月工作进行总结，对下月工作做出计划安排。 4.“月行例事报告”由办公室保存备案，作为部门和干部工作考查的一项依据。 5.“月行例事报告”书写要求： 中心突出； 表述明确； 字迹清晰； 语句通顺； 层次分明； 条理清楚。 第八节 档案的管理 一、档案收集 文书档案： 1.自行编制的质量体系文件： 质量手册、程序文件和第三层次文件(管理规范、作业指导书、 质量计划和表格)的各版原稿。 2.外来文件： 上级机关公开发布或直接下达的公文性书面材料。 国家颁布的有关法律、法规和具有法律效力的规范性文件。 重要的合同、协议性书面材料。 3.质量体系运行的各种质量记录。 4.其他管理性行政文

29、件： 公司(部门)机构(岗位)设置及人事任免、调动的请示和批复。 公司(部门)印章启用或停用请示和批复。 公司和部门工作计划、工作总结等书面材料。 公司内部各种行政管理文件。 实物档案： 1.国家机关、省市政府或主管部门、区级政府或主管部门授予公司(部门)的奖杯、奖状、牌匾、荣誉证书及其它嘉奖实物。 2.上级领导和公司宾客来访过程的录音、录像、照片、签名簿和赠送公司的礼品等实物。 3.重要的会议和重大活动的录音、录像、照片以及其它实物。 4.重要的数据、文件软盘。 二、文件整理 1.分类： 档案应按受控质量体系文件、外来文件、质量记录和其它管理性文件分类。质量体系文件以文件层次区分，质量记录按

30、部门分类，其它管理性文件依文件的性质分为红头文件和一般文件。 同一类别(或细类)的文件以装订于同一档夹为原则，如文件较多，一个档夹不足时，应分为两个以上档夹装订，并于类别(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。 每一档夹封面内页应设“目次表”，文件归档时依序编号、登录，并以每一项一个“目次”编号为原则。 同一事件形成的档案应集为一个单元。 2.档案名称及编号： 档案各级分类应赋予一名称，直接写于档夹外部，能充分表示档案内容性质为原则。 各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示，其位数使用视文件多少及增长情形而酌定。 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级

31、名称及其代表数字编号，按一定顺序依次排列，以便查阅。 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜随意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3.档号编写： 新文件归档，应就“档案分类编号表”，查明该文件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。 档案分类编号方法： A质量体系文件： 质量手册：QA- 程序文件：QP- 第三层次文件：QC- QA：质量手册 QP：程序文件 QC：第三层次文件 B外来文件：WL- WL：外来文件C质量记录：ZL- ZL：质量记录D其他管理性文件： 红头文

32、件：HT- 普通文件：PT- HT：红头文件 PT：普通文件 ：档案卷次 ：目 次 文件如能归属前归档文件，即查明前文件的档号予以同号编列。 档号以一项一号为原则，遇有一文件叙述数事或一文件归入多类者应先确定其主要类别，编列档号。 四、档案归档 1.档卷： 每年年底或次年年初整理全年的文件进行归档，归档文件应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅;各部门的质量记录依部门分类、按季回收归档。 档夹的背脊应标明档夹内所含文件的分类编号及名称，以便查档。 2.保存期限： 文件保存期限除政府有关法令或公司规章特定外，依下列规定办理： 永久保存a.

33、质量体系文件 b.公司章程 c.股东名簿 d.组织规程及办事细则 e.财务报表 f.其它经核定须永久保存的文书 十年保存a.预算、决算书类 b.会计凭证 c.事业计划资料 d.其它经核定须保存十年的文书 五年保存a.期满或解除的合约 b.其它经核定保存五年的文书 三年保存a.分承包方的质量记录 b.与体系运行有关的质量记录 一年保存a.无长期保存必要的文件 b.产品和服务的质量记录 规章类由办公室永久保存，使用部门视其有效期予以保存。 五、档案移交 1.交接档案须保证档案的齐全、完整、准确及质量符合要求。 2.对每一项档案应细心、全面、认真清点核对。 3.编制移交目录，载明目录名称、移交人、接

34、收人、交接日期及目录表。 4.建立“档案接受(移出)登记簿”，对档案接收、移出情况进行统计监督。 六、档案利用 1.调卷程序： 各部门人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经部门领导核准后，持单向档案人员调阅。 档案人员接到“调卷单”经核查后，取出档案交调卷人，并填写“档案借阅登记簿”，对具有密级资料的调阅者，只能在档案室查阅，不得借走。 于档案室当场借阅者，可免填“档案借阅登记簿”。 档案归还时，经档案人员核查无误后，于“档案借阅登记簿”填注归还日期，档案归入档夹。 2.调卷管理： 调阅一般档案一般限于在档案室内阅看，如确因工作需要外借，须填写“档 案借阅登记簿”。 借出的档案资料，

35、以五天为期限，一册或十份为限额，如需延长，应办理续借手续。 对于逾期未归还档案者，档案保管人员负责催还，如经催还仍不归还者或有损失无法归还时，由办公室综合秘书根据情节报请处罚。 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、拆抽、公布档案资料，如确属工作需要摘录和复制及拆抽的，报批后，请档案人员负责办理。 调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时应经调阅变更登记，不得私自交换。 调阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关的档案，应经办公室主任同意。 领导外出开会、学习，需带有关文件资料时，要办理借阅手续，用后返回； 外出开会带回的文件资料，要及

36、时交档案室；严禁个人保存文件。 保密文件、记录等，须经办公室主任批准方可调阅，但一律不得借出；档案人员应严守机密，禁止在谈话中泄密。 七、档案保管 1.做好档案统计工作，对档案收进、移出、借阅、销毁等事项及时进行统计登记，填写档案登记表以备定期检查、核对。 2.档案室必须具有防火、防盗、防蛀、防鼠、防潮、防尘等保护措施。 3.档案室内严禁烟火，禁止存放易燃易爆物品，杜绝任何隐患。 4.随时拂试档案架，维护档案清洁，以防虫蛀。 5.定期对档案进行检查，发现破损、霉变或其它异常情况，要及时采取补救措施。 6.档案管理人员工作调动时，必须严格做好移交工作，履行交接手续。 7.未经许可，任何人不得擅自

37、进入档案室。 八、定期组织专业人员对档案进行鉴定，妥善保留有价值的档案，剔除并销毁已失去存档价值的档案。 九、档案销毁 1.对于已过保管期限或经鉴定失去存档价值的档案，由档案管理人员编制档案销毁清单并提出档案销毁意见，报批后执行。 密级档案的销毁须经总经理批准。 2.对批准执行销毁的文书类档案，只能用粉碎机销毁，不能出卖或作其它用途。 3.档案销毁过程中，应有两人以上监销；销毁后，监销人员在销毁清单和登记目录上注明“已销”字样和销毁日期及销毁方式，并签名以示负责。 4.保管期限已满，经核定仍有保存参考价值者，档案人员应注明。 5.销毁清单一式两份，分别上报上级档案部门和备案留底。 第九节 印章

38、、介绍信的管理 一、印章 公司印章由办公室统一管理，各部门专用章由各部门保管使用。 印章种类 1.公司级印章(公章)：刻有公司全称的圆形公章。 2.公司法人印章：刻有公司法人姓名的方形印章。 3.部门级印章：刻有公司全称、部门全称的圆形或椭圆形公章。 4.部门主管印章：刻有部门主管姓名的长方形印章。 5.专用印章：公司根据下属部门工作需要刻制的职权性、职能性或标注性印章。 印章使用 1.建立“印章使用登记薄”；登记项目有时间、用印部门、内容、用印数量、用印人及盖印人签字等。 2.使用公司印章必须持经有关领导批准的华宇购物中心印鉴用印卡，办公室印章管理人员审核无误后方可登记使用；特殊情况需代用章

39、时，需注明代用；以下情况必须由总经理审批或授权：a.公司的发文；b.以公司名义的对外活动； 3.各种报表、提货单由用印部门负责人签字后，予以办理。 4.公司员工提款、取包裹等用印者，由印章保管人审查工作证及其它证件后予以办理。5.部门印章由各部门负责人按有关规定批准在公司内部使用，各部门印章一律不得对外使用。6公司各类印章一律不准涂改使用，违者一经发现予以辞退。 印章申请、缴销 公司印章经总经理批准，办公室出具图样，报公安部门审批备案后，办公室统一刻制、分发、登记。 1.印章申请因业务需要或组织变更； 因印文磨损申请换发时； 因印章毁损或遗失时的；须叙明原印章的种类、字体、制发日期、毁损或遗失

40、经过及失职人员等，公司公章的毁损或遗失，则应报公安部门备案。因业务需要或受地区限制需增加印章的; (5)制发、换发、补发、增加的印章，需由申请部门填报印章申 请表，呈请总经理（主管副总经理）核定后，送交办公室制发。 (6)补发、增加的印章印文字体应有异于原印章，以资区别。2.印章缴销 废旧、撤销或遗失寻获的印章，应由印章保管人员填报“缴销印章申请表”，呈请总经理（主管副总经理）核定后，送交办公室缴销。一、介绍信管理1开具介绍信应连续编号、注明有效期限，且字迹清晰，不得涂改；开出的介绍信和存根，内容必须保持一致。2原则上不得开具及携带空白介绍信，不得开具不留存根的便条介绍信；特殊情况经总经理批准

41、，并注明开出日期和有效期限；持空白介绍信外出，必须讲明使用用途，未使用的必须交回。 3.对出具入学、入院、入托、提款、取包裹、落(迁)户口等一般性介绍信，审查其有效证件后予以办理。 4.其它介绍信由办公室主任视情况决定。 5.非本公司员工一律不得开具证明、介绍信。 6.使用完毕的证明、介绍信存根，应装订成册，归档保存。 第十节 通讯管理一、电信管理1市内电信管理 各部门每月应严格在规定通讯费标准内使用电话，超出标准部分由部门自理；如出现联办信息，以信息费金额的十倍罚款。 2长途电信管理长途业务均使用IP卡，按各部门业务量大小，分别配置卡额为50元或100元的IP卡。部室人员限定使用额度由部室负

42、责人合理分配；IP卡由部室负责人或指定专人管理，IP卡只限定在固定的办公电话上拨打长途电话；凡被叫城市为IP卡开通城市，一律使用IP卡，否则费用自理； 建立“长途电话使用登记薄”，内容有日期、使用部门、对方单位(姓名)、对方电话号码、联系事由、通话时间、使用人等。 因公拨打长途电话，须填写“长途电话使用登记薄”，经部门负责人批准后，方可使用。 使用电话，应事先拟好应对提纲，一般以3分钟为限。不准因私使用IP卡；各部室每月2021日持旧卡到办公室换取新卡，旧卡内余额由办公室调剂使用；各部室每月的通讯费控制标准内含领用的IP卡卡额 。 2.传真机 建立“传真收发登记薄”，内容有日期、 类别(发或收

43、)、 部门名称、对方单位(姓名)、传真页数、传真内容、收发时间、收发人及批准人签字等。 办公室收到外来传真时，通知收件部门接收，并做好登记签认工作。 因公发送传真，须填写“传真收发登记簿”，经部门负责人批准后使用。 凡涉及商业秘密的文件、材料，不得使用传真机发送。 使用传真机收发文，传真回单、原稿和原稿复印件均留存备查。 二、信件(电报)邮寄管理 因公邮发的信件、电报，应于每日下午3:00前交送办公室，逾期次日办理。 建立“信件(电报)邮寄登记薄”，内容有日期、发送部门、收件地址、收件单位(姓名)、信电内容、邮寄方式、邮资金额、批准人及经办人签字等。 邮寄挂号、快件和特快专递的信件以及发送电报

44、，须经部门负责人批准。 信封、电报书写应规范，字迹清楚，否则办公室有权退回发送部门。 办公室做好信件、电报发送的登记及签认工作，月末核对登记的邮资总额， 并报销邮资费用。 第十一节 公司客车的管理 一、小客车使用范围： 1.总经理、副总经理用车； 2.公司重要宾客接送用车； 3.部门因工作及业务需要用车； 4.公司员工或商场内顾客因伤病急救用车； 5.公司员工出席省、市级表彰、嘉奖活动接送用车； 6.办公室指派的其它任务用车。 二、小客车使用管理 1.总经理、副总经理用车，应事先通知办公室，由内勤根据要求，安排车辆并落实出车前的各项准备工作。 2.公司重要宾客用车，由办公室主任通知内勤用车的时

45、间、路程、发车地、目的地、宾客人数等具体内容，内勤登记并安排车辆、落实出车前的各项准备工作。 3.部门人员外出办事，5公里以内原则上不予派车，5公里以外视具体情况签发“派车单”。 4.申请用车的部门和个人，应提前一天与办公室联系并领取“派车单”。 5.“派车单”经办公室主任审批，方可派车；外埠的用车，由总经理批准。 6.因紧急公务用车，并影响车辆的正常调度时，办公室内勤应协调、灵活安排。 7.用车人应按核准的时间与地点使用车辆，不得随意更改行车路线、增加行程或拖延时间，以免影响车辆的调派。 8.司机凭“派车单”出车，任何人不得私自支配司机出车；对私自支配者，司机有权拒绝。 9.司机按核定的时间

46、及地点行驶，因擅自变更行程或增加时间导致耗油量增加的，由其自行负责；遇特殊情况不能按时返回时，应尽快与办公室联系。 10.车辆进入市区时，要按交通规则行使及停放，不得乱停乱放。 11.返回后，司机将车辆安全停放，并在“派车单”上签字，交办公室。 12.上级主管机构、合作企业或其它单位借用小车，必须经总经理批准。 13.擅自转借公司小车或私自出车者，按公司有关规定给予处罚； 对造成事故的，责任自负，并给予相应的处罚。一、接送车使用范围1公司榆次员工的定时接送；2公司举办大型活动的临时性接送； 3办公室指派的其他任务用车。一、接送车的使用管理1 1.接送车为固定接送榆次员工使用，一般不作他用；2因

47、工作需要用车，应由用车部门提前二天通知办公室， 3用车部门应按核准的时间与地点使用车辆，不得随意更改行车路线、增加行程或拖延时间，以保证榆次员工的正常接送；2接送车原则上非榆次员工不得乘坐，如公司员工有特殊情况需乘坐的，应提前向办公室提出申请、由办公室出具乘车证明后方可乘坐；3在榆次员工中民主选举产生一名车长，负责日常乘车管理、定期组织清洗车椅的座套；4司机不得私自增加乘客，对超载造成交通事故的，除进行处罚外并承担由此带来的一切后果。 五、司机的管理5.违章行驶造成的事故或处罚，由其承担相应的费用。6.未按规定要求停放车辆，致使车辆或机件被窃或损失的，应承担相应的赔偿。7.工作时间内未指派行车

48、任务，应在规定场所待命；因故离开，须向办公室 内勤请假，同时留下联系电话或地址等。 4.无驾驶任务时，有义务承担领导临时指派的工作。 六、小客车及接送车的保养和维修8.一般保养：驾驶员每日上班后，到办公室内勤处了解当日的车辆调度计划， 如无用车安排，应对车辆进行一般保养： a.检查车辆的水、油、电量供应、轮胎气量等是否达标。 b.对车辆内外进行必要的清洁，保证车辆光洁无尘。9.定时保养：驾驶员每隔三天，在无用车任务的前提下，对车辆进行细致的 保洁、检查工作。b.检查车辆的用水系统、燃油系统、供电系统、制动系统，发现异常及时 排除，无法排除则向办公室内勤报告，做定级保养或维修处理。e.对车辆内外

49、进行清洁，清洗车辆外壳、底板、挡泥板、轮胎、掉换不洁 座套并对车辆内部仪表盘、操纵杆及其它部位进行擦拭、吸尘。 3.例行保养、定级保养和送厂维修(参照总公司规定执行) 第十二节 名片、报刊、复(油)印的管理 一、名片制度 1.名片印制的范围 A.公司中级以上的管理人员。 B.公司负责业务、外勤工作或其它因公对外联系、交往的人员。 2.名片印制程序 属名片印制范围“A”的，由办公室统一印制，如名片用毕，可通知办公 室续办。 属名片印制范围“B”的，填写“名片印制申请单”，经部门经理签字批准， 报办公室审核办理。 其他人员因特殊原因必须印制名片，由所在部门经理向分管副总经理提出 书面申请，经同意后报办公室审核办理。1.名片印制的联系、发放等具体工作由办公室内勤负责，其它部门或人员未 经批准，不得擅自印制与公司有关的名片。 二、报刊征订制度 1.下发定报单：办公室于报刊征订前下发“报刊订阅申请单”至各部门。 2.填写定报单：各部门在规定期限内填写“报刊订阅申请单”，经部门经理 核准后，送交办公室。 3.核准定报单：办公室内勤将各部门的“报刊订阅申请单”汇总上报办公室 主任审核批准。 4.定报：办公室内勤统计、登记已核准的报刊名称、数量，到邮局办